Responsabilitate vs. responsabilitate în managementul de proiect
Mi-a luat ceva timp în cariera mea de manager de proiect să realizez și să accept în mod logic faptul că în domeniul managementului de proiect trebuie să am o apreciere clară a distincției dintre responsabilitate și răspundere.
Punctul fundamental pe care această discuție încearcă să îl abordeze este întrebarea „când și unde se oprește răspunderea?”
Și, mai precis, în cazul în care apar probleme pe parcursul livrării unui proiect, este managerul de proiect cel care trebuie să plătească în mod implicit prețul final pentru eșec sau această problemă este un pic mai complicată decât atât?
Referiți-vă la postarea noastră, „Ce este un manager de proiect?” pentru a înțelege ce ar trebui să includă acest rol.
Să examinăm următorul scenariu simplu:
Gestionați un proiect mare de integrare care implică 10 grupuri tehnologice diferite. În mod evident, nu puteți fi intim familiarizat și practic cu fiecare aspect al procesului de integrare.
Evident, la fel ca mulți alți manageri de proiect, pretindeți în mod eroic că tot ceea ce se întâmplă în cadrul proiectului dumneavoastră este responsabilitatea dumneavoastră, dar este acesta cu adevărat cazul?
Există un punct în care s-ar putea întâmpla lucruri sub supravegherea dumneavoastră pentru care nu ați putea și nu ați vrea să vă asumați responsabilitatea?
Diferența dintre răspundere și responsabilitate
Atunci, care este diferența dintre răspundere și responsabilitate?
O căutare în literatura de specialitate evidențiază faptul că nu pare să existe definiții clare și unanime pentru fiecare dintre acești termeni. De fapt, o privire rapidă pe dicționar.com demonstrează clar confuzia în care definiția pentru responsabilitate este explicată și în termeni de responsabilitate, și invers.
În The Oz Principle: Getting Results Through Individual and Organizational Accountability (Obținerea de rezultate prin responsabilitate individuală și organizațională), autorii sugerează că:
„Responsabilitatea poate fi acordată, dar responsabilitatea trebuie asumată. Cu alte cuvinte, responsabilitatea poate fi dată sau primită, chiar asumată, dar acest lucru nu garantează în mod automat că responsabilitatea personală va fi asumată. Ceea ce înseamnă că este posibil să porți responsabilitatea pentru ceva sau pentru cineva, dar totuși să nu ai responsabilitate.”
Cu această interpretare în minte s-ar putea deduce că fiecare persoană din echipa de proiect ar putea fi responsabilă (prin atribuire), dar responsabilitatea sa depinde de nivelul de angajament și de acceptarea unei astfel de responsabilități.
Nu sunt mulțumit de această definiție, deoarece face ca lucrurile să fie un pic mai lejere. Pot managerii de proiect să obțină o „carte de ieșire din închisoare” bazată pe argumentul că echipa lor nu și-a exercitat dreptul de a accepta responsabilitatea? Nu mi se pare corect, așa că trebuie să săpăm un pic mai mult.
Does Accountability Live at the Top of an Organization?
Un bun document de sinteză realizat de Michael L Smith și James Erwin, intitulat „Role & Responsibility Charting (RACI)” oferă descoperirea pe care o căutam.
Autorii fac următoarea observație excelentă:
Managerii și supervizorii nu sunt responsabili pentru tot ceea ce se întâmplă în organizația lor. Cartografierea responsabilității asigură că responsabilitatea este plasată la persoana care poate fi cu adevărat responsabilă pentru o muncă specifică.
De multe ori, acest lucru are ca rezultat faptul că responsabilitățile pentru acțiuni sunt mutate în jos, la nivelul cel mai adecvat.
Este un punct important. Responsabilitatea nu locuiește neapărat la vârf, ci mai degrabă este poziționată la nivelul cel mai adecvat, cu persoana care poate fi responsabilă pentru activitatea respectivă.
Definițiile finale
Autorii oferă dezvoltări suplimentare cu privire la definițiile de responsabil și răspunzător, după cum urmează:
Persoana responsabilă este individul care răspunde în ultimă instanță pentru activitatea sau decizia respectivă. Aceasta include autoritatea „da” sau „nu” și dreptul de veto. Doar o singură persoană responsabilă poate fi atribuită unei acțiuni.
Persoana responsabilă este persoana (persoanele) care îndeplinește (îndeplinesc) efectiv sarcina. Persoana responsabilă este responsabilă pentru acțiune/implementare. Responsabilitatea poate fi împărțită. Gradul de responsabilitate este determinat de persoana cu „responsabilitatea”.”
Definițiile de mai sus oferă un nivel mult mai mare de claritate și sunt ușor de înțeles în cadrul unui mediu de proiect. Dar, întorcându-ne cu gândul la scenariul furnizat mai devreme în această postare, am fi acum într-o poziție mai bună pentru a stabili a cui este vina în cazul în care proiectul nu reușește să livreze?
Determinarea clară a rolurilor și responsabilităților proiectului (prin publicarea unei diagrame RACI detaliate) poate contribui în mare măsură la eliminarea oricăror ambiguități și neînțelegeri.
Determinarea în avans a responsabilităților și răspunderilor este doar începutul, iar aceasta trebuie să fie urmată de o comunicare clară și de acceptarea acestor roluri și responsabilități de către cei cărora le sunt atribuite.
Jocurile de blamare și repartizarea greșelilor pot prospera doar într-un mediu în care nu a fost niciodată clar cine este responsabil și cine răspunde. Dacă acestea nu sunt comunicate în mod corespunzător, există o mare probabilitate ca dumneavoastră, managerul de proiect, să fiți cel căruia i se va cere să răspundă la nota „vă rog să explicați” din partea sponsorului de proiect.
Gândiți-vă la asta!
Shim Marom
Shim Marom este autorul Quantmleap.com. Blogul său este o încercare de a privi domeniul managementului de proiect din perspective neortodoxe și neconvenționale, utilizând ultimele noutăți în știință, artă și filozofie pentru a examina și explica ipotezele și metodele utilizate pe scară largă în cadrul profesiei de management de proiect.
Acest articol este scris de Shim Marom de pe Quantmleap.com.
.