Secțiunea 1. Elaborarea unui plan de comunicare

Secțiunea 1. Elaborarea unui plan de comunicare

Învățați cum să elaborați un plan de comunicare pentru a crește gradul de conștientizare cu privire la problemele comunității și la realizările organizației dumneavoastră.

Elaborarea unui plan de comunicare vă poate ajuta să vă concentrați mesajul și să ajungeți la publicul țintă. Un plan poate influența, de asemenea, eficiența și simplitatea metodelor dumneavoastră de comunicare. Această secțiune analizează ce presupune un plan de comunicare, cum și când să creați unul și cum să utilizați un plan de comunicare pentru a crește gradul de conștientizare cu privire la problema sau proiectul dumneavoastră.

Ce înțelegem prin comunicare?

Comunicarea este procesul de transmitere a ideilor și informațiilor. Pentru o inițiativă de bază sau o organizație comunitară, acest lucru înseamnă transmiterea către comunitate a adevăratei naturi a organizației dumneavoastră, a problemelor pe care le abordează și a realizărilor sale.

Comunicarea poate lua mai multe forme, inclusiv:

• Vorbirea din gură în gură
• Anunțuri în presa scrisă și audiovizuală
• Comunicate de presă și conferințe de presă
• Postere, broșuri și pliante
• Expansiune și prezentări către alți furnizori de servicii de sănătate și comunitare, grupuri și organizații comunitare
• Evenimente speciale și case deschise pe care le organizează organizația dumneavoastră

Pentru a comunica eficient, este util să planificați ce doriți de la comunicarea dumneavoastră și ce trebuie să faceți pentru a obține acest lucru.

Ce este un plan de comunicare?

Planificarea este o modalitate de a organiza acțiuni care vor duce la îndeplinirea unui obiectiv.

Obiectivul dumneavoastră, în acest caz, este de a crește gradul de conștientizare cu privire la beneficiile pe termen lung ale inițiativei dumneavoastră pentru comunitatea dumneavoastră.

Pentru a dezvolta un plan de comunicare, trebuie să luați în considerare câteva întrebări de bază:

• De ce doriți să comunicați cu comunitatea? (Care este scopul dvs.?)
• Cu cine doriți să comunicați? (Cine este publicul dumneavoastră?)
• Ce doriți să comunicați? (Care este mesajul dumneavoastră?)
• Cum doriți să îl comunicați? (Ce canale de comunicare veți folosi?)
• Cine ar trebui să contactați și ce ar trebui să faceți pentru a folosi aceste canale? (Cum vă veți distribui mesajul?)

Răspunsurile la aceste întrebări constituie planul dumneavoastră de acțiune, ceea ce trebuie să faceți pentru a comunica cu succes cu publicul dumneavoastră. Restul planului dvs. de comunicare, implică trei pași:

• Puneți în aplicare planul dvs. de acțiune. Concepeți-vă mesajul și distribuiți-l către publicul vizat.
• Evaluați-vă eforturile de comunicare și ajustați-vă planul în consecință.
• Continuați.

Comunicarea este o activitate continuă pentru orice organizație care servește, depinde sau este în orice fel legată de comunitate. Scopul, publicul, mesajul și canalele se pot schimba, dar nevoia de a menține relațiile cu mass-media și cu persoanele cheie din comunitate rămâne. Ca urmare, o parte esențială a oricărui plan de comunicare este aceea de a continua să utilizați și să revizuiți planul, pe baza experienței dumneavoastră, pe tot parcursul existenței organizației dumneavoastră.

De ce ar trebui să elaborați un plan de comunicare?

• Un plan va face posibilă direcționarea precisă a comunicării dumneavoastră. Acesta vă oferă o structură pentru a determina pe cine trebuie să contactați și cum.
• Un plan poate fi pe termen lung, ajutându-vă să trasați modul în care să vă ridicați profilul și să vă rafinați imaginea în comunitate în timp.
• Un plan va face ca eforturile dvs. de comunicare să fie mai eficiente, eficace și de durată.
• Un plan face totul mai ușor. Dacă petreceți ceva timp planificând la începutul unui efort, puteți economisi mult timp mai târziu, pentru că știți ce ar trebui să faceți în orice moment al procesului.

Când ar trebui să elaborați un plan de comunicare?

De îndată ce organizația dvs. începe să își planifice obiectivele și activitățile, ar trebui să începeți să planificați și modalitățile de comunicare a acestora; comunicarea de succes este un proces continuu, nu un eveniment punctual.

Comunicarea este utilă în toate momentele de dezvoltare a organizației dumneavoastră – poate ajuta la răspândirea zvonului despre o nouă organizație, poate reînnoi interesul pentru un program de lungă durată sau poate ajuta la atragerea de noi surse de finanțare.

Cum elaborați un plan de comunicare?

Planul de comunicare este un proces în opt etape. Pașii sunt:

1. Identificați scopul comunicării dumneavoastră
2. Identificați-vă publicul
3. Planificați și concepeți mesajul
4. Considerați-vă resursele
5. Planificați obstacolele și urgențe
6. Strategizați modul în care vă veți conecta cu mass-media și cu alte persoane care vă pot ajuta să vă răspândiți mesajul
7. Creați un plan de acțiune
8. Decideți cum vă veți evalua planul și cum îl veți ajusta, în funcție de rezultatele desfășurării acestuia

1. Identificați-vă scopul

Ce ați putea dori să spuneți depinde de ceea ce încercați să realizați cu strategia dvs. de comunicare. S-ar putea să fiți preocupat de unul sau de o combinație a următoarelor aspecte:

• Să deveniți cunoscut, sau mai bine cunoscut, în comunitate
• Educarea publicului cu privire la problema pe care o abordează organizația dumneavoastră
• Recrutarea de participanți sau beneficiari ai programului
• Recrutarea de voluntari care să vă ajute în activitatea dumneavoastră

.

• Radicarea susținătorilor sau a publicului larg la acțiune pentru cauza dumneavoastră
• Anunțarea evenimentelor
• Celebrarea onorurilor sau a victoriilor
• Câștigarea de bani pentru a vă finanța activitatea
• Contestarea argumentelor, greșelile sau, ocazional, minciunile sau denaturările celor care se opun activității dumneavoastră.
• Făcând față unei crize organizaționale care este de notorietate publică – un membru al personalului care comite o infracțiune, de exemplu, sau un proces care vizează organizația.

2. Identificați-vă publicul

Cine încercați să ajungeți? Cunoașterea publicului dumneavoastră face posibilă planificarea logică a comunicării. Veți avea nevoie de mesaje diferite pentru grupuri diferite și veți avea nevoie de canale și metode diferite pentru a ajunge la fiecare dintre aceste grupuri.

Există multe moduri diferite de a vă gândi la publicul dumneavoastră și la cele mai bune modalități de a-l contacta. În primul rând, există întrebarea pe ce grup(uri) vă veți concentra. Puteți grupa oamenii în funcție de mai multe caracteristici:

• Caracteristici demografice. Datele demografice sunt pur și simplu informații statistice de bază despre oameni, cum ar fi sexul, vârsta, originea etnică și rasială, venitul etc.
• Geografie. S-ar putea să doriți să vă concentrați asupra unui oraș sau a unei regiuni întregi, asupra unuia sau mai multor cartiere sau asupra persoanelor care locuiesc în apropierea unui anumit element geografic sau antropic.
• Ocuparea forței de muncă. S-ar putea să fiți interesat de persoanele care lucrează într-un anumit domeniu sau de șomeri.
• Sănătate. Preocuparea dumneavoastră s-ar putea să se refere la persoanele care riscă sau se confruntă cu o anumită afecțiune – tensiune arterială ridicată, poate, sau diabet – sau ați putea îndrepta un efort de promovare a sănătății – „Mâncați sănătos, faceți exerciții fizice în mod regulat” – către întreaga comunitate.
• Comportament. S-ar putea să vă orientați mesajul către fumători, de exemplu, sau către tinerii implicați în acte de violență.
• Atitudini. Încercați să schimbați mințile oamenilor sau să-i aduceți la următorul nivel de înțelegere?

Un alt aspect al audienței care trebuie luat în considerare este dacă ar trebui să vă îndreptați comunicarea către cei al căror comportament, cunoștințe sau stare sperați să o influențați, sau dacă comunicarea trebuie să fie indirectă. Uneori, pentru a influența o populație, trebuie să vă îndreptați mesajul către cei pe care aceștia îi ascultă – clerici, lideri ai comunității, politicieni etc.

De exemplu, în anii 1970, avocații au vrut să oprească Nestle să vândă lapte praf pentru copii și să plătească medici și asistente medicale pentru a-l recomanda părinților din țările în curs de dezvoltare. Cei mai mulți părinți nu-și puteau permite laptele praf după ce mostrele gratuite se terminau și mulți nu aveau apă curată pe care să o amestece cu acesta, așa că practica a dus la un număr mare de decese inutile de sugari. În loc să vizeze Nestle sau profesioniștii din domeniul medical care vindeau formula, avocații au vizat clienții Nestle din întreaga lume, instituind un boicot al produselor Nestle care a durat peste zece ani. În cele din urmă, compania a fost de acord să își schimbe practicile.

3. Mesajul

Când vă creați mesajul, luați în considerare conținutul, dispoziția, limbajul și designul.

Contenit

În cursul unei campanii naționale de alfabetizare a adulților din anii 1980, educatorii au învățat că reclamele TV care prezentau profiluri de adulți mândri, entuziasmați și de succes au atras noi cursanți la programele de alfabetizare. Anunțurile care descriau dificultățile adulților cu abilități slabe de citire, scriere și matematică au atras potențiali voluntari. Ambele reclame au fost concepute pentru a sublinia aceleași aspecte – importanța abilităților de bază și necesitatea eforturilor de alfabetizare – dar s-au adresat unor grupuri diferite.

Ar trebui să vă elaborați mesajul având în vedere publicul dumneavoastră; planificarea conținutului mesajului este necesară pentru a-l face eficient.

Mood

Considerați la ce emoții doriți să apelați.

Moodul mesajului dumneavoastră va determina în mare măsură modul în care oamenii vor reacționa la el. În general, dacă starea de spirit este prea extremă – prea negativă, prea înspăimântătoare, încercând să vă facă publicul să se simtă prea vinovat – oamenii nu-i vor acorda prea multă atenție. Este posibil să fie nevoie de ceva experiență pentru a învăța cum să găsiți echilibrul potrivit. Păstrarea unui ton pozitiv va ajunge de obicei la mai mulți oameni decât evocarea unor sentimente negative, cum ar fi frica sau furia.

Limbajul

Există două aspecte ale limbajului aici. Unul este limba propriu-zisă – engleză, spaniolă, coreeană, arabă – pe care o vorbește publicul dumneavoastră vizat. Celălalt este stilul de limbaj pe care îl folosiți – formal sau informal, simplu sau complex, referindu-vă la figuri și idei populare sau la unele obscure.

Vă puteți adresa limbii pe care o vorbesc oamenii prin prezentarea oricărui material tipărit atât în limba oficială, cât și în limba (limbile) populației (populațiilor) pe care sperați să o (le) atingeți și prin asigurarea traducerii pentru mesajele vorbite sau difuzate.

A doua problemă lingvistică este mai complicată. Dacă mesajul dvs. este prea informal, publicul dvs. ar putea avea impresia că îi vorbiți de sus sau, mai rău, că faceți o încercare neserioasă de a vă apropia de el, comunicând într-un mod care, în mod clar, nu este normal pentru dvs. Dacă mesajul dvs. este prea formal, publicul dvs. ar putea avea impresia că nu vorbiți deloc cu el. Ar trebui să folosiți un limbaj simplu, direct, care să exprime simplu și clar ceea ce vreți să spuneți.

Canalele de comunicare

Ce citește, ascultă, privește sau în ce se implică publicul dumneavoastră vizat? Trebuie să ajungeți la ei prin plasarea mesajului dvs. acolo unde îl vor vedea.

• Postere
• Pliante și broșuri – Acestea pot fi mai convingătoare în locurile în care problema este deja în mintea oamenilor (cabinete medicale pentru probleme de sănătate, supermarketuri pentru nutriție etc.).
• Buletine informative
• Materiale promoționale – Articole precum șepci, tricouri și căni pot servi drept canale eficiente pentru mesajul dumneavoastră.
• Cărți de benzi desenate sau alte materiale de lectură – Materialele de lectură care sunt interesante pentru publicul țintă pot fi folosite pentru a transmite un mesaj printr-o poveste pe care cititorii sunt nerăbdători să o urmărească, sau prin natura convingătoare a suportului și a designului acestuia.
• Site de internet – În plus față de site-ul web al organizației dumneavoastră, site-urile interactive, cum ar fi Facebook, Twitter și YouTube, sunt mijloace eficiente de comunicare
• Letre adresate redacției
• Povestiri, rubrici și rapoarte de știri
• Comunicate de presă și conferințe de presă
• Prezentări sau prezențe la evenimente locale și conferințe locale și naționale, târguri și alte întruniri
• Acțiuni de sensibilizare a comunității
• Evenimente comunitare sau naționale – The Great American Smokeout, Ziua națională de alfabetizare, o seară comunitară „Take Back the Night” împotriva violenței și alte evenimente comunitare pot servi la transmiterea unui mesaj și la evidențierea unei probleme.
• Demonstrații publice
• Vorbire din gură în gură
• Muzică
• Expoziții și artă publică – Cuvertura SIDA, o imensă cuvertură cu pătrate realizate de mii de oameni, care comemorează victimele epidemiei de HIV, este un prim exemplu.
• Filme – Încă de la începuturile industriei cinematografice, filmele au transmis mesaje despre rasă, statutul femeii, alfabetizarea adulților, homosexualitate, boli mintale, SIDA și numeroase alte probleme sociale.
• TV – Televiziunea poate atât să transmită mesaje directe – reclame și anunțuri de serviciu public (PSA) – cât și să prezinte știri și programe de divertisment care abordează problematica dumneavoastră sau prezintă profilul organizației dumneavoastră.
• Teatru și teatru interactiv – O piesă de teatru sau o scenetă, în special una scrisă de persoane care au experimentat ceea ce ilustrează, poate fi o modalitate puternică de a prezenta o problemă sau de a sublinia nevoia de servicii sau de schimbare.

Câteva trupe de teatru interactiv din New England, prin oprirea acțiunii și invitarea la întrebări și comentarii, atrag publicul în spectacole care dramatizează incidente reale din viața actorilor, care sunt cu toții membri ai personalului și cursanți ai programelor de alfabetizare a adulților. Acestea au contribuit la schimbarea atitudinii față de cursanții adulți și au adus în comunitate informații despre alfabetizarea și învățarea adulților

4. Resurse

Ce aveți bani să faceți? Aveți oamenii care să facă posibil acest lucru? Dacă aveți de gând să cheltuiți bani, care sunt șansele ca rezultatele să merite cheltuiala? Cine va pierde ce și cine va câștiga ce prin utilizarea resurselor financiare și umane?

Planul dumneavoastră ar trebui să includă o determinare atentă a sumei pe care o puteți cheltui și a timpului personalului și voluntarilor pe care este rezonabil să îl folosiți. De asemenea, este posibil să puteți partaja materiale, timp de antenă și alte bunuri și servicii cu persoane fizice, întreprinderi, alte organizații și instituții.

5. Anticipați obstacolele și urgențele

În cursul unui efort de comunicare se poate întâmpla orice număr de lucruri. Cineva poate uita să trimită prin e-mail un comunicat de presă sau poate uita să includă un număr de telefon sau o adresă de e-mail. Un cuvânt crucial de pe afișe sau din broșura dumneavoastră poate fi scris greșit sau un reporter poate greși informații importante. Mai rău, s-ar putea să vă confruntați cu un adevărat dezastru care implică organizația și care are potențialul de a discredita tot ceea ce faceți.

Este important să încercați să anticipați aceste tipuri de probleme și să creați un plan pentru a le face față. Planificarea de criză ar trebui să facă parte din orice plan de comunicare, astfel încât să știți ce să faceți atunci când apare o problemă sau o criză. Planurile de criză ar trebui să includă cine își asumă responsabilitatea pentru ce – relația cu mass-media, corectarea erorilor, decizia de a reface ceva în loc să fie reparat, etc. Ar trebui să acopere cât mai multe situații și cât mai multe aspecte ale fiecărei situații.

6. Stabiliți o strategie privind modul în care veți intra în legătură cu mass-media și cu alte persoane pentru a vă răspândi mesajul

Stabilirea de relații cu reprezentanți individuali ai mass-media și cu instituții media este o parte esențială a unui plan de comunicare, la fel ca și stabilirea de relații cu persoane și instituții influente din comunitate și cu populația pe care încercați să o atingeți. Trebuie să stabiliți contacte personale, să oferiți presei și altora motive pentru a dori să vă ajute și să continuați să susțineți aceste relații pentru a menține deschise canalele de comunicare.

Persoanele care vă pot ajuta să vă răspândiți mesajul pot varia de la lideri oficiali ai comunității – oficiali aleși, directori executivi ai unor întreprinderi locale proeminente, clerici, etc. – până la activiști ai comunității și cetățeni obișnuiți. Instituțiile și organizațiile, cum ar fi colegiile, spitalele, cluburile de servicii, comunitățile religioase și alte organizații de sănătate și comunitare, toate au acces la grupuri de membri ai comunității care ar putea avea nevoie să vă audă mesajul.

7. Creați un plan de acțiune

Acum sarcina este să puneți totul laolaltă într-un plan pe care să puteți acționa. În momentul în care ajungeți în acest punct, planul dvs. este deja făcut, în cea mai mare parte. Știți care este scopul dvs. și pe cine trebuie să atingeți pentru a-l realiza, ce ar trebui să conțină și cum ar trebui să arate mesajul dvs., ce vă puteți permite, cu ce probleme v-ați putea confrunta, ce canale pot fi folosite cel mai bine pentru a ajunge la publicul vizat și cum să obțineți acces la aceste canale. Acum este doar o chestiune de a pune cap la cap detaliile – compunerea și conceperea mesajului (sau a mesajelor, în cazul în care folosiți mai multe canale), stabilirea de contacte cu persoanele care vă pot ajuta și pregătirea tuturor elementelor necesare pentru a începe efortul de comunicare. Și, în cele din urmă, vă veți evalua efortul, astfel încât să puteți continua să îl îmbunătățiți.

8. Evaluare

Dacă vă evaluați planul de comunicare atât din punct de vedere al modului în care îl realizați, cât și al modului în care funcționează, veți putea face schimbări pentru a-l îmbunătăți. Acesta va continua să devină tot mai eficient de fiecare dată când îl puneți în aplicare.

Și există într-adevăr un al nouălea pas în dezvoltarea unui plan de comunicare; ca în aproape fiecare fază a activității în domeniul sănătății și al comunității, trebuie să continuați efortul, ajustându-vă planul și comunicând cu comunitatea.

.