Sales Follow Up Email Templates (+12 Tips voor slimme verkopers
Als je alle reacties krijgt die je ooit nodig zult hebben op de eerste koude e-mail die je naar prospects stuurt, laat het me dan weten. Je bent een wandelende, pratende wonder-arbeider! Maar als je de ene verkoop follow-up e-mail na de volgende moet sturen, ben je net als de rest van ons.
Dat is prima, want we hebben je rug, met een lijst van follow-up e-mail sjablonen die u kunt gebruiken om uw prospects te bereiken en reacties te krijgen.
De volgende sjablonen zijn gebaseerd op enkele eenvoudige kardinale regels over hoe u een follow-up e-mail moet verzenden.
Wat moet ik in een follow-up e-mail schrijven?
- Open met een sterke onderwerpregel.
- Ga snel ter zake en verspil de tijd van de prospect niet.
- Personaliseer zo veel als praktisch mogelijk is.
- Bied iets van waarde.
- Bied duidelijk aan wat u van de prospect wilt.
- Bied een duidelijke oproep tot actie.
Dat is het in een notendop, maar er is veel meer om over na te denken, dus dit stuk bevat ook een lijst met tips en trucs om u te helpen uit te werken hoe u een e-mail op te volgen.
Sales Follow-Up Email Templates
Om u te helpen een vliegende start te maken met uw e-mail follow-up inspanningen, is hier een opeenvolging van nuttige sjablonen die u kunt gebruiken. Als u ze uitprobeert, gebruik dan A/B-tests om te bepalen welke het beste werken voor uw bedrijf en prospects. Probeer vervolgens zelf een aantal nieuwe sjablonen uit.
A. Voorbeeld van een follow-up e-mail aan een potentiële klant
Dit is een zeer algemene e-mail, die in zeer uiteenlopende omstandigheden kan werken. Het is waarschijnlijk niet de sterkste e-mail die je kunt sturen, maar het is ook niet de slechtste. Het dekt alle bases, en gaat terug op veel van de grond die u zou moeten hebben behandeld in uw eerste bericht.
B. Opvolgende verkoop e-mail na een vergadering
U hebt al een vergadering gehad, dus u weet dat u ergens komt. Deze follow-up e-mail moet praktisch, respectvol en to the point zijn. Afhankelijk van hoe het is gegaan, kunt u zelfs nog wat harder aandringen op wanneer dat volgende gesprek zou kunnen plaatsvinden.
C. Vervolg-e-mail na geen reactie
Als je al een afspraak met deze persoon hebt gehad, kun je hier meer een Challenger-element aan toevoegen.
Je openingswoord zou in plaats daarvan kunnen zijn:
“Je hebt het druk en je bent met iets groots bezig. Dat begrijp ik. Maar we maken tijd voor de dingen die belangrijk zijn, en op basis van {het probleem dat ze deelden}}, geloof ik dat we kunnen helpen.”
D. Nog een voorbeeld van een follow-up e-mail die u kunt versturen na een afwijzend antwoord
Ik voeg in deze categorie nog een follow-up e-mail toe, omdat “geen reactie” zo’n veel voorkomende reactie is.
Deze e-mail dringt meer aan op een tweede ontmoeting en geeft meer informatie over wat er nodig is.
E. Algemeen voorbeeld van een follow-up e-mail na een contactmoment
Als u hen bij een bepaald contactmoment hebt betrokken, is dit het moment om een follow-up te geven, ernaar te verwijzen en de volgende stappen aan te bieden. Door hun geheugen op te frissen over wat u tijdens het laatste contactmoment hebt besproken, wordt deze follow-up e-mail nog effectiever.
F. Opvolgende verkoop-e-mail na een evenement of beurs.
Dit is een situatie waarin personalisering geweldig zou zijn, indien mogelijk. Kunt u iets noemen waar u het tijdens de beurs met de prospect over hebt gehad? Zo niet, dan is dit een goede aanpak om in ieder geval te laten zien dat u iets gemeenschappelijks heeft en dat u op dezelfde plek was.
G. Voorbeeld van een break-up e-mail na een andere follow-up
Je moet inschatten wat een prospect wel en niet leuk zal vinden. Is het tijd voor iets grappigs? Maar humor is een snelle en eenvoudige manier om een verkoop follow-up e-mail te personaliseren en hun aandacht te trekken. Er zijn genoeg gegevens dat e-mails met afbeeldingen meer opens krijgen.
12 Tips om sterke follow-up e-mails te produceren
Right. Dat zijn de sjablonen. Laten we nu eens kijken naar wat theorie (en bruikbare tips) die erbij horen. Dit is wat we behandelen:
- Balanceer Schaal met Personalisatie en Relevantie
- Heb een duidelijk doel
- Open sterk
- Volg e-mail body tips
- Doe een stap vooruit – ook al is het in de richting van een “nee”
- Email automation tools
- Hoe lang te wachten met het opvolgen van een e-mail
- Hoe vaak op te volgen met sales prospects voor hogere respons
- Wanneer te stoppen met het versturen van follow-up e-mails
- Monitor en analyseer uw e-mailgegevens
- Sales Follow Up Email Templates
- Ben bereid best practices uit te dagen
Balans tussen schaal en personalisatie en relevantie
Nooit, vergeet nooit dat leads mensen zijn. Ze hechten waarde aan hun tijd, geven om hun privacy, en houden er niet van te worden onderbroken met ongevraagde verkooppraatjes (de meeste van de tijd). Ze zijn ook slim. Maar net als de rest van ons, hebben ze de neiging om beslissingen te nemen op basis van emoties, zoals aangetoond door gedragseconomie.
Weinig leads zullen snel en gunstig reageren op uw verkoop e-mails. Maar met strategische en authentieke lead nurturing, zullen genoeg van hen de waarde zien die u biedt – met een beetje personalisatie en geduld van uw kant.
Als u alleen massale e-mailcampagnes verstuurt, kunnen leads het gevoel krijgen dat ze een stalker hebben die niet op details is gericht. Dat zal je niet ver brengen. Aan de andere kant zul je niet genoeg leads afdekken om de verkoopdoelstellingen te halen als je elke achtervolgende e-mail afzonderlijk personaliseert.
In plaats daarvan, groepeer je prospects op basis van hun buyer persona, en personaliseer daarop.
“Het is mogelijk om zo veel te personaliseren dat je de productiviteit in gevaar brengt. Personaliseer de persona, vertel een relevant verhaal, en besteed meer tijd aan follow-up e-mails dan aan de eerste. Als je dat doet, kan dat een enorme impact hebben op de responsratio’s zonder dat het je vertraagt.”
– Mark Kosoglow, VP Sales bij Outreach
Heb een duidelijk doel
Toezeggen dat je een sterke opvolg-e-mailsequentie hebt, is één ding. Hoe u elke stap in die reeks benadert, is ook belangrijk.
U moet een duidelijke volgende stap hebben die u wilt bereiken wanneer u de follow-up doet en begrijpen wat uw prospect ook zou willen bereiken. Zoek een reden om met hen te spreken die beide doelen dient en communiceer dat duidelijk in uw e-mail.
Het gebruik van de uitdrukking “just checking in” wordt bijvoorbeeld meestal ontmoedigd door verkoopleiders. Het is zelfs nog erger als je even langskomt zonder iets nieuws aan te bieden dat waardevol is voor de prospect!
Dit ziet er lui uit:
Er zijn tal van andere redenen die Ben had kunnen geven om het doel van zijn e-mail uit te leggen. Dat had hij kunnen doen:
- Hij had me een samenvatting van ons laatste telefoongesprek kunnen geven en me kunnen herinneren aan de volgende stappen
- Hij had me specifiek kunnen vragen wat er aan mijn kant is veranderd waardoor ik niet heb gereageerd
- Hij had me aanvullende informatie kunnen sturen over ons laatste gesprek (als we dat hadden)
- Hij had om aanvullende informatie kunnen vragen zodat hij me iets extra’s kon geven
- Hij had me een nuttige bron kunnen sturen, of een nieuwsartikel dat mijn werk zou kunnen beïnvloeden
Als Ben alleen maar wil praten, moet hij daar gewoon om vragen, en me zeggen wanneer hij vrij is! Ik verdien op z’n minst een idee waarom we moeten praten.
Open sterk
Onderwerpen zijn belangrijk. In feite kan een pakkende onderwerpregel een open rate van 42% voor uw follow-up e-mails opleveren. Hier zijn enkele manieren om onderwerpregels effectiever te maken:
- Houd ze kort, bondig en direct to the point.
- Zie er ongedwongen en persoonlijk uit. (Maar zeg niets wat u niet tegen uw grootouders zou zeggen).
- Refereer naar het bedrijf en/of de naam van de prospect.
- Gebruik een eenvoudige oproep tot actie.
- Zie er zeer relevant uit.
Nou, ik weet dat het lastig kan zijn om dat advies in de praktijk te brengen, dus hier zijn enkele voorbeelden waar u mee kunt spelen. Dit zijn geen pasklare voorbeeldonderwerpregels, dus maak ze eigen!
Waarschuwing: Geweldige onderwerpregels zijn niet genoeg. Als je de open rates ziet stijgen, geweldig. Richt uw aandacht nu op de antwoordpercentages.
Tips voor het opstellen van follow-up e-mails
Als u de aandacht van een prospect hebt gekregen, hebt u een nieuwe uitdaging: deze vasthouden.
De sleutel tot het schrijven van goede follow-up e-mailteksten is om zo snel mogelijk waardevol en relevant te zijn. Deze checklist met 3 punten moet u helpen uw inspanningen de moeite waard te maken.
1. Personaliseer. U spreekt met een persoon, niet met een robot, dus geef de e-mailontvanger alle respect en aandacht die hij verdient. Zelfs als u een marketingautomatiseringsplatform gebruikt, moet u ervoor zorgen dat uw e-mails niet geautomatiseerd, generiek of irrelevant klinken.
Zorg er echter wel voor dat u op een doordachte manier personaliseert. Alleen maar verwijzen naar iemands titel, werkverleden, of de school waar ze op zaten, bewijst alleen maar dat je basis internetonderzoek kunt doen. Het vertelt hen niet dat je de tijd hebt genomen om hen echt te begrijpen.
In plaats daarvan zou je bijvoorbeeld kunnen verwijzen naar inhoud die de prospect persoonlijk heeft geschreven, iets unieks voor de industrie van de prospect, of recent nieuws over het bedrijf van de prospect.
Volgens Outreach SDR Manager Sam Nelson kun je personalisatie op schaal uitvoeren door een combinatie van gepersonaliseerde en geautomatiseerde berichten. Het personaliseren van alleen al de eerste twee zinnen van een e-mail kan bijvoorbeeld een drastische verhoging van de open rates opleveren. Kortom: begrijp uw buyer persona en stem de boodschap af op een manier die uw waardepropositie laat schitteren.
2. Ga voor kort en krachtig. Ga niet verder dan wat nodig is om een reactie van de ontvanger te krijgen. Kom meteen ter zake en geef meteen duidelijk aan wat het doel van de e-mail is. Bied vervolgens snel unieke, persoonlijke waarde en eindig met een eenvoudige, duidelijke CTA.
Als u de aandacht van de prospect in de eerste paar seconden niet weet te trekken, is het onwaarschijnlijk dat u toch een reactie krijgt. Dus vermijd te wild en creatief te worden, of een lang verhaal te vertellen.
3. Zorg voor relevante waarde. Het sleutelwoord hier is relevant. Het nieuwste ebook van uw marketingafdeling kan waardevol zijn, maar zorg ervoor dat het direct ingaat op de belangrijkste zorgen van uw prospect.
Een voorbeeld: als de ontvanger onlangs een conferentie of handelsbeurs heeft bijgewoond, volg dan op door de hoogtepunten van het evenement te noemen of bronnen bij te voegen. Zorg ervoor dat alles wat u deelt betrekking heeft op het bedrijf, de activiteiten, de interesses of de problemen van de prospect. Of u kunt nieuw gepubliceerd nieuws of trends vermelden die van invloed zijn op het bedrijf of de bedrijfstak van de prospect.
5.Ga verder – zelfs als het in de richting van een “nee” gaat.
U stuurt een follow-up e-mail omdat u wilt dat de ontvanger (uiteindelijk) iets ondertekent.
Om dat te laten gebeuren, moet de prospect een reeks beslissingen nemen die resulteren in een aankoop. Het opnemen van CTA’s (calls-to-action) is wat u in staat stelt om het heden te verbinden met dat toekomstscenario.
Elke verkoop e-mail is nutteloos zonder een duidelijke CTA. Ongeacht wat je wilt dat de volgende stap in de reis is, zorg ervoor dat het ook overtuigend is voor je prospect.
Kort en direct is beter.
Gebruik dit: “Heeft u volgende week 20 minuten tijd voor mij?”
In plaats van dit: “Bent u volgende week maandag of dinsdag beschikbaar voor een snel kennismakingsgesprek van 20 minuten om te bespreken hoe u uw verkoopefficiëntie kunt verbeteren en u en uw team 10 uur per week kunt besparen?”
Gebruik e-mailautomatiseringstools
Automatisering maakt het eenvoudiger om verkoopgerelateerde e-mails op te stellen, te verzenden en te volgen. Hoewel een-op-een correspondentie ideaal is, is verkoop een spel van nummers. Nieuwe technologie kan helpen de gulden middenweg te vinden tussen massale schaal en zware personalisatie.
Hier volgen enkele van de nuttigste tools voor het versterken van uw inspanningen per e-mail:
- LinkedIn – de primaire bron voor professionele informatie van contactpersonen
- Rapportive – biedt relevante business intelligence binnen uw e-maildienst
- Cirrus Insight – biedt nauwe integratie met Salesforce, zodat u CRM-gegevens kunt openen zonder uw e-mail te verlaten
- Close.io – centraliseert uw verkoopgesprek en e-mailworkflow; biedt analyses om sequenties te optimaliseren
- HubSpot Marketing – uitstekend inbound marketingplatform en algemene bron voor best practices, sjablonen en andere e-mailgerelateerde onderwerpen
- MailChimp – de marktleider op het gebied van e-mailmarketing
- Constant Contact – helpt u alle aspecten van uw e-mail te beheren: contacten, lijsten, sjablonen, en tracking; heeft een afbeeldingenbibliotheek en integratie van sociale media
- Boomerang – houdt bij of de ontvanger de e-mail heeft geopend, plant verzending
- Outreach – de marktleider in sales engagement met robuusteedge e-mailmogelijkheden
- Yesware – synchroniseert met CRM-gegevens en biedt prescriptieve analyses om uw e-mailprospectiecampagnes te stimuleren
- Zoho Campaigns – koppelt uw e-mailmarketing- en sociale-mediacampagnes
Hoe lang u moet wachten met het opvolgen van een e-mail
Er is geen absolute regel voor hoe snel u een follow-up e-mail moet sturen. Het hangt allemaal af van de context en het vinden van de sweet spot tussen het houden van de deal vooruit en stalking / spamming de prospect.
U moet van tevoren met uw prospect hebben afgesproken over een geschikte follow-up tijd. Op die manier is er geen giswerk bij betrokken.
Als u niet in staat was om dat te doen, of gewoon nog niet met de prospect hebt gesproken, hier is een ruwe richtlijn om te overwegen.
Verstuur dezelfde dag of binnen 24 uur een follow-up e-mail als…
- U net een ontmoeting hebt gehad en een bevestiging van de volgende stappen moet sturen
- U de prospect voor iets bedankt (een introductie, bijvoorbeeld)
Wacht ten minste 48 uur als…
- U volgt gewoon een e-mail op die u eerder hebt verstuurd
- U hebt hen veel materiaal ter overweging gegeven
- U moet uw prospect ontmoeten
Wacht ten minste 3 weken als…
- U al 5 e-mails hebt verzonden en geen antwoord hebt gekregen
Het verzenden van follow-up e-mails op verschillende tijdstippen van de dag en op verschillende dagen van de week vergroot uw kans op een antwoord. Op die manier verstuurt u de e-mail niet altijd op een voor de prospect slecht moment, zoals op dinsdagmiddag wanneer zij een zesmaandelijks live trainingsprogramma bijwoont.
Het is duidelijk dat er hier geen pasklare oplossing is. Een gecontroleerde trial-and-error-aanpak zal helpen bij het afstemmen van de e-maileffectiviteit van uw team en de impact maximaliseren.
Hoe vaak opvolgen met verkoopperspects
Opnieuw is het beste antwoord “het hangt ervan af”. Uw relatie met de ontvanger, hun beslissingsbevoegdheid en de fase in de buyer journey zijn allemaal van belang.
Sales-experts zijn het ook niet eens over hoeveel follow-ups een effectief aantal is. Een gezamenlijke gids gepubliceerd door Ambition en SalesFolk gebruikte met succes een 8-touch sequence bestaande uit een koude e-mail en 7 follow-up e-mails.
Tussen raadt Steli Efti van Close.io een maximum van zes follow-up e-mails aan voor volledig koude prospects. Dat is niet het geval als je enige vorm van interactie hebt gehad en de lead je niet vraagt om te stoppen met e-mailen. Dan kun en moet je volgens Efti follow-ups sturen totdat je op de een of andere manier een reactie krijgt.
Efti’s aanbevolen volgorde is gebaseerd op het volgende model:
Note: dit is een extreem voorbeeld dat werkte voor Efti. Maar u moet sjablonen of tactieken nooit als dogma’s behandelen. In de verkoop zijn contexten nooit identiek. Zelfs als een situatie die hier wordt beschreven vergelijkbaar klinkt met de uwe, behandel uw verkoopsituatie dan als volstrekt uniek. Bovendien kan een model of sjabloon dat vandaag effectief blijkt te zijn, morgen niet hetzelfde resultaat opleveren.
Wanneer te stoppen met het verzenden van follow-up e-mails
Je kunt meedogenloos zijn, maar soms is er een punt waarop je moet stoppen. E-mail outreach vereist tijd en middelen om gedaan te krijgen, zelfs als je slimme tech gebruikt om het efficiënter te maken.
Als je alle haakjes in het boek hebt geprobeerd, is het tijd om los te laten. Een beetje verloop houdt de pijplijn schoner en stelt u in staat om u te concentreren op betrokken prospects. Stuur een beleefde break-up e-mail die de prospect een laatste kans geeft om te reageren. Eindig met een vrolijk afscheid in de wetenschap dat u uw best hebt gedaan.
En laat natuurlijk een link achter naar de bronnen waarvan u denkt dat ze de ontvanger het meest zullen aanspreken (voor het geval dat). Wanneer u dit in een follow-up e-mail opneemt, laat u de deur open voor hen om in de toekomst meer te leren.
Monitor en analyseer uw e-mailgegevens
Dus u hebt uw reeks uitgevoerd, en u hebt een aantal antwoorden gekregen. Anderen hebben uw e-mails niet eens geopend. Maar dat is niet het einde!
Zelfs als u geen reacties krijgt, kunt u waarde halen uit uw inspanningen. Monitor uw campagne, analyseer de e-mailgegevens en documenteer wat u hebt geleerd. Je hebt zojuist al je toekomstige inspanningen efficiënter gemaakt!
Overweeg het gebruik van e-mailtracking- en analysesoftware, die helpen de prestaties te verhogen. Voer ook A/B-tests uit als dat op uw platform mogelijk is.
Vraag uzelf het volgende af:
- Welke e-mails leverden het hoogste aantal reacties op?
- Hoeveel follow-up e-mails waren er nodig om de gewenste actie te krijgen?
- Werkt de volgorde bij sommige prospects beter dan bij andere?
Hoe schrijf je een follow-up e-mail als er geen reactie komt?
In een perfecte wereld zou één follow-up e-mail voldoende zijn om een reactie uit te lokken. Echter, dit is niet waarschijnlijk te gebeuren. Er is veel meer doorzettingsvermogen nodig dan dat.
Het uitblijven van een reactie de eerste keer mag u niet afschrikken. Volg in plaats daarvan het bovenstaande advies over hoe en wanneer u een follow-up moet geven. Wanneer u dat doet – wanneer uw prospect niet reageert – zijn hier enkele tips die u kunt gebruiken:
- Hanteer een andere aanpak: Stuur niet dezelfde soort e-mail, keer op keer, en verwacht dat er iets verandert. Kies voor een andere aanpak, of het nu gaat om uw toon, aanbod of oproep tot actie.
- Voeg waarde toe: Ga verder dan de basis van het opvolgen en geef de prospect iets van echte waarde.
- Inclusief een oproep tot actie: Dit is een duwtje in de goede richting. U kunt de e-mail bijvoorbeeld afsluiten met “bent u morgen om 15.00 uur beschikbaar voor een kort gesprek?” Dit kan alles zijn wat nodig is om de bal aan het rollen te brengen.
Ben bereid best practices in twijfel te trekken
Ik begon met te zeggen dat “alleen maar inchecken” een slecht idee is. Daarna heb ik je een heleboel onderwerpregels gegeven en voorbeelden van follow-up e-mailsjablonen die je kunt gebruiken.
Maar je moet ook weten dat veel van het advies over follow-up e-mails echt niet is getest. Plus, het hangt volledig af van uw context, en uw prospects.
Case in point: het data science-team van Outreach heeft onlangs de zin “just checking in” A/B getest.
Ze analyseerden de impact ervan op meer dan 4000 bump-e-mails. De resultaten waren verrassend en gingen in tegen al het andere advies dat we hebben gehoord. Het bleek dat het gebruik van de zin de e-mail antwoordpercentages verhoogde met maar liefst 86%.
Wat is de les? Gebruik deze verkoop follow-up e-mail sjablonen hoe je maar wilt, maar behandel niets als dogma. Contexten veranderen en aannames zijn niet altijd wat u verwacht. Voer A/B-tests uit om uit te zoeken wat in elk scenario het beste werkt voor u en uw prospects. Door dit te doen, kunt u de volgende keer een betere verkoop follow-up e-mail maken.