21 coola saker du kan göra i Excel (annat än kalkylblad)
Excel. Chansen är stor att bara det ordet inspirerar till visioner av långa kalkylblad, komplicerade makron och en och annan pivottabell eller stapeldiagram.
Det är sant – med mer än en miljard Microsoft Office-användare globalt har Excel blivit den professionella standarden på kontor över hela världen för i stort sett allt som kräver hantering av stora datamängder.
Men om du tror att Excel bara är bra för att få dig att skelna när du tittar på en massa siffror och finansiella rapporter, så tro om igen. Som Tomasz Tunguz påpekar finns det massor av användningsområden för Excel i näringslivet (och andra områden) utanför enkla kalkylblad. Faktum är att de potentiella användningsområdena är till synes oändliga.
Det finns inget sätt för oss att sammanställa en lista som fångar alla Excels möjliga användningsområden (även om du skulle vara sugen på att läsa en artikel i storlek av ”War and Peace”).
För att visa på kraften och flexibiliteten hos allas favoritkalkylator har vi dock sammanställt olika sätt som du kan använda Excel på – både yrkesmässigt, personligen och bara för skojs skull.
Allt om siffror
Självklart handlar Excels huvudsyfte om siffror. Om du behöver sortera, hämta och analysera en stor (eller till och med liten!) mängd data gör Excel det till en barnlek.
Här är några breda kategorier som du bör ha i åtanke när det gäller att implementera Excel för allt som har med siffror att göra.
Räkna
Finner du dig själv i färd med att göra samma beräkningar om och om igen? Bygg dig en helt anpassad kalkylator i Excel genom att programmera dina vanligaste formler. På så sätt behöver du bara slå in dina siffror och Excel spottar ut svaret åt dig – inget armbågsarbete krävs.
Redovisning
Budgetplaner, prognoser, utgiftsspårning, finansiella rapporter, lånekalkylatorer och mycket mer. Excel har i stort sett utformats för att tillgodose dessa olika redovisningsbehov. Och med tanke på att 89 procent av företagen använder Excel för sina olika redovisningsfunktioner passar det uppenbarligen bra.
Excel har till och med många olika kalkylbladsmallar för att göra alla dessa processer så mycket enklare.
Kartläggning
Tårtdiagram, spridningsdiagram, linjediagram, stapeldiagram, områdesdiagram, kolonndiagram – listan kan göras lång. Om du behöver hitta ett sätt att representera data på ett mer visuellt och lättförståeligt sätt kommer Excels förmåga att omvandla rader och kolumner med siffror till vackra diagram säkert att bli en av dina favoritsaker med Excel.
Vill du ha mer information om vilka typer av diagram du kan skapa i Excel? Den här artikeln är en nyttig resurs.
Inventariespårning
Spårning av inventarier kan vara en huvudvärk. Lyckligtvis kan Excel hjälpa till att hålla anställda, företagare eller till och med privatpersoner organiserade och ha koll på sin inventering – innan några större problem uppstår.
Göra en plan
Vi går vidare från siffrorna – det finns många saker som Excel kan hjälpa dig att planera och organisera som inte nödvändigtvis involverar oändliga rader med siffror.
Kalendrar och scheman
Bedöms du kartlägga en innehållskalender för din blogg eller webbplats? Lektionsplaner för ditt klassrum? Ett PTO-schema för dig och alla dina medarbetare? Ett dagligt schema för dig eller din familj? När det gäller olika kalendrar kan Excel vara förvånansvärt robust.
Placeringsplaner
Från en stor företagslunch till ett bröllop kan det vara en kunglig huvudvärk att ordna en placeringsplan. Lyckligtvis kan Excel göra det till en lätt sak. Om du är en riktig expert kan du automatiskt skapa sittplatskartan med hjälp av ditt kalkylblad med svarsbekräftelser. Behöver du hjälp med att göra detta? I den här artikeln får du en detaljerad genomgång av hur du kan skapa ett sittschema i Excel.
Arbetsblad för målplanering
Från yrkesmässiga mål till träningsmål och ekonomiska mål – det är bra att ha något som kan hålla dig fokuserad och på rätt spår. Det är Excel som är det bästa sättet att göra det. Med hjälp av verktyget kan du skapa olika arbetsblad, loggar och planeringsdokument som hjälper dig att övervaka dina framsteg – och förhoppningsvis korsa mållinjen.
Mock-ups
Excel är kanske inte den första plattformen du tänker på när det gäller design. Men tro det eller ej, du kan använda verktyget för att sätta ihop olika mock-ups och prototyper. Faktum är att det är ett överraskande populärt val för att skapa wireframes och instrumentpaneler för webbplatser.
Få saker gjorda
Vill du få fart på din produktivitet? Excel kan komma in och rädda dagen med en mängd olika användningsområden som kan hjälpa dig att ta itu med dina uppgifter och att göra med lätthet och organisation.
Tasklist
Säg adjö till din vanliga penn- och papperslista över att göra saker. Med Excel kan du göra en mycket mer robust uppgiftslista – och till och med spåra dina framsteg med de större uppgifter som för närvarande ligger på din tallrik.
Checklista
På samma sätt kan du skapa en enkel checklista som gör att du kan bocka av saker som du har köpt eller utfört – från en inköpslista till en lista med uppgifter som ska göras för en kommande marknadsföringskampanj.
Projektledningsdiagram
Vi har redan berört det faktum att Excel är en riktig best när det gäller att skapa diagram. Och detta koncept gäller när det gäller olika diagram för projektledning.
Från vattenfallsdiagram för att hantera teamets framsteg till tavlor i kanban-stil (precis som Trello!) för att hålla saker och ting organiserade, finns det massor av sätt som Excel kan hjälpa till att hålla ditt projekt på rätt spår.
Tidsloggar
Du vet att tidsuppföljning kan vara en stor tillgång för dig och din produktivitet. Även om det finns många smarta appar och verktyg som kan hjälpa till att tillgodose det behovet, kan du tänka på Excel som det ursprungliga verktyget för att logga din tid. Och det fungerar fortfarande som ett lämpligt alternativ idag.
Involverar andra människor
Bedöms du samla in information från andra människor? Enkätverktyg och formulär är ett alternativ. Men du kan vara säker på att du också kan skapa dina egna i Excel.
Blanketter
Från enkelt till komplicerat, Excel är ett utmärkt alternativ för att skapa blanketter. Du kan till och med programmera olika rullgardinsmenyer så att användarna kan välja sitt val från en förinställd lista.
Quizzer
Vill du testa någon annans – eller till och med din egen – kunskap om ett ämne? I Excel kan du skapa en bank med frågor och svar i ett arbetsblad och sedan be Excel att göra en frågesport för dig i ett annat.
Hålla kontakten
Hantera relationer är avgörande för att du ska lyckas både yrkesmässigt och personligen. Som tur är gör Excel det enkelt att hålla kontakten.
CRM
Behövs en lätt CRM för att hålla dina kunder i fokus? Du kan göra ett i Excel. Och det bästa är? Att bygga din egen innebär att den kommer att vara helt anpassningsbar. Sales Hacker har också sammanställt en uppsättning gratis Excel-mallar för försäljning som du kan använda för att komma igång!
Automatisk e-postlista
Data behöver inte bara innehålla siffror. Excel är också bra på att hantera och sortera stora mängder namn och adresser, vilket gör det till den perfekta lösningen för din inbjudningslista till firmans julfest eller postlistan för den stora kampanjen.
Med Excel kan du också postsammanfoga, vilket gör det mycket enklare att skriva ut adressetiketter och annat nödvändigt material.
Du kan också tillämpa ett liknande koncept för att skapa saker som kataloger, RSVP-listor och andra förteckningar som innehåller en stor mängd information om människor.
Just för skojs skull
Excel behöver inte vara allt arbete och ingen lek. Det finns många andra roliga saker som du kan skapa med hjälp av kalkylverktyget.
Historiska loggar
Oavsett om du vill hålla reda på de olika hantverksölen du har smakat, de träningspass du har genomfört eller något helt annat, kan du tänka på Excel som din förstahandsresurs för att hålla dessa saker sorterade och loggade.
Sudoku-pussel
Älskar du sudoku-pussel? Det visar sig att du kan göra dina egna i Excel. Eller om du fastnar i ett särskilt svårt pussel kan du ta hjälp av Excel för att lösa det!
Brakar du hjälp med att skapa Sudoku-lösaren och -generatorn? Det här inlägget hjälper dig på traven!
Wordmoln
Wordmoln är kanske inte den mest vetenskapliga representationen av data. Men de är ett roligt (för att inte säga vackert sätt) att få en förståelse för vilka ord som används mest. Du gissade det – du kan skapa ett med hjälp av Excel. Så här använder du information från Excel för att skapa ett ordmoln i Wordle.
Konst och animationer
Möjligheterna i Excel sträcker sig troligen långt bortom vad du först skulle förvänta dig. Faktum är att många människor har använt verktyget för att skapa riktigt häftig konst – från pixelerade porträtt till animationer.
Reseplanerare
Har du en semester på gång? Se till att du har allting klart för dig genom att skapa en hjälpsam resplan innan du packar väskorna och åker iväg. Excel har till och med en praktisk reseplaneringsmall som du kan använda för att se till att du inte missar något (från din budget till flygbolagsinformation!).
Over to you
Detta kan verka som en lång lista. Men du kan vara säker på att den knappt skrapar på ytan av alla de olika saker – förutom enkla kalkylblad – som Excel kan göra. Från listor till diagram till designmodeller – de olika användningsområdena för Excel är till synes obegränsade.
Känner du dig skrämd? Oroa dig inte – du kan lära dig Excel online, i din egen takt, och bli en ninja i kalkylblad på nolltid.