6 e-postskripter för att skapa det perfekta uppföljningsmeddelandet till en kund
Om du är frilansare, entreprenör eller småföretagare kan det vara en av de mest utmanande delarna av ditt arbete att arbeta med kunder. Detta gäller särskilt när dessa kunder på ett mystiskt sätt blir okontaktbara. När detta händer måste du vara uppmärksam på att skicka ett uppföljningsmejl. Och det är här som några praktiska e-postskript kommer in i bilden.
När det skrivs med lite tanke och framförhållning kan rätt uppföljningsmeddelande ge snabba resultat.
Om du inte är säker på hur du ska göra, oroa dig inte! Att se några exempel och förstå hur (och varför) de fungerar är oftast allt du behöver för att börja använda den här taktiken effektivt i ditt företag.
I det här inlägget kommer vi att presentera sex vanliga situationer som involverar icke-responsiva kunder.
För var och en av dem kommer vi att ge ett exempel på ett uppföljningsmejl och förklara varför det är troligt att det ger resultat.
E-postskript och mallar:
👉 1. Uppföljning efter en förslagsinlämning
👉 2. Påminnelse om att du väntar på ett svar
👉 3. Uppmaning om nytt arbete
👉 4. Beröring efter ett tag av inaktivitet
👉 5. Begäran om en försenad betalning
👉 6. Det sista e-postmeddelandet
Varför det lönar sig att utforma ett noggrant formulerat uppföljningsmeddelande
När det gäller att skapa e-postskript är det väl värt din tid att utforma dem noggrant. Ett hastigt skickat e-postmeddelande kan göra mer skada än nytta, så du vill vara strategisk.
Detta innebär ett antal överväganden. Du bör tänka på vilken åtgärd du vill att mottagaren ska vidta och hur du försiktigt (men bestämt) kan uppmuntra dem att göra det. Dessutom är det viktigt att vara uppmärksam på varje enskilt ord du använder. Ton och avsikt spelar lika stor roll här som innehållet – särskilt när du har att göra med en icke-responsiv eller svår kund.
Att skriva gedigna e-postmanus som ger resultat kräver övning. Men för att du ska komma igång kommer vi att presentera ett antal exempel som du kan använda och lära dig av.
Vi har arbetat med många utmanande och svårkontaktade klienter genom åren, och det som följer är de typer av e-postmeddelanden som vi har funnit fungerar bäst.
Sex e-postskript som du kan använda för att följa upp otrevliga klienter
Vi ska nu ta en titt på de sex skripten i sig! Genom att själv använda (och kanske ändra lite på) dessa e-postmeddelanden kan du öka dina chanser att skapa framgångsrika kontakter.
De är inte i någon ordning med avseende på betydelse eller relevans, så du är fri att använda dig av det som passar dig bäst!
Följ upp efter en förslagsinlämning
Få saker är mer frustrerande än att skicka iväg ett detaljerat förslag till ett nytt projekt och inte få något svar. Du är redo och väntar på att komma igång, och varje dags fördröjning innebär ytterligare en dag som du måste vänta på betalning när projektet är avslutat.
Den goda nyheten är att bristande svar på ett förslag sällan innebär att kunden är missnöjd med det eller ovillig att gå vidare. Tvärtom brukar de vanligtvis låta dig veta detta direkt. I stället upptäcker du ofta att de har varit för upptagna för att tänka på saken eller ens läsa ditt e-postmeddelande till fullo.
Med Mercedes Cardonas ord på OMH Communications:
Alla får mycket mer e-post än vad de kan läsa varje dag, och vi rensar alla bort skräppost på ett aggressivt sätt. Ibland kastas en användbar ledtråd bort av misstag – det händer.
Till trots detta vill du säkert följa upp kontakten med den här kunden. Du måste hålla dig i fokus och påminna dem om att ta sig tid att ge ditt förslag den uppmärksamhet det förtjänar. Oftast räcker det med en liten knuff:
Hej, jag undrar om du har haft en chans att titta på vårt senaste förslag. Vi är angelägna om att höra era tankar och att komma igång med projektet! Låt mig veta om du har några frågor om detaljerna i förslaget (som beskrevs i mitt tidigare mejl).
Detta meddelande inleds med en artig bekräftelse på hur upptagen kunden är, och att du förstår att de kanske inte har haft möjlighet att ge ditt förslag en grundlig titt ännu. Sedan påminner det kort om förslagets inriktning, så att de inte behöver gå tillbaka till det tidigare e-postmeddelandet för att orientera sig.
Det andra stycket är det avgörande elementet här. Det är en bra idé att låta kunden veta att du är entusiastisk över projektet (även om du också känner dig frustrerad). Denna entusiasm kan vara den knuff de behöver. Genom att ställa frågor talar du dessutom om för dem att de inte omedelbart behöver godkänna eller förkasta ditt förslag, utan att de är fria att först uttrycka eventuella frågor eller farhågor om det.
Självklart vill du avsluta uppföljningsmeddelandet med din favoritfras och ditt namn. Dessutom bör du undvika terminologi som ”det är ingen brådska” i den här typen av meddelande. Samtidigt som du vill förbli artig och omtänksam vill du också uppmuntra kunden att vidta åtgärder så snart som möjligt (ditt bankkonto är beroende av det!).
Att påminna om att du väntar på ett svar
Det här kan vara den vanligaste situationen som du hamnar i när du har att göra med icke-responsiva kunder. Du är mitt uppe i något slags projekt och du kan inte gå vidare förrän kunden svarar på en viktig fråga eller tillhandahåller en viss resurs. Ändå möts du av radiotystnad.
Att följa upp snabbt i den här situationen ligger i både ditt och kundens intresse. När allt kommer omkring vill ni båda att projektet ska fortsätta smidigt och att ingen tid ska gå till spillo. Precis som i det föregående scenariot är det mycket troligt att kunden såg ditt e-postmeddelande, men glömde det eller har markerat det för att ta itu med det senare.
Detta uppföljningsmeddelande kan skickas från några dagar till en vecka efter den tidigare kommunikationen, beroende på hur brådskande projektet är:
Hej, jag ville följa upp och se om du har haft en chans att läsa igenom mitt tidigare e-postmeddelande. Som jag nämnde, .När vi har fått ditt svar kan vi direkt gå vidare till nästa steg i projektet. Låt mig veta om jag kan ge några ytterligare förtydliganden om vad vi behöver!
Det första stycket är uppbyggt på samma sätt som vårt förra exempel, vilket är avsiktligt. Även här är det viktigt att erkänna hur upptagen kunden är och att undvika att det verkar otåligt eller frustrerat.
Och genom att kort påminna dem om din förfrågan får de veta exakt vad du letar efter. Samtidigt vill du inte bli alltför detaljerad här, eftersom kunden helt enkelt kan gå tillbaka till det föregående e-postmeddelandet för att läsa igenom hela din förfrågan.
Nästa mening är utformad för att låta kunden veta (på ett artigt sätt) hur viktigt just detta meddelande är. Med andra ord kanske de inte har insett att bristen på svar har lett till ett vägspärr från din sida.
Anbudet om att ge ett förtydligande avslutar det här korta uppföljningsmeddelandet, samtidigt som det klargörs att du är redo och väntar på att diskutera allt som är otydligt i ditt ursprungliga meddelande (vilket fördröjer deras svar).
Sökan om nya arbeten
Det är alltid viktigt att hålla sig i nära kommunikation med dina kunder. Det är dock aldrig viktigare än direkt efter att ett projekt avslutats. Det är alltför lätt för en kund att glömma dig och gå vidare till nästa sak vid denna tidpunkt – vilket är det sista du vill.
Om du har avslutat ett projekt för en viss kund och inte har hört något från dem på ett tag, bör du därför skicka med en förfrågan om nytt arbete. Det bästa tillvägagångssättet för detta e-postmeddelande kan variera lite beroende på de specifika omständigheterna, men här är ett exempel på ett effektivt meddelande:
Hej ,Som du vet har vi nyligen avslutat . Vi hoppas att du är nöjd med resultatet!Vi är angelägna om att gå vidare med nästa projekt - här är allt vi kräver av dig:- När vi har den här överträdelsen kan vi gå vidare till nästa fas. Låt mig naturligtvis veta om det finns några frågor som jag kan besvara också.
Detta uppföljningsmejl bygger till viss del på antagandet att både du och din kund känner till er vanliga process och har arbetat med flera projekt tidigare. Det kan behöva anpassas lite för att återspegla den typ av projekt som ni arbetar med, men det ger ändå en solid ram.
Det första stycket tjänar två syften (förutom att det helt enkelt är en introduktion till e-postmeddelandet). Det påminner kunden om det nyligen avslutade projektet och om deras (förhoppningsvis) positiva reaktion på dess kvalitet. Att komma ihåg vilket bra jobb du gjorde tidigare bör ge dem lust att göra mer av samma sak.
Att uttrycka din egen iver att komma igång är alltid ett bra inslag. Den verkliga stjärnan här är dock punktlistan med frågor/önskemål. Genom att räkna upp vad du behöver från kunden (i stället för att skriva allt i stycken) blir dina krav kristallklara. Det ökar också chansen att du får ett svar på varje specifik förfrågan.
Växla upp det hela med en knuff framåt och en begäran om eventuella frågor som kunden kan ha, och du har ett enkelt men effektivt uppföljningsmejl i handen.
Rör vid basen efter en tids inaktivitet
Det föregående uppföljningsmejlet handlade om att hålla kontakten med din kund och försöka få till stånd på varandra följande projekt efter varandra. Den här e-postmallen handlar om att återknyta kontakten med en klient efter en längre tid.
I det här skedet ska vi inte anta att klienten kommer ihåg exakt vem vi är eller vilken typ av projekt vi avslutat tillsammans tidigare. Även om en viss förtrogenhet finns där måste man först återuppväcka den, så att säga.
Den här e-postmallen kan hjälpa till med det:
Hej ,Jag gjorde en anteckning i min kalender om att kontakta dig ungefär nu. Bara för att påminna dig om att det senaste projektet vi gjorde tillsammans var . Jag ville höra av mig och kolla om det finns några möjligheter att arbeta tillsammans igen. Med tanke på vad vi gjorde tillsammans tidigare tror jag att vi kan gå i samma fotspår genom att arbeta med . Om du vill ha mer information om hur det här skulle kunna fungera exakt, säg bara till så skickar jag ett mer ingående förslag och bryter ner saker och ting steg för steg.
Detta manus för uppföljningsmejl uppnår ett par saker:
- Det är vänligt till sin natur och återknyter kontakten med personen på ett naturligt sätt – det verkar inte påtvingat.
- Det påminner kunden om vad ni arbetat med tidigare och antyder också att ni gjort mer än ett projekt tillsammans (om så är fallet).
- Det föreslår ett par färdiga idéer till projekt som ni skulle kunna arbeta med härnäst.
Den sista punkten är särskilt viktig. Människor är upptagna. Om du kan komma till dina kunder och föreslå exakta idéer som du skulle kunna genomföra för dem, ökar dina chanser att få affären. Det faktum att du redan har en etablerad relation underlättar detta, eftersom du inte längre behöver bevisa att du kan leverera.
Förfrågan om en försenad betalning
Den här är lite knepig. Att prata om pengar kan vara stressigt, särskilt om du är en kreativ person som helst inte vill ha något att göra med den ekonomiska delen av verksamheten. Detta är ännu mer relevant när det gäller att följa upp en svår kund som är försenad med sin betalning.
Först och främst vill du gå in i denna kommunikation så artigt som möjligt. Insinuera inte att kunden är försumlig och börja inte heller med hotelser. Fortsätt i stället med antagandet att kunden helt enkelt har glömt att betala. Även om det finns en annan orsak till att de inte har betalat, kan detta tillvägagångssätt i princip få dem att ta fram plånboken:
Hej, jag ville bara kontakta dig och påminna dig om betalningen som ska göras den . Vi har ännu inte mottagit din betalning. Kan du berätta när vi kan förvänta oss att få den?
Det är bäst att hålla den här typen av uppföljningsmejl kort och koncist. Du vill inte att huvudbudskapet ska glömmas bort. Dessutom finns det ingen anledning att slänga in en massa kvalificerande ord. Det räcker ofta med att påminna dem om att betalningen är förfallen – på ett artigt sätt. Du vill dock ge dem all relevant information, t.ex. fakturanummer och det e-postmeddelande som den ursprungligen skickades till. Tanken är att göra betalningen så enkel som möjligt.
Du kan i princip upprepa detta e-postmeddelande så många gånger som du anser nödvändigt. Men om du fortfarande inte får något svar kan du så småningom behöva bli mer kraftfull. Här är ett uppföljningsmejl som du kan skicka om de inte svarar på några meddelanden som det ovan:
Hej ,Vi har fortfarande inte fått din betalning för . Vi förväntar oss hela fakturabeloppet - - senast den , annars måste vi eventuellt överlämna ärendet till ett inkassobolag.
Detta är ett bestämt och rakt meddelande, vilket är lämpligt för en kund som både underlåter att betala och att svara. Att ge dem en påminnelse om betalningsbeloppet och ett nytt förfallodatum kan äntligen få dem att agera.
Om inte, kan du bli tvungen att skära ner på förlusterna med den här kunden och betrakta detta som en lärdom. Naturligtvis kan du faktiskt anlita ett inkassobolag för att följa upp åt dig – men det krångel och de avgifter som det innebär gör detta till ett mindre önskvärt alternativ om inte räkningen är mycket stor.
Det sista mejlet
De tidigare uppföljningsmejlen är utformade för att få ett svar när det är möjligt. Men ibland blir en kund helt enkelt tyst trots dina bästa ansträngningar.
Om du har skickat flera meddelanden till en kund och de helt enkelt inte svarar (och de är inte skyldiga dig några pengar) är det dags att skicka ett sista uppföljningsmejl. Det kan se ut ungefär så här:
Hej ,Det var ett tag sedan vi hörde från dig. Vid det här laget måste vi anta att dina prioriteringar har ändrats, eller att du tar ditt företag i en annan riktning.Tveka inte att höra av dig i framtiden om vi kan vara till ytterligare hjälp!
Detta meddelande åstadkommer ett par saker. För det första är det artigt och förstående och visar att du inte hyser någon illvilja mot kunden för att han eller hon inte har svarat. Även om du inte hör av dem nu vill du hålla relationen på en så positiv nivå som möjligt.
Den som dessutom klargör att du går vidare på detta sätt spelar på kundens rädsla för att gå miste om något (FOMO). De bör inse att om de vill fortsätta att dra nytta av dina tjänster måste de agera snabbt.
Finally, you’ve made it clear you’re open to any future communications. Det är inte ovanligt att man plötsligt hör av sig till en gammal kund flera månader eller år senare, när prioriteringar och personal har ändrats. Genom att avsluta ditt e-postmeddelande på detta sätt får du bästa möjliga chans att få ett svar.
Slutsats
Det finns tyvärr inget sätt (ännu!) att nå genom datorskärmen och få din kund att svara på ett viktigt meddelande. Men genom att skicka ett noggrant utformat uppföljningsmejl kan du få de resultat du söker och samtidigt hålla er relation på en positiv nivå.
I den här artikeln har vi presenterat sex mejlskript som du kan använda för att jaga upp kunder som inte svarar:
- Uppföljning efter en förslagsinlämning.
- Påminnelse om att du väntar på ett svar.
- Sökning efter nytt arbete.
- Touching base efter en längre tid.
- Förfrågan om en förfallen betalning.
- Det avslutande e-postmeddelandet.
Har du någonsin haft framgång med att få en icke-responsiv klient att tala? Berätta vad du gjorde i kommentarsfältet nedan!
Du kan också läsa vår guide om hur du väljer de bästa verktygen för automatisering av e-postmarknadsföring.
Glöm inte att delta i vår snabbkurs om hur du snabbar upp din WordPress-webbplats. Med några enkla korrigeringar kan du minska laddningstiden med till och med 50-80 %:
.