Hur man organiserar pappersarbete | Del 8:
I början av sommaren lanserade jag en bloggserie för att hjälpa dig att få bukt med alla papper i ditt hem. Hittills har vi arbetat med hushållsmappar, hantverkspapper, viktiga dokument, barnens skolpapper, kökspapper, shoppingpapper och sentimentala papper. Om du har följt med och hållit dig uppdaterad bör allt papper i ditt hem vid det här laget vara sorterat, rensat, bedömt och placerat i perfekt lämpade förvaringssystem. Du borde veta var allt finns, hur det är organiserat, vad som står på etiketten och hur du kommer åt det … och alla återstående papper borde sedan länge ha kastats eller makulerats. Alla papper i ditt hem är nu organiserade … eller är de det? Har det kommit in nya papper under den tid som gått sedan du började den här resan? Finns det en hög med post som ligger på bänken? Är det anmälningshandlingar från årets skolaktiviteter som staplas på ditt skrivbord? Finns det ett recept som du just slet ut ur en tidning på kylskåpet? Förmodligen. För även om vi har gått igenom alla papper i ditt hem har vi ännu inte pratat om hur du ska hantera de nya papper som kommer in varje dag. För att verkligen få kontroll över ditt pappersarbete och få in det system som du har arbetat så hårt för att skapa måste du inrätta ett system för att hantera hushållets pappersflöde … det vill säga hur ett papper kommer från dörren till det ställe där det slutligen hör hemma. Låt mig visa dig vårt system ”Household Inbox” och gå igenom hur du sätter upp ett liknande system i ditt eget hem!
Detta inlägg innehåller affiliatelänkar. Du kan läsa min policy för avslöjande & sekretesspolicy här.
Under åren har jag varit något ”känd” för mina kommandocentraler. Jag har satt upp några ganska häftiga sådana genom åren, och det finns till och med en god chans att du läser min blogg idag på grund av funktioner i mina kommandocentraler någon annanstans på webben. Jag har alltid utformat våra ”kommandocentraler” så att de ska vara familjens centrala plats för att samla inte bara hattar, väskor och skor utan också viktiga papper, uppgifter att göra, vår familjekalender med mera. I varje center har jag alltid satt upp ett superfint system för att organisera post/papper som vanligtvis innehöll mappar eller avdelare för varje familjemedlem samt andra viktiga kategorier som strimla, skräp, fil, kataloger, kvitton etc.
Kansas Command Center | North Carolina Command Center 1 | North Carolina Command Center 2
Men kan jag berätta en hemlighet för dig? Trots de bästa av intentioner om att hålla mig uppdaterad med mina supergulliga filer gjorde jag det aldrig. Antingen placerades inkommande papper (från posten, skolväskor osv.) i rätt mappar och stannade där, eller så kom pappren aldrig in i det alltför omständliga systemet från början (och staplade sig bara på bänken som ett resultat). I slutändan blev dessa system aldrig mycket mer än vackra bilder och oanvänt skräp i våra hem.
När jag ser tillbaka på dessa system är det inte så att deras uppläggning eller funktionalitet var helt fel. Snarare var de bara mer komplicerade än de behövde vara. Jag placerade för många steg mellan dörren (där pappren kom in) och deras slutliga plats (arkivskåp, soptunna, dokumentförstörare osv.). Istället för att lägga pappren direkt i papperskorgen lades de i en mapp för ”papperskorgen” eller ”makulering”. Eftersom mapparna var så specifika kunde jag aldrig riktigt komma ihåg om Henrys skolregistrering lades i mappen ”Henry” eller i mappen ”File”! Resultatet blev att pappren bara låg i dessa kommandocentraler och staplade sig i stället för att verkligen hanteras och i slutändan organiseras och bli tillgängliga.
Låter det här bekant för dig? Har du någonstans på vägen köpt något gulligt postsorteringssystem men aldrig kunnat få det att fungera? Har det ett dussintal papper från för ett år sedan i det och ingenting annat? Eller är det kanske tomt? Det är okej … jag har också gjort detta … flera gånger till och med! Låt oss fixa det till ett system som fungerar och som kommer att användas!
Minska pappersmängden
Innan vi går in på hur vi ska hantera det papper som kommer in i huset, låt mig först kort diskutera hur man kan minska mängden papper som man har att hantera. Allt fler saker blir tillgängliga i digitala format, och jag föreslår att du tar till dig dem när det är möjligt. Från kontoutdrag och räkningar till skolblad och aktivitetsregistreringar, resehandlingar och bokningar till kvitton och transaktionshistorik … när du har möjlighet att anmäla dig till papperslös fakturering eller elektronisk kommunikation, gör det helt enkelt för att minska mängden papper som du i slutändan måste hantera.
Steg 1: Skapa en gemensam hushållsinkorg
Även om du gör ditt bästa för att bli papperslös, kommer det fortfarande att finnas papper som kommer in i huset, och du måste ta reda på hur du bäst ska ta hand om dem. Ni vet alla att jag hade väldigt, väldigt blandade känslor inför Marie Kondos bok The Life-Changing Magic of Tidying Up. Men ett koncept som verkligen slog an hos mig, och som jag har anammat helhjärtat sedan dess, är konceptet med en enda ”Household Inbox” med endast två superenkla kategorier: ”Att agera” och ”Att arkivera”. När det kommer till kritan bör alla papper som verkligen måste bevaras antingen arkiveras för gott (t.ex. i ett av de system som vi har arbetat så hårt för att skapa) eller åtgärdas på kort tid (t.ex. en räkning som måste returneras). Det finns egentligen inget behov av ytterligare underkategorisering vid denna tidpunkt. Genom att leda allt pappersarbete till en central plats i ditt hem (och sedan lägga undan det därifrån) sparar du tid och huvudvärk genom att alltid veta exakt var nya papper finns vid varje givet ögonblick.
I vårt nuvarande hem övergav jag det ”traditionella” kommandocentralschemat eftersom, som sagt, många av de system jag tidigare förlitat mig på aldrig användes (du kan se vår nuvarande uppställning i huset här). Precis vid ytterdörren finns dock mitt kontor, som är den perfekta platsen för vår ”Household Inbox”. Jag använde helt enkelt kommandostrips för att fästa två av dessa hängande arkivlådor på sidan av min IKEA Kallax-förvaringshylla. Jag märkte dem med vinyl och min Cricut Explore för att beteckna de två enkla kategorierna.
Steg 2: Gör papperskorgen tillgänglig
Vad du inte kan se på bilden ovan, precis under de två hängande mapparna, är en papperskorg. Detta verkar vara en så självklar lösning, men det gör stor skillnad när det gäller att förhindra att papper samlas på hög. Istället för att lägga papper åt sidan för att hamna i papperskorgen kan vi kasta allt som inte hör till kategorierna ”Att agera” eller ”Att arkivera” omedelbart i papperskorgen. #gamechanger
På samma sätt ville vi göra alla papper som behöver makuleras lite närmare sin slutdestination också. Så ungefär fyra steg från fil/skräpuppställningen finns vår pappersförstörare instoppad i ett skåp i mitt skrivbord. Sakta men säkert blir vi bättre på att makulera allt så fort det kommer in, men om vi helt enkelt inte har tid (eller känner för att tömma dokumentförstöraren!) har vi en arkivlåda bredvid dokumentförstöraren för att fånga upp allt till nästa dokumentförstöring.
Att ha en inkorg, en papperskorg och en dokumentförstörare i nära anslutning till varandra är ett säkert sätt att förhindra att pappershögar staplas på oönskade ställen!
Steg 3: Sköt inkorgen regelbundet
I ett hörn av mitt kontor har vi nu en enda hushållsinkorg där allt inkommande papper kan trilla in, samt en soptunna och en dokumentförstörare i närheten för omedelbar pappershantering. Men precis som alla andra organisationssystem kommer det bara att fungera och fortsätta att fungera om det regelbundet sköts och underhålls. Nästa steg i hanteringen av ditt pappersflöde i hushållet är därför att du mycket regelbundet tar hand om dina mappar To Act och To File.
En gång i veckan (jag rekommenderar att du gör detta när du skapar din måltidsplan eller fyller i din planerare för veckan) ska du ta hand om BÅDA mapparna Household Inbox. Börja med alla de saker som kan åtgärdas (eftersom de vanligtvis är mer tidskänsliga) och underteckna, posta eller returnera allt som finns i mappen. Ta sedan bort allt innehåll i mappen ”Att arkivera” och flytta det till sin slutliga, mer permanenta destination. Permanent destination? Du vet… alla dessa vackra, strömlinjeformade och funktionella system som vi redan har skapat, t.ex. våra hushållsmappar, skolförvaringslådor, pärm för viktiga dokument, köksmapp osv. Eftersom du redan har gjort allt det hårda arbetet med att skapa perfekta förvaringssystem för alla typer av papper, borde det bara ta några minuter varje vecka att lägga undan allt du hittar i högen med ”To File”-papper!
Du skulle kunna hävda att mappen ”To File” i hushållsinkorgen inte behövs alls, utan att det bara finns en mapp ”To Act”. Beroende på hur ditt hushåll ser ut kan det mycket väl vara sant. Om dina mer permanenta papperssystem är snabba och lätta att komma åt kan du säkert undvika mappen ”To File” helt och hållet och lägga undan de saker som kan behållas så fort de kommer in i huset. Men en del av att skapa ett pappersflödessystem för hushållet som verkligen fungerar är också att lära känna sig själv. Jag vet… med säkerhet… att jag inte kommer att springa fram och arkivera hållbara papper varje dag. Visst, Henrys tillståndspapper kommer förmodligen att läggas i pärmen för familjeaktiviteter så snart det kommer hem. Men i allmänhet kommer allt som behöver sparas, ses över eller arkiveras mer permanent att ligga runt omkring om jag inte ger det ett särskilt hem. Genom att ha en centraliserad hushållsinkorg med både ”att arkivera” och ”att agera” kan jag hålla viktiga papper borta från köksbänkarna utan att det känns som om jag ständigt flyttar bort papper dag ut och dag in.
Punkten här är att du ska hålla det enkelt… riktigt enkelt… men gör också det som är mest meningsfullt för dig, ditt hem och din familj!
Steg 4: Bygg upp vanor kring den nya rutinen
Men även om mina tidigare pappersinsamlingssystem var lite för komplicerade ska jag också erkänna att jag hoppade över det sista och viktigaste steget: bygg upp nya vanor kring pappersflödesrutinen. Detta sista steg kan inte förbises, för även med en central inkorg kommer dina papper till slut att hamna utom kontroll om du inte regelbundet tar hand om dem. För att verkligen få ett grepp om pappret i ditt hem och besegra pappersröra för gott MÅSTE du bygga in dessa nya steg för arkivering/skräpning/rivning/skötsel i din veckovisa rutin för hushållet. För att göra det: schemalägg det i din planerare, ställ in ett larm på din telefon, skapa visuella utlösare (t.ex. om mappen är för full måste du tillbringa en eftermiddag med att tömma den). Vad som än fungerar för dig … vänj dig vid att flytta dina papper från din hushållsinkorg till dina slutliga förvaringslösningar mycket regelbundet. Om du har en familj måste du dessutom träna på att lära dem ditt nya system och arbeta med det tillsammans tills alla gör sin del för att arkivera, slänga, strimla och lägga undan saker efter behov.
Hur ser vårt pappersflöde i hushållet ut?
När post eller andra slumpmässiga papper kommer ut ur min handväska eller Gregs väska tas de genast med till kontoret. Papper som går i papperskorgen hanteras omedelbart och resten arkiveras som ”att arkivera” eller ”att agera”. Henrys skolpapper hanteras på ett något annorlunda sätt. Allt som är viktigt läggs visserligen i vår hushållsinkorg, men hans färdiga skolarbeten läggs omedelbart i hans egen dedikerade ”inbox”-korg för att sorteras och organiseras separat (du kan se mer om hur jag gör det här). Varje söndag, medan jag sammanställer vår måltidsplan, beställer matvaror och uppdaterar vår kalender för den kommande veckan, tar jag hand om båda filerna i vår hushållsinkorg. Åtgärdsärenden behandlas först, och sedan lägger jag undan allt som finns i mappen ”Att arkivera”. Precis som med att lägga undan all tvätt på söndagskvällen är mitt mål att alltid börja måndagen på nytt med en tom inkorg!
Household Inbox Products I Love
Detta är de produkter som jag använde (och älskar!) för att sammanställa vår hushållsinkorg!
Här är några andra produkter att överväga när du upprättar ett pappersflöde för ditt hem!
Andra strategier för att etablera pappersflöde i hemmet. Varje hushåll har unika behov och krav för att kontrollera pappersflödet. Därför har jag samlat ihop några av de bästa artiklarna och tipsen jag kunde hitta från mina vänner och bloggkollegor. Om du behöver fler idéer för att hantera pappersflödet kan du kolla in de här inläggen nedan.
- En riktigt bra översikt över alla papper… från att de kommer in genom dörren till att de hittar sin eviga förvaring av Kaitlin på The Simply Organized Home.
- Ett system som liknar mitt, men som är ännu mer förenklat, av Jenn på Clean and Scentsible.
- Om du behöver en dedikerad plats för att spåra och betala räkningar:
- En enkel låda av Jen på I Heart Organizing.
- En vacker ”center” för betalning av räkningar av Toni på A Bowl Full of Lemons.
- Mer DIY väggmonterade filhållare:
- Love these easy baskets by my friend Karen at a House Full of Sunshine.
- Gorgeous wood versions by Jenn at Build Basic.
- A simple countertop station to sort all the things by Becky at Clean Mama.
Homework. Jag vet att många av er är redo att dyka in redan nu, så jag kommer att ge er en slags ”hemuppgift” varje vecka. Ta de kommande sex dagarna till att utföra allt jag har beskrivit här för att slutföra din pappersorganisationsresa!
Denna vecka:
- Undersök alla system för pappersorganisering som du redan har satt upp i ditt hem. Var finns de? Fungerar de? Vad fångar de upp? Vad fångar de inte? Hur kan de förbättras?
- Tänk på var och hur papper kommer in i ditt hem. Tänk på var och hur papper samlas i ditt hem. Tänk på var och hur du skulle kunna sätta upp en enda hushållsinkorg.
- Beställ/finna förnödenheter för att sätta ihop en hushållsinkorg. Fundera också på var du kan placera sopor/klippkärl.
- Etablera ett tydligt definierat pappersflöde i ditt hem. Lär ut det till alla som bor med dig.
- Identifiera ett regelbundet datum/tid för att sköta din Household Inbox och håll dig till det genom att skapa påminnelser.
- Skynda på att fira eftersom du nu har sorterat och organiserat ALLT papper i ditt hem OCH identifierat ett system för att hantera nya papper. Du har officiellt erövrat din pappersröra!
Hur man organiserar pappersarbete BLOG SERIE
Förut!
Innan ni åker ville jag vara säker på att berätta för er om ett riktigt häftigt arrangemang som kommer att äga rum om bara några veckor! Det kallas Get Organized HQ och är ett veckolångt online-event som visar dig otaliga steg-för-steg-lösningar för att organisera och effektivisera ditt liv och hem. Du kommer att kunna lära dig av mer än 20 ”varit där, gjort det”-experter om alla möjliga användbara ämnen, inklusive måltidsplanering, snabbstädning, digital fotoorganisering, hemförvaltning, ekonomi, hemorganisation och mycket mer!
Jag kommer att undervisa i en klass som heter ”Taper the Paper”, där jag kommer att sammanfatta allt jag har lärt ut under loppet av de senaste 8 veckorna i en enkel lättförståelig presentation (och det finns en GRATIS utskrivbar arbetsbok som följer med klassen!). Jag har också sett uppställningen av talare vid årets evenemang; och min vän, du vill verkligen inte missa detta.
Get Organized HQ kommer att vara full av så mycket bra information som verkligen kommer att hjälpa dig att få din höst till en produktiv och organiserad start! Läs mer och anmäl dig till detta GRATIS evenemang genom att klicka nedan:
Okej mina vänner, detta är det sista inlägget i serien Hur man organiserar pappersarbete (yayayayayayayay!!!!). Jag kommer att göra en snabb sammanfattning nästa fredag, men sedan ska vi gå vidare till andra roliga saker som organisation av skafferiet och Henrys sovrums makeover som jag äntligen blev klar med! Under tiden har jag ett roligt inlägg planerat för tisdag för att visa er hur mitt hus verkligen ser ut nuförtiden! Vi ses då!
Postat i Organisation, Pappersarbete Organisation.