Vad du bör veta om certifikat för befrielse från omsättningsskatt
Som expert på statlig och lokal skatt (”SALT”) hjälper jag kunderna att uppfylla sina skyldigheter när det gäller omsättnings- och användningsskatt i flera delstater. Detta omfattar naturligtvis även representation när deras deklarationer (eller deras status att inte lämna in deklarationer) blir föremål för revision. Några av de vanligaste frågorna från kunderna handlar om att säkra undantagsintyg från kvalificerade kunder. Varje företagare bör vara bekymrad över undantagsintyg och förstå när och varför de bör skaffa dem så att de kan minimera exponeringen för omsättningsskatt om företaget skulle bli granskat.
Varför krävs undantagsintyg?
Utantagsintyg för omsättningsskatt krävs närhelst en säljare säljer skattepliktiga varor eller tjänster och inte tar ut omsättningsskatt i en jurisdiktion där han eller hon är skyldig att göra det. Certifikatet utfärdas av en köpare för att göra skattefria inköp som normalt skulle vara belagda med omsättningsskatt. De flesta statliga intyg om befrielse från omsättningsskatt upphör inte att gälla och säljaren är skyldig att behålla intyg om befrielse från omsättningsskatt så länge som försäljning fortsätter att ske till köparen och omsättningsskatt inte tas ut. Befrielsecertifikat krävs inte för varor som inte är skattepliktiga enligt lag.
Ins finns det ett globalt befrielsecertifikat som kan användas i flera stater?
Nej, tyvärr finns det inga globala regler om befrielsecertifikat. Varje delstat har sin egen uppsättning av undantagsintyg samt regler och förordningar om hur de ska användas, men vissa allmänna regler gäller dock. De flesta stater har till exempel breda kategorier av undantag – återförsäljning, myndigheter, tillverkning, skattebefriade organisationer, telekommunikationer, jordbruk osv. Eftersom alla delstater inte har alla undantag på plats måste lokala regler och lokala krav på efterlevnad beaktas.
Har delstaterna olika behandling av försäljning till skattebefriade organisationer och statliga organ?
Ja, delstaterna har olika behandling av försäljning till skattebefriade organisationer (501 (c) (3)-status för inkomstskatt) och statliga organ. En allmän tumregel är att inköp som görs av den federala regeringen är undantagna i alla delstater, men dokumentationskraven varierar. Vissa stater beskattar statliga och lokala myndigheters inköp, bland annat MN, SC, WA, CA, AZ och HI. Delstater som undantar statliga och lokala myndigheter kräver i allmänhet att inköpen är avsedda uteslutande för det undantagna organet och att det undantagna organet är den registrerade betalaren.
De flesta kunder tror att all försäljning till icke-vinstdrivande 501 (c) (3)-organisationer automatiskt är undantagen från skatteplikt. Detta kan vara ett kostsamt antagande. För att en icke-vinstdrivande organisation ska vara skattebefriad måste den ansöka om och beviljas status som skattebefriad försäljnings- och användningsskatt i den eller de delstater där den bedriver sin verksamhet. Låt dig inte luras av organisationens namn som låter befriat, se till att du får ett korrekt ifyllt intyg om befrielse om skatt inte tas ut, annars kan du bli föremål för påföljder för att inte ta ut omsättningsskatt.
Som säljare, hur vet jag vilket intyg om befrielse som gäller för en transaktion?
Som nämnts ovan finns det inga snabba och enkla regler om intyg om befrielse. Olika certifikat gäller för olika undantag, och det kan finnas unika certifikat för specialiserad egendom eller tjänster. Man måste undersöka de olika skattemyndigheternas webbplatser eller rådgöra med sin SALT-rådgivare för att avgöra vilket formulär som gäller. På New York State Department of Taxation and Finance’s webbplats finns till exempel en mycket användbar Tax Bulletin, ST-240 Exemption Certificates for Sales Tax, där det förklaras vem som får använda exemption certificates, hur de ska användas på rätt sätt och vilket certifikat som ska användas på grundval av de allmänna undantagen från omsättningsskatt i skattelagstiftningen. Bulletinen finns på följande adress: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/
exemption_certificates_for_sales_tax.htm.
Varför kan en säljare inte helt enkelt utfärda ett certifikat för flera jurisdiktioner (Multi-Jurisdiction Certificate (MJC)) enligt vad som föreskrivs av Multi-State Tax Commission (kommissionen för skattemyndigheter i flera delstater) eller ett certifikat för befrielse från skatteavtal om förenklad försäljningsskatt (Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate), som utarbetats av styrelsen för förenklad försäljnings- och användningsskatt (Streamlined Sales and Use Tax Governing Board)?
Som diskuterats ovan varierar reglerna för försäljnings- och användningsskatt från stat till stat. För att hjälpa säljarna att uppfylla sina skyldigheter i flera jurisdiktioner har många stater anslutit sig till Multi-State Tax Commission eller Streamlined Sales Tax Project.
Multistate Tax Commission är ett mellanstatligt statligt skatteorgan som arbetar för staternas och skattebetalarnas räkning för att på ett rättvist och effektivt sätt förvalta skattelagstiftningen som gäller för företag som är verksamma i flera stater och multinationella företag. Kommissionen har utarbetat ett enhetligt intyg om omsättnings- och användningsskatt (Uniform Sales and Use Tax Certificate) som 38 stater godkänner för användning som ett ”generellt” intyg om återförsäljning (användningen av detta intyg är inte giltig i New York State och i flera andra stater). Staterna varierar dock i sina regler om kraven för undantag för återförsäljare. Vissa stater kräver att återförsäljaren (köparen) är registrerad för att ta ut omsättningsskatt i den stat där återförsäljaren gör sitt köp. Andra stater godtar certifikatet om ett identifikationsnummer anges för en annan stat (t.ex. köparens hemstat). Man måste kontrollera med lämplig stat om man uppfyller kraven i den staten för att betraktas som återförsäljare och om man kan använda MJC för att ansöka om befrielse från omsättningsskatt.
The Streamlined Sales and Use Tax Project (”SSTP”) är ett samarbete mellan 44 delstater och näringslivet för att förenkla detaljisternas och delstaternas administration av uppbörden av omsättnings- och användningsskatt. För att underlätta för detaljister och distansförsäljare som är verksamma i flera stater att bedriva sin verksamhet i en rättvis och konkurrenskraftig miljö har styrelsen för SSTP utvecklat ett undantagscertifikat för flera stater, Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate. Certifikatet ger en rad olika undantag och är inte begränsat till transaktioner av återförsäljningstyp. Det är inte alla stater som tillåter alla de undantag som anges på detta formulär och stater som New York accepterar inte användningen av detta intyg som ett giltigt intyg om undantag. Köparna är ansvariga för att avgöra om de är berättigade till skattebefrielse i den stat som annars skulle vara skyldig att betala skatt på försäljningen. Beroende på reglerna i en viss jurisdiktion och deras grad av deltagande i MJC eller SSTP kan olika undantag och inlämningskrav gälla.
Vad menas med ett ”korrekt ifyllt” intyg?
I de flesta delstater innebär ett korrekt ifyllt undantagsintyg att intyget är ifyllt i sin helhet av köparen, dvs. att varje rad som måste fyllas i är ifylld av den köpare som utfärdar intyget. De flesta stater kräver att det korrekt ifyllda certifikatet erhålls inom 90 dagar från försäljningsdatumet och att säljaren accepterar certifikatet i ”god tro”. Att acceptera ett intyg i god tro innebär att säljaren inte har någon anledning att tro att det som köparen har angett på intyget inte är sant.
Vad händer om en säljare inte har fått ett korrekt ifyllt undantagsintyg och inte kan lokalisera kunden för att få ett nytt eftersom denne inte längre är verksam
I de flesta revisionssituationer kommer en icke skattepliktig försäljning som inte stöds av ett korrekt ifyllt undantagsintyg att avvisas och omsättningsskatt kommer att tas ut av säljaren, även om omsättningsskatt i allmänhet är en ”konsumentskatt”. För att göra saken ännu värre, eftersom de flesta icke beskattningsbara försäljningar granskas med hjälp av en ”testperiodsrevisionsmetod” (en begränsad period ”testas” och en felprocent tas fram som projiceras under hela revisionsperioden) kommer den försäljningsskatt som ska betalas för varje otillåten försäljning att ”projiceras” under hela revisionsperioden. Ett saknat eller ofullständigt intyg om undantag kan skapa onödig exponering vid en revision på grund av den matematiska sammansättningen av felprocenten:
- Säg att revisorn testar en sammanlagd icke beskattningsbar försäljning till ett värde av 525 000 dollar under en månadsperiod. Av detta belopp avvisar revisorn 12 000 dollar av den icke beskattningsbara försäljningen under testperioden på grund av avsaknad av korrekt ifyllda intyg om skattebefrielse. Om man utgår från en skattesats på 8 % och 36 månader under granskningsperioden kommer revisorn att räkna med en ytterligare försäljningsskatt på 34 560 dollar (12 000 dollar x 8 % = 960 dollar X 36 månader) som ett resultat av att endast 960 dollar av den ytterligare skatt som konstaterats vara skyldig under granskningsperioden.
Företagen kan inte bara bli föremål för en skattskyldighet på grund av att intyg om undantag saknas eller är ofullständiga, utan i de flesta delstater hålls ”ansvariga personer” (de som är skyldiga att agera på företagets vägnar) personligen ansvariga om företaget inte fullt ut betalar skatt, straffavgift och ränta till följd av en revision. Om vi använder exemplet ovan och antar att företaget inte går med på eller inte betalar hela den skatt som konstaterats vid revisionen, kommer företagsägaren följaktligen att få ett personligt utlåtande om 34 560 US-dollar i skatt plus straffavgift och ränta. Personliga bedömningar kan allvarligt påverka kreditvärdigheten och kommer säkerligen att orsaka onödiga ekonomiska svårigheter.
Vad kan man göra för att undvika eller minimera exponeringen vid revisioner när man erhåller undantagsintyg?
Följande bästa praxis kan bidra till att minimera eller eliminera exponering vid revision av företagets icke skattepliktiga försäljning:
- Fördjupa dig i undantagsintyg i de delstater där du bedriver verksamhet och utforma en policy för undantagsintyg som alla i företaget måste följa, utan undantag.
- Inhämta ett korrekt ifyllt undantagsintyg vid den första försäljningen. Alltför ofta får en säljare höra från sin kund: ”Jag är skattebefriad, ta inte ut skatt av mig, jag ska skicka dig ett intyg om skattebefrielse”, och kunden skickar naturligtvis aldrig in det. Ta ut omsättningsskatt på alla skattepliktiga försäljningstransaktioner tills du får ett korrekt ifyllt undantagsintyg.
- Säkerställ att undantagsintyg bevaras under den tidsperiod som krävs för att styrka att den skattefria försäljningen inte är skattepliktig. Din akt kan behöva bevaras så länge som du fortsätter att inte ta ut försäljningsskatt av en viss kund eller så länge som preskriptionstiden är begränsad i den eller de stater där du bedriver verksamhet, beroende på vad som gäller. Och kom ihåg att det inte räcker med att bara skaffa intyget; du måste också behålla det och göra det tillgängligt vid en revision.
- Centralisera mottagandet och förvaringen av alla intyg om skattebefrielse. Ett decentraliserat arkiveringssystem kan leda till luckor i den korrekta interna kontrollen av undantagsintygen. En decentraliserad förvaring av intyg leder ofta till förlorade eller ofullständiga intyg. Sprid inte ansvaret över hela verksamheten. Kostsamma fel uppstår ofta när undantagsintyg erhålls av säljare, butikschefer, butiksbiträden etc. som kanske inte är ordentligt utbildade för att identifiera vad som är ett korrekt ifyllt intyg eller det korrekta intyget som ska erhållas.
- I företag där det finns många undantagsintyg i arkivet är det en bra idé att förvara intygen elektroniskt. Det finns specialiserad programvara som kan minska revisionsexponeringen och öka produktiviteten genom att centralisera hanteringen av undantagsintyg.
Oavsett om du säljer skattepliktiga produkter eller tjänster och inte tar ut omsättningsskatt, eller om du köper varor utan att betala omsättningsskatt, måste du känna till konsekvenserna av omsättnings- och användningsskatten för din verksamhet i varje delstat där du bedriver verksamhet. Se till att erhålla befrielse i stater där nexus har fastställts, och fokusera sedan på den typ av befrielse som begärs för att försäkra dig om att rätt befrielseintyg erhålls.
Sök råd hos en av Marcums SALT-experter så att du kan undvika, eller åtminstone minimera onödig skatteexponering vid en revision av din icke beskattningsbara försäljning eller dina inköp på grund av problem med befrielseintyg.