Venngage
Vi gör alla vårt bästa för att se till att vår personal är nöjd och frisk. I en perfekt värld skulle du därför aldrig behöva skapa en incidentrapport.
Men eftersom incidenter inträffar är det aldrig en dålig idé att vara förberedd på alla situationer – särskilt inte på det oväntade.
Småföretagare, personalansvariga och förstahandssvarare vid nödsituationer på arbetsplatsen: det här är artikeln för dig!
I den här steg-för-steg-guiden delar vi med oss av våra bästa tips för att skapa incidentrapporter som hjälper dig att genomföra effektiva utredningar och se till att liknande (eller allvarligare) incidenter inte inträffar igen. Vi inkluderar också våra bästa mallar för att få jobbet gjort.
Innehållsförteckning:
- Vad är en incidentrapport?
- Exempel på incidentrapporter, Mallar och designtips
- Enklare mall för incidentrapport
- COVID-19 Mallar för incidentrapport för anställda
- Hur man skriver en incidentrapport
Använd den här kostnadsfria mallen
Alla mallar i det här inlägget kan anpassas med hjälp av vårt enkla verktyg för att skapa incidentrapporter online. Det är gratis att registrera sig och många av våra mallar är också gratis att använda.
Vad är en incidentrapport?
En incidentrapport är ett formulär för att dokumentera alla sjukdomar, skador, nästan-olyckor och olyckor på arbetsplatsen. En incidentrapport ska fyllas i när en incident inträffar, oavsett hur liten en skada är.
Här är ett exempel:
ANVÄNDA DET HÄR GRATIS FÖRLAGAN
Alla sjukdomar eller skador som påverkar den anställdes arbetsförmåga måste noteras. Detaljerna kring vad som krävs enligt lag för att ingå i en incidentrapport varierar beroende på den federala eller provinsiella lagstiftning som påverkar din arbetsplats.
Om du är osäker kan du ta en titt på din regerings webbplats för mer information. I vissa fall finns det undantag som kan undanta små företag från att följa sådan lagstiftning.
Använd den här rapportmallen
Exempel på incidentrapporter och designtips
Här är några exempel på incidentrapporter som kan hjälpa dig att komma igång. Jag har också inkluderat några tips för utformning av rapporter för att hjälpa dig att presentera din information på ett effektivt sätt. Vi har också en omfattande guide till allmän rapportdesign om du vill gräva lite djupare i ämnet.
Integrera ditt varumärke i rapportdesignen
Som med alla dokument som du skapar för ditt företag är det bra att införliva ditt varumärke i dina incidentrapporter. (Psst-Venngages funktion Brand Kit gör det enkelt att lägga till ditt varumärke med bara ett klick!)
Inkludera dina varumärkesfärger i din design. Det kan du göra genom att använda dem i rapportens rubrik, sidfot, sidofält och i alla visuella element.
Du kan använda dina varumärkesfärger i bakgrunden av din incidentrapport:
ANvända den här rapportmallen
Du kanske också vill inkludera din logotyp, som i den här incidentrapportmallen:
När du använder den här rapportmallen
Organisera din information i sektioner med hjälp av rutor
För att göra din information så lättläst som möjligt bör du organisera den i sektioner. Ett av de enklaste sätten att göra detta är att använda rutor.
Se till exempel hur dessa mallar för incidentrapporter använder rutor för att dela upp informationen i sektioner:
ANVÄNDA DEN HÄR RAPPORTMALLEN
Det här exemplet på incidentrapport använder också rektanglar för att beteckna sektionsrubriker:
Använd det här rapportmodellen
Färgkoder för avsnitten i din incidentrapport
Färger är inte bara bra för att göra dina rapporter, presentationer och diagram mer intressanta att titta på. Du kan också använda färg för att organisera avsnitt i din rapport och för att uppmärksamma viktig information.
För fler tips om hur du använder färg i din design kan du läsa vår guide om hur du väljer färger för att kommunicera effektivt.
Använd den här rapportmodellen
Använd den här rapportmodellen
Lägg till en visuell rubrik till din incidentrapport
Som en del av ditt företags varumärkesprofilering kanske du vill lägga till en visuell rubrik till dina rapporter. I den här incidentrapportmallen används till exempel ett neutralt foto med ett färgfilter för att skapa en professionell rubrik:
Använd den här rapportmallen
Det här kan du göra i Venngage genom att överlagra ett foto på en färgbakgrund och justera opaciteten för fotot:
Du kan använda samma effekt även för sidofält:
Använd det här rapportmallen
Gör ett låtsasformulär för att erbjuda medlemmarna i nyhetsteamet som exempel
Om du byter personal eller om det händer något när personen som äger incidentrapporter är borta, är det mycket viktigt att det finns en process dokumenterad. Det garanterar att om någon sätts på plats kan de fylla i incidentrapporten på rätt sätt.
Det kan också vara till hjälp att lägga till korta beskrivningar av vilken typ av information som ska ingå i varje fält. Ta en titt på hur det här exemplet på incidentrapport erbjuder en kort text för att vägleda personen som fyller i den:
Använd det här rapportmallen
Använd ikoner för att visualisera begrepp
Ikoner är små, kompakta visuella objekt som kan användas för att förstärka informationen i dina rapporter. Du kan också använda dem för att uppmärksamma specifika fält och viktiga delar av informationen.
I den här mallen för incidentrapporter används till exempel ikoner för att ange syftet med varje fält:
Använd den här rapportmallen
Använd den här rapportmallen
Hur man skriver en incidentrapport
Det är viktigt att etablera en systematisk metod för att undersöka incidenter.
Det är också lika viktigt att få en rapport utarbetad som gör att du kan registrera alla relevanta aspekter av incidenten – detta är det viktiga första steget i incidentrapporteringsprocessen.
När du har skapat ditt incidentrapportformulär kan du:
- Börja din utredning med att ta reda på fakta
- Och avsluta din utredning med att fastställa rekommendationer för att förhindra både en ökning av incidentens allvarlighetsgrad och möjligheten till en upprepning.
För att skriva incidentrapporter ska du följa det grundläggande format som beskrivs nedan.
Använd det här infografiska mallen
Företag omedelbara åtgärder
Medarbetare i din organisation bör meddela sin chef eller någon annan medlem av företagets ledningskommitté så snart en incident inträffar – oavsett händelsens art (oavsett om det rör sig om en olycka, sjukdom, skada eller nästan-olycka).
Detta sagt måste det finnas klart definierade kommunikationskanaler för att främja praxis att anställda träder fram i dessa situationer och vikten av detta.
När en incident har rapporterats är ledningsmedlemmarnas första ansvar att se till att lämplig behandling, vid behov, ges till dem som drabbats av händelsen.
Om denna anmärkning: Om faran fortfarande finns kvar måste den chef som händelsen har rapporterats till undanröja faran genom att kontrollera den. Varje företag bör ha ett definierat förfarande för att åstadkomma detta baserat på arbetets karaktär.
Till exempel, om det har skett ett spill som orsakat ett fall. Du skulle ta hand om offret och omedelbart låta torka upp utsläppet och identifiera området som en fara genom att använda en skylt.
Samla in fakta
När de omedelbara åtgärderna, inklusive reaktionen på händelsen och eliminering av faran från miljön, har utförts är det dags att fastställa och registrera fakta i samband med händelsen.
ANVÄNDA DETTA SOCIAL MEDIA TEMPLATE
Fakta relaterade till händelsen inkluderar:
Grunderna
Identifiera specifik plats, tid och datum för händelsen. Denna information är grundläggande för utredningen och den mest uppenbara informationen att samla in.
De drabbade
Samla in uppgifter om de personer som är inblandade och/eller påverkas av händelsen. Detta innebär att registrera namnen på de inblandade personerna, deras befattningsbeteckningar, avdelningar och chefer för de berörda personerna.
Vittnen
Tala med eventuella vittnen till händelsen för att samla in deras perspektiv på händelsen. Anteckna deras uttalanden så detaljerat och noggrant som möjligt i formuläret.
För att säkerställa noggrannhet är det bästa tillvägagångssättet att gå igenom dina anteckningar med vittnet för att se till att de håller med om hur händelsen skildras i rapporten. Det är också viktigt att inkludera namnet/namnen på eventuella vittnen i rapporten om det skulle behövas ytterligare förhör.
Kontexten
Konsultera och dokumentera de händelser som inträffade före händelsen. Fråga:
- Vad gjorde den anställde?
- Vem bad dem att utföra uppgiften? Hur kände sig den anställde före incidenten? …osv.
Det är viktigt att identifiera vilka faktorer som var ett resultat av händelsen och vilka faktorer som fanns före händelsen och som kan vara en potentiellt bidragande faktor till att händelsen inträffade.
Handlingarna
I rapporten måste du specificera de inblandade personernas handlingar vid tidpunkten för händelsen. Vad gjorde den anställde som ledde till händelsen?
Om en anställd till exempel skadade ryggen när han eller hon lyfte en låda på jobbet är det viktigt att fastställa hur den anställde lyfte lådan för att avgöra om det bidrog till skadan. Om ja, fråga då om den anställde fick rätt utbildning för denna uppgift och av vem eller vilken källa?
Miljön
Identifiera och registrera miljöförhållanden som bidrog till händelsen. Var belysningen otillräcklig? Fungerade en del av utrustningen inte korrekt? Hindrades de anställdas sikt av bländning eller en blind fläck? Och så vidare.
Skadorna
Registrera detaljerade beskrivningar av specifika skador och utvärdera deras allvarlighetsgrad i rapporten. Beskrivningen bör omfatta skadade kroppsdelar, skadornas art och omfattning.
Behandlingen
Det är också viktigt att i händelserapporten dokumentera vilken typ av behandling som har getts för de erkända skadorna. Denna information är viktig att dokumentera för att förstå hur den anställde återhämtar sig när man går igenom detaljerna kring händelsen.
Skadorna
Redogör en redogörelse för eventuella skador på utrustning, material etc. som påverkades av händelsen. Detta kommer att vara användbart att hänvisa till under analysen av händelsen för att överväga en både en plan för korrigerande åtgärder och för att avgöra vilka föremål som måste repareras eller ersättas.
3. Analysera och reflektera
Att samla in och registrera fakta om händelsen hjälper till att fastställa hur händelsen inträffade. Genom att analysera de insamlade fakta som rör händelsen kan man fastställa varför händelsen inträffade.
Analysera och fastställa hur och varför incidenten inträffade är viktigt för att utveckla en effektiv plan för korrigerande åtgärder.
Potentiella orsaker till olyckor eller skador som inträffat på arbetsplatsen kan vara följande:
- Primära orsaker (till exempel en osaltad isfläck på en trappa som orsakade en halka och ett fall).
- Sekundära orsaker (t.ex. en anställd som inte bar lämplig personlig skyddsutrustning, t.ex. en hård hjälm eller glasögon).
- Andra bidragande orsaker (t.ex. en utbränd glödlampa i området som orsakade dålig sikt).
ANVÄNDA DETTA SOCIAL MEDIA TEMPLATE
Utarbeta en plan för korrigerande åtgärder
En plan för korrigerande åtgärder skulle ge rekommendationer som ett sätt att minska risken för ett fortsatt problem och/eller att händelsen upprepas. Rekommendationerna är ett resultat av en effektiv analys av de fakta som samlats in och dokumenterats i incidentrapporten.
Elementen i en effektiv plan för korrigerande åtgärder kan omfatta följande:
- Arbetshälsa & Säkerhetsutbildning för anställda
- Förebyggande rutinunderhållsprocesser som säkerställer att utrustningen är i gott skick
- En översyn av arbetssätt och rutiner med en rekommendation om förändringar. för att minska risken för incidenter
- Uppförande av en analys av arbetsrisker för att fastställa om andra potentiella faror är förknippade med uppgiften och/eller miljön och sedan utbilda de anställda om dessa faror baserat på resultaten av bedömningen
- Teknik, förändringar/uppgraderingar av utrustning eller personlig skyddsutrustning för att säkerställa att uppgiften eller processen för att utföra den uppgiften utgör mindre risk
ANVÄNDA DETTA SOCIAL MEDIA TEMPLATE
Exempel på olycksfallsrapport
COVID-19 Mall för incidentrapport för anställda
Använd den här mallen
Mall för rapport om kritiska incidenter för anställda inom hälso- och sjukvården
Använd den här mallen
Slutsats
Om än att vara förberedd på det oväntade är ofta svårt, är förebyggande åtgärder en hörnsten för att upprätthålla en lycklig och hälsosam arbetsmiljö för dig själv och din personal.
Incidentrapporter är inte bara en definierande del i varje företags protokoll för incidenthantering, utan de ger ett sätt att undvika återkommande missöden och/eller inspirera till förändring.
Det är därför det är avgörande att ha ett relevant och omfattande incidentrapportformulär förberett och till hands för varje incident som kan uppstå. Genom att följa din jurisdiktions lagstiftning och ta hänsyn till de fyra komponenterna som föreskrivs ovan kommer du att vara väl förberedd för att hantera incidenter på ett effektivt sätt.
Effekten av att reagera på incidenter på arbetsplatsen i tid och på ett detaljorienterat sätt kommer inte bara att säkerställa en säker arbetsplats, utan också: