Wat betekent CC in e-mail en wanneer moet het worden gebruikt
Toen e-mail de traditionele vormen van kantoorcommunicatie verving, nam het de bestaande taal van op papier gebaseerde memo’s over. Vroeger typten kantoormedewerkers correspondentie op doorschrijfpapier, zodat automatisch een doorslag werd gemaakt die vervolgens naar een tweede ontvanger kon worden gestuurd. Zo hoefde hetzelfde document niet meer meerdere keren te worden getypt.
De term carbon copy – of meer algemeen, “CC” – is nu een integraal onderdeel van e-mail lingo. En hoewel er geen handboek is over hoe en wanneer het te gebruiken, zijn er enkele beste praktijken die de moeite waard zijn om in gedachten te houden voordat u het CC-veld invult en op “verzenden” klikt.”
Hoe CC te gebruiken in Gmail
Het gebruik van CC in de huidige e-mailtaal betekent dat u een e-mail niet alleen naar de primaire ontvanger in het veld “Aan” stuurt, maar ook naar een of meer secundaire ontvangers. In Gmail kunt u tot 100 ontvangers in een e-mail een CC-vermelding geven.
Om het CC-veld in Gmail in te vullen:
- Klik op Samenstellen om een nieuw bericht te openen.
- Vul het veld Aan in door het e-mailadres van de primaire ontvanger in te vullen.
- Klik op CC rechtsboven in de e-mailcomponent.
- Voeg de e-mailadressen van de secundaire ontvangers in.
Als u op Verzenden hebt geklikt, wordt uw e-mail verzonden naar zowel de primaire ontvanger in het veld Aan, als naar alle e-mailontvangers die u in het veld CC hebt opgenomen. Elke ontvanger kan alle andere e-mailadressen zien, dus zorg ervoor dat u toestemming hebt om de gegevens van uw contactpersonen te delen.
Wanneer CC gebruiken in een e-mail
Hoewel CC een nuttig hulpmiddel is om tijd te besparen en de communicatie te verbeteren, wordt het vaak te pas en te onpas gebruikt, zonder dat er rekening wordt gehouden met elementaire communicatie-etiquette. Daarom is onze lijst van wanneer CC te gebruiken relatief kort:
Wanneer je ontvangers op de hoogte wilt houden
Gebruik voorzichtigheid wanneer je mensen “op de hoogte” wilt houden. Als u het te veel gebruikt, loopt u het risico dat u uw ontvangers overstelpt met te veel e-mails die ze gewoon niet lezen.
Bedenk of elke ontvanger echt moet worden gekopieerd. Bevat de e-mail informatie die zij nodig hebben, of voeg je gewoon de zoveelste e-mail toe aan hun inbox?
Als algemene regel stellen wij voor dat mensen die op de hoogte moeten worden gehouden, zijn:
- Managers of collega’s die specifiek vragen om te worden ge-CC’d bij alle of specifieke communicatie.
- Leden van een team die op de hoogte moeten worden gehouden van een project.
Wanneer u een contact voorstelt
Wanneer u iemand e-mailt om hem voor te stellen aan een ander contact, wilt u dat beide partijen de e-mail zien, zodat ze het gesprek daarna kunnen voortzetten. Het is aan u of u de nieuwe contactpersoon toevoegt in het veld Aan of in het veld CC, hoewel het gebruik van CC volkomen aanvaardbaar is.
Wanneer geen CC gebruiken in een e-mail
Een overvolle inbox kan een echt probleem zijn voor de efficiëntie, en het is normaal dat mensen dringendere e-mails voorrang geven boven correspondentie waarvoor ze alleen een CC hebben gekregen. Als je een van je contactpersonen routinematig een CC geeft voor je correspondentie in bredere zin, zullen ze de e-mails al snel niet meer lezen. Dit kan resulteren in het missen van belangrijke informatie.
Gebruik voorzichtigheid met deze functie, zodat u niet onnodig CC’ing mensen en overspoelen hen met meer e-mail dan ze nodig hebben.
Wanneer u niet de juiste toestemming hebt
Op grote schaal en ondoordacht gebruikt, kan CC’en onbedoelde problemen veroorzaken.
Stel dat u e-mailcommunicatie hebt gevoerd met een collega en dan plotseling besluit dat een andere collega er ook baat bij zou kunnen hebben om in de thread te worden opgenomen. Voordat je hem of haar simpelweg CC’t in je volgende antwoord, moet je eerst toestemming vragen aan beide partijen. Er kan gevoelige informatie diep in de bestaande thread zitten die het nieuwe contact niet mag zien.
Wanneer u een reactie of actie verwacht
Overweeg alleen CC’en van ontvangers van wie u geen reactie of directe actie verwacht – in feite gaan de meeste e-mailontvangers er automatisch van uit dat er geen actie van hun kant nodig is als ze alleen ge-CC’t worden. Als je wilt dat een ontvanger reageert of actie onderneemt, dan moet hij of zij technisch gezien in het Aan-veld worden gezet.
Voordat je op verzenden drukt, bekijk je het CC-veld en bedenk je wat je van elk van die ontvangers verwacht.
Wanneer u iemand in verlegenheid wilt brengen of een punt wilt maken
Het is niet ongebruikelijk dat mensen het CC-veld om cynische redenen gebruiken.
U hebt misschien een boze e-mail van een collega ontvangen met uw baas als kopie. Of u bent door uw manager aangesproken op een actie die u hebt ondernomen en u bent in de verleiding gekomen om te bewijzen dat zij al waren gekopieerd in de relevante correspondentie.
Het gebruik van CC voor passief-agressieve of puntenscorende redenen is geen goede praktijk en moet met rust worden gelaten.
Wanneer u veel geadresseerden wilt kopiëren
Het overbevolken van het CC-veld kan zeer storend zijn voor elke geadresseerde die een nieuwe e-mail opent, dus idealiter houdt u het CC-veld beperkt tot niet meer dan drie of vier geadresseerden. Meer dan dit, en je moet overwegen het doen van een mail merge of het gebruik van nieuwsbrief software zoals Mailchimp.
Aanvullende lezen: How to Use Bcc Appropriately in Email
Why CC’ing Your Boss on Every Email Erodes Trust
Veel werknemers hebben wel eens gehad dat ze hun e-mails voor de dag doorwerken en hun baas een CC geven op een bericht aan een collega. Dat is niet kwaadaardig bedoeld – ze proberen gewoon iedereen op de hoogte te houden.
Wat is daar zo verkeerd aan?
Volgens een onderzoek onder 584 mensen zeiden 345 mensen dat ze hun collega minder vertrouwden als ze hun baas in een e-mail CC’d. De studie wees er ook op dat het vertrouwen in de organisatiecultuur waarschijnlijk laag is als dit vaak gebeurt.
Met dit in gedachten, zelfs als je goede bedoelingen hebt, denk na voordat je je baas kopieert in een e-mail aan een collega.
Controleer altijd dubbel op eerdere antwoorden
Het laatste wat u in een e-mailketen wilt doen, is uw antwoorden verdubbelen of punten naar voren brengen die al aan de orde zijn geweest en zijn besproken. Toegegeven, dit kan een gedoe zijn, vooral omdat CC-threads belachelijk lang kunnen worden.
Dat gezegd hebbende, een snelle scan van wat er eerder is besproken, kan verderop kostbare tijd besparen. We besteden al zo lang in onze e-mail inbox elke dag, dus het is belangrijk om je steentje bij te dragen aan het verminderen van repetitieve e-mails voor zowel jezelf als je collega’s.
De soorten CC die je moet vermijden
Er zijn verschillende soorten CC’ers die je moet vermijden – hier is een uitsplitsing:
De sociale luiaard
Je kent het type. Ze sturen je e-mails die nauwelijks zin hebben en slechts een paar woorden bevatten. De sociale luiaard weet niet eens dat CC bestaat. En daar zit het probleem: vragen worden beantwoord of gesteld zonder context. Dit communicatiepatroon is uiterst inefficiënt en verspilt ieders tijd. Wees niet die persoon. En als je een sociale luiaard kent, probeer hem dan voorzichtig de beste praktijken voor CC’en bij te brengen, en blijf erbij als ze het niet meteen oppikken.
The Big Boss
The Big Boss is niet de echte baas – ze denken alleen dat ze dat zijn. Ze zijn vaak op zichzelf gericht en gebruiken CC als wapen door iedereen in elke e-mail te kopiëren – zodat iedereen alles ziet. Nogmaals, dit is niet de beste manier van werken, en je zou moeten vermijden om CC op deze manier te gebruiken. Gebruik het verstandig en alleen als het productief is.
De Beste Vriend Baas
De Beste Vriend Baas is eigenlijk de baas, maar ze willen je vriend zijn en je laten weten dat ze gewoon deel uitmaken van het team. Dit wordt een probleem wanneer iedereen in elke e-mail wordt betrokken in een poging om de teamgeest te bevorderen en ervoor te zorgen dat niemand wordt buitengesloten. In werkelijkheid leidt dit ertoe dat iedereen in het team onnodige e-mails ontvangt en tijd verspilt aan het doornemen van alle e-mails. Er zijn zeker effectieve manieren om een werkcultuur van samenwerking te bevorderen, maar overdreven CC’en hoort daar niet bij.
Gebruik het spaarzaam
De meesten van ons gaan door met onze dagelijkse e-mailcorrespondentie zonder er al te lang bij stil te staan. We gebruiken CC regelmatig om ons in te dekken en ervoor te zorgen dat iedereen “op de hoogte” blijft, of dat nu nodig is of niet.
Maar de volgende keer dat je een e-mail opstelt, neem dan even de tijd om te overwegen of CC-ing nuttig of nodig is. CC is een heel nuttig hulpmiddel, maar alleen als het spaarzaam en weloverwogen wordt gebruikt. Bekijk onze post over het gebruik van BCC in e-mail als u een andere belangrijke functie voor het verzenden van e-mail wilt begrijpen.
Aanvullende lectuur:
Ugrade uw Gmail-account met Right Inbox
Zo goed als Gmail is – en begrijp ons niet verkeerd, we houden van Gmail – er zijn enkele dingen die het gewoon niet meteen uit de doos doet. Dat is waar Right Inbox in het spel komt. Met Right Inbox kunt u uw Gmail-interface veranderen in een productiviteitskrachtcentrale met functies zoals e-mailtracering, e-mailsjablonen en e-mailherinneringen.
Met e-mailtracking weet u bijvoorbeeld wie uw e-mails heeft geopend en wanneer, terwijl u met onze e-mailsjablonenfunctie sjablonen kunt instellen en deze eenvoudig in een e-mail kunt invoegen wanneer dat nodig is, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over het steeds opnieuw schrijven van dezelfde e-mails.
Klinkt goed? Klik hier om Right Inbox voor Gmail te installeren.