Venngage
Všichni se snažíme zajistit spokojené a zdravé zaměstnance. Proto byste v dokonalém světě nikdy nemuseli vytvářet zprávu o incidentu.
Ale protože k incidentům dochází, není nikdy na škodu být připraven na každou situaci – zejména na tu neočekávanou.
Majitelé malých podniků, týmy lidských zdrojů a pracovníci, kteří na pracovišti reagují na mimořádné události jako první: tento článek je určen právě vám!
V tomto průvodci se s vámi krok za krokem podělíme o naše nejlepší tipy pro vytváření zpráv o incidentech, které vám pomohou provádět efektivní vyšetřování a zajistit, aby se podobné (nebo závažnější) incidenty neopakovaly. Přiložíme také naše nejlepší šablony, které vám usnadní práci.
Obsah:
- Co je to zpráva o incidentu?
- Příklady zpráv o incidentech, Šablony a tipy na návrh
- Jednoduchá šablona hlášení o incidentu
- Šablony hlášení o incidentu pro zaměstnance COVID-19
- Jak napsat hlášení o incidentu
VYUŽIJTE TUTO BEZPLATNOU ŠABLONU
Všechny šablony v tomto příspěvku lze přizpůsobit pomocí našeho jednoduchého online nástroje pro tvorbu hlášení o incidentu. Registrace je zdarma, mnoho našich šablon je také zdarma k použití.
Co je to zpráva o incidentu?
Hlášení o incidentu je formulář pro dokumentaci všech nemocí, úrazů, skoronehod a nehod na pracovišti. Hlášení o události by mělo být vyplněno v okamžiku, kdy k události dojde, bez ohledu na to, o jak drobné zranění se jedná.
Tady je jeden příklad:
POUŽIJTE TENTO BEZPLATNÝ ŠABLON
Jakékoli onemocnění nebo zranění, které má vliv na pracovní schopnost zaměstnance, musí být zaznamenáno. Specifika toho, co musí být podle zákona uvedeno v hlášení o úrazu, se liší v závislosti na federální nebo provinční legislativě, která se týká vašeho pracoviště.
Pokud si nejste jisti, můžete se podívat na webové stránky vaší vlády, kde najdete další podrobnosti. V některých případech existují výjimky, které mohou malé podniky od dodržování těchto právních předpisů osvobodit.
POUŽIJTE TENTO ŠABLON ZPRÁVY
Příklady zpráv o incidentech a tipy pro jejich tvorbu
Nabízíme vám několik příkladů zpráv o incidentech, které vám pomohou začít. Připojil jsem také několik tipů pro návrh zprávy, které vám pomohou efektivně prezentovat informace. Pokud chcete do tématu proniknout trochu hlouběji, máme pro vás také obsáhlého průvodce obecným designem zpráv.
Zapojte do designu zpráv svou značku
Stejně jako u každého dokumentu, který vytváříte pro svou firmu, je dobrým zvykem zapojit do zpráv o incidentech svou značku. (Psst-Venngage’s Brand Kit feature umožňuje snadné přidání vaší značky pouhým kliknutím!)
Zapojte do návrhu barvy své značky. Můžete je použít v záhlaví zprávy, zápatí, postranním panelu a ve všech vizuálech.
Barvy své značky můžete použít na pozadí zprávy o incidentu:
Použijte tuto šablonu zprávy
Můžete také zahrnout své logo, jako v této šabloně zprávy o incidentu:
POUŽIJTE TUTO ŠABLONU ZPRÁVY
Uspořádejte informace do oddílů pomocí rámečků
Aby byly vaše informace co nejčitelnější, uspořádejte je do oddílů. Jedním z nejjednodušších způsobů, jak toho dosáhnout, je použití rámečků.
Podívejte se například, jak tyto šablony zpráv o událostech používají k rozdělení informací do sekcí rámečky:
POUŽIJTE TUTO ŠABLONU ZPRÁVY
Tento příklad zprávy o události také používá obdélníky k označení záhlaví sekcí:
POUŽIJTE TUTO ŠABLONU ZPRÁVY
Barevně označte oddíly zprávy o incidentu
Barvy jsou skvělé nejen pro zajímavější vzhled vašich zpráv, prezentací a grafů. Barvy můžete použít také k uspořádání sekcí zprávy a k upozornění na klíčové informace.
Další tipy pro použití barev ve vašich návrzích najdete v našem průvodci, jak vybrat barvy pro efektivní komunikaci.
Použijte tuto šablonu zprávy
Použijte tuto šablonu zprávy
Přidejte do zprávy o události vizuální záhlaví
Jako součást budování značky společnosti můžete do svých zpráv přidat vizuální záhlaví. Například tato šablona zprávy o incidentu používá neutrální fotografii s barevným filtrem k vytvoření profesionálního záhlaví:
VYUŽIJTE TUTO ŠABLONU ZPRÁVY
V aplikaci Venngage to můžete provést překrytím fotografie na barevném pozadí a nastavením neprůhlednosti fotografie:
Stejný efekt můžete použít i pro postranní pruhy:
POUŽIJTE TENTO ŠABLON ZPRÁVY
Vytvořte maketu formuláře, kterou nabídnete členům zpravodajského týmu jako příklad
Pokud dochází k výměně zaměstnanců nebo se něco stane, když je osoba, která vlastní zprávy o incidentech, pryč, je velmi důležité, aby byl zdokumentován určitý postup. To zajistí, že pokud bude někdo postaven před hotovou věc, dokáže hlášení o incidentu správně vyplnit.
Může být také užitečné přidat stručný popis typu informací, které je třeba do jednotlivých polí zahrnout. Podívejte se, jak tento příklad zprávy o incidentu nabízí stručný text, který má sloužit jako vodítko pro vyplňující osobu:
VYUŽIJTE TUTO ŠABLONU ZPRÁVY
Použijte ikony k vizualizaci pojmů
Ikony jsou malé, kompaktní vizuální prvky, které lze použít k posílení informací ve zprávách. Můžete je také použít k upozornění na konkrétní pole a důležité informace.
Například tato šablona zprávy o incidentu používá ikony k označení účelu jednotlivých polí:
POUŽIJTE TUTO ŠABLONU ZPRÁVY
POUŽIJTE TUTO ŠABLONU ZPRÁVY
Jak psát zprávu o incidentu
Je důležité zavést systematickou metodu vyšetřování incidentů.
Stejně důležité je mít připravenou zprávu, která vám umožní zaznamenat všechny relevantní aspekty incidentu – to je základní první krok v procesu hlášení incidentů.
Po vytvoření formuláře pro hlášení incidentu můžete:
- začít vyšetřování zjištěním skutečností
- a ukončit vyšetřování stanovením doporučení, jak zabránit zvýšení závažnosti incidentu i možnosti jeho opakování.
Při psaní případných zpráv o incidentech dodržujte základní formát popsaný níže.
POUŽIJTE TUTO INFOGRAFICKOU ŠABLONU
Přijměte okamžitá opatření
Zaměstnanci vaší organizace by měli informovat svého vedoucího nebo jiného člena výboru vedení společnosti, jakmile k incidentu dojde – bez ohledu na povahu události (ať už se jedná o nehodu, nemoc, zranění nebo skoronehodu).
Při tom je třeba jasně definovat komunikační kanály, které budou propagovat praxi, že se zaměstnanci v těchto situacích hlásí a že je to důležité.
Po nahlášení události je první povinností člena vedení zajistit, aby byla osobám postiženým událostí poskytnuta vhodná léčba, je-li to nutné.
K této poznámce: pokud nebezpečí stále existuje, musí vedoucí pracovník, kterému byla událost nahlášena, nebezpečí odstranit jeho kontrolou. Každá společnost by měla mít definovaný postup, jak toho dosáhnout na základě povahy své práce.
Příklad pokud došlo k rozlití, které způsobilo pád. Ošetřili byste oběť a neprodleně byste nechali rozlitou látku setřít a označili byste oblast jako nebezpečnou pomocí značky.
Shromážděte fakta
Po provedení okamžitých opatření včetně reakce na událost a odstranění nebezpečí z prostředí je čas zjistit a zaznamenat fakta související s událostí.
POUŽIJTE TUTO ŠABLONU SOCIÁLNÍCH PROSTŘEDKŮ
Fakta související s incidentem zahrnují:
Základy
Uveďte konkrétní místo, čas a datum incidentu. Tyto informace jsou pro vyšetřování zásadní a jsou nejzřejmějšími informacemi, které je třeba shromáždit.
Postižení
Shromážděte podrobnosti o osobách, které se incidentu účastnily a/nebo kterých se incident dotkl. To by znamenalo zaznamenat jméno (jména) zúčastněných osob, jejich pracovní pozici (pozice), oddělení, ve kterém (kterých) působí, manažera (manažery) dotčených osob.
Svědci
Promluvte s případnými svědky události a zjistěte jejich pohled na událost. Jejich výpovědi co nejpodrobněji a nejpřesněji zaznamenejte do formuláře.
Pro zajištění přesnosti je nejlepším postupem zkontrolovat se svědky své poznámky a ujistit se, že souhlasí s tím, jak je událost v protokolu vylíčena. Je také důležité uvést do zprávy jméno (jména) všech svědků pro případ, že by byl nutný dodatečný výslech.
Kontext
Zvažte a zdokumentujte události, které předcházely incidentu. Zeptejte se:
- Co zaměstnanec dělal?
- Kdo ho požádal, aby úkol splnil? Jak se zaměstnanec cítil před incidentem? …atd.
Důležité je určit, které faktory byly důsledkem incidentu a které faktory byly přítomny před incidentem a mohly potenciálně přispět k tomu, že k incidentu došlo.
Činnosti
V hlášení musíte uvést činnosti zúčastněných osob v době incidentu. Co zaměstnanec udělal, že došlo k incidentu?
Příklad pokud si zaměstnanec při zvedání krabice v práci poranil záda, je důležité určit, jakým způsobem tento zaměstnanec krabici zvedal, aby bylo možné rozhodnout, zda to přispělo k jeho zranění. Pokud ano, pak se zajímejte, zda byl tento zaměstnanec pro tento úkol řádně proškolen a kým nebo z jakého zdroje?
Prostředí
Identifikujte a zaznamenejte podmínky prostředí, které přispěly k události. Bylo zde nedostatečné osvětlení? Nefungovalo některé zařízení správně? Byla viditelnost zaměstnanců omezena oslněním nebo mrtvým úhlem? atd.
Zranění
Zaznamenejte podrobný popis konkrétních zranění a zhodnoťte jejich závažnost v protokolu. Tento popis by měl obsahovat zraněnou část (části) těla, povahu a rozsah zranění.
Ošetření
Důležité je také zdokumentovat v hlášení o události druh ošetření, které bylo provedeno u uznaných zranění. Tyto informace je důležité zdokumentovat, aby bylo možné pochopit, jak se zaměstnanec zotavuje při přezkoumání specifik události.
Škody
Zaznamenejte popis všech škod na zařízení, materiálu atd. které byly incidentem ovlivněny. Bude užitečné se k tomu vrátit během analýzy události, aby bylo možné zvážit jak plán nápravných opatření, tak určit, které položky bude třeba opravit nebo vyměnit.
3. Analýza a reflexe
Shromáždění a zaznamenání skutečností souvisejících s výskytem incidentu pomůže určit, jak k incidentu došlo. Analýza shromážděných skutečností souvisejících s incidentem pomůže určit, proč k incidentu došlo.
Analýza a určení toho, jak a proč k incidentu došlo, jsou nezbytné pro vypracování účinného plánu nápravných opatření.
Možné příčiny nehod nebo úrazů, ke kterým došlo na pracovišti, mohou zahrnovat následující:
- Primární příčiny (například neposolená ledová plocha na schodech, která způsobila uklouznutí a pád).
- Druhotné příčiny (například zaměstnanec neměl na sobě vhodné osobní ochranné pomůcky, jako je pevná přilba nebo brýle).
- Další přispívající příčiny (například: vyhořelá žárovka v oblasti, která způsobila špatnou viditelnost).
VYUŽIJTE TENTO ŠABLON SOCIÁLNÍCH PROSTŘEDKŮ
Vypracujte plán nápravných opatření
Plán nápravných opatření by poskytl doporučení jako prostředek ke snížení možnosti pokračování problému a/nebo opakování incidentu. Doporučení by byla výsledkem účinné analýzy shromážděných skutečností zdokumentovaných ve zprávě o incidentu.
Elementy účinného plánu nápravných opatření by mohly zahrnovat:
- Zdraví při práci &Školení zaměstnanců o bezpečnosti
- Preventivní procesy běžné údržby, které zajišťují, že zařízení je v řádném provozním stavu
- Přezkoumání pracovních praktik a postupů s doporučením změn. s cílem snížit riziko nehod
- Provedení analýzy pracovních rizik s cílem zjistit, zda jsou s úkolem a/nebo prostředím spojena další potenciální rizika, a následné proškolení zaměstnanců o těchto rizicích na základě výsledků posouzení
- Inženýrská činnost, změny/modernizace vybavení nebo osobních ochranných pracovních prostředků s cílem zajistit, aby úkol nebo proces provádění uvedeného úkolu představoval menší riziko
POUŽITÍ TÉTO ŠABLONY SOCIÁLNÍCH PROSTŘEDKŮ
Příklady hlášení o úrazu
COVID-19 Šablona zprávy o incidentu zaměstnance
POUŽÍT TUTO ŠABLONU
Šablona zprávy o kritickém incidentu zaměstnance ve zdravotnictví
POUŽÍT TUTO ŠABLONU
Závěr
Ačkoliv být připraven na neočekávané je často obtížné, preventivní opatření jsou základem pro udržení spokojeného a zdravého pracovního prostředí pro vás i vaše zaměstnance.
Zprávy o incidentech jsou nejen určujícím prvkem v protokolu reakce na incidenty v každé společnosti, ale poskytují prostředek, jak zabránit opakujícím se neštěstím a/nebo inspirovat ke změně.
Proto je velmi důležité mít připravený a po ruce relevantní a komplexní formulář pro hlášení incidentů, který se může vyskytnout. Dodržením právních předpisů vaší jurisdikce a zohledněním čtyř výše předepsaných složek budete dobře připraveni na efektivní řešení incidentů.
Důsledkem včasné a detailní reakce na incidenty na pracovišti bude nejen zajištění bezpečného pracoviště, ale také: