Venngage
Todos hacemos lo posible por garantizar una plantilla feliz y saludable. Por eso, en un mundo perfecto, nunca habría que crear un informe de incidentes.
Pero como los incidentes ocurren, nunca es mala idea estar preparado para cualquier situación, especialmente para las inesperadas.
Propietarios de pequeñas empresas, equipos de recursos humanos y primeros intervinientes en emergencias en el lugar de trabajo: ¡este es su artículo!
En esta guía paso a paso, compartiremos nuestros principales consejos sobre la creación de informes de incidentes que le ayudarán a llevar a cabo investigaciones eficaces y a asegurarse de que no se repitan incidentes similares (o más graves). También incluiremos nuestras mejores plantillas para realizar el trabajo.
Tabla de contenidos:
- ¿Qué es un informe de incidentes?
- Ejemplos de informes de incidentes, Plantillas y consejos de diseño
- Plantilla de informe de incidentes simple
- COVID-19 Plantillas de informes de incidentes de empleados
- Cómo redactar un informe de incidentes
Utiliza esta plantilla gratuita
Todas las plantillas de este post se pueden personalizar utilizando nuestra sencilla herramienta de creación de informes de incidentes en línea. Registrarse es gratis, muchas de nuestras plantillas también lo son.
¿Qué es un informe de incidencias?
Un informe de incidentes es un formulario para documentar todas las enfermedades, lesiones, cuasi accidentes y accidentes en el lugar de trabajo. Un informe de incidentes debe completarse en el momento en que se produce un incidente, sin importar lo leve que sea la lesión.
Aquí hay un ejemplo:
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Cualquier enfermedad o lesión que afecte a la capacidad de un empleado para trabajar debe anotarse. Los detalles de lo que la ley exige que se incluya en un informe de incidentes variarán en función de la legislación federal o provincial que afecte a su lugar de trabajo.
Si no está seguro, puede echar un vistazo a la página web de su gobierno para obtener más detalles. En algunos casos, existen excepciones que pueden eximir a las pequeñas empresas del cumplimiento de dicha legislación.
Utilice este modelo de informe
Ejemplos de informes de incidentes y consejos de diseño
Aquí tiene algunos ejemplos de informes de incidentes para ayudarle a empezar. También he incluido algunos consejos de diseño de informes para ayudarle a presentar su información de manera efectiva. También tenemos una guía completa para el diseño de informes en general si quieres profundizar un poco más en el tema.
Incorpora tu marca en el diseño de tus informes
Como con cualquier documento que crees para tu negocio, es una buena práctica incorporar tu marca en tus informes de incidentes. (La función Brand Kit de Venngage facilita la incorporación de su marca con un solo clic).
Incluya los colores de su marca en su diseño. Puede hacerlo utilizándolos en la cabecera del informe, en el pie de página, en la barra lateral y en cualquier elemento visual.
Puede utilizar los colores de su marca en el fondo de su informe de incidencias:
Utilice esta plantilla de informe
También puede incluir su logotipo, como en esta plantilla de informe de incidencias:
Utiliza este modelo de informe
Organiza tu información en secciones utilizando recuadros
Para que tu información sea lo más legible posible, organízala en secciones. Una de las formas más sencillas de hacerlo es utilizando cajas.
Por ejemplo, vea cómo estas plantillas de informes de incidentes utilizan recuadros para seccionar la información:
Utilice esta plantilla de informe
Este ejemplo de informe de incidentes también utiliza rectángulos para denotar los encabezados de las secciones:
Utilice esta plantilla de informe
Codifique en color las secciones de su informe de incidentes
Los colores no sólo son ideales para hacer que sus informes, presentaciones y gráficos sean más interesantes de ver. También puede utilizar el color para organizar las secciones de su informe y para llamar la atención sobre la información clave.
Para obtener más consejos sobre el uso del color en sus diseños, lea nuestra guía sobre cómo elegir los colores para comunicar con eficacia.
Utilice esta plantilla de informe
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Agregue un encabezado visual a su informe de incidentes
Como parte de la marca de su empresa, puede querer agregar un encabezado visual a sus informes. Por ejemplo, esta plantilla de informe de incidentes utiliza una foto neutra con un filtro de color para crear un encabezado profesional:
Utilice esta plantilla de informe
Puede hacerlo en Venngage superponiendo una foto sobre un fondo de color y ajustando la opacidad de la foto:
También puedes utilizar el mismo efecto para las barras laterales:
Utilice este modelo de informe
Haga un simulacro de formulario para ofrecer a los miembros del equipo de noticias como ejemplo
Si está haciendo una transición de personal o sucede algo cuando la persona que se encarga de los informes de incidentes está fuera, es muy importante que haya un proceso documentado. Eso asegurará que si alguien es puesto en el lugar, pueda rellenar el informe de incidentes correctamente.
También puede ser útil añadir breves descripciones del tipo de información a incluir en cada campo. Observe cómo este ejemplo de informe de incidentes ofrece un breve texto para guiar a la persona que lo rellena:
Utilice este modelo de informe
Use iconos para visualizar conceptos
Los iconos son elementos visuales pequeños y compactos que pueden utilizarse para reforzar la información en sus informes. También puede utilizarlos para llamar la atención sobre campos específicos y piezas importantes de información.
Por ejemplo, esta plantilla de informe de incidentes utiliza iconos para indicar el propósito de cada campo:
Utilice este modelo de informe
Utilice este modelo de informe
Cómo redactar un informe de incidentes
Es importante establecer un método sistemático para investigar los incidentes.
También es igual de importante tener preparado un informe que le permita registrar todos los aspectos relevantes del incidente; éste es el primer paso esencial en el proceso de notificación de incidentes.
Después de haber creado su formulario de informe de incidentes, puede:
- Empezar su investigación con la determinación de los hechos
- Y terminar su investigación con la determinación de las recomendaciones para prevenir tanto un aumento de la gravedad del incidente como la posibilidad de que se repita.
Para redactar cualquier informe de incidente, siga el formato básico que se describe a continuación.
Utilice este modelo infográfico
Tome medidas inmediatas
Los empleados de su organización deben notificar a su gerente o a otro miembro del comité de liderazgo de la empresa tan pronto como ocurra un incidente, independientemente de la naturaleza del evento (ya sea un accidente, una enfermedad, una lesión o un cuasi accidente).
Dicho esto, es necesario que haya canales de comunicación claramente definidos para promover la práctica de que los empleados se presenten en estas situaciones y la importancia de ello.
Una vez que se ha informado de un incidente, la primera responsabilidad del miembro de la dirección es garantizar que se administre el tratamiento adecuado, si es necesario, a los afectados por el suceso.
En este sentido: si el peligro sigue existiendo, el directivo al que se ha comunicado el suceso debe eliminar el peligro controlándolo. Cada empresa debe tener un procedimiento definido para lograrlo en función de la naturaleza de su trabajo.
Por ejemplo, si hubiera un derrame que provocara una caída. Se atendería a la víctima y se limpiaría rápidamente el derrame y se identificaría la zona como peligrosa mediante una señal.
Recoger los hechos
Una vez realizada la acción inmediata que incluye la respuesta al evento y la eliminación del peligro del entorno, es el momento de determinar y registrar los hechos relacionados con el incidente.
Utiliza esta plantilla de medios sociales
Los hechos relacionados con el incidente incluyen:
Los datos básicos
Identificar el lugar, la hora y la fecha concretos del incidente. Esta información es fundamental para la investigación y es la información más obvia que hay que recopilar.
Los afectados
Recoger los detalles de los implicados y/o afectados por el incidente. Esto implicaría registrar el nombre de la(s) persona(s) involucrada(s), su(s) cargo(s), el (los) departamento(s) en el que opera(n) el (los) gerente(s) de los afectados.
Los testigos
Hable con cualquier testigo del suceso para recoger su perspectiva del mismo. Registre sus declaraciones de la forma más detallada y precisa posible en el formulario.
Para garantizar la exactitud, es una buena práctica revisar sus notas con el testigo para asegurarse de que está de acuerdo con la forma en que se describe el suceso en el informe. También es importante incluir el nombre o los nombres de los testigos en el informe en caso de que se requiera un interrogatorio adicional.
El Contexto
Considere y documente los eventos que ocurrieron antes del incidente. Pregunte:
- ¿Qué estaba haciendo el empleado?
- ¿Quién le pidió que completara la tarea? ¿Cómo se sentía el empleado antes del incidente? …etc.
Es importante identificar qué factores fueron un resultado del incidente y qué factores estaban presentes antes del incidente y podrían ser un posible factor que contribuyera a que éste ocurriera.
Las acciones
En el informe, debe especificar las acciones de los implicados en el momento del incidente. Qué hizo el empleado que provocó el incidente?
Por ejemplo, si un empleado se lesionó la espalda al levantar una caja en el trabajo, es importante determinar cómo ese empleado levantó la caja para decidir si eso contribuyó a su lesión. Si la respuesta es afirmativa, entonces pregunte si este empleado fue entrenado adecuadamente para esta tarea y por quién o qué fuente.
El entorno
Identifique y registre las condiciones ambientales que contribuyeron al suceso. ¿Había una iluminación inadecuada? ¿Había un equipo que no funcionaba correctamente? ¿Estaba la visibilidad de los empleados obstruida por un resplandor o un punto ciego? etc.
Las lesiones
Registre descripciones detalladas de las lesiones específicas y evalúe la gravedad de las mismas en el informe. Esta descripción debe incluir la(s) parte(s) del cuerpo lesionada(s), la naturaleza y el alcance de las lesiones.
El tratamiento
También es importante documentar en el informe del incidente el tipo de tratamiento administrado para las lesiones reconocidas. Es importante documentar esta información para entender cómo se recupera el empleado cuando se revisan los detalles del evento.
Los daños
Registre una relación de cualquier daño al equipo, materiales, etc. que se haya visto afectado por el incidente. Esto será útil para referirse durante el análisis del evento a fin de considerar tanto un plan de acción correctiva como para determinar qué elementos deberán ser reparados o reemplazados.
3. Analizar y reflexionar
Recoger y registrar los hechos relacionados con la ocurrencia del incidente ayudará a determinar cómo ocurrió. El análisis de los hechos recogidos relacionados con el incidente ayudará a determinar por qué ocurrió el incidente.
Analizar y determinar cómo y por qué ocurrió el incidente es esencial para desarrollar un plan de acción correctivo eficaz.
Las posibles causas de los accidentes o lesiones ocurridos en el lugar de trabajo podrían incluir:
- Causas primarias (por ejemplo, una placa de hielo sin sal en unas escaleras que provocó un resbalón y una caída).
- Causas secundarias (por ejemplo, un empleado que no llevaba el equipo de protección personal adecuado, como un casco duro o unas gafas).
- Otras causas contribuyentes (por ejemplo: una bombilla quemada en la zona que provocó una mala visibilidad).
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Establezca un plan de acción correctiva
Un plan de acción correctiva proporcionaría recomendaciones como medio para reducir la posibilidad de que continúe el problema y/o se repita el incidente. Las recomendaciones serían el resultado de un análisis eficaz de los hechos recogidos y documentados en el informe del incidente.
Los elementos de un Plan de Acción Correctiva eficaz podrían incluir:
- Salud Ocupacional &Formación en seguridad para los empleados
- Procesos de mantenimiento rutinario preventivo que aseguren que el equipo está en condiciones adecuadas de funcionamiento
- Una revisión de las prácticas y procedimientos de trabajo con una recomendación de cambios para reducir el riesgo de incidentes
- Realización de un análisis de riesgos del puesto de trabajo para determinar si existen otros riesgos potenciales asociados a la tarea y/o al entorno y, a continuación, formación de los empleados sobre estos riesgos en función de las conclusiones de la evaluación
- Ingeniería, cambios/mejoras en los equipos o EPI para garantizar que la tarea o el proceso de realización de dicha tarea suponga un menor riesgo
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Ejemplos de informes de incidentes
COVID-19 Plantilla de informe de incidentes para empleados
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Plantilla de informe de incidentes críticos para empleados sanitarios
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Conclusión
Aunque estar preparado para lo inesperado es a menudo difícil, las medidas preventivas son la piedra angular para mantener un entorno de trabajo feliz y saludable para usted y su personal.
Los informes de incidentes no sólo son una pieza definitoria en el protocolo de respuesta a incidentes de cualquier empresa, sino que proporcionan un medio para evitar percances recurrentes y/o inspirar el cambio.
Por eso es crucial tener un formulario de informe de incidentes relevante y completo preparado y a mano para cualquier incidente que pueda surgir. Si se adhiere a la legislación de su jurisdicción y tiene en cuenta los cuatro componentes prescritos anteriormente, estará bien preparado para manejar los incidentes con eficacia.
El efecto de responder a los incidentes en el lugar de trabajo de una manera oportuna y orientada a los detalles no sólo garantizará un lugar de trabajo seguro, sino también: