10 maneras sencillas de mejorar la comunicación en el trabajo
Una buena comunicación es una de las mejores maneras de asegurarse de que todos los miembros de su equipo entienden lo que se espera de ellos. No sólo hace que todos trabajen en pos de los objetivos generales de la empresa, sino que ayuda a generar confianza y a crear un lugar de trabajo más agradable.Cuando la comunicación no funciona, puede causar confusión, frustración y falta de confianza entre los distintos niveles de la organización. En el peor de los casos, una comunicación deficiente puede provocar un aumento de la rotación de personal, el absentismo y un menor nivel de satisfacción de los clientes.
¿Cómo mejorar la comunicación en el trabajo?
La buena noticia es que existen innumerables formas de mejorar la comunicación en el lugar de trabajo, ninguna de las cuales requiere mucho dinero o tiempo para su aplicación. Algunas implican trabajar en la forma de comunicarse y establecer procesos más formales, mientras que otras se centran en crear un entorno que permita a las personas comunicarse más abiertamente.
Dedique tiempo a las reuniones periódicas 1 a 1
Aunque tenga una política de «puertas abiertas» a disposición de su equipo, a algunas personas siempre les resultará más fácil decir lo que piensan en un entorno más privado. Independientemente de que se decida por un cara a cara semanal o mensual, asegúrese de que se establece como un evento recurrente en su calendario. Si cambias de fecha o cancelas constantemente las reuniones 1 a 1, estás enviando el mensaje de que no valoras el tiempo o las opiniones de tus empleados, lo que puede erosionar la confianza y llevar a una ruptura de la comunicación. También es importante crear un espacio para que las personas expresen cualquier preocupación que puedan tener y compartan nuevas ideas de proyectos que podrían ser valiosas para el equipo en general.
Programa reuniones semanales del equipo
Las reuniones 1 a 1 son importantes para entender las preocupaciones individuales, pero es igualmente importante asegurarse de que todo el equipo está alineado. Las reuniones semanales del equipo son el momento perfecto para que las personas compartan sus objetivos para la semana, destaquen los bloqueos y descubran en qué están trabajando otras personas del equipo. El resultado es una mayor transparencia y más oportunidades de colaboración. Las reuniones de equipo son también el lugar perfecto para que los directivos anuncien nuevos proyectos, avances en los objetivos del equipo y cualquier otra cosa que pueda ser relevante. Dedique un tiempo al final de la reunión para una sesión abierta de preguntas y respuestas, en la que los asistentes puedan hacer preguntas y expresar sus preocupaciones a todo el equipo.En Peakon comenzamos la semana con una reunión de equipo en la que todos comparten el objetivo que quieren alcanzar, junto con cualquier otro proyecto en el que estén trabajando actualmente. Luego, al final de la semana, nos reunimos todos para compartir nuestros éxitos y fracasos, seguidos de una sesión abierta en la que podemos debatir y compartir nuestros aprendizajes con el equipo.
Seguimiento con notas y un conjunto claro de expectativas
Esto no tiene por qué ocurrir después de cada reunión, pero es especialmente útil para las reuniones 1 a 1 y las centradas en un proyecto específico. En lugar de acordar los plazos y las responsabilidades verbalmente, es mucho más eficaz que alguien tome notas y las comparta después. El objetivo no es llamar la atención a alguien que no alcanza su objetivo o no cumple un plazo, sino asegurarse de que todos entienden lo que se espera de ellos. Esto garantiza que todos los miembros del equipo tengan un enfoque claro y puedan priorizar en consecuencia. También es una buena manera de averiguar cuándo hay que desglosar más las tareas específicas o ajustar los plazos.Para que las cosas sean justas, rote la persona que toma notas y las comunica después. También hay que ser breve. Quién hace qué y para cuándo. Para que las reuniones de equipo sean eficaces, primero hay que crear una sensación de «seguridad psicológica» entre el equipo. Se define como «ser capaz de mostrarse y emplearse sin miedo a las consecuencias negativas de la imagen personal, el estatus o la carrera». Esencialmente, hay que crear un entorno en el que las personas se sientan cómodas expresando sus ideas, expresando sus críticas y haciendo preguntas «estúpidas». Cuando esto ocurre, los empleados están más dispuestos a decir lo que realmente quieren decir en lugar de seguir la corriente.Una de las mejores formas de crear seguridad psicológica es predicar con el ejemplo. Pregunte a la gente cuando algo no esté claro. Admita que ha cometido un error o que no tiene la respuesta a la pregunta de alguien. Como directivo, también debes controlar el flujo de la conversación. Si alguien se muestra demasiado agresivo o interrumpe constantemente, debe crear un espacio para que los demás hablen.
Explique por qué le pide a alguien que haga algo
Dar a alguien una tarea sin ninguna explicación de por qué es importante o cómo encaja en el panorama general es una forma segura de frustrar a las personas de su equipo. Para que nuestro trabajo sea más significativo, necesitamos sentir que estamos contribuyendo a algo más grande que nosotros mismos. No es la tarea más glamurosa, pero ¿qué pasa si le explicas que forma parte de una iniciativa más amplia para enriquecer los nuevos clientes potenciales para que las ventas puedan alcanzar su objetivo trimestral? De repente, habrás convertido una tarea sin sentido en algo que tiene un valor real para la empresa.No siempre podrás hacer que las tareas tengan más sentido. A veces es mejor admitir que hay que hacer algo. La honestidad mostrará a sus empleados que puede empatizar con su situación y ayudará a crear confianza para cuando necesite que se unan y trabajen en tareas menos glamurosas de lo habitual.
Mantenga la retroalimentación constructiva
Las personas necesitan retroalimentación para entender si están cumpliendo las expectativas o no. Si se hace mal, puede parecer un ataque personal, pero cuando el feedback es constructivo puede ayudar a los empleados a entender lo que están haciendo bien y lo que hay que hacer para mejorar.Estos son algunos consejos para dar un feedback constructivo:
- Base su feedback en observaciones y hechos, no en juicios. Utilice ejemplos concretos siempre que sea posible y utilice verbos en lugar de adjetivos para describir una situación concreta. Por ejemplo, «Me he dado cuenta de que has interrumpido a James antes de que terminara de hablar para poder lanzar tu propia idea», en lugar de «Puedes ser bastante grosero en las reuniones y me he dado cuenta de que siempre interrumpes a la gente antes de que termine de hablar».
- Da a la gente de tu equipo la oportunidad de responder a los comentarios. El objetivo no es que la gente se defienda o justifique su comportamiento, sino obtener su perspectiva sobre una situación concreta. Convierte el feedback en una discusión siempre que sea posible para poder trabajar juntos en la búsqueda de una solución, en lugar de limitarte a dar consejos.
- Imagina cómo te sentirías si recibieras el mismo feedback. ¿Dolido? ¿Enfadado? ¿A la defensiva? Entonces, probablemente, necesita trabajar en su entrega. La retroalimentación es una oportunidad de crecimiento, sólo asegúrate de que estarías feliz en el extremo receptor.
Recuerda que la comunicación es una actividad bidireccional
Como gerente no es tu trabajo simplemente repartir órdenes. La comunicación tiene que ser bidireccional, lo que significa pedir a tu equipo que te dé su opinión sobre tus ideas, dar a los demás la oportunidad de hablar en las reuniones y hacer el esfuerzo de escuchar a cambio.Puede que tengas una meta u objetivo específico que quieras que tu equipo alcance, pero tener una discusión con los individuos sobre cómo lograr exactamente esas metas les dará un mayor sentido de autonomía y responsabilidad. Todo ello contribuye a mejorar el compromiso.
Conocer a la gente a nivel personal
La comunicación no sólo consiste en asegurarse de que las personas adecuadas de la organización tengan la información correcta, sino en ser capaz de conectar con la gente. No puedes alabar las virtudes de la comunicación en una reunión y encerrarte inmediatamente en un rincón del despacho después.Predica con el ejemplo. Conozca a su equipo. Puede ser tan sencillo como preguntarles por el fin de semana, recordar el nombre de su pareja o encontrar algunos intereses comunes de los que se pueda hablar cuando la conversación no se centre exclusivamente en un tema relacionado con el trabajo.Salga de la oficina de vez en cuando. Poder pasar tiempo con tus compañeros fuera de un entorno laboral puede ayudar a construir verdaderas amistades, lo que puede resultar en una comunicación más honesta y en un ambiente de trabajo mucho más solidario y agradable.
No confíes en Slack y otras herramientas de mensajería
A menos que todos tus empleados trabajen a distancia, es bueno tener en cuenta que la comunicación cara a cara puede ser más efectiva que charlar por Slack o incluso saltar a una videollamada. Las reuniones cara a cara son una buena manera de practicar el arte del silencio prolongado. Pide a la gente una opinión sincera y dales tiempo suficiente para responder. Observa cómo responden físicamente. ¿Están a la defensiva? ¿excitados? ¿No están interesados? En lugar de limitarse a seguir los pasos, preste atención a la forma en que la gente responde y profundice si cree que hay algo bajo la superficie.
Ofrecer una forma de que la gente proporcione comentarios anónimos
Incluso en un mundo perfecto, hay cosas que la gente sólo se sentirá cómoda expresando de forma anónima.Al ofrecer a su equipo una forma de enviar comentarios de forma anónima, le da la oportunidad como gerente de descubrir problemas ocultos que están afectando a su equipo. En el caso de las organizaciones más pequeñas, puede utilizar una herramienta como SurveyMonkey para recoger los comentarios de los empleados de forma regular.
La buena comunicación requiere un esfuerzo constante
La mayoría de nosotros sabemos cómo comunicarnos con nuestros amigos, familiares y parejas, pero ¿por qué es tan difícil hacer lo mismo en el trabajo? Los directivos deben dar ejemplo a su equipo demostrando lo que significa ser un buen comunicador. Eso significa practicar la capacidad de escuchar, dar a los miembros del equipo la oportunidad de hablar, establecer expectativas claras y proporcionar una retroalimentación regular.¿Qué estás haciendo ahora mismo para mejorar la comunicación en el trabajo?