21 cosas interesantes que puede hacer en Excel (aparte de las hojas de cálculo)
Excel. Lo más probable es que esa palabra por sí sola inspire visiones de largas hojas de cálculo, complicadas macros y alguna que otra tabla dinámica o gráfico de barras.
Es cierto: con más de mil millones de usuarios de Microsoft Office en todo el mundo, Excel se ha convertido en el estándar profesional en las oficinas de todo el mundo para prácticamente cualquier cosa que requiera la gestión de grandes cantidades de datos.
Pero, si crees que Excel sólo sirve para ponerte bizco mientras miras un montón de números e informes financieros, piénsalo de nuevo. Como señala Tomasz Tunguz, hay toneladas de usos de Excel en los negocios (y más allá) fuera de las simples hojas de cálculo. De hecho, los usos potenciales son aparentemente interminables.
No hay manera de que recopilemos una lista que capture cada una de las posibles aplicaciones de Excel (incluso si estuviera dispuesto a leer un artículo del tamaño de Guerra y Paz).
Sin embargo, en un esfuerzo por demostrar el poder y la flexibilidad de la herramienta de hoja de cálculo favorita de todo el mundo, hemos reunido diferentes maneras de utilizar Excel, tanto a nivel profesional como personal, y sólo por diversión.
Todo sobre números
Por supuesto, el propósito principal de Excel se reduce a los números. Si necesitas ordenar, recuperar y analizar una gran (o incluso pequeña) cantidad de datos, Excel te lo pone muy fácil.
Aquí tienes unas cuantas categorías generales a tener en cuenta cuando se trata de implementar Excel para cualquier cosa relacionada con los números.
Calcular
¿Te encuentras realizando los mismos cálculos una y otra vez? Construye una calculadora totalmente personalizada en Excel programando las fórmulas que utilizas habitualmente. De este modo, sólo tienes que introducir los dígitos y Excel te dará la respuesta, sin necesidad de esforzarte.
Contabilidad
Presupuestos, previsiones, seguimiento de gastos, informes financieros, calculadoras de préstamos y mucho más. Excel fue prácticamente diseñado para satisfacer estas diferentes necesidades contables. Y, teniendo en cuenta que el 89 por ciento de las empresas utilizan Excel para sus diversas funciones de contabilidad, es obvio que se ajusta a las necesidades.
Excel tiene incluso numerosas plantillas de hojas de cálculo diferentes para hacer todos esos procesos mucho más fáciles.
Gráficos
Gráficos de pastel, gráficos de dispersión, gráficos de líneas, gráficos de barras, gráficos de áreas, gráficos de columnas… la lista es interminable. Si necesita encontrar una forma de representar los datos de una manera más visual y digerible, la capacidad de Excel para transformar filas y columnas de dígitos en hermosos gráficos seguramente se convertirá en una de sus cosas favoritas.
¿Quieres más información sobre los tipos de gráficos que puedes crear en Excel? Este artículo es un recurso útil.
Seguimiento del inventario
El seguimiento del inventario puede ser un dolor de cabeza. Afortunadamente, Excel puede ayudar a mantener a los empleados, a los propietarios de negocios o incluso a los individuos organizados y al tanto de su inventario, antes de que surja cualquier problema importante.
Hacer un plan
Salgamos de los números: hay muchas cosas que Excel puede ayudar a planificar y organizar que no implican necesariamente filas interminables de dígitos.
Calendarios y horarios
¿Necesitas trazar un calendario de contenidos para tu blog o sitio web? ¿Planes de clases para su aula? Un horario de PTO para ti y todos tus compañeros de trabajo? ¿Un calendario diario para usted o su familia? Cuando se trata de varios calendarios, Excel puede ser sorprendentemente robusto.
Calendarios
Desde un gran almuerzo corporativo hasta una boda, organizar un calendario de asientos puede ser un verdadero dolor de cabeza. Afortunadamente, Excel puede hacer que sea una brisa total. Si eres un verdadero genio, podrás crear automáticamente la distribución de los asientos utilizando tu hoja de cálculo de las confirmaciones de asistencia. ¿Necesitas ayuda para hacerlo? Este artículo proporciona un recorrido detallado de cómo puede crear una tabla de asientos en Excel.
Hoja de trabajo de planificación de objetivos
Desde los objetivos profesionales a los objetivos de fitness a los objetivos financieros, ayuda a tener algo para mantenerte centrado y en el camino. Aquí entra la belleza de Excel. Con esta herramienta, puedes crear varias hojas de trabajo, registros y documentos de planificación que te ayuden a controlar tu progreso y, con suerte, a cruzar la línea de meta.
Mock-ups
Puede que Excel no sea la primera plataforma en la que piensas cuando se trata de diseño. Pero, aunque no lo creas, puedes usar la herramienta para armar varias maquetas y prototipos. De hecho, es una opción sorprendentemente popular para crear esquemas de sitios web y cuadros de mando.
Cómo hacer las cosas
¿Quieres poner tu productividad a tope? Bueno, Excel puede intervenir y salvar el día con una variedad de usos que pueden ayudarle a hacer frente a sus tareas y pendientes con facilidad y organización.
Lista de tareas
Diga adiós a su lista de tareas estándar de papel y lápiz. Con Excel, puede crear una lista de tareas mucho más sólida, e incluso hacer un seguimiento de su progreso en aquellas tareas más grandes que tenga pendientes.
Lista de comprobación
De forma similar, puede crear una sencilla lista de comprobación que le permita marcar las cosas que ha comprado o realizado, desde una lista de la compra hasta una lista de tareas para una próxima campaña de marketing.
Gráficos de gestión de proyectos
Ya hemos comentado que Excel es una bestia total cuando se trata de crear gráficos. Y, este concepto es válido cuando se trata de varios gráficos para la gestión de proyectos.
Desde gráficos en cascada para gestionar el progreso de tu equipo hasta tableros de estilo kanban (¡como Trello!) para mantener las cosas organizadas, hay toneladas de formas en las que Excel puede ayudar a mantener tu proyecto en marcha.
Registros de tiempo
Sabes que el seguimiento del tiempo puede ser un gran activo para ti y tu productividad. Si bien hay un montón de aplicaciones y herramientas de lujo para ayudar a satisfacer esa necesidad, se puede pensar en Excel como la herramienta original para el registro de su tiempo. Y, todavía sirve como una opción adecuada hoy en día.
Involucrando a otras personas
¿Necesitas recoger información de otras personas? Las herramientas y formularios de encuesta son una opción. Pero, tranquilo, también puedes crear los tuyos propios en Excel.
Formularios
Desde los más sencillos hasta los más complicados, Excel es una gran opción para crear formularios. Incluso puede programar varios menús desplegables para que los usuarios puedan seleccionar su elección de una lista preestablecida.
Cuestionarios
¿Quieres poner a prueba los conocimientos de otra persona -o incluso los tuyos- sobre un tema? En Excel, puedes crear un banco de preguntas y respuestas en una hoja de cálculo y, a continuación, pedirle a Excel que te haga un cuestionario en otra.
Mantener el contacto
La gestión de las relaciones es crucial para tu éxito tanto profesional como personal. Afortunadamente, Excel hace que sea fácil mantenerse en contacto.
CRM
¿Necesita un CRM ligero para estar al tanto de sus clientes? Puedes hacer uno en Excel. Y, ¿lo mejor? Construir el suyo propio significa que será totalmente personalizable. Sales Hacker también ha reunido un ingenioso conjunto de plantillas gratuitas de Excel de ventas que puede utilizar para ayudarle a empezar a trabajar.
Lista de correo
Los datos no sólo tienen que incluir números. Excel también es excelente para gestionar y clasificar grandes cantidades de nombres y direcciones, lo que lo convierte en la solución perfecta para la lista de invitados a esa fiesta de la empresa o la lista de correo para esa gran promoción o campaña.
Usando Excel, también puede combinar el correo, lo que hace que sea mucho más fácil imprimir etiquetas de direcciones y otros materiales necesarios.
También puede aplicar un concepto similar para crear cosas como directorios, listas de confirmación de asistencia y otras listas que implican una gran cantidad de información sobre las personas.
Sólo por diversión
Excel no tiene por qué ser todo trabajo y nada de diversión. Hay un montón de otras cosas divertidas que puede crear utilizando la herramienta de hoja de cálculo.
Registros históricos
Si quieres llevar la cuenta de las distintas cervezas artesanales que has probado, los entrenamientos que has completado o cualquier otra cosa, puedes pensar en Excel como tu recurso para mantener esas cosas ordenadas y registradas.
Puzzles de Sudoku
¿Te gustan los puzzles de Sudoku? Pues resulta que puedes hacer los tuyos propios en Excel. O, si te encuentras atascado en uno especialmente difícil, puedes recurrir a la ayuda de Excel para que te ayude a resolverlo
¿Necesitas ayuda para crear el solucionador y generador de sudokus? Este artículo te ayudará a hacerlo.
Nube de palabras
Las nubes de palabras pueden no ser las representaciones más científicas de los datos. Sin embargo, son una forma divertida (por no decir bonita) de entender qué palabras se utilizan más. Lo has adivinado: puedes crear una con Excel. A continuación te explicamos cómo utilizar la información de Excel para crear una nube de palabras en Wordle.
Arte y animaciones
Las capacidades de Excel probablemente se extienden mucho más allá de lo que inicialmente se podría anticipar. De hecho, muchas personas han utilizado la herramienta para crear algunas obras de arte francamente impresionantes, desde retratos pixelados hasta animaciones.
Planificador de viajes
¿Tienes unas vacaciones próximamente? Asegúrate de tener todo cubierto creando tú mismo un útil itinerario antes de hacer las maletas y salir. Excel dispone incluso de una práctica plantilla de planificador de viajes que puedes utilizar para asegurarte de que no se te escapa nada (desde el presupuesto hasta la información de la aerolínea).
Todo tuyo
Esta puede parecer una lista muy larga. Pero, tenlo por seguro, apenas roza la superficie de todas las cosas diferentes -aparte de las simples hojas de cálculo- de las que es capaz Excel. Desde listas a gráficos o maquetas de diseño, los usos de Excel son aparentemente ilimitados.
¿Te sientes intimidado? No te preocupes: puedes aprender Excel en línea, a tu propio ritmo, y convertirte en un ninja de las hojas de cálculo en poco tiempo.