5 Principales Diferencias entre el ERP y el Software de Contabilidad
El software de contabilidad suele abarcar la gestión de áreas como los informes financieros, las cuentas por pagar y por cobrar, las operaciones bancarias, el registro de ingresos/ventas básicos y más. Por otro lado, las soluciones ERP incluyen múltiples módulos siendo la contabilidad uno de ellos. Otros módulos incluyen la cadena de suministro, la planificación, la gestión de inventarios, la gestión de almacenes, la producción, los recursos humanos, las ventas, las compras, etc.
Sin embargo, hay mucha gente que utiliza los términos «software de contabilidad» y «software ERP» indistintamente. En este blog te guiaremos por las diferencias entre el software de contabilidad y las soluciones ERP.
El mercado mundial de ERP crecerá hasta alcanzar los 42.000 millones de dólares en 2020
Como indican las investigaciones1, un mercado cada vez más competitivo obliga a las organizaciones a adoptar soluciones ERP para mantener el ritmo de sus competidores.
A medida que los pequeños y medianos fabricantes (y las empresas en general) se enfrentan a procesos empresariales fuera de control, causados en parte por la desconexión entre la contabilidad y las operaciones en planta, la necesidad de una visión única de los procesos organizativos está impulsando la adopción de soluciones ERP. Se espera que la demanda de software ERP crezca rápidamente.
Entendamos la diferencia entre el software de contabilidad y el ERP en detalle:
A medida que el mundo se vuelve más complejo, con tiempos de entrega más rápidos, expectativas de los clientes en cuanto a la personalización de los productos y más datos que gestionar que nunca, el software que apoya la eficiencia operativa de los procesos empresariales básicos es absolutamente esencial. Las empresas también requieren características relevantes que sirvan a la dinámica de las necesidades y desafíos específicos de la industria. Esto también se aplica al software de gestión contable y financiera independiente, ya que sólo satisface necesidades limitadas en comparación con una solución ERP integral.
La gente a veces utiliza erróneamente los términos software de contabilidad y software ERP indistintamente. En realidad, el software de contabilidad e informes financieros es un subconjunto de un sistema ERP. Es importante entender la diferencia. Echemos un vistazo más de cerca:
El software de contabilidad, como QuickBooks, no es suficiente
Casi todas las empresas utilizan software de gestión contable y financiera. Entonces, ¿cómo es el software de contabilidad ERP mejor que el software de contabilidad independiente?
No hace mucho tiempo, QuickBooks, Sage y Dynamics GP eran líderes indiscutibles de software de contabilidad para las pequeñas y medianas empresas. A medida que las empresas se enfrentaban a una mayor competencia y sus clientes esperaban tiempos de entrega más rápidos y una mayor personalización, la necesidad de un software ERP se hizo evidente.
El software de contabilidad autónomo puede encargarse de las funciones de contabilidad estándar, de las operaciones bancarias y de la elaboración de informes limitados. Sin embargo, los paquetes de contabilidad estándar que las pequeñas y medianas empresas han utilizado durante años, carecen de la capacidad de prever lo que está por venir.
En cambio, las funciones y capacidades de gestión contable y financiera inherentes a las soluciones ERP ofrecen una única fuente de información en tiempo real y totalmente integrada en los distintos departamentos para mejorar la toma de decisiones. La visibilidad en tiempo real de toda la empresa proporciona información sobre las compras, la producción, el movimiento de inventarios y la gestión de almacenes.
Por ejemplo, el software de contabilidad, como QuickBooks, no puede escalar con el crecimiento de su empresa porque funciona con una base de datos propia. Estas soluciones independientes no se crearon para conectar los procesos de toda la empresa y ofrecer visibilidad en tiempo real del estado de esos procesos. Como resultado, usted termina con silos de información que no pueden proporcionar una imagen transparente y completa de las operaciones de su negocio.
¿Qué es un sistema ERP?
Un sistema ERP combina la gestión financiera, la cadena de suministro, la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y, en algunos casos, soluciones específicas del sector en un sistema amplio, lo que ayuda a las empresas a obtener una visibilidad y un control totales, a escalar y a competir en un entorno cada vez más competitivo.
Las soluciones ERP proporcionan un sistema de información único y completo que permite procesar y analizar con precisión los datos de todas las funciones de la empresa. El software de contabilidad ERP agiliza las ventas y el inventario, detecta los déficits de los procesos e impulsa la productividad.
Así que, básicamente, el software ERP tiene las características del software de contabilidad, y más.
El factor clave a la hora de seleccionar una solución ERP es mejorar la eficiencia operativa general, la escalabilidad y la transparencia dentro de la empresa.
Software de contabilidad frente a software ERP
Hay 5 cosas que podría tener en cuenta al comparar el software de contabilidad con el ERP.
Una solución ERP es similar a una colección de Legos
El software ERP va mucho más allá de lo que puede ofrecer el software de contabilidad. Las capacidades de gestión contable y financiera dentro de un sistema ERP ofrecen una visión de 360 grados de toda la empresa, incluyendo características tales como: Gestión financiera y elaboración de informes, gestión de ventas, compras e inventarios, gestión de almacenes y calidad, CRM, RRHH, movilidad y mucho más.
El software de contabilidad autónomo no está construido para las necesidades específicas de la industria
Por ejemplo, el software de contabilidad autónomo tiene una capacidad limitada para el seguimiento del inventario para las empresas de fabricación y distribución, dependiendo de complementos de terceros poco manejables. Mientras que una solución ERP ofrece verdaderas herramientas de gestión de inventario con muchas funciones para fabricantes y distribuidores. Por otro lado, con un ERP para la fabricación, puede gestionar el inventario de forma proactiva para reducir los costes de almacenamiento, tomar decisiones más rápidas y precisas y reducir los costes laborales. Y lo que es mejor, las soluciones ERP gestionan a la perfección todo el sistema de ejecución del taller. Una solución ERP también le permite gestionar las listas de materiales, la planificación de la producción, la gestión de la cadena de suministro, los recursos de producción, los envíos de suministros y mucho más. Mientras que el software de contabilidad no proporciona capacidades de gestión de la fabricación.
El software de contabilidad y las soluciones ERP no siempre cumplen con los GAAP
Muchas soluciones de contabilidad y ERP independientes, incluidas algunas de las más populares, no cumplen con los GAAP o dificultan el cumplimiento de las normas de los GAAP, un defecto del software que muchas pequeñas y medianas empresas en crecimiento no pueden permitirse. Siempre debe preguntar al proveedor cómo su software puede ayudarle a cumplir con las normas GAAP, las leyes fiscales y las regulaciones financieras.
El software de contabilidad no incluye la gestión de las ventas o de las relaciones con los clientes
Una solución ERP proporciona la gestión de las ventas y el procesamiento de los pedidos. Las soluciones ERP suelen contar con un módulo CRM sin fisuras que permite acceder a la información de contacto actualizada y ver el historial de comunicaciones anteriores. Mientras que el software de contabilidad independiente no tiene estas capacidades.
El software de contabilidad está limitado a la hora de proporcionar datos en tiempo real y movilidad
El ERP integra toda la información financiera en una única base de datos. Al proporcionar una solución integrada para una amplia gama de procesos empresariales, los sistemas ERP eliminan la necesidad de contar con diferentes herramientas para gestionar los requisitos de los distintos departamentos. Además, los datos de toda la empresa están disponibles en la nube para poder acceder a la información en tiempo real en cualquier momento y lugar mediante un dispositivo móvil. Los sistemas ERP conectan cada parte de la empresa para que cada decisión se base en la inteligencia en tiempo real.
¿Qué depara el futuro del software de contabilidad independiente?
El mercado de paquetes de software de contabilidad ha sufrido algunos reveses recientemente. Los principales proveedores de software de contabilidad, Sage e Iris, fueron criticados por el Uso de TI en las Prácticas de Contabilidad2 según la encuesta realizada por la Facultad de TI del ICA. La facultad descubrió que el 24% de los contables había experimentado una pérdida de tiempo y de honorarios debido a un fallo del software de contabilidad. A medida que más empresas exigen una mejor integración de sus operaciones, el ERP parece estar cooptando rápidamente el mercado de los programas de contabilidad, especialmente entre las empresas en crecimiento. A medida que las empresas superan a QuickBooks, buscan una solución que ofrezca funcionalidad contable más funcionalidad operativa para gestionar diversos procesos empresariales. Y eso hace que una solución ERP sea una gran opción para su negocio.
