Cómo adoptar una versión ligera del Consejo Asesor de Cambios de ITIL
Como ya sabrá, el Consejo Asesor de Cambios (CAC), inspirado en ITIL, consiste en un grupo de personas que ayudan al proceso de gestión de cambios con la evaluación, autorización, priorización y programación de los mismos.
Sin embargo, a veces hay dificultades que impiden el funcionamiento de los CAB, incluso cuando hay funciones y responsabilidades de gestión de cambios bien definidas. Pero un CAC no tiene por qué ser complicado: puede que su organización sólo necesite una versión ligera del CAC.
Para ayudar, este artículo ofrece un conjunto de acciones sencillas que ayudarán a proporcionar una versión ligera de un CAC en cualquier organización.
¿Necesita un CAC?
¿Está cansado de la sensación de que usted (y/o sus colegas) ha perdido el control de su proceso de gestión de cambios y de su(s) herramienta(s) de gestión de servicios de TI (ITSM)?
¿Tiene que hacer un gran esfuerzo con todas las solicitudes de cambio para no comprometer la prestación de su servicio de producción? O, por el contrario, ¿su organización, unidad de negocio o departamento no está lo suficientemente estructurado o robusto como para operar un CAB?
En cualquiera de estas situaciones, hay un conjunto de pasos básicos que pueden ayudar. A través de los cuales, incluso si no tiene un puesto de gestor del cambio puede implementar una función formal de CAC – incluyendo, por ejemplo, la participación regular de personal representativo de todas las áreas técnicas y/o funcionales.
Por favor, siga leyendo para saber el «cómo.»
Defina un conjunto de personal especializado para identificar qué cambios deben ser aprobados
Cuando llegue una solicitud de cambio, sólo un pequeño conjunto de personal especializado debería ser capaz de clasificar y aprobar estas «órdenes de cambio» con el estado de «En espera de aprobación».
Necesitará identificar un conjunto de personal adecuadamente capacitado para analizar apropiadamente los cambios recibidos.
Defina un conjunto de transiciones de estado de las órdenes de cambio con el fin de identificar un flujo de trabajo de aprobación o rechazo
Aquí, le aconsejo un enfoque muy simple – sus órdenes de cambio pueden comenzar con el estado de «Solicitud de Cambio» y, después de un análisis rápido, pueden pasar al estado de «Esperando Aprobación» para su análisis por el CAC.
Los cambios de menor riesgo pueden, por supuesto, acordarse para ser tratados utilizando modelos de cambio aprobados que eliminen la necesidad de la participación del CAB.
Defina una frecuencia de tiempo para la celebración de sus reuniones del CAB
Esto dependerá de su organización y clientes, además del volumen de solicitudes de cambio. Según mi experiencia, las empresas más complejas suelen celebrar menos reuniones del CAC al mes.
En algunos casos, se produce sólo una vez al mes, lo que significa sólo una promoción de la producción al mes. Por supuesto, si tiene órdenes de cambio todas las semanas, probablemente no será posible celebrar sólo una reunión mensual.
Defina una frecuencia de tiempo para la promoción de la producción
Un factor clave para mantener estabilizados los entornos de sus clientes es identificar uno o dos días a la semana (por ejemplo, cada lunes y martes) o al mes para promover sus órdenes de cambio aprobadas.
Esto reducirá el impacto y los riesgos para su empresa y los entornos de los clientes. Esta opción también le permite estimar el trabajo de su equipo y las entregas con más precisión, pero en última instancia garantiza el control total de todos los entornos.
Utilice las funcionalidades out-of-the-box de la herramienta ITSM para identificar y ayudar a analizar las órdenes de cambio abiertas, aprobadas o rechazadas
Como ya sabrá, las herramientas ITSM alineadas con ITIL a menudo incluyen capacidades relacionadas con el proceso CAB, pero ¡mantenga la sencillez!
Utilice las funcionalidades out-of-the-box sólo en la medida necesaria para crear esta versión ligera del CAB. Por ejemplo, si su herramienta ITSM tiene un calendario de cambios, debería utilizarlo para visualizar, y entender mejor, los cambios por semana, mes o año.
Esta versión ligera del CAB permitirá a su organización controlar mejor las órdenes de cambio. Pero, más que eso, también es útil para visualizar la información de los cambios y hacer un seguimiento de todos los pasos necesarios del proceso.
Profesional Senior de TI con 8+ años de experiencia en proyectos de Gestión de Servicios de TI para Service Desk, Catálogo de servicios, procesos de flujo de trabajo y soluciones de gestión de CMDB y también en Business Intelligence (soluciones de informes y cuadros de mando) – SAP Business Objects, CrystalReports, LANDesk Xtraction y TIBCO Jaspersoft – proyectos. Altamente capacitado en el paquete de gestión de servicios de los productos de CA Technologies.