Cuáles son los diferentes tipos de sistemas contables? Opciones explicadas
Hay dos tipos de sistemas de contabilidad: El primero es un Sistema de Partida Única en el que una pequeña empresa registra cada transacción como una partida en un libro mayor. El otro es un sistema de doble entrada, donde cada transacción se registra como un débito y un crédito en cuentas separadas.
Un sistema de doble entrada asegura el equilibrio de los libros de una empresa.
Esto es lo que cubriremos:
¿Cuál es la diferencia entre la entrada simple y la doble entrada?
¿Cuáles son los tipos de software de contabilidad?
¿Cuáles son los tipos de métodos de contabilidad?
¿Qué método de contabilidad debo utilizar?
NOTA: Los miembros del equipo de soporte de FreshBooks no son profesionales certificados en impuestos sobre la renta o contabilidad y no pueden proporcionar asesoramiento en estas áreas, fuera de las preguntas de apoyo sobre FreshBooks. Si necesita asesoramiento sobre el impuesto a la renta, por favor, póngase en contacto con un contador en su área.
¿Cuál es la diferencia entre la entrada simple y la entrada doble?
Un sistema de entrada simple de la contabilidad es generalmente utilizado por las empresas muy pequeñas por su simplicidad. Tal vez el negocio no hace muchas transacciones en un día determinado, o es una empresa unipersonal y el propietario no requiere o tiene tiempo para una extensa contabilidad. Un sistema de entrada única es cómodo, sencillo (no se necesita formación formal) y proporciona un ahorro de costes, ya que no requiere un software complejo. El propietario de una pequeña empresa podría llevar un sistema de contabilidad de entrada única en un programa de Excel, si así lo desea.
El sistema de entrada única tiene inconvenientes. Debido a la naturaleza incompleta de los datos introducidos, es imposible realizar informes financieros adecuados. Como tal, es difícil para el propietario del negocio hacer un análisis financiero y planificar los recursos para el futuro. Es mucho más probable que los errores pasen desapercibidos y es menos probable que se detecten los robos (porque no hay un inventario de activos). Las autoridades fiscales no reconocen un sistema de contabilidad de una sola entrada para la presentación de informes de ningún tipo.
Un sistema de doble entrada es un proceso de contabilidad mucho más detallado, utilizado normalmente por las empresas más grandes. Un sistema de doble entrada proporciona registros completos y permite la creación de estados financieros adecuados. Los errores también son más rápidos de detectar. Un sistema de contabilidad de doble entrada ofrece una imagen mucho más precisa de las finanzas de una empresa.
Un sistema de doble entrada es costoso, a menudo complejo y requiere mucho tiempo. También está sujeto a errores, si una transacción completa no se registra no hay manera de que el sistema lo sepa.
¿Cuáles son los tipos de software de contabilidad?
Sistema de entrada única
Un sistema de entrada única no requiere un software complicado. Una hoja de cálculo Excel o algo similar es todo lo que se necesita para introducir la información. Por ejemplo, una transacción del sistema de entrada única podría ser algo así:
|
Fecha |
Descripción |
Gastos |
Ingresos |
Impuesto |
Método de pago |
Saldo |
| Juego de bolígrafos | N/A | 85$.80 | 5,80$ | Efectivo | 7.800$ |
Nótese que la columna «Gastos» está vacía. Dado que se trata de una transacción de venta, el pago del cliente se considera «Ingreso». Si esta empresa hubiera pagado a un proveedor, entonces la columna «Gastos» es donde se habría introducido el importe a pagar.
El «Saldo» se refiere al saldo global de efectivo de la empresa en su cuenta bancaria, una vez que se ha añadido la transacción.
Sistema de doble entrada
Un sistema de contabilidad de doble entrada requiere un software para gestionarlo adecuadamente. Los dueños de negocios deben buscar en línea un software que sea fácil de entender (diseñado para los dueños de negocios, no para los contadores) y uno que proporcione acceso instantáneo a una serie de informes, tales como:
- Beneficio &Estado de pérdidas
- Libro mayor
- Cuadro de cuentas
- Resumen de impuestos sobre ventas
- Resumen de facturas
- Resumen de pagos
- Informes de gastos
Freshbooks, fundada en 2003, ofrece este tipo de funciones para empresas de todos los tamaños, incluida la asistencia al cliente por correo electrónico o línea de ayuda.
¿Cuáles son los tipos de métodos contables?
Hay dos tipos de métodos contables: La contabilidad de caja y la contabilidad de devengo:
Método de contabilidad de caja
La contabilidad de caja registra los ingresos y los gastos a medida que se reciben y se pagan (cuando el dinero cambia de manos).
Método de contabilidad de devengo
La contabilidad de devengo registra los importes en dólares cuando se produce una transacción (una factura que sale o una factura que entra), no cuando se intercambia realmente el efectivo. La ley exige un método de contabilidad de devengo cuando una empresa supera los 5 millones de dólares en ventas. Se cree que este método de contabilidad ofrece una imagen más precisa de las finanzas de una empresa.
Estos son los dos tipos principales de métodos de contabilidad, aunque a veces se permite a las empresas utilizar un híbrido de los dos, si se cumplen ciertas condiciones.
¿Qué método de contabilidad debo utilizar?
El método de contabilidad que debe elegir depende del tamaño de su empresa.
Como sistema de contabilidad de partida única, el método de contabilidad de caja es el preferido por las pequeñas empresas porque es sencillo de aplicar y ahorra tiempo. Debido a que la transacción se registra cuando el efectivo cambia de manos, el propietario del negocio tiene una mejor idea del flujo de efectivo de la empresa en cualquier momento.
La contabilidad de devengo es la preferida por las empresas más grandes (y en algunos casos, legalmente requerida) porque da a una organización una imagen más clara de los ingresos y gastos de la empresa. Por ejemplo, si las ventas combinadas de una empresa ascienden a 1,2 millones en diciembre, un sistema de devengo mostraría esa cantidad en los estados financieros de la empresa aunque los pagos de los clientes no llegaran hasta principios del año siguiente. Si la dirección de la empresa hubiera seguido el método de contabilidad de caja, no sabría de los 1,2 millones y podría tomar decisiones o políticas basadas en información incompleta.