¿Cuánto espacio de oficina necesito?

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¿Cuánto espacio de oficina necesito?

La propiedad comercial y el espacio de oficina es uno de los mayores costes para una empresa, por lo que cuando se trata de arrendar, sobreestimar o subestimar la cantidad de espacio necesario puede terminar convirtiéndose en un ejercicio costoso.

Las normas del Reino Unido sugieren una media de 11 metros cúbicos, o 5 metros cuadrados, como el espacio mínimo necesario por persona en una oficina, pero esto es sólo una guía. Para evaluar con precisión la cantidad de espacio que necesita una empresa para prosperar, hay que tener en cuenta muchas variables:

• Cantidad y tamaño de los muebles o equipos
• Altura del techo
• Tamaño de la plantilla y número de trabajadores a distancia
• Necesidad de salas de reuniones y espacios de descanso
• Crecimiento estimado de la empresa
• Distribución del espacio

Alquilar demasiado espacio

Alquilar demasiado espacio supone el riesgo de pagar por zonas que podrían estar vacías. El despilfarro de oficinas se refiere a los costes que se pagan innecesariamente en concepto de alquiler, tasas comerciales, gastos de servicio, servicios públicos y otros. Tener muchos escritorios sin utilizar también puede afectar a la motivación de los empleados y a su percepción de la empresa. Si tiene clientes en la oficina, un espacio demasiado vacÃo no tiene por qué crear la impresión correcta de una empresa de éxito.

Alquilar demasiado poco espacio

Alquilar demasiado poco espacio puede limitar el crecimiento de la empresa y dificultar la expansión del personal. Acondicionar un nuevo espacio para acomodar al nuevo personal o reubicarse antes del vencimiento del contrato de arrendamiento puede ser costoso.

Entonces, ¿qué puede hacer para determinar cuánto espacio de oficina necesita?

Estime su negocio ahora y en el futuro

Las siguientes preguntas le ayudarán a estimar cuánto espacio necesita actualmente, así como cuánto necesitará según el crecimiento previsto de su negocio.

1. ¿Cuántas personas empleo?
2. ¿Cuántos puestos de trabajo necesita cada persona?
3. ¿Qué áreas son compartidas y cuáles son privadas?
4. ¿Voy a contratar a más empleados en los próximos dos años?
5. ¿A qué duración del contrato de arrendamiento me comprometo?
6. ¿Cuánto se prevé que crezca la empresa en dos años?
7. ¿Los equipos trabajan a distancia y sólo necesitan un acceso limitado a un puesto de trabajo compartido, o se requiere que los equipos estén en la oficina en un puesto de trabajo exclusivo todos los días?
8. ¿Cuál es nuestra necesidad de espacio auxiliar -salas de reuniones, cabinas telefónicas, áreas de descanso para espacios de colaboración, etc.

Además, el coste del espacio también entra en la ecuación. En los mercados en los que los costes de ocupación son más elevados, se espera que haya más presión para reducir la asignación de superficie por número de empleados. En los mercados en los que los costes de ocupación son probablemente más bajos, la expectativa es que la asignación de superficie por número de empleados sea más generosa.

Tres factores que influyen en la cantidad de espacio de oficina que necesita

1. Tipo de trabajo: La forma de pasar la jornada laboral juega un papel importante en la cantidad de espacio que se necesita. Los que pasan la mayor parte del día realizando tareas o en reuniones se contentarán con áreas más pequeñas, mientras que los que requieren espacio para la investigación, las reuniones o los equipos para pasar largos periodos en un puesto de trabajo necesitan áreas más grandes.
2. Felicidad de los empleados: El espacio personal es vital para el bienestar de los empleados, y las investigaciones apuntan a que los trabajadores son más felices, están más comprometidos y más alerta en entornos en los que pueden sentarse, estar de pie y caminar. Además, el espacio puede tener un efecto en la psicología de los trabajadores y puede desempeñar un papel importante en la felicidad general.
3. Cultura de empresa: El tamaño del espacio de la oficina individual se asocia a menudo con la jerarquÃa, pero la cultura de la empresa ha cambiado y hoy en dÃa no es raro que todos se sienten en un espacio compartido. La cantidad de espacio de oficina necesario variará en función de la cultura y la estructura de gestión de su empresa.

¿Por qué hay más empresas que eligen espacios de oficina flexibles?Â

Las oficinas flexibles, como las oficinas de coworking, gestionadas o con servicios, le ofrecen un control total sobre la ubicación, el tamaño y las condiciones de alquiler. Los contratos de alquiler a corto plazo, disponibles mes a mes, ofrecen a su empresa la posibilidad de ampliar, reducir o trasladarse según sus necesidades, con todo lo que necesita para dirigir su negocio incluido en una única factura mensual.

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