Cómo redactar un acta de reunión: Plantillas y Ejemplos

Cómo redactar un acta de reunión: Plantillas y Ejemplos

Escribir actas de reuniones puede parecer una tarea trivial y sin importancia, algo que asignarías a un becario – o incluso que no harías en absoluto. Las reuniones en sí mismas suelen considerarse una pérdida de tiempo y documentarlas aún más.

Sin embargo, descuidar esta tarea es un error que puede resultar costoso en términos de tiempo y recursos. Si tiene una buena razón para celebrar una reunión, las actas de reunión pueden ser una herramienta muy eficaz para mantener a todos en la misma página.

Aprofundicemos en lo que son realmente las actas de reunión, cómo redactarlas y veamos algunas plantillas y ejemplos de actas de reunión.

• ¿Qué son las actas de reunión?
• ¿Cuál es el objetivo de las actas de reunión?
• Cómo redactar un acta de reunión de forma eficaz
• Plantillas de actas de reunión &ejemplos

¿Qué son las actas de reunión?

Las actas de reunión, también llamadas notas de reunión, son el registro escrito de todo lo ocurrido durante una reunión. No son lo mismo que el orden del día de la reunión, que se prepara con antelación y se refiere a la lista de actividades que los participantes esperan realizar durante su reunión.

No son un registro minuto a minuto y, en cambio, se centran en los resultados de la reunión. Las actas suelen recoger información como:

• Nombres de los participantes

• Fecha y hora de la reunión

• Asuntos del orden del día tratados

• Decisiones tomadas por los participantes

• Acciones de seguimiento y próximos pasos

  .acciones de seguimiento y próximos pasos

¿Por qué las notas de la reunión se llaman «acta»?

Contrariamente a la creencia popular, las notas tomadas en una reunión no se llaman «actas» porque el anotador registra las notas junto con la hora. De hecho, las «actas de reunión» no tienen nada que ver con el tiempo.

La palabra tiene en realidad su origen en el latín «minuta scriptura», que significa «pequeñas notas». Por lo tanto, redactar un acta de reunión significa esencialmente condensar la reunión en los puntos más importantes. Según algunas fuentes, se utilizó por primera vez en este sentido a principios del siglo XVIII.

¿Cuál es el objetivo de las actas de reunión?

En algunos casos concretos, la ley puede exigir que se levanten actas de las reuniones, por ejemplo, durante las reuniones disciplinarias con los empleados o los litigios. Sin embargo, en la mayoría de los casos, la decisión de tomar notas depende enteramente de usted.

Aquí se explica por qué vale la pena levantar actas de las reuniones.

• Las actas proporcionan un registro escrito de lo acordado en una reunión y crean una comprensión compartida de los resultados. Son una importante fuente de información que permite a los participantes reflexionar sobre lo ocurrido. Un registro escrito es la mejor manera de evitar malentendidos derivados de que las personas tengan recuerdos diferentes de la reunión.

• Notifican a las personas las tareas que se les han asignado y crean plazos claros para que todo el mundo se mantenga en el camino. Aportan claridad sobre los siguientes pasos y quién es responsable de cada cosa, asegurándose de que no se olvide ninguna acción.

• Actúan como fuente de información para los miembros que no pudieron asistir. También ayudan a otras partes interesadas a mantenerse informadas, por ejemplo, cuando los resultados de la reunión repercuten en actividades o proyectos de colaboración entre equipos dentro de la empresa.

• Permiten a los participantes volver atrás y revisar las ideas clave y los puntos de debate que condujeron a una decisión. Sin un registro claro, es fácil olvidar por qué se tomó una determinada decisión. En el peor de los casos, se puede acabar repitiendo la reunión y volviendo a tener las mismas discusiones.

Cómo redactar un acta de reunión de forma eficaz

Mantenga las actas fácilmente accesibles

En el pasado, las actas se compartían con los participantes como un archivo adjunto al correo electrónico. Algunas empresas siguen difundiendo las notas de las reuniones de la misma manera. Sin embargo, este enfoque tiene muchos inconvenientes. Las notas de la reunión son difíciles de organizar y pueden perderse fácilmente en la bandeja de entrada. Obtener las aportaciones de los participantes y revisar el acta requiere múltiples bucles de correo electrónico. No es fácil hacer un seguimiento de las tareas asignadas.

Hoy en día, la mayoría de las empresas disponen de mejores herramientas. Las herramientas wiki internas, como Nuclino, permiten a las empresas organizar y colaborar en sus actas de forma mucho más eficiente:

• Cada nota puede editarse de forma colaborativa en tiempo real.

• Las notas relevantes pueden encontrarse al instante utilizando la función de búsqueda.

• Las partes interesadas pueden dejar comentarios y opiniones fácilmente.

• Las actas de las reuniones relacionadas pueden enlazarse entre sí y organizarse jerárquicamente.

Prepare el orden del día de la reunión con antelación

El orden del día de la reunión, que a menudo se descuida, es una de las mejores formas de garantizar la concentración y evitar las reuniones improductivas. Marca el ritmo de la reunión y actúa como herramienta de gestión del tiempo. También le servirá de esquema cuando redacte el acta.

Registre la asistencia

Incluya una lista de participantes, tanto presentes como ausentes, y comparta el acta con ellos después de la reunión. Si utilizas una herramienta como Nuclino, puedes simplemente @mencionar a los asistentes, enviándoles una notificación dentro de la aplicación y compartiendo el documento con ellos.

Sigue una estructura clara

Usando la agenda de tu reunión como esquema, separa tus notas en categorías claras, por ejemplo, puntos de discusión, decisiones tomadas y tareas y próximos pasos. Cree una plantilla de acta de reunión y sígala de forma coherente.

Pida a los participantes que la revisen

Asegúrese de que su acta está completa y es precisa pidiendo a otros participantes que la revisen. En Nuclino, pueden compartir fácilmente sus aportaciones dejando un comentario.

Compártala con todas las partes interesadas

Después de la reunión, comparta el acta con cualquier persona que pueda encontrarla relevante (aunque no haya participado). Asegúrate de que todas las personas a las que se les ha asignado una tarea conozcan sus próximos pasos y los plazos en los que deben completarlos.

Plantillas de actas de reuniones &ejemplos

Dependiendo de la reunión, las actas pueden tener un aspecto muy diferente. Pueden ser muy largas y formales, o muy cortas y sencillas. Aquí tienes algunas plantillas de actas de reuniones y ejemplos para diferentes ocasiones.

Actas de reuniones ejecutivas

Las reuniones ejecutivas suelen centrarse en la planificación de la estrategia y la revisión de los KPI, y sus actas suelen ser más largas y formales. He aquí un ejemplo:

Actualización de estado semanal

Es importante tener en cuenta que, a medida que más y más empresas adoptan el trabajo remoto, muchas reuniones se realizan ahora de forma asíncrona. Se está volviendo especialmente común para las reuniones de actualización de estado en las que el objetivo es compartir información en lugar de tener una discusión de estilo de mesa redonda.

En este caso, tener actas se vuelve aún más crítico, en esencia, la sustitución de la reunión física real. Las actualizaciones de estado semanales y las reuniones retrospectivas de los sprints son ejemplos comunes.

Al final del día, depende de ti encontrar el formato que mejor funcione para ti y tu equipo. No hay una talla única cuando se trata de actas de reuniones, pero esperamos que uses estos ejemplos como inspiración para tus propias notas.

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