Facturas y recibos: ¿Cuál es la diferencia?
Los recibos y las facturas son sólo algunos tipos de documentos contables que su empresa puede utilizar regularmente. Hay toda una serie de otros, como las facturas proforma, las notas de crédito, las facturas de prepago, las facturas de presupuesto, etc. Sin embargo, en este artículo, nos centraremos en las facturas, los recibos y las facturas, ya que muchos usuarios se confunden en sus diferencias y en cuál enviar.
¿Qué es una factura?
En palabras sencillas, una factura es un documento que una empresa emite al cliente. En ella se indican los productos o servicios vendidos y la cantidad de dinero que se debe pagar. Las facturas sirven como solicitud de pago y se envían antes de que el cliente realice el pago. Se utilizan para hacer un seguimiento eficaz de los artículos vendidos, sus precios, los impuestos y otra información relacionada con la transacción. Por lo general, las facturas se emiten después de que se haya prestado el servicio o se haya entregado la mercancía, mientras que el pago aún no se ha efectuado. En el pasado, las facturas se imprimían y se enviaban por correo o fax. Sin embargo, a partir de 2021, las facturas online enviadas en formato pdf por correo electrónico son una solución más rentable, cómoda y ecológica. Llevar un control de las facturas con un sistema de facturación unificado ayuda a reducir la administración en torno a la contabilidad y los informes.
¿Qué es una factura?
Una factura establece el importe que debe pagar un cliente. Cuando una empresa envía una factura a un cliente, éste tiene que introducir la información de la factura en forma de factura en su sistema de reservas. Una factura se crea antes de los pagos.
¿Qué es un recibo?
Un recibo es una confirmación de un pago. Este documento confirma que un cliente ha recibido los bienes o servicios. Un cliente puede utilizar un recibo como prueba de que ha completado el pago de bienes o servicios. Los recibos se entregan a los clientes en formato digital o en papel una vez realizado el pago. Este documento es común tanto para los negocios tradicionales como para los de comercio electrónico y es una prueba importante en caso de que aparezca algún problema con el producto. Un vendedor utiliza un recibo para verificar si las reclamaciones de cambio o devolución de mercancías están justificadas.
Facturas, facturas y recibos: diferencias clave
La principal diferencia entre una factura y un recibo depende de quién envía el documento. Si el documento lo envía una empresa o un particular (por ejemplo, un autónomo) a otra empresa a la que pretende compensar, entonces se trata de una factura. Sin embargo, los receptores de la factura o la empresa que recibe la factura se refiere a la factura como un proyecto de ley o puede crear un proyecto de ley por separado mostrando la transacción y el registro en sus libros.
La otra diferencia principal entre estos dos términos es que cuando se envía una factura, la empresa o individuo está pidiendo el pago y, a menudo dando al cliente un plazo o condiciones de pago en la factura. Por otro lado, una factura se registra inmediatamente después de que se haya realizado un pago o justo en el momento en que se obtiene el servicio o producto y se procesa el pago.
Piense en ir de compras y recibir una factura de una tienda. El dueño de la tienda quiere que le paguen inmediatamente en lugar de facturarle y esperar un pago en una fecha posterior.
Un recibo, por otro lado, es una prueba de pago. No es una factura para el pago o una factura en la que el pago debe realizarse en una fecha posterior, sino una prueba de que se ha realizado previamente (el pago). Por lo tanto, es similar tanto a una factura como a un recibo, pero el pago ya se ha realizado.
Como ves es fácil confundir estos tres términos, pero hay algunas diferencias claras que hay que tener en cuenta. Conviene recordar también que nuestro sistema ofrece las tres opciones para que las utilices si así lo decides.
¿Cómo emitir facturas?
Si vas a utilizar un programa de facturación para emitir una factura, tendrías que rellenar algunos datos.
Aquí están los principales detalles:
- Información del vendedor (el nombre de su empresa, el CIF (si procede), la dirección de su empresa, la cuenta bancaria y SWIFT a la que se debe realizar el pago)
- Información del comprador (el nombre de la empresa de su cliente, el CIF (si procede), la dirección del cliente)
- Asientos de la factura (nombres de los productos, cantidad,
- Detalles de pago (tipo de pago, fecha de vencimiento, número de pedido)
- Divisa, tipo de cambio (personalizado o del banco nacional)
Para ahorrar tiempo a la hora de generar facturas para los mismos clientes en el futuro, puede crear un cliente en el software de facturación y rellenar previamente la información de la factura.
Aparte de las facturas puntuales, también puede crear facturas recurrentes y enviarlas en un día concreto del mes.
