IRS Law Blog
Dado que a menudo ayudo a los clientes a cerrar las auditorías del IRS cuando sus registros faltan, pensé que era el momento de responder a esta pregunta:
Recibí una carta para reunirse con un auditor del IRS para auditar mis impuestos de 2005 – 2007. Mi casa fue allanada varias veces, y no tengo ninguno de mis papeles para mostrar las deducciones. También se llevaron mi ordenador la primera vez, y sí rellené una denuncia policial. ¿Qué pasará si no voy a la auditoría, o si voy sin nada?
Aquí se plantean muchas cuestiones, todas importantes.
1. Registros deficientes/perdidos para la auditoría. Por supuesto, el mejor caso para una auditoría del IRS es tener registros perfectos. Pocas personas lo hacen. Y eso, lo crea o no, está bien.
Hay un caso bien reconocido del Tribunal Fiscal de los Estados Unidos que permite recrear los gastos cuando no existen registros directos. El caso es Cohan v. Commissioner, 39 F. 2d 540 (2d Cir. 1930). Cohan estableció una norma que permite hacer estimaciones de los gastos pagados cuando no existen pruebas directas. Para hacer la estimación, hay que fundamentar que los gastos fueron realmente incurridos. He aquí un ejemplo de la vida real:
Un camionero transporta muebles para personas que se trasladan a otro país. Subcontrata en cada ciudad a trabajadores para cargar y descargar los enseres personales de sus clientes. No puede cargar y descargar los muebles por sí mismo. Pero paga en efectivo, sin recibos. Más de 80.000 dólares en gastos por esto estaban siendo cuestionados por el IRS, una cantidad significativa.
Como premisa inicial, sabíamos que incurrió en el gasto – sofás y refrigeradores no se mueven por sí mismos. Así que recreamos a partir de su cuaderno de viaje y su calendario cada trabajo que hacía. Sabía que si trasladaba 10.000 libras de muebles, dos hombres tardarían un total de 8 horas en completar el trabajo, y la tarifa era de 150 dólares al día. Creó una hoja de cálculo para cada día, enumerando la ciudad en la que se encontraba, su recuerdo del peso de la carga, cuántos hombres utilizó y el tiempo que tardó en completar el trabajo.
Esto le llevó algo de trabajo, pero una deducción de 80.000 dólares estaba en juego.
El IRS permitió todo lo que recreó. Pudimos establecer que las cantidades fueron realmente pagadas, y se utilizó un método fiable para probarlo.
He tenido casos similares, por ejemplo, para un propietario de una empresa de jardinería, que pagaba a sus subcontratistas en efectivo y no guardaba recibos. Esos céspedes no fueron cortados por ellos mismos. Se recrearon los trabajos y los clientes, detallando cuántos trabajadores se utilizaron por trabajo. Este método Cohan de recrear los gastos se ha aplicado para que el IRS permita otros gastos como las contribuciones de caridad, o las millas de negocios conducidas por un agente de bienes raíces (recreando un libro de registro de kilometraje). Cohan es una regla importante que debe utilizarse para aliviar un resultado duro en los casos en que no existen registros perfectos para demostrar los gastos que fueron claramente pagados.
2. Entienda con quién está tratando. Los auditores del IRS a veces tienen una visión muy estrecha de los casos de justificación. Pero si usted no puede llegar a un acuerdo en la auditoría, usted tiene el derecho de tener una audiencia de apelación o llevar su caso a la Corte de Impuestos de Estados Unidos. En las apelaciones, hay una visión más amplia de su caso. La pregunta que se hacen los funcionarios de apelación es: «Si este caso llegara a los tribunales, ¿qué pasaría?». Si usted puede atestiguar una base razonable para los gastos incurridos, los oficiales de apelación probablemente permitirán una parte de los gastos. Los funcionarios de apelación tratan de replicar lo que haría un juez del Tribunal Fiscal. Los auditores suelen estar demasiado alejados de esa realidad y no suelen dejar suficiente margen de maniobra. Ver mi post anterior «Tribunal de Impuestos – probando la igualdad de condiciones en las auditorías.»
3. No ignore la auditoría. Si lo hace, el IRS le enviará lo que se llama un «Aviso de Deficiencia». Este es el aviso de que el IRS ha encontrado una «deficiencia» en sus impuestos, y calcula el impuesto, los intereses y las multas que están cobrando. Si usted ignora este aviso, la cantidad se convierte en definitiva y el IRS iniciará las actividades de cobro. Participe en la auditoría en la medida en que pueda determinar si el auditor está abierto a la aplicación de la regla Cohan (debería estarlo). Si la auditoría no va a su favor, ejerza su derecho a tener una audiencia de apelación y, si es necesario, a que sus gastos sean revisados por el Tribunal Fiscal. Si tiene derecho a ello, se le permitirán unos gastos equivalentes al nivel de su credibilidad.
Si incurrió en los gastos, no se aleje de la auditoría. Hay métodos para recrear los gastos y llegar al resultado correcto.