La importancia de un Departamento de Cuentas por Pagar – Software de Contabilidad Simple para Emprendedores
Toda empresa u organización tiene esencialmente dos flujos financieros: ingresos y gastos. También se puede ver esto de una manera más simplista y definirlos como dinero que entra y dinero que sale.
El dinero que entra es, obviamente, lo que mantiene un negocio a flote y le permite operar durante cualquier período prolongado. Sin embargo, una vez que el dinero entra en una organización, tiene que haber una forma segura de controlar los gastos y mantener los costes al mínimo y manejables. Ahí es donde entra en juego el departamento de cuentas por pagar.
¿Qué son las cuentas por pagar?
Las cuentas por pagar forman parte del departamento de contabilidad general, y su misión específica es gestionar y supervisar las «cuentas por pagar» o el dinero que sale de una empresa. A diferencia del marketing y las ventas, no hay mucha acción o actividad que pueda interpretarse como estimulante en este departamento, pero eso no cambia el hecho de que es una parte extremadamente vital de un negocio exitoso.
Como era de esperar, la eficiencia de su sistema de cuentas por pagar se relaciona directamente con la estabilidad financiera y la reputación de su organización. Si su empresa tarda demasiado -o es demasiado lenta- en pagar a los clientes y proveedores, se reflejará mal en la reputación de su marca.
También va en la otra dirección. Las cuentas por cobrar pierden valor con el tiempo, especialmente después de que se hayan vencido. Cuando muchas cuentas por cobrar llevan 90 días de retraso o más, sólo valen el 20% de su valor original. Le corresponde asegurarse de que todas las facturas se pagan y se gestionan lo antes posible.
Principal para el buen funcionamiento de las cuentas por pagar es el sistema o el software que el departamento utiliza para gestionar las finanzas. Incluso con el equipo más talentoso a su disposición, las ineficiencias no sólo causarán problemas sino que también afectarán al resto de su organización.
Es por eso que mantener su departamento de cuentas por pagar y su equipo organizado y eficiente es la prioridad número uno cuando se trata de gestionar los gastos y el rendimiento financiero.
¿Por qué son tan importantes las cuentas por pagar?
Además de la obviedad de que alguien tiene que gestionar el dinero que sale de una empresa, hay varias razones por las que es necesario un departamento de cuentas por pagar.
Para empezar, la facturación es el proceso por el que una empresa paga a la mayoría de los clientes y proveedores. Las facturas llegan y alguien debe pagarlas. A continuación, la factura debe ser procesada y organizada para su adecuado almacenamiento y consulta posterior.
Un proceso manual de seguimiento, edición y aprobación de facturas suele ser lento y prolongado. Se puede simplificar y agilizar mucho si se implementa un sistema automatizado, gracias a herramientas de software avanzadas. El coste medio de procesar facturas con poca o ninguna automatización puede ser 20 veces mayor que el coste con servicios de alta automatización desplegados.
Pero incluso con un sistema automatizado, alguien tiene que vigilar las operaciones regulares para asegurarse de que las cosas están en orden. ¿Adivina quién se encarga de eso en toda la organización? Sí, es el departamento de contabilidad o, más concretamente, el equipo de cuentas por pagar.
En segundo lugar, el equipo de cuentas por pagar es el canal de contacto con los clientes. Cada vez que alguien tiene un problema con los pagos, está confundido sobre los flujos financieros o simplemente necesita que le rellenen una factura, interactuará y se relacionará con el departamento de cuentas por pagar. Piense en ellos como el equipo de relaciones públicas de sus interacciones financieras. Usted quiere que su equipo parezca profesional ante los clientes y clientes potenciales, y quiere que el proceso sea fluido y eficiente.
Alcanzar estos objetivos significa mantener un equipo bien dotado de trabajadores experimentados que tengan habilidades y conocimientos específicos de las operaciones financieras. Y lo que es más importante, conocen los entresijos del software y las herramientas necesarias y pueden ayudar a facilitar las interacciones fluidas con cualquier persona, desde los socios hasta los clientes potenciales.
Cuentas por pagar en todas las empresas
Por supuesto, con una organización y un negocio más grandes, las cuentas por pagar tienen mucho sentido. ¿Qué pasa con una empresa más pequeña con menos recursos? Sigue siendo un departamento beneficioso y necesario para las pequeñas y medianas empresas, y hay varias maneras de organizar y estructurar el departamento para que funcione.
Al final, no hay manera de ignorar la necesidad de tener un equipo de cuentas por pagar en su lugar y proporcionarles el software y las herramientas adecuadas para llevar a cabo su trabajo. Si quieres que tu negocio tenga éxito, este es un proceso crucial que no puedes pasar por alto.