Licencia FMLA: ¿Quién es elegible y por cuánto tiempo?
¿Sabías que hay tres tipos diferentes de licencia FMLA, en lo que respecta a la programación y la duración?
La Ley de Licencia Familiar y Médica, aprobada por el Congreso en 1993, da derecho a los empleados elegibles de los empleadores cubiertos a tomar una licencia no remunerada y protegida por el trabajo por razones familiares y médicas específicas de hasta 12 semanas. También permite hasta 26 semanas para cuidar a ciertos miembros de la familia que están o estuvieron en el ejército.
Además, garantiza la continuación de la cobertura del seguro médico de grupo durante este período en los mismos términos y condiciones que si el empleado no hubiera tomado la licencia.
Aunque depende de las circunstancias de cada persona, tener un sólido conocimiento de las diferencias entre los distintos tipos de FMLA le ayudará a entender qué es lo mejor para sus empleados si necesitan tomar una licencia calificada por la FMLA.
Pero primero, cubramos los fundamentos de la FMLA.
Los fundamentos de la FMLA
La licencia de la FMLA es distinta de una licencia personal en la que el empleado elige tomar tiempo libre para algo como un año sabático. Estos son los datos básicos sobre la FMLA:
- Las empresas del sector privado con 50 o más empleados en 20 o más semanas de trabajo durante el año natural actual o el anterior deben cumplirla.
- Las empresas con menos de 50 empleados no están obligadas a proporcionar las prestaciones de la FMLA.
- Sin embargo, proporcionar esos beneficios puede permitir a su empresa ser más competitiva y, por lo tanto, atraer y retener a los trabajadores con mayor facilidad.
Para que un empleado pueda acogerse a la FMLA, no sólo el empleador debe cumplir los criterios, sino que el empleado también debe cumplir ciertos requisitos.
- Las empleadas deben haber trabajado 1.250 horas en los 12 meses anteriores para poder acogerse a la FMLA con su empleador; y
- deben trabajar en un lugar en el que el empleador tenga al menos 50 empleados en un radio de 75 millas.
Así que, digamos que una empleada se queda embarazada después de trabajar para un empleador durante sólo dos meses. A los cinco meses la ponen en reposo porque es un embarazo de alto riesgo. Como esa empleada no cumple con los requisitos de horas y ubicación, no tendría derecho a la licencia FMLA ni se le garantizaría su mismo puesto de trabajo cuando regrese.
Las empleadas elegibles pueden recibir 12 semanas de licencia en un período de 12 meses para:
- Nacimiento, adopción o cuidado de acogida de un bebé o niño en el plazo de un año desde su nacimiento o colocación
- Cuidado de un cónyuge, hijo o padre que tiene una condición de salud grave
- Una condición de salud grave que significa que el empleado es incapaz de realizar las funciones esenciales del trabajo por un período de tiempo
- Una necesidad urgente resultante del cónyuge del empleado, hijo, hija o padre que es un miembro militar cubierto en servicio activo
La razón adicional de calificación de cuidador militar significa que un empleado puede recibir hasta 26 semanas de licencia si están cuidando a un miembro del servicio que es un cónyuge, hijo, hija, padre o pariente cercano del empleado.
Tenga en cuenta que la FMLA sólo garantiza que un empleador mantendrá el puesto de trabajo de un empleado durante estas 12 o 26 semanas. No hace estipulaciones sobre el salario. Ahí es donde las cosas pueden ser un poco complicadas.
La orientación de una organización profesional de empleadores (PEO) de buena reputación o de un especialista en recursos humanos puede ser muy valiosa para ayudarle a resolver esto.
Ahora que hemos cubierto lo básico, es hora de profundizar un poco más en los diferentes tipos de licencia FMLA en cuanto a la programación y la duración.
Duración y programación de la licencia FMLA
Dentro de la FMLA, hay tres tipos de licencia que un empleado calificado puede tomar: Continua, intermitente y de horario reducido.
Licencia continua
La licencia continua bajo la FMLA significa que el empleado estará fuera entre tres días y 12 semanas. El ejemplo más común de licencia continua sucede cuando un nuevo padre se toma 12 semanas de descanso después del nacimiento o la adopción de un bebé.
Sin embargo, un empleado puede tomarse el tiempo de unión con el bebé en trozos continuos más pequeños, siempre y cuando lo apruebe el empleador. Por ejemplo, si los nuevos padres están alternando el tiempo libre de sus respectivos trabajos en diferentes empresas para cuidar de su bebé, cada uno podría tomar cuatro períodos separados de dos semanas de descanso (en lugar de tomarlo todo en semanas consecutivas).
Es importante tener en cuenta que un empleador no puede obligar a un empleado a tomar una licencia continua cuando la licencia intermitente o un horario reducido es necesario para la condición de salud grave del empleado. Tampoco puede obligar a un empleado a tomar más permisos de los que desea o necesita. El incumplimiento puede costarle a su empresa, en caso de que se presente una denuncia.
Licencia intermitente
La licencia intermitente se produce cuando el empleado está fuera en un horario irregular. Es el tipo de baja menos estructurada de la FMLA porque el empleado no siempre puede predecir cuándo estará de baja. En este caso, el empleado o su familiar tiene una condición de salud que hace que la asistencia del empleado al trabajo sea impredecible.
Un ejemplo podría ser cuando un empleado ha recibido un diagnóstico de cáncer y necesita una semana libre para la cirugía, seguido de uno a tres días a la semana después para la quimioterapia y la recuperación de esos tratamientos.
En tal caso, el empleado puede sentirse lo suficientemente bien como para trabajar cuatro días durante algunas semanas y sólo dos días durante otras.
Licencia de horario reducido
La licencia de horario reducido significa que el empleado necesita trabajar menos horas que la semana laboral estándar debido a su propia condición de salud grave o la de un cónyuge, hijo, hija o padre.
Un empleado puede tener problemas para levantarse y moverse debido a una artritis severa, por ejemplo, y necesitar entrar a las 10 de la mañana en lugar de a las 8. O un empleado puede necesitar salir de la oficina antes de tiempo durante un cierto número de semanas para ayudar a cuidar a un padre moribundo en un hospicio.
Cuando la FMLA se complica
La FMLA puede ser confusa y complicada de administrar porque, como se mencionó anteriormente, funciona en conjunto con las leyes laborales federales y estatales.
La ley garantiza las 12 semanas de descanso, pero no proporciona compensación a los empleados en licencia. Los empleados pueden tener la opción de recibir una reposición parcial del salario por parte del estado (si existe un programa) o de un seguro privado.
Cinco estados (California, Nueva Jersey, Nueva York, Hawái y Rhode Island) permiten a los empleados de baja por FMLA solicitar prestaciones por incapacidad. Pero, ¿cuándo debe hacer que un empleado utilice su PTO para la licencia por enfermedad y cuándo debe solicitar la FMLA?
Siempre que cumpla con los criterios discutidos, normalmente cualquier ausencia que sea mayor de 3 días debe ser designada como FMLA. Durante este tiempo, el empleado puede utilizar el PTO. Sin embargo, si el empleado trabaja en un estado que proporciona beneficios, puede haber consideraciones especiales para ese estado en particular.
Cuando se utiliza el PTO, se utilizaría junto con la licencia y no antes de la misma. Por ejemplo, si un empleado sale de permiso, el permiso comienza el primer día de permiso y no cuando se agota el PTO.
Independientemente de los estados en los que opere, es vital que mantenga registros precisos y que realice un seguimiento del tiempo libre de los empleados, tanto si se ausentan de forma intermitente durante horas como si lo hacen de forma continuada durante semanas o días.
Cuando se trata de gestionar las bajas por FMLA y otros retos de cumplimiento normativo relacionados con los recursos humanos, buscar los servicios de una PEO puede ser una decisión inteligente para ayudar a reducir el riesgo y la carga administrativa de su empresa. Obtenga más información en nuestro libro electrónico gratuito: Los 7 errores más frecuentes de RRHH y cómo evitarlos.