Lo que debe saber sobre los certificados de exención del impuesto sobre las ventas y el uso
Como profesional de los impuestos estatales y locales («SALT»), asisto a los clientes en el cumplimiento de sus obligaciones de impuestos sobre las ventas y el uso en varios estados. Esto, por supuesto, se extiende a la representación cuando sus declaraciones (o el estado de no declaración) se somete a una auditoría. Algunas de las preguntas más frecuentes de los clientes se refieren a la obtención de certificados de exención de los clientes que cumplen los requisitos. Cada propietario de un negocio debe preocuparse por los certificados de exención y entender cuándo y por qué deben obtenerlos para poder minimizar la exposición al impuesto sobre las ventas en caso de que el negocio sea auditado.
¿Por qué se requieren los certificados de exención?
Los certificados de exención del impuesto sobre las ventas son necesarios siempre que un vendedor realice una venta de bienes o servicios imponibles, y no recaude el impuesto sobre las ventas en una jurisdicción, en la que está obligado a hacerlo. El certificado es emitido por un comprador para realizar compras libres de impuestos que normalmente estarían sujetas al impuesto sobre las ventas. La mayoría de los certificados estatales de exención del impuesto sobre las ventas no caducan y el vendedor está obligado a mantener los certificados de exención mientras se sigan realizando ventas al comprador y no se cobre el impuesto sobre las ventas. Los certificados de exención no son necesarios para los artículos que no están sujetos a impuestos por ley.
¿Existe un certificado de exención global que pueda utilizarse en varios estados?
No, desgraciadamente no existen normas globales sobre los certificados de exención. Cada estado tiene su propio conjunto de certificados de exención, así como normas y reglamentos que cubren su uso. Por ejemplo, la mayoría de los estados tienen amplias categorías de exenciones: reventa, gobierno, fabricación, organizaciones exentas, telecomunicaciones, agricultura, etc. Dado que no todos los estados cuentan con todas las exenciones, deben tenerse en cuenta las normas y los requisitos de cumplimiento locales.
¿Difieren los estados en su tratamiento de las ventas realizadas a organizaciones exentas y organismos gubernamentales?
Sí, los estados difieren en su tratamiento de las ventas realizadas a organizaciones exentas (estatus 501 (c) (3) a efectos del impuesto sobre la renta) y organismos gubernamentales. Una regla general es que las compras del gobierno federal están exentas en todos los estados, pero los requisitos de documentación varían. Algunos estados gravan las compras de los gobiernos estatales y locales, como MN, SC, WA, CA, AZ y HI. Los estados que eximen a las agencias gubernamentales estatales y locales generalmente requieren que las compras sean para uso exclusivo de la entidad exenta y que la entidad exenta sea el pagador del registro.
La mayoría de los clientes piensan que todas las ventas realizadas a organizaciones sin ánimo de lucro 501 (c) (3) están automáticamente exentas. Esto podría ser una presunción costosa. Para que una organización sin ánimo de lucro esté exenta, debe solicitar y obtener el estatus de exención de impuestos sobre las ventas y el uso en el estado o estados en los que desarrolla su actividad. No se deje engañar por el nombre exento de la organización, asegúrese de obtener un certificado de exención debidamente cumplimentado si no se cobra el impuesto o puede estar sujeto a sanciones por no recaudar el impuesto sobre las ventas.
Como vendedor, ¿cómo puedo saber qué certificado de exención se aplica a una transacción?
Como se ha señalado anteriormente, no hay reglas rápidas y fáciles en relación con los certificados de exención. Se aplican diferentes certificados para diferentes exenciones, y puede haber certificados únicos para bienes o servicios especializados. Uno debe investigar en las diferentes páginas web de los departamentos de impuestos o consultar con su asesor de SALT para determinar qué forma se aplica. Por ejemplo, el sitio web del Departamento de Impuestos y Finanzas del Estado de Nueva York publica un boletín fiscal muy útil, ST-240 Exemption Certificates for Sales Tax, en el que se explica quién puede utilizar los certificados de exención, cómo utilizarlos correctamente y qué certificado debe utilizarse en función de las exenciones generales del impuesto sobre las ventas en la Ley Fiscal. El boletín se puede encontrar en: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/
certificados_de_exención_del_impuesto_sobre_las_ventas.htm.
¿Por qué un vendedor no puede simplemente emitir un Certificado de Multijurisdicción (MJC) según lo prescrito por la Comisión de Impuestos Multiestatales o el Certificado de Exención del Acuerdo del Impuesto sobre las Ventas Racionalizado desarrollado por la Junta de Gobierno del Impuesto sobre las Ventas y el Uso Racionalizado?
Como se ha comentado anteriormente, las normas del impuesto sobre las ventas y el uso varían según el estado. Para ayudar a los vendedores a cumplir con sus obligaciones multijurisdiccionales, muchos estados se han unido a la Comisión Tributaria Multiestatal o al Proyecto Racionalizado del Impuesto sobre las Ventas.
La Comisión Tributaria Multiestatal es una agencia tributaria estatal intergubernamental que trabaja en nombre de los estados y los contribuyentes para administrar, de manera equitativa y eficiente, las leyes tributarias que se aplican a las empresas multiestatales y multinacionales. La Comisión ha desarrollado un Certificado Uniforme de Impuestos sobre Ventas y Uso que 38 Estados aceptan para su uso como certificado de reventa «general» (el uso de este certificado no es válido en el Estado de Nueva York y varios otros). Sin embargo, los Estados varían en sus normas relativas a los requisitos para la exención del revendedor. Algunos estados exigen que el revendedor (comprador) esté registrado para recaudar el impuesto sobre las ventas en el estado donde el revendedor realiza su compra. Otros estados aceptarán el certificado si se proporciona un número de identificación para otro estado (por ejemplo, el estado de origen del comprador). Hay que consultar con el estado correspondiente para determinar si se cumplen los requisitos de ese estado para ser considerado revendedor y si se puede utilizar el MJC para reclamar una exención del impuesto sobre las ventas.
El Streamlined Sales and Use Tax Project («SSTP») es un esfuerzo de cooperación de 44 estados y la comunidad empresarial para simplificar la administración de la recaudación del impuesto sobre las ventas y el uso por parte de los minoristas y los estados. Con el fin de facilitar a los minoristas y vendedores a distancia que operan en varios estados la realización de sus actividades en un entorno justo y competitivo, el Consejo de Administración del SSTP desarrolló un certificado de exención multiestatal, el Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate. El certificado proporciona una variedad de exenciones y no se limita al tipo de transacciones de reventa. No todos los estados permiten todas las exenciones enumeradas en este formulario y estados como Nueva York no aceptan el uso de este certificado como un certificado de exención válido. Los compradores son responsables de determinar si cumplen los requisitos para reclamar la exención de impuestos en el estado que, de otro modo, tendría que pagar impuestos por la venta. Por lo tanto, dependiendo de las normas de una determinada jurisdicción y de su nivel de participación en el MJC o SSTP, podrían aplicarse diferentes exenciones y requisitos de presentación.
¿Qué se entiende por un certificado «debidamente cumplimentado»
En la mayoría de los estados, un certificado de exención debidamente cumplimentado significa que el comprador ha completado el certificado en su totalidad, es decir, que cada línea que se requiere es completada por el comprador que emite el certificado. La mayoría de los estados exigen que el certificado debidamente cumplimentado se obtenga en un plazo de 90 días a partir de la fecha de venta y que el vendedor acepte el certificado de «buena fe». Aceptar un certificado de buena fe significa que el vendedor no tiene ninguna razón para creer que lo que el comprador ha indicado en el certificado no es cierto.
¿Qué ocurre si un vendedor no obtuvo un certificado de exención debidamente cumplimentado y no puede localizar al cliente para obtener uno nuevo porque ya no está en el negocio
En la mayoría de las situaciones de auditoría, una venta no imponible que no esté respaldada por un certificado de exención debidamente cumplimentado será rechazada y el impuesto sobre las ventas se cobrará al vendedor, a pesar de que el impuesto sobre las ventas, en general, es un «impuesto al consumidor». Para empeorar las cosas, ya que la mayoría de las ventas no imponibles se revisan utilizando un «método de auditoría de período de prueba» (se «prueba» un período limitado y se desarrolla una tasa de error que se proyecta a lo largo del período de auditoría), el impuesto sobre las ventas adeudado por cada venta rechazada se «proyectará» a lo largo de todo el período de auditoría. Un certificado de exención faltante o incompleto puede crear una exposición innecesaria en una auditoría debido a la composición matemática de la tasa de error:
- Supongamos que el auditor comprueba un total de 525.000 dólares de ventas no imponibles durante un período de un mes. De esa cantidad, el auditor rechaza 12.000 dólares de las ventas no imponibles en el período de prueba debido a la falta de certificados de exención debidamente cumplimentados. Suponiendo un tipo impositivo sobre las ventas del 8% y 36 meses en el período de auditoría, el auditor proyectará un impuesto sobre las ventas adicional debido de 34.560 dólares (12.000 dólares x 8% = 960 dólares X 36 meses) como resultado de sólo 960 dólares de impuesto adicional encontrado debido en el período de prueba.
Además de que la empresa debe pagar el impuesto sobre las ventas como resultado de los certificados de exención faltantes o incompletos, la mayoría de los estados responsabilizan personalmente a las «personas responsables» (aquellas que tienen la obligación de actuar en nombre de la empresa) en caso de que la empresa no pague completamente el impuesto, la multa y los intereses adeudados como resultado de una auditoría. Por lo tanto, utilizando el ejemplo anterior y suponiendo que la empresa no esté de acuerdo o no pague completamente el impuesto que se encontró en la auditoría, el propietario de la empresa tendrá una evaluación emitida personalmente por los 34.560 dólares de impuestos adeudados, más la multa y los intereses. Las liquidaciones personales pueden afectar gravemente a la calificación crediticia y ciertamente causarán dificultades financieras innecesarias.
¿Qué se puede hacer para evitar o minimizar la exposición en las auditorías cuando se obtienen certificados de exención?
Las siguientes buenas prácticas pueden ayudar a minimizar o eliminar la exposición en la auditoría de las ventas no imponibles de su negocio:
- Familiarícese con los certificados de exención en los estados en los que lleva a cabo su negocio y diseñe una política de certificados de exención a la que todos en su empresa deban adherirse, sin excepciones.
- Obtenga un certificado de exención debidamente completado en el momento de la primera venta. Con demasiada frecuencia, el cliente le dice a un vendedor: «Estoy exento, no me cobre impuestos, le enviaré un certificado de exención», y por supuesto el cliente nunca lo envía. Cobre los impuestos sobre las ventas en todas las transacciones de ventas sujetas a impuestos hasta que reciba un certificado de exención debidamente cumplimentado.
- Asegúrese de que los certificados de exención se conservan durante el período de tiempo requerido para respaldar la condición de no imponible de las ventas exentas. Es posible que su expediente deba conservarse durante el tiempo que siga sin cobrar el impuesto sobre las ventas a un determinado cliente o durante el período de prescripción en el estado o estados en los que ejerce su actividad, según sea el caso. Y recuerde que no basta con obtener el certificado; también debe mantenerlo y tenerlo disponible durante una auditoría.
- Centralice la recepción y el almacenamiento de todos los certificados de exención. Un sistema de archivo descentralizado puede conducir a lagunas en el control interno adecuado de los certificados de exención. La conservación descentralizada de los certificados a menudo conduce a la pérdida de los mismos o a que estén incompletos. No reparta la responsabilidad entre toda su empresa. A menudo se producen errores costosos cuando los certificados de exención son obtenidos por vendedores, gerentes de tiendas, empleados de tiendas, etc., que pueden no estar debidamente capacitados para identificar lo que es un certificado debidamente completado o el certificado correcto a obtener.
- En las empresas donde hay muchos certificados de exención en el archivo, una buena idea es mantener los certificados electrónicamente. Existe un software especializado que puede reducir la exposición a las auditorías y aumentar la productividad al centralizar la gestión de los certificados de exención.
Ya sea que venda productos o servicios sujetos a impuestos y no cobre el impuesto sobre las ventas, o que compre artículos sin pagar el impuesto sobre las ventas, debe conocer las consecuencias del impuesto sobre las ventas y el uso de sus actividades en cada estado en el que haga negocios. Asegúrese de obtener la exención en los estados en los que se ha establecido el nexo, y luego concéntrese en el tipo de exención que se reclama para asegurarse de que se obtiene el certificado de exención correcto.
Busque el asesoramiento de un profesional SALT de Marcum para que pueda evitar, o al menos, minimizar la exposición fiscal innecesaria en la auditoría de sus ventas o compras no imponibles debido a problemas con los certificados de exención.