Qué significa CC en el correo electrónico y cuándo utilizarlo
Cuando el correo electrónico sustituyó a las formas tradicionales de comunicación en la oficina, adoptó el lenguaje existente de los memorandos en papel. Los asistentes de oficina solían teclear la correspondencia en papel autocopiativo para que se hiciera automáticamente una copia en papel carbón, que luego podía enviarse a un segundo destinatario. Así se eliminaba la necesidad de teclear el mismo documento varias veces.
El término copia al carbón -o más comúnmente, «CC»- es ahora parte integral de la jerga del correo electrónico. Y aunque no existe un manual sobre cómo y cuándo usarlo, hay algunas prácticas recomendadas que vale la pena tener en cuenta antes de rellenar el campo CC y hacer clic en «enviar».
Cómo usar CC en Gmail
Usar CC en el lenguaje actual del correo electrónico significa que estás enviando un correo electrónico no sólo al destinatario principal en el campo «Para», sino también a uno o más destinatarios secundarios. En Gmail, puedes incluir hasta 100 destinatarios en un solo correo electrónico.
Para completar el campo CC en Gmail:
- Haz clic en Redactar para abrir un nuevo mensaje.
- Completa el campo Para insertando la dirección de correo electrónico del destinatario principal.
- Haz clic en CC en la parte superior derecha de la composición del correo electrónico.
- Inserta las direcciones de correo electrónico de los destinatarios secundarios.
Una vez que hayas hecho clic en Enviar, tu correo electrónico se enviará tanto a tu destinatario principal en el campo Para, como a cualquier destinatario de correo electrónico que hayas incluido en el campo CC. Todos los destinatarios podrán ver todas las demás direcciones de correo electrónico, así que asegúrate de que tienes el consentimiento para compartir los datos de tus contactos.
Cuándo utilizar CC en un correo electrónico
Aunque CC es una herramienta útil tanto para ahorrar tiempo como para mejorar las comunicaciones, a menudo se utiliza con demasiada libertad, sin tener en cuenta algunas normas básicas de comunicación. Por ello, nuestra lista de cuándo usar CC es relativamente corta:
Cuando quiera mantener a los destinatarios al tanto
Tenga cuidado al mantener a la gente «al tanto». Si lo utiliza en exceso, corre el riesgo de inundar a sus destinatarios con demasiados correos electrónicos que simplemente no leerán.
Piense si cada destinatario realmente necesita ser copiado. Como regla general, sugerimos que las personas que necesitan estar al tanto son:
- Directores o colegas que pidan específicamente que se les envíe una copia de todas las comunicaciones o de algunas específicas.
- Miembros de un equipo que necesitan estar al tanto de un proyecto.
Cuando presentas a un contacto
Cuando envías un correo electrónico a alguien para presentarle a otro contacto, quieres que ambas partes vean el correo para que puedan continuar la conversación después. Depende de ti si añades el nuevo contacto en el campo Para o en el campo CC, aunque usar CC es perfectamente aceptable.
Cuándo no usar CC en un correo electrónico
Las bandejas de entrada abarrotadas pueden ser un verdadero problema para la eficiencia, y es natural que la gente dé prioridad a los correos electrónicos más urgentes sobre la correspondencia en la que simplemente tienen CC. Si habitualmente CC uno de sus contactos en su correspondencia más amplia, en poco tiempo, dejarán de leer los correos electrónicos por completo. Esto puede hacer que se pierdan información importante por el camino.
Tenga cuidado con esta función para no hacer CC innecesariamente a las personas e inundarlas con más correo del que necesitan.
Cuando no tienes el consentimiento apropiado
Cuando se utiliza de forma liberal e irreflexiva, CC’ing puede causar problemas involuntarios.
Supongamos que has estado en comunicación por correo electrónico con un colega y de repente decides que otro colega también podría beneficiarse de ser incluido en el hilo. Antes de incluirlo en tu próxima respuesta, asegúrate de pedir permiso a ambas partes. Podría haber información sensible en el hilo existente que el nuevo contacto no debería ver.
Cuando esperas una respuesta o una acción
Considera sólo CC-ing a los destinatarios de los que no esperas una respuesta o una acción directa – de hecho, la mayoría de los destinatarios de correo electrónico asumen automáticamente que no es necesaria ninguna acción por su parte si sólo se les CC. Si quiere que un destinatario responda o actúe, entonces técnicamente debe ponerse en el campo Para.
Antes de pulsar enviar, mire su campo CC y piense en lo que espera de cada uno de esos destinatarios. Dependiendo de sus respuestas, considere la posibilidad de mover los contactos apropiados al campo Para.
Cuando quiera avergonzar a alguien o demostrar un punto
No es inusual que la gente utilice el campo CC por razones cínicas.
Puede que haya recibido un correo electrónico enojado de un colega con su jefe copiado. O puede que tu jefe te haya llamado la atención por una acción que has llevado a cabo y hayas tenido la tentación de demostrar que ellos ya habían sido copiados en la correspondencia pertinente.
Utilizar el campo CC por razones pasivo-agresivas o para ganar puntos no es una buena práctica y debería dejarse de lado.
Cuando quiera copiar a muchos destinatarios
La sobrepoblación del campo CC puede distraer mucho a cualquier destinatario que abra un nuevo correo electrónico, así que lo ideal es mantener el campo CC a no más de tres o cuatro destinatarios. Si hay más, deberías considerar hacer una combinación de correos o usar un software de boletines como Mailchimp.
Lectura adicional: Cómo usar adecuadamente la CCO en el correo electrónico
Por qué poner la CCO a tu jefe en todos los correos electrónicos erosiona la confianza
A muchos empleados les ha pasado que están trabajando en sus correos electrónicos del día y ponen la CCO a su jefe en un mensaje a un compañero. No es una intención maliciosa: sólo intentan mantener a todo el mundo al tanto.
¿Qué hay de malo en eso?
Según un estudio realizado a 584 personas, 345 dijeron que confiaban menos en su compañero de trabajo cuando le enviaban un correo electrónico a su jefe. El estudio también señaló que la confianza en la cultura organizacional es probablemente baja si esto está sucediendo con frecuencia.
Con esto en mente, incluso si tienes buenas intenciones, piensa antes de copiar a tu jefe en un correo electrónico a un compañero de trabajo. A menos que se lo hayan pedido o sea absolutamente necesario, su colega puede no apreciarlo.
Revise siempre los hilos de respuestas anteriores
Lo último que quiere hacer en una cadena de correos electrónicos es duplicar sus respuestas o sacar a relucir puntos que ya han sido planteados y discutidos. Hay que reconocer que esto puede ser una molestia, sobre todo porque los hilos de CC pueden acabar siendo ridículamente largos.
Dicho esto, un rápido vistazo a lo que ha venido antes puede ahorrar un tiempo precioso más adelante. Ya pasamos mucho tiempo dentro de nuestra bandeja de entrada de correo electrónico todos los días, por lo que es importante hacer su parte para reducir los correos electrónicos repetitivos tanto para usted como para sus colegas.
Los tipos de CC que debe evitar
Hay varios tipos de CC que debe evitar – aquí está un desglose:
El perezoso social
Usted conoce el tipo. Te envían correos electrónicos que apenas tienen sentido y sólo incluyen unas pocas palabras. El Perezoso Social ni siquiera sabe que la CC existe. Y aquí radica el problema: las preguntas se responden o se hacen sin contexto. Este patrón de comunicación es extremadamente ineficiente y hace perder el tiempo a todos. No seas esa persona. Y si conoces a un perezoso social, trata de educarlo suavemente en las mejores prácticas de CC, y sigue con ello si no lo capta de inmediato.
El Gran Jefe
El Gran Jefe no es el verdadero jefe – sólo cree que lo es. A menudo miran por sí mismos y utilizan la CC como arma copiando a todo el mundo en cada correo electrónico, asegurándose de que todo el mundo lo vea. Una vez más, esta no es la mejor práctica, y deberías evitar usar la CC de esta manera. Utilízalo con prudencia y sólo cuando sea productivo.
El Mejor Amigo Jefe
El Mejor Amigo Jefe es en realidad el jefe, pero quiere ser tu amigo y que sepas que sólo es parte del equipo. Esto se convierte en un problema cuando se incluye a todo el mundo en cada correo electrónico en un intento de fomentar el espíritu de equipo y asegurarse de que nadie se quede fuera. En realidad, esto lleva a que todos los miembros del equipo reciban correos electrónicos innecesarios y pierdan tiempo tratando de clasificarlos todos. Sin duda, hay formas eficaces de fomentar una cultura de trabajo colaborativo, pero el exceso de CC no es una de ellas.
Utilízalo con moderación
La mayoría de nosotros seguimos con nuestra correspondencia electrónica diaria sin pensar demasiado en ello. Usamos regularmente la CC para cubrirnos las espaldas y asegurarnos de que todo el mundo está «al tanto», lo necesite o no.
Pero la próxima vez que redactes un correo electrónico, tómate un minuto para considerar si la CC es útil o necesaria. La CC es una herramienta muy útil, pero sólo cuando se utiliza con moderación y con cierta consideración. Echa un vistazo a nuestro post sobre cómo utilizar el CCO en el correo electrónico si quieres entender otra importante función de envío de correos electrónicos.
Lectura adicional: Cómo enviar un correo electrónico a destinatarios no revelados en Gmail
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