Rendición de cuentas frente a responsabilidad en la gestión de proyectos
Me llevó algún tiempo en mi carrera de gestión de proyectos darme cuenta, y aceptar lógicamente el hecho, de que dentro del ámbito de la gestión de proyectos uno tiene que tener una clara apreciación de la distinción entre la rendición de cuentas y la responsabilidad.
El punto fundamental que esta discusión está tratando de abordar es la cuestión de «¿cuándo y dónde se detiene la pelota?»
Y, más concretamente, en caso de que surja algún problema en el transcurso de la entrega de un proyecto, ¿es el director del proyecto el que tiene que pagar por defecto el precio final del fracaso o esta cuestión es un poco más complicada que eso?
Consulte nuestro post «¿Qué es un gestor de proyectos?» para conocer lo que debe incluir esta función.
Examinemos el siguiente escenario sencillo:
Usted gestiona un gran proyecto de integración en el que participan 10 grupos tecnológicos diferentes. Evidentemente, no puede estar íntimamente familiarizado y con las manos en todos y cada uno de los aspectos del proceso de integración.
Obviamente, al igual que muchos otros directores de proyecto, usted afirma heroicamente que todo lo que ocurre en su proyecto es su responsabilidad, pero ¿es realmente así?
¿Hay un punto en el que podrían ocurrir cosas bajo su supervisión de las que no podría ni asumir la responsabilidad?
La diferencia entre rendición de cuentas y responsabilidad
Entonces, ¿cuál es la diferencia entre rendición de cuentas y responsabilidad?
Una búsqueda bibliográfica pone de manifiesto el hecho de que no parece haber definiciones claras y unánimes para cada uno de estos términos. De hecho, un vistazo rápido a dictionary.com demuestra claramente la confusión cuando la definición de rendición de cuentas se explica también en términos de responsabilidad, y viceversa.
En The Oz Principle: Getting Results Through Individual and Organizational Accountability, los autores sugieren que:
«La responsabilidad puede ser otorgada, pero la rendición de cuentas debe ser tomada. En otras palabras, la responsabilidad puede darse o recibirse, incluso asumirse, pero eso no garantiza automáticamente que se asuma la responsabilidad personal. Lo que significa que es posible asumir la responsabilidad de algo o de alguien pero seguir sin rendir cuentas.»
Con esta interpretación en mente se podría deducir que cada persona del equipo de proyecto podría ser responsable (por asignación) pero su rendición de cuentas depende de su nivel de compromiso y aceptación de dicha responsabilidad.
No estoy contento con esta definición ya que deja las cosas un poco flojas. Pueden los directores de proyecto obtener una «tarjeta de salida de la cárcel» basándose en el argumento de que su equipo no ejerció su derecho a aceptar la responsabilidad? No me parece correcto, así que tenemos que profundizar un poco más.
¿La responsabilidad vive en la cima de una organización?
Un buen documento resumen de Michael L Smith y James Erwin, titulado «Role & Responsibility Charting (RACI)» proporciona el avance que estaba buscando.
Los autores hacen la siguiente excelente observación:
Los gerentes y supervisores no son responsables de todo en su organización. La elaboración de diagramas de responsabilidad garantiza que la responsabilidad recaiga en la persona que realmente puede rendir cuentas de un trabajo específico.
A menudo esto da lugar a que la responsabilidad de las acciones se traslade al nivel más apropiado.
Este es un punto importante. La rendición de cuentas no vive necesariamente en la cúspide, sino que se sitúa en el nivel más apropiado, con la persona que puede responder por el trabajo.
Las definiciones definitivas
Los autores proporcionan más detalles sobre las definiciones de responsable y rendición de cuentas, como sigue:
La persona responsable es el individuo que responde en última instancia por la actividad o decisión. Esto incluye la autoridad de «sí» o «no» y el poder de veto. Sólo se puede asignar una persona responsable a una acción.
La persona responsable es la(s) persona(s) que realmente realiza(n) la tarea. La persona responsable es la responsable de la acción/ejecución. La responsabilidad puede ser compartida. El grado de responsabilidad lo determina el individuo con la «responsabilidad».
Las definiciones anteriores proporcionan un nivel de claridad mucho mayor y son fáciles de entender dentro de un entorno de proyecto. Sin embargo, volviendo al escenario planteado anteriormente en esta entrada, ¿estaríamos ahora en mejor posición para determinar de quién es la culpa si el proyecto no llega a buen puerto?
La determinación clara de las funciones y responsabilidades del proyecto (mediante la publicación de un gráfico RACI detallado) puede contribuir en gran medida a eliminar cualquier ambigüedad y malentendido.
Determinar por adelantado las funciones y responsabilidades es sólo el principio, y debe ir seguido de una comunicación clara y de la aceptación de estas funciones y responsabilidades por parte de las personas asignadas.
Los juegos de culpas y la distribución de los fallos sólo pueden prosperar en un entorno en el que nunca ha quedado claro quién es responsable y quién tiene que rendir cuentas. Si no se comunican adecuadamente, es muy probable que sea usted, el gestor del proyecto, quien tenga que responder a la nota de «por favor, explíquese» del patrocinador del proyecto.
¡Piensa en ello!
Shim Marom
Shim Marom es el autor de quantmleap.com. Su blog es un intento de mirar el dominio de la gestión de proyectos desde perspectivas poco ortodoxas y no convencionales, utilizando lo último en ciencia, arte y filosofía para examinar y explicar los supuestos y métodos ampliamente utilizados dentro de la profesión de gestión de proyectos.
Este artículo es de Shim Marom de quantmleap.com.