10 suoraviivaista tapaa parantaa viestintää työssä
Hyvä viestintä on yksi parhaista tavoista varmistaa, että kaikki tiimissäsi ymmärtävät, mitä heiltä odotetaan. Sen lisäksi, että se pitää kaikki työskentelemässä yrityksen yleisten tavoitteiden saavuttamiseksi, se auttaa rakentamaan luottamusta ja luomaan miellyttävämmän työpaikan.Kun viestintä ei toimi, se voi aiheuttaa hämmennystä, turhautumista ja luottamuksen puutetta organisaation eri tasojen välillä. Pahimmillaan huono viestintä voi johtaa lisääntyneeseen vaihtuvuuteen, poissaoloihin ja alhaisempaan asiakastyytyväisyyteen.
Miten parantaa viestintää työpaikalla?
Hyvä uutinen on se, että on olemassa lukemattomia tapoja, joilla voit parantaa viestintää työpaikalla, eikä mikään niistä vaadi paljon rahaa tai aikaa toteutukseen. Joihinkin liittyy viestinnän työstäminen ja muodollisempien prosessien käyttöönotto, kun taas toisissa keskitytään luomaan ympäristö, jossa ihmiset voivat viestiä avoimemmin.
Varaa aikaa säännöllisille kahdenkeskisille tapaamisille
Kaikkakin tiimisi käytössä on ”avoimien ovien” politiikka, joidenkin ihmisten on aina helpompi kertoa mielipiteensä yksityisemmässä tilassa. Päätitpä sitten viikoittaisesta tai kuukausittaisesta kahdenkeskisestä tapaamisesta, varmista, että se on kirjattu kalenterissasi toistuvaksi tapahtumaksi.Satunnainen tapaaminen voi jäädä väliin, mutta ilmoita siitä ensin toiselle henkilölle. Jos jatkuvasti siirrät tai perut tapaamisia, lähetät viestin, ettet arvosta työntekijöidesi aikaa tai mielipiteitä, mikä voi heikentää luottamusta ja johtaa kommunikaation katkeamiseen.Kahdenkeskisissä tapaamisissa ei tarvitse olla tiukka esityslista, mutta on hyvä keskittyä ajankohtaisiin prioriteetteihin, asettaa lyhyen aikavälin tavoitteita ja selvittää, onko tiimilläsi riittävästi aikaa ja resursseja tavoitteidensa saavuttamiseen. On myös tärkeää luoda tilaa, jossa ihmiset voivat ilmaista mahdolliset huolenaiheensa ja jakaa uusia projekti-ideoita, jotka voisivat olla arvokkaita laajemmalle tiimille.
Suunnittele viikoittaiset tiimipalaverit
1:n ja 1:n väliset tapaamiset ovat tärkeitä yksittäisten huolenaiheiden ymmärtämiseksi, mutta yhtä tärkeää on varmistaa, että koko tiimi on yhdenmukainen. Viikoittaiset tiimipalaverit ovat täydellinen tilaisuus jakaa viikon tavoitteet, tuoda esiin esteitä ja selvittää, mitä muut tiimin jäsenet työstävät. Tiimipalaverit ovat myös täydellinen paikka, jossa esimiehet voivat ilmoittaa uusista projekteista, tiimin tavoitteiden edistymisestä ja kaikesta muusta merkityksellisestä. Varaa kokouksen lopussa aikaa avoimelle Q&A-keskustelulle, jossa ihmiset voivat esittää kysymyksiä ja huolenaiheita koko tiimille.Me Peakonilla aloitamme viikon tiimipalaverilla, jossa kaikki kertovat yhden tavoitteen, jonka he haluavat saavuttaa, sekä kaikki muut projektit, joiden parissa he parhaillaan työskentelevät. Sitten viikon lopussa kokoonnumme kaikki yhteen jakamaan onnistumiset ja epäonnistumiset, minkä jälkeen on avoin kokous, jossa voimme keskustella ja jakaa oppimamme asiat tiimin kanssa.
Seuranta muistiinpanojen ja selkeiden odotusten avulla
Tämän ei tarvitse tapahtua jokaisen kokouksen jälkeen, mutta se on erityisen hyödyllistä kahdenkeskisissä tapaamisissa ja tiettyyn projektiin keskittyvissä kokouksissa. Sen sijaan, että sovitaan määräajoista ja vastuualueista suullisesti, on paljon tehokkaampaa, että joku tekee muistiinpanoja ja jakaa ne jälkikäteen.Tarkoituksena ei ole haukkua ketään, joka ei saavuta tavoitettaan tai myöhästyy määräajasta, vaan varmistaa, että kaikki ymmärtävät, mitä heiltä odotetaan. Näin varmistetaan, että kaikilla tiimin jäsenillä on selkeä fokus ja että he voivat priorisoida tehtävänsä sen mukaisesti. Se on myös hyvä tapa selvittää, milloin tiettyjä tehtäviä on jaoteltava tarkemmin tai määräaikoja on mukautettava.Jotta asiat pysyisivät tasapuolisina, vaihda muistiinpanoja tekevää ja niistä jälkikäteen kertovaa henkilöä. Pidä asiat myös lyhyinä. Kuka tekee mitä ja mihin mennessä. Tarvitaanko mukaan muita henkilöitä tai onko olemassa riippuvuuksia, jotka voivat vaikuttaa valmistumispäivään?
Luo tiimillesi turvallinen tila kommunikoinnille
Jotta tiimikokoukset olisivat tehokkaita, sinun on ensin luotava tiimisi keskuuteen ”psykologisen turvallisuuden” tunne. Se määritellään seuraavasti: ”kykenee näyttämään ja käyttämään itseään ilman pelkoa minäkuvaan, asemaan tai uraan kohdistuvista kielteisistä seurauksista”. Se todettiin myös yhdeksi tehokkaan tiimin keskeisistä osatekijöistä Googlen tekemässä kaksivuotisessa tutkimuksessa.Pohjimmiltaan sinun on luotava ympäristö, jossa ihmiset tuntevat olonsa mukavaksi ilmaista ajatuksiaan, esittää kritiikkiä ja esittää ”tyhmiä” kysymyksiä. Kun näin tapahtuu, työntekijät ovat halukkaampia sanomaan, mitä he todella tarkoittavat sen sijaan, että he vain leikkisivät mukana.Yksi parhaista tavoista luoda psykologista turvallisuutta on näyttää esimerkkiä. Kysele ihmisiltä, kun jokin asia on epäselvä. Myönnä, kun olet tehnyt virheen tai sinulla ei ole vastausta jonkun kysymykseen. Esimiehenä sinun on myös hallittava keskustelun kulkua. Jos joku on liian aggressiivinen tai keskeyttää jatkuvasti, sinun on luotava muille tilaa puhua.
Kerro, miksi pyydät jotakuta tekemään jotakin
Tehtävän antaminen jollekulle ilman selitystä siitä, miksi se on tärkeä tai miten se sopii kokonaisuuteen, on varma tapa turhauttaa tiimisi työntekijät. Jotta työmme olisi mielekkäämpää, meidän on tunnettava, että osallistumme johonkin itseämme suurempaan.Ehkä olet pyytänyt jotakuta päivittämään manuaalisesti muutamia satoja CRM-tietueita. Se ei ole kaikkein hohdokkain tehtävä, mutta entä jos selität, että se on osa laajempaa aloitetta, jolla pyritään rikastuttamaan uusia johtolankoja, jotta myynti voi saavuttaa neljännesvuositavoitteensa? Yhtäkkiä olet muuttanut jokseenkin merkityksettömän tehtävän joksikin, jolla on todellista arvoa yritykselle. Joskus on parempi myöntää, että jokin asia on vain tehtävä. Rehellisyys osoittaa työntekijöillesi, että pystyt ymmärtämään heidän tilanteensa, ja auttaa rakentamaan luottamusta silloin, kun heidän on ryhdistäydyttävä ja työskenneltävä tavallista epäkiiltävämpien tehtävien parissa.
Pitäkää palaute rakentavana
Miehet tarvitsevat palautetta ymmärtääkseen, täyttävätkö he odotukset vai eivät. Väärin tehtynä se voi vaikuttaa henkilökohtaiselta hyökkäykseltä, mutta kun palaute on rakentavaa, se voi auttaa työntekijöitä ymmärtämään, mitä he tekevät hyvin ja mitä on tehtävä, jotta he voivat kehittyä.Seuraavassa on muutama vinkki rakentavan palautteen antamiseen:
- Lähtökohtana palautteessa ovat havainnot ja tosiasiat, eivät tuomiot. Käytä mahdollisuuksien mukaan konkreettisia esimerkkejä ja käytä adjektiivien sijasta verbejä kuvaamaan tiettyä skenaariota. Esim. ”Huomasin, että keskeytit Jamesin ennen kuin hän oli lopettanut puhumisensa, jotta voisit esittää oman ideasi.” sen sijaan, että sanoisit: ”Saatat olla melko töykeä kokouksissa ja huomasin, että keskeytät ihmiset aina ennen kuin he ovat lopettaneet puhumisensa.”
- Anna tiimisi jäsenille mahdollisuus vastata palautteeseen. Tavoitteena ei ole, että ihmiset puolustautuvat tai perustelevat käyttäytymistään, vaan saada heidän näkökulmansa tiettyyn tilanteeseen. Käännä palaute mahdollisuuksien mukaan keskusteluksi, jotta voitte yhdessä keksiä ratkaisun – sen sijaan, että vain määräätte neuvoja.”
- Mielikuvittele, miltä sinusta tuntuisi, jos saisit samaa palautetta. Loukkaantuisitko? Vihainen? Puolustautuva? Silloin sinun on luultavasti työstettävä toimitustapaa. Palaute on mahdollisuus kasvuun, kunhan varmistat, että olisit itse tyytyväinen vastaanottajana.
Muista, että viestintä on kaksisuuntaista toimintaa
Päällikkönä tehtäväsi ei ole vain jakaa käskyjä. Viestinnän on oltava kaksisuuntaista, mikä tarkoittaa sitä, että pyydät tiimiltäsi palautetta ideoistasi, annat muille ihmisille tilaisuuden puhua kokouksissa ja näet vaivaa kuunnellaksesi vastavuoroisesti.Sinulla saattaa olla tietty päämäärä tai tavoite, jonka haluat tiimisi saavuttavan, mutta keskustelemalla yksilöiden kanssa siitä, miten nämä tavoitteet tarkalleen ottaen saavutetaan, annat heille suuremman itsenäisyyden ja vastuun tunteen. Kaikki nämä edistävät parempaa sitoutumista.
Tutustu ihmisiin henkilökohtaisella tasolla
Viestinnässä ei ole kyse vain siitä, että varmistetaan, että oikeilla ihmisillä organisaatiossa on oikeat tiedot, vaan myös siitä, että pystyt luomaan yhteyden ihmisiin. Et voi ylistää viestinnän hyveitä kokouksessa ja heti sen jälkeen lukita itseäsi nurkkakansliaan.Näytä esimerkkiä. Tutustu tiimiisi. Se voi olla niinkin yksinkertaista kuin kysyä heidän viikonlopustaan, muistaa heidän kumppaninsa nimi tai löytää muutama yhteinen kiinnostuksen kohde, joista voi puhua, kun keskustelu ei keskity pelkästään työhön liittyviin asioihin.Poistu silloin tällöin toimistosta. Se, että voit viettää aikaa työtovereidesi kanssa työympäristön ulkopuolella, voi auttaa rakentamaan todellisia ystävyyssuhteita, mikä voi johtaa rehellisempään viestintään ja paljon kannustavampaan ja miellyttävämpään työympäristöön.
Älä luota Slackiin ja muihin viestitystyökaluihin
Jos kaikki työntekijäsi työskentelevät etätyöntekijöinä, on hyvä muistaa, että kasvokkain tapahtuva kommunikointi voi olla tehokkaampaa kuin Slackin välityksellä tapahtuva rupattelu tai vaikkapa videopuhelun hypistely. Voit havaita kehonkielen ja muita hienovaraisia vihjeitä, jotka muuten saattaisit jättää huomiotta.Kasvokkain tapaamiset ovat hyvä tapa harjoitella pitkän hiljaisuuden taitoa. Kysy ihmisiltä rehellistä mielipidettä ja anna heille runsaasti aikaa vastata. Tarkkaile, miten he reagoivat fyysisesti. Ovatko he puolustuskannalla? Jännittyneitä? Kiinnostamattomia? Sen sijaan, että vain kävisit läpi muodollisuudet, kiinnitä huomiota siihen, miten ihmiset reagoivat, ja kaiva syvemmältä, jos luulet, että pinnan alla on jotain.
Tarjoa ihmisille keino antaa palautetta nimettömänä
Täydellisessäkin maailmassa on asioita, joita ihmiset haluavat ilmaista vain nimettöminä.Tarjoamalla tiimillesi keinon antaa palautetta nimettömänä annat esimiehenä tilaisuuden paljastaa piileviä asioita, jotka vaikuttavat tiimiisi. Pienemmissä organisaatioissa voit käyttää SurveyMonkeyn kaltaista työkalua työntekijöiden palautteen keräämiseen säännöllisesti.
Hyvä viestintä vaatii johdonmukaista ponnistelua
Pääosin osaamme kommunikoida ystäviemme, perheemme ja läheistemme kanssa, mutta miksi sama on niin vaikeaa töissä?Usein kyse on siitä, että on luotava ympäristö, jossa ihmiset voivat vapaasti ilmaista, mitä todella ajattelevat, kyseenalaistaa ajatuksiaan ja kysyä kysymyksiä, jotka saattavat tuntua tyhmiltä. Johtajien on näytettävä esimerkkiä tiimilleen osoittamalla, mitä tarkoittaa olla hyvä viestijä. Tämä tarkoittaa, että on harjoiteltava hyviä kuuntelutaitoja, annettava tiimin jäsenille mahdollisuus puhua, asetettava selkeät odotukset ja annettava säännöllisesti palautetta.Mitä sinä teet juuri nyt parantaaksesi viestintää työpaikalla?