5 tärkeintä eroa ERP- ja kirjanpito-ohjelmistojen välillä
Kirjanpitoohjelmistot kattavat tyypillisesti sellaisten osa-alueiden hallinnan kuin talousraportointi, kirjanpito, pankkitoiminta, perustulojen/myynnin kirjaaminen ja paljon muuta. Toisaalta ERP-ratkaisut sisältävät useita moduuleja, joista kirjanpito on yksi. Muita moduuleja ovat toimitusketju, suunnittelu, varastonhallinta, varastonhallinta, tuotanto, henkilöstöhallinto, myynti, ostot jne.
Mutta monet ihmiset käyttävät termejä ”kirjanpito-ohjelmisto” ja ”ERP-ohjelmisto” vaihdellen. Tässä blogissa käymme läpi kirjanpito-ohjelmistojen ja toiminnanohjausratkaisujen väliset erot.
Yleismaailmalliset ERP-markkinat kasvavat 42 miljardiin dollariin vuoteen 2020 mennessä
Tutkimusten mukaan1 yhä kilpaillummat markkinat pakottavat organisaatiot ottamaan käyttöön ERP-ratkaisuja pysyäkseen kilpailijoidensa vauhdissa.
Kun pienet ja keskisuuret valmistajat (ja yritykset yleensä) kamppailevat hallitsemattomien liiketoimintaprosessien kanssa, jotka johtuvat osittain kirjanpidon ja tehtaan toimintojen välisestä epäyhtenäisyydestä, ERP-ratkaisujen käyttöönottoon vaikuttaa tarve saada yhtenäinen näkemys organisaation prosesseista. ERP-ohjelmistojen kysynnän odotetaan kasvavan nopeasti.
Ymmärretäänpä kirjanpito-ohjelmistojen ja ERP:n välinen ero yksityiskohtaisesti:
Mikäli maailma muuttuu monimutkaisemmaksi nopeampien läpimenoaikojen, asiakkaiden odotusten tuotteiden personoinnin suhteen ja hallittavan tiedon määrän kasvaessa suuremmaksi kuin koskaan aiemmin, keskeisten liiketoimintaprosessien operatiivista tehokkuutta tukevat ohjelmistot ovat ehdottoman välttämättömiä. Yritykset tarvitsevat myös merkityksellisiä ominaisuuksia, jotka palvelevat toimialakohtaisten tarpeiden ja haasteiden dynamiikkaa. Tämä koskee myös erillisiä kirjanpito- ja taloushallinto-ohjelmistoja, sillä ne täyttävät vain rajalliset tarpeet verrattuna kokonaisvaltaiseen ERP-ratkaisuun.
Joskus ihmiset käyttävät virheellisesti termejä kirjanpito-ohjelmisto ja toiminnanohjausohjelmisto vaihdellen. Todellisuudessa kirjanpito- ja taloushallinto-ohjelmisto on ERP-järjestelmän osajoukko. On tärkeää ymmärtää ero. Katsotaanpa tarkemmin:
Kirjanpito-ohjelmisto, kuten QuickBooks, ei riitä
Lähes jokainen yritys käyttää kirjanpito- ja taloushallinto-ohjelmistoa. Miten ERP-kirjanpito-ohjelmisto on siis parempi kuin itsenäinen kirjanpito-ohjelmisto?
Ei ole kovinkaan kauan aikaa sitten QuickBooks, Sage ja Dynamics GP olivat kiistattomia kirjanpito-ohjelmistojen markkinajohtajia pienissä ja keskisuurissa yrityksissä. Kun yritykset kohtasivat kovempaa kilpailua ja niiden asiakkaat odottivat nopeampia läpimenoaikoja ja enemmän räätälöintiä, ERP-ohjelmistojen tarve tuli ilmeiseksi.
Stand-alone-kirjanpito-ohjelmistot voivat huolehtia tavanomaisista kirjanpitotoiminnoista, pankkitoiminnoista ja rajoitetusta raportoinnista. Vakiokirjanpitopaketeista, joita pienet ja keskisuuret yritykset ovat käyttäneet vuosikausia, puuttuu kuitenkin kyky ennustaa, mitä huomenna on luvassa.
Toisaalta toiminnanohjausratkaisuihin sisältyvät kirjanpito- ja taloushallinto-ominaisuudet ja -ominaisuudet tuottavat yhdestä lähteestä reaaliaikaista ja täysin integroitua tietoa eri osastojen välillä parempaa päätöksentekoa varten. Reaaliaikainen näkyvyys koko yrityksessä antaa tietoa hankinnoista, tuotannosta, varastojen liikkeistä ja varastonhallinnasta.
Esimerkiksi kirjanpito-ohjelmistot, kuten QuickBooks, eivät voi skaalautua yrityksesi kasvun mukana, koska ne toimivat oman tietokannan varassa. Tällaisia erillisratkaisuja ei ole rakennettu yhdistämään yrityksen laajuisia prosesseja ja tarjoamaan reaaliaikaista näkyvyyttä näiden prosessien tilaan. Tämän seurauksena päädyt tietosiiloihin, jotka eivät pysty antamaan läpinäkyvää ja täydellistä kuvaa liiketoiminnastasi.
Mikä on toiminnanohjausjärjestelmä?
Toiminnanohjausjärjestelmä yhdistää taloushallinnon, toimitusketjun, CRM:n ja joissakin tapauksissa toimialakohtaiset ratkaisut yhdeksi laajaksi järjestelmäksi, mikä auttaa yrityksiä saamaan täydellisen näkyvyyden ja hallinnan, skaalautumaan ja kilpailemaan yhä kiristyvässä kilpailuympäristössä.
ERP-ratkaisut tuottavat yhden ainoan kokonaisvaltaisen tietojärjestelmän, jonka avulla voit käsitellä ja analysoida tarkasti tietoja koko yrityksen toiminnoista. ERP-kirjanpito-ohjelmistot virtaviivaistavat myyntiä ja varastointia, havaitsevat prosessien puutteet ja lisäävät tuottavuutta.
Toiminnanohjausohjelmistossa on siis periaatteessa kirjanpito-ohjelmiston ominaisuudet, ja lisäksi enemmän.
Tärkein tekijä ERP-ratkaisun valinnassa on liiketoiminnan yleisen operatiivisen tehokkuuden, skaalautuvuuden ja läpinäkyvyyden parantaminen.
Kirjanpito-ohjelmisto vs. ERP-ohjelmisto
On 5 asiaa, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun verrataan kirjanpito-ohjelmistoa ja ERP-ohjelmistoa keskenään.
Toiminnanohjausratkaisu muistuttaa Lego-palikoiden kokoelmaa,
ERP-ohjelmisto ulottuu kauas pidemmälle kuin se, mitä kirjanpito-ohjelmisto voi tarjota. ERP-järjestelmän sisältämät kirjanpito- ja taloushallinto-ominaisuudet tarjoavat 360 asteen koko yrityksen kattavan näkymän, joka sisältää muun muassa seuraavia ominaisuuksia: Taloushallinto ja raportointi, myynti, ostot ja varastonhallinta, varasto ja laadunhallinta, CRM, HR, liikkuvuus ja paljon muuta.
Sisäisiä kirjanpito-ohjelmistoja ei ole rakennettu toimialakohtaisia tarpeita varten
Sisäisiä kirjanpito-ohjelmistoja ei ole rakennettu toimialakohtaisia tarpeita varten
Sisäisillä kirjanpito-ohjelmistoilla on esimerkiksi rajalliset valmiudet seurata valmistus- ja jakeluyritysten varastoa, ja ne ovat riippuvaisia hankalista kolmannen osapuolen lisäosista. Kun taas toiminnanohjausratkaisu tarjoaa aitoja, ominaisuuksiltaan monipuolisia varastonhallintatyökaluja valmistajille ja jakelijoille. Toisaalta valmistusteollisuuden toiminnanohjausjärjestelmän avulla voit hallita varastoa ennakoivasti, vähentää varastokustannuksia, tehdä nopeampia ja tarkempia päätöksiä ja alentaa työvoimakustannuksia. Vielä parempaa on, että ERP-ratkaisut hallitsevat saumattomasti koko tuotantotilan toteutusjärjestelmää. ERP-ratkaisun avulla voit hallita myös BOM-listoja, tuotannon suunnittelua, toimitusketjun hallintaa, tuotantoresursseja, toimituskuljetuksia ja paljon muuta. Kun taas kirjanpito-ohjelmisto ei tarjoa tuotannonhallintaominaisuuksia.
Kirjanpito-ohjelmistot ja ERP-ratkaisut eivät aina ole GAAP-standardien mukaisia
Monet erilliset kirjanpito- ja ERP-ratkaisut, mukaan lukien jotkin suositut, eivät ole GAAP-standardien mukaisia tai vaikeuttavat GAAP-standardien noudattamista – ohjelmistovirhe, johon monilla kasvavilla pienillä ja keskisuurilla yrityksillä ei ole varaa. Kannattaa aina kysyä myyjältä, miten hänen ohjelmistonsa voi auttaa noudattamaan GAAP-standardeja, verolakeja ja rahoitusmääräyksiä.
Kirjanpito-ohjelmisto ei sisällä myynnin tai asiakassuhteiden hallintaa
Toiminnanohjausratkaisu tarjoaa myynnin hallinnan ja tilausten käsittelyn. Toiminnanohjausratkaisuissa on usein saumaton CRM-moduuli, jonka avulla voit käyttää päivitettyjä yhteystietoja ja nähdä aiempien yhteydenottojen historian. Sen sijaan erillisissä kirjanpito-ohjelmistoissa ei ole näitä ominaisuuksia.
Kirjanpito-ohjelmisto tarjoaa vain rajoitetusti reaaliaikaista tietoa ja liikkuvuutta
ERP-ratkaisu integroi kaikki taloudelliset tiedot yhteen tietokantaan. Tarjoamalla integroidun ratkaisun monenlaisiin liiketoimintaprosesseihin ERP-järjestelmät poistavat tarpeen käyttää erilaisia työkaluja eri osastojen vaatimusten hallintaan. Lisäksi koko yrityksen laajuiset tiedot ovat saatavilla pilvipalvelussa, jolloin reaaliaikaiset tiedot ovat käytettävissä missä tahansa ja milloin tahansa mobiililaitteella. Toiminnanohjausjärjestelmät yhdistävät kaikki liiketoiminnan osat niin, että jokainen päätös perustuu reaaliaikaiseen älykkyyteen.
Mitä itsenäisten kirjanpito-ohjelmistojen tulevaisuus tuo tullessaan?
Kirjanpito-ohjelmistopakettimarkkinat ovat kärsineet viime aikoina joitakin takaiskuja. Johtavat kirjanpito-ohjelmistojen tarjoajat, Sage ja Iris, saivat kritiikkiä ICA:n IT-tiedekunnan kyselyssä IT Usage in Accountancy Practices2. Tiedekunta havaitsi, että 24 prosenttia kirjanpitäjistä oli kokenut ajan ja palkkioiden menetyksen kirjanpito-ohjelmiston vian vuoksi. Koska yhä useammat yritykset vaativat toimintojensa parempaa integrointia, toiminnanohjausjärjestelmät näyttävät valloittavan nopeasti kirjanpito-ohjelmistojen markkinat erityisesti kasvavien yritysten keskuudessa. Kun yritykset kasvavat QuickBooksista, ne etsivät ratkaisua, joka tarjoaa kirjanpitotoimintoja ja operatiivisia toimintoja erilaisten liiketoimintaprosessien hallintaan. Tämä tekee ERP-ratkaisusta loistavan valinnan yrityksellesi.
