5 vinkkiä yllätysjuhlien suunnitteluun
Jos suunnittelet yllätysjuhlia, saatat kuvitella joukon kikattelevia ystäviä odottamassa suurta paljastusta – etkä olisi väärässä. On todellakin mahdollista yllättää kunniavieras juhlilla. Syntymäpäivät, suuret valmistumiset tai ylennykset ja kihlajaiset ovat kaikki erinomaisia syitä järjestää yllätysjuhlat; ne antavat perheelle ja ystäville syyn matkustaa tai varata vapaata aikaa kalenteriinsa etukäteen.
Mutta on olemassa muutamia keskeisiä eroja ”tavallisten” juhlien suunnitteluun (tai ainakin sellaisten juhlien, joissa kunniavieras on mukana). Yllätyselementin saavuttamiseksi on oltava erityisen huolellinen suunnittelussa ja vieraiden kanssa. Nämä viisi vinkkiä auttavat sinua yllättämään kunniavieraasi ilman, että hän epäilee mitään.
Vinkki #1Älä suunnittele juhlia kotona
Jos sinulla ei ole yksityistä työhuonetta tai jos et asu yhdessä kunniavieraan kanssa, yritä olla suunnittelematta yllätysjuhlia kotona ollessasi. Tämä lisää mahdollisuuksia pilata yllätys – kunniavieras saattaa nähdä vilauksen muistiinpanoistasi tai kuulla keskustelun kakusta. Suunnittele sen sijaan tapahtuma paikallisesta kahvilasta, ystävän luota tai jopa autoon pysäköitynä.
Esim: Ryntääminen toiseen huoneeseen vastaamaan puheluun tai jättämällä itsellesi muistutuksia pitopalveluun soittamisesta saattaa pilata yllätyksen. Pidä siis juhlien suunnittelu minimissä, kun olet kunniavieraan seurassa!
Vinkki #2Kysy apua
Voit ehkä koordinoida yllätysjuhlat helposti, mutta päivän tehtävien suorittaminen yksin on hankalaa. Et pysty hakemaan kakkua, koristelemaan juhlapaikkaa, saamaan kunniavierasta ajoissa paikalle ja tervehtimään vieraita. Sinua on vain yksi! Pyydä siis muutamaa ystävää apuun ja anna heille kullekin yksi tehtävä. Näin kukaan ei huku – et edes sinä.
Esim: Ota 2-3 ystävää mukaan juhlapaikalle auttamaan koristeluissa. Selitä näkemyksesi ja aloita kaikki heidän kanssaan. Lähde kuitenkin aikaisin, jos sinun täytyy valmistautua ja hakea kunniavieras; ystävillesi jää tarpeeksi aikaa valmistautua.
Vinkki #3Vieraslistan verkottaminen
Sinulla ei välttämättä ole kaikkien kunniavieraan ystävien yhteystietoja, emmekä kannusta nuuskimaan puhelimia niiden saamiseksi. Lähetä sen sijaan sähköposteja, tekstiviestejä tai Facebook-kutsuja niille ystäville, jotka tunnet, ja pyydä heitä levittämään tietoa.
Esim: Facebookissa voit kutsua yhteisiä ystäviäsi tapahtumiin – lähetät kutsun yksinkertaisesti alustan kautta, eikä sinun tarvitse tavoittaa heitä suoraan. Lisäksi he näkevät, että myös yhteiset ystävät on kutsuttu. Muista vain tehdä tapahtumasta yksityinen, jotta kunniavieras ei törmää siihen!
Vinkki #Valmistele peitetarina
Kunniavieraasi saattaa saada vihiä yllätysjuhlistaan jo etukäteen, joten on hyvä olla peitetarina mielessä. Älä kerro tarinaa vapaaehtoisesti, elleivät he ala kysellä, mutta jos sinulla on jo vastaukset valmiina, et kompuroi kuin valehtelisi. Jos kunniavieraasi on erittäin tarkkaavainen, harkitse hänen kutsumistaan omaan tilaisuuteensa – toki jonkun toisen juhlien varjolla!
Esim: Onko yhteisellä ystävällä synttärit samaan aikaan? Tai saiko perheenjäsen juuri ylennyksen? Kerro kunniavieraalle, että juhlat ovat jollekin toiselle – ja täsmennä, kenelle ja miksi. Jos sinulla on perusteellinen vastaus, hän harvemmin kyselee lisää.
Vinkki #5Järjestä juhlat tutussa paikassa
Yllätysjuhlien järjestäminen tutussa paikassa hyödyttää sekä sinua että kunniavierasta. Ensinnäkin tiedät parkkipaikan ja vessojen sijainnin, ja sinulla saattaa olla jopa suhde työntekijöihin. Kaikki tämä auttaa tapahtumaa sujumaan sujuvasti. Toiseksi on helpompi saada kunniavieras juhliin – ei tunnu oudolta käydä tutussa paikassa.
Esim: Ei tunnu oudolta viedä kunniavierasta hänen suosikkibaariinsa perjantai-iltana; se tuntuu normaalilta! Tai ehkä he syövät illallista samassa ravintolassa joka keskiviikko. Pyydä ystäviä ja sukulaisia tapaamaan sinut siellä todellista yllätystä varten.
Bonusvinkki: Pyydä vieraita saapumaan paikalle 30 minuuttia etuajassa, jotta kunniavieras ei näe yhtä heistä matkalla sisään. Lisäksi se tekee vastaanotosta lämpimän.
Johtopäätös
Hieman ylimääräistä huomiota yksityiskohtiin kiinnittämällä voit suunnitella todella yllättävän illan. Varmista tietysti aina, että kunniavieraasi pystyy käsittelemään yllätyksen – ja varmista, että hän tuntee olonsa hyvin pukeutuneeksi. Iltaa saattaa pilata, jos hän on pukeutunut rentoon illanviettoon ja kaikki muut ovat business casual -asussa. (Voit aina pakata heille varavaatteet kaiken varalta!)
Onko kukaan koskaan järjestänyt sinulle yllätysjuhlia? Tiesitkö, että ne olivat tulossa, vai yllätettiinkö sinut todella yllättäen?