6 sähköpostiskriptiä täydellisen seurantasähköpostin laatimiseen asiakkaalle

6 sähköpostiskriptiä täydellisen seurantasähköpostin laatimiseen asiakkaalle

Jos olet freelancer, urakoitsija tai pienyrittäjä, asiakkaiden kanssa työskentely voi olla yksi työsi haastavimmista osista. Tämä pätee erityisesti silloin, kun nämä asiakkaat muuttuvat salaperäisesti vastuuttomiksi. Kun näin tapahtuu, sinun on oltava valppaana seurantasähköpostin lähettämisessä. Ja tässä kohtaa muutamat kätevät sähköpostiskriptit astuvat kuvioihin.

Kun se kirjoitetaan hiukan harkiten ja ennakoiden, oikea seurantasähköposti voi tuottaa nopeita tuloksia.

Jos et ole varma, miten tämä tehdään, ei hätää! Muutaman esimerkin näkeminen ja sen ymmärtäminen, miten (ja miksi) ne toimivat, on yleensä kaikki, mitä tarvitset aloittaaksesi tämän taktiikan tehokkaan käytön liiketoiminnassasi.

Tässä postauksessa esittelemme kuusi yleistä tilannetta, joissa asiakkaat eivät reagoi.

Jokaista varten annamme esimerkin seurantasähköpostista ja selitämme, miksi se todennäköisesti tuottaa tuloksia.

Sähköpostiskriptit ja -mallit:

👉 1. Jatka sähköpostin lähettämistä. Seurantaehdotuksen jättämisen jälkeen
👉 2. Muistutus siitä, että odotat vastausta
👉 3. Uuden työn pyytäminen
👉 4. Kosketus hetken toimettomuuden jälkeen
👉 5. Pyyntö erääntyneestä maksusta
👉 6. Viimeinen sähköposti

Miksi kannattaa suunnitella huolellisesti muotoiltu seurantasähköposti

Sähköpostiskriptien luomisessa kannattaa suunnitella ne huolellisesti. Hätäisesti lähetetystä sähköpostiviestistä voi olla enemmän haittaa kuin hyötyä, joten kannattaa olla strateginen.

Tähän liittyy useita näkökohtia. Kannattaa miettiä, mihin toimintaan haluat vastaanottajan ryhtyvän ja miten voit lempeästi (mutta päättäväisesti) kannustaa häntä tähän suuntaan. Lisäksi on tärkeää kiinnittää huomiota jokaiseen käyttämääsi sanaan. Äänensävyllä ja aikomuksella on tässä yhtä paljon merkitystä kuin sisällöllä – etenkin silloin, kun kyseessä on reagoimaton tai hankala asiakas.

Tuloksia tuottavien vankkojen sähköpostiskriptien kirjoittaminen vaatii harjoittelua. Jotta pääsisit kuitenkin alkuun, esittelemme muutamia esimerkkejä, joita voit käyttää ja joista voit oppia.

Olemme työskennelleet vuosien varrella monien haastavien ja vaikeasti tavoitettavien asiakkaiden kanssa, ja seuraavassa on lueteltu ne sähköpostikirjoitukset, joiden olemme havainneet toimivan parhaiten.

Kuusi sähköpostiskriptiä, joita voit käyttää reagoimattomien asiakkaiden seurannassa

Silmäillään nyt itse kuutta skriptiä! Käyttämällä (ja ehkä hieman muokkaamalla) näitä sähköpostiviestejä itse voit lisätä huomattavasti mahdollisuuksiasi luoda onnistuneita yhteyksiä.

Skriptit eivät ole tärkeys- tai merkityksellisyysjärjestyksessä, joten voit vapaasti käyttää niitä, jotka miellyttävät sinua ensimmäisenä!

Seurantaehdotuksen lähettämisen jälkeen

Vähän on turhauttavampaa kuin se, että lähettää yksityiskohtaisen ehdotuksen uudesta projektista eikä saa mitään takaisin. Olet valmis ja odotat, että pääsisit aloittamaan, ja jokainen päivä viivytystä tarkoittaa yhtä päivää lisää, jonka joudut odottamaan maksua projektin päätyttyä.

Hyvä uutinen on se, että vastauksen puuttuminen ehdotukseen tarkoittaa harvoin sitä, että asiakas on tyytymätön ehdotukseen tai ei ole halukas etenemään. Päinvastoin, he yleensä ilmoittavat tästä sinulle heti. Sen sijaan huomaat usein, että he ovat olleet liian kiireisiä miettimään asiaa tai edes lukemaan sähköpostisi kokonaan.

Mercedes Cardona OMH Communications -yrityksestä:

Siltikin haluat varmasti ottaa yhteyttä tähän asiakkaaseen. Sinun on pysyttävä hänen mielessään ja muistutettava häntä ottamaan aikaa aikataulustaan antaakseen ehdotuksellesi sen ansaitseman huomion. Yleensä riittää lempeä tönäisy:

Hei ,Olen miettinyt, oletko jo ehtinyt tutustua uusimpaan ehdotukseemme. .olemme innokkaita kuulemaan ajatuksiasi, ja aloittamaan tämän projektin! Ilmoittakaa minulle, jos teillä on kysyttävää ehdotuksen yksityiskohdista (kuten edellisessä sähköpostissani esitin).

Tämä viesti alkaa kohteliaalla tunnustuksella siitä, kuinka kiireinen asiakas on, ja että ymmärrätte, että hän ei ehkä ole vielä ehtinyt tarkastella ehdotustanne perusteellisesti. Sitten siinä muistutetaan lyhyesti ehdotuksen painopisteestä, jotta hänen ei tarvitse palata edelliseen sähköpostiin orientoituakseen.

Tässä toinen kappale on ratkaiseva elementti. On hyvä kertoa asiakkaalle, että olet innostunut projektista (vaikka olisit myös turhautunut). Tämä innostus voi olla se sysäys, jota he tarvitsevat. Lisäksi kysymysten pyytämisellä kerrot, ettei heidän tarvitse heti hyväksyä tai hylätä ehdotustasi, vaan he voivat vapaasti ilmaista ensin kaikki kysymykset tai huolenaiheet, joita heillä saattaa olla siitä.

Tietysti haluat sulkea seurantasähköpostin suosikkisignaalilauseellasi ja nimelläsi. Lisäksi tällaisessa viestissä kannattaa välttää terminologiaa, kuten ”ei ole mitään kiirettä”. Vaikka haluat pysyä kohteliaana ja huomaavaisena, haluat myös kannustaa asiakasta ryhtymään toimiin mahdollisimman pian (pankkitilisi on siitä riippuvainen!).

Muistutus siitä, että odotat vastausta

Tämä saattaa olla yleisin tilanne, johon joudut, kun olet tekemisissä vastaamattomien asiakkaiden kanssa. Olet keskellä jonkinlaista projektia, etkä voi edetä pidemmälle, ennen kuin asiakas vastaa keskeiseen kysymykseen tai antaa tietyn resurssin. Silti kohtaat radiohiljaisuuden.

Tässä tilanteessa ripeä reagointi on sekä sinun että asiakkaasi etujen mukaista. Loppujen lopuksi molemmat haluatte, että projekti etenee sujuvasti ja vältätte ajanhukkaa. Kuten edellisessä skenaariossa, on erittäin todennäköistä, että asiakas näki sähköpostisi, mutta unohti sen tai on merkinnyt sen käsiteltäväksi myöhemmin.

Tämä seurantasähköposti voidaan lähettää muutamasta päivästä viikkoon aikaisemman viestinnän jälkeen, riippuen projektin kiireellisyydestä:

Hei ,Halusin seurata tilannetta ja kysyä, olitko ehtinyt lukea edellisen sähköpostini. Kuten mainitsin, .Kun saamme vastauksesi, voimme siirtyä heti projektin seuraavaan vaiheeseen. Ilmoittakaa minulle, jos voin antaa lisäselvityksiä siitä, mitä tarvitsemme!

Ensimmäinen kappale on rakenteeltaan samanlainen kuin edellinen esimerkkimme, mikä on tarkoituksellista. Tässäkin tapauksessa on tärkeää tunnustaa, kuinka kiireinen asiakas on, ja välttää kärsimättömyyden tai turhautumisen ilmapiiriä.

Plus, kun muistutat lyhyesti kyselystäsi, hän tietää tarkalleen, mitä etsit. Samaan aikaan et halua mennä tässä liian yksityiskohtaiseksi, sillä asiakas voi yksinkertaisesti palata edelliseen sähköpostiviestiin lukeakseen koko pyyntösi läpi.

Seuraavan lauseen tarkoituksena on kertoa asiakkaalle (kohteliaasti) tämän erityisen viestin tärkeys. Toisin sanoen, hän ei ehkä ole tajunnut, että vastauksen puuttuminen on johtanut tielläsi olevaan esteeseen.

Sitten tarjous antaa selvennyksiä päättää tämän lyhyen seurantasähköpostiviestin ja tekee samalla selväksi, että olet valmis ja odotat keskustelemaan kaikesta, mikä alkuperäisessä viestissäsi jäi epäselväksi (ja näin viivyttää hänen vastaustaan).

Uuden työn pyytäminen

Lähes tiiviin yhteydenpito asiakkaisiisi on aina tärkeää. Se ei kuitenkaan ole koskaan olennaisempaa kuin heti projektin päättymisen jälkeen. Asiakkaan on aivan liian helppoa unohtaa sinut tässä vaiheessa ja siirtyä seuraavaan asiaan – mikä on viimeinen asia, jota haluat.

Jos siis olet saanut projektin valmiiksi tietylle asiakkaalle etkä ole kuullut hänestä mitään vähään aikaan, sinun kannattaa lähettää hänelle pyyntö uusista töistä. Paras lähestymistapa tähän sähköpostiviestiin voi vaihdella hieman olosuhteista riippuen, mutta tässä on esimerkki tehokkaasta viestistä:

Hi ,Kuten tiedät, saimme hiljattain . Toivottavasti olet tyytyväinen tuloksiin!Olemme innokkaita etenemään seuraavaan projektiin - tässä on kaikki mitä vaadimme sinulta:- Kun saamme tämän rikkomuksen, voimme siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Kerro tietysti, jos sinulla on kysyttävää, johon voin myös vastata." 

Tämä seurantasähköposti perustuu jossain määrin oletukseen, että sekä sinä että asiakkaasi tunnette tavanomaisen prosessinne ja olette työskennelleet useiden projektien parissa aiemmin. Se saattaa tarvita hieman personointia, jotta se vastaisi sitä, minkä tyyppisten projektien parissa työskentelet, mutta se tarjoaa kuitenkin vankan kehyksen.

Ensimmäisellä kappaleella on kaksi tarkoitusta (sen lisäksi, että se on pelkkä sähköpostin johdanto). Se muistuttaa asiakasta äskettäin valmistuneesta projektista ja hänen (toivottavasti) myönteisestä reaktiostaan sen laatuun. Muistelemalla, miten hyvää työtä teit aiemmin, pitäisi herättää hänen halunsa tehdä lisää samaa.

Oman innokkuutesi ilmaiseminen aloittamista kohtaan on aina hyvä asia. Todellinen tähti tässä on kuitenkin kysymysten/toiveiden luettelopohjainen luettelo. Luettelemalla, mitä tarvitset asiakkaalta (sen sijaan, että kirjoittaisit kaiken kappaleiksi), teet vaatimuksistasi kristallinkirkkaita. Se myös lisää mahdollisuuksia saada vastaus kuhunkin erityiskyselyyn.

Käärikää tämä kaikki eteenpäin ja pyytäkää asiakasta esittämään mahdolliset kysymyksensä, ja käsissänne on yksinkertainen mutta tehokas seurantasähköposti.

Kosketus hetken toimettomuuden jälkeen

Edellisessä seurantasähköpostiviestissä oli kyse siitä, että haluatte pysyä yhteydessä asiakkaaseen ja pyrkiä saamaan asiakkaaseen peräkkäisiä projekteja yksi toisensa jälkeen. Tässä sähköpostimallissa on kyse yhteyden ottamisesta uudelleen asiakkaaseen pidemmän ajanjakson jälkeen.

Tässä vaiheessa ei pidä olettaa, että asiakas muistaa tarkalleen, keitä olemme tai millaisia projekteja olemme aiemmin yhdessä toteuttaneet. Vaikka jonkinlainen tuttuus on olemassa, se on ensin niin sanotusti sytytettävä uudelleen.

Tämä sähköpostimalli voi auttaa siinä:

Hei ,tein kalenteriini merkinnän ottaa sinuun yhteyttä juuri nyt. Muistutan vain, että edellinen projekti, jonka teimme yhdessä, oli . Halusin ottaa yhteyttä ja tarkistaa, onko mahdollisuuksia työskennellä yhdessä uudelleen. Onko mikään muuttunut teidän?Ottaen huomioon, mitä teimme yhdessä aiemmin, uskon, että voimme seurata samanlaisia jalanjälkiä työskentelemällä . Jos haluat tarkempia yksityiskohtia siitä, miten tämä voisi toimia tarkalleen ottaen, kerro minulle, niin lähetän syvällisemmän ehdotuksen ja eritellään asiat vaihe vaiheelta.

Tämä jatkosähköpostin käsikirjoitus saavuttaa pari asiaa:

• Se on luonteeltaan ystävällinen ja luo uudelleen yhteyden henkilöön luonnollisella tavalla – se ei vaikuta pakotetulta.
• Se muistuttaa asiakasta siitä, minkä parissa olette työskennelleet aiemmin, ja antaa myös ymmärtää, että olette tehneet useamman kuin yhden projektin yhdessä (jos näin on).
• Se antaa pari valmista ideaa projekteista, joiden parissa voisitte työskennellä seuraavaksi.

Tämä viimeinen kohta on erityisen tärkeä. Ihmiset ovat kiireisiä. Jos voit tulla asiakkaasi luo ja ehdottaa täsmällisiä ideoita, jotka voisit toteuttaa heille, se lisää mahdollisuuksiasi saada sopimus. Se, että sinulla on jo vakiintunut suhde, auttaa tässä, koska sinun ei enää tarvitse todistaa, että pystyt toimittamaan.

Pyyntö erääntyneestä maksusta

Tämä on hieman hankala. Rahasta puhuminen voi olla stressaavaa, varsinkin jos olet luova ihminen, joka ei haluaisi olla missään tekemisissä yrityksen taloudellisten asioiden kanssa. Tämä on vieläkin olennaisempaa, kun on kyse seurannasta vaikean asiakkaan kanssa, jonka maksu on myöhässä.

Haluat ennen kaikkea aloittaa tämän viestinnän mahdollisimman kohteliaasti. Älä vihjaa, että asiakas on huolimaton, tai ala uhkailla. Etene sen sijaan olettaen, että asiakas on yksinkertaisesti unohtanut maksaa. Vaikka maksun laiminlyöntiin olisikin jokin muu syy, tämä lähestymistapa voi lähinnä syyllistää asiakasta ottamaan lompakkonsa esiin:

Hei ,Halusin ottaa yhteyttä ja muistuttaa sinua . päivänä . erääntyneestä maksusta. Emme ole vielä saaneet maksuasi. Voisitko kertoa, milloin voimme odottaa saavamme sen?

Tällainen seurantasähköposti kannattaa pitää lyhyenä ja ytimekkäänä. Et halua, että keskeinen viesti jää huomaamatta. Lisäksi ei ole mitään syytä heittää joukkoa tarkennuksia. Pelkkä muistutus maksun erääntymisestä – kohteliaasti – riittää usein. Haluat kuitenkin antaa heille kaikki olennaiset tiedot, kuten laskun numeron ja sähköpostin, johon lasku on alun perin lähetetty. Tarkoituksena on tehdä maksamisesta mahdollisimman helppoa.

Voit periaatteessa toistaa tämän sähköpostiviestin niin monta kertaa kuin katsot tarpeelliseksi. Jos et kuitenkaan vieläkään saa vastausta, sinun on ehkä lopulta ryhdyttävä voimakkaampaan toimintaan. Tässä on seurantasähköposti, jonka voit lähettää, jos he eivät vastaa muutamaan yllä olevan kaltaiseen viestiin:

Hi ,Emme ole vieläkään saaneet maksua . Odotamme koko laskun summaa - - mennessä , tai joudumme mahdollisesti siirtämään asian perintätoimiston hoidettavaksi.

Tämä on jämäkkä ja suorasanainen viesti, joka sopii asiakkaalle, joka ei sekä maksa että vastaa. Maksumuistutuksen antaminen maksun määrästä ja uudesta eräpäivästä saattaa viimein kannustaa häntä toimimaan.

Muussa tapauksessa sinun on ehkä katkaistava tappiosi tämän asiakkaan kanssa ja pidettävä tätä oppimiskokemuksena. Voit tietysti itse asiassa palkata perintätoimiston seuraamaan tilannetta puolestasi – mutta siihen liittyvä vaiva ja palkkiot tekevät siitä vähemmän toivottavan vaihtoehdon, ellei velka ole hyvin suuri.

Viimeinen sähköpostiviesti

Edellisissä seurantasähköpostiviesteissä pyritään saamaan vastaus aina kun mahdollista. Joskus asiakas kuitenkin yksinkertaisesti hiljenee parhaista yrityksistäsi huolimatta.

Jos olet lähettänyt asiakkaalle useita viestejä eikä hän vain vastaa (eikä hän ole sinulle velkaa), on aika lähettää viimeinen seurantasähköposti. Se voi näyttää jotakuinkin tältä:

Hei ,Siitä on aikaa, kun olemme viimeksi kuulleet sinusta. Tässä vaiheessa meidän on oletettava, että prioriteettisi ovat muuttuneet tai olet viemässä yritystäsi toiseen suuntaan.Ota rohkeasti yhteyttä tulevaisuudessa, jos voimme olla avuksi jatkossa!

Tällä viestillä saavutetaan muutamia asioita. Se on ensinnäkin kohtelias ja ymmärtäväinen ja osoittaa, ettet kanna asiakkaalle pahaa mieltä hänen vastaamattomuudestaan. Vaikka et kuulisikaan hänestä nyt, haluat pitää suhteen mahdollisimman positiivisena.

Myös se, että teet selväksi, että jatkat tällä tavalla, vaikuttaa asiakkaan pelkoon siitä, että hän jää paitsi (FOMO). Hänen pitäisi ymmärtää, että jos hän haluaa jatkossakin hyötyä palveluistasi, hänen on toimittava nopeasti.

Loppujen lopuksi olet tehnyt selväksi, että olet avoin kaikille tuleville yhteydenotoille. Ei ole harvinaista, että kuulet yhtäkkiä takaisin vanhasta asiakkaasta kuukausia tai vuosia myöhemmin, kun prioriteetit ja henkilöstö ovat muuttuneet. Kun käärit sähköpostisi tällä tavoin, sinulla on parhaat mahdollisuudet saada vastaus.

Johtopäätös

Ei ole valitettavasti (vielä!) mitään keinoa, jolla voisit kurkottaa tietokoneen näytön läpi ja saada asiakkaasi vastaamaan tärkeään viestiin. Huolellisesti laaditun seurantasähköpostin lähettäminen voi kuitenkin tuottaa toivomasi tulokset ja pitää suhteenne positiivisena.

Tässä artikkelissa esittelimme kuusi sähköpostiskriptiä, joita voit käyttää reagoimattomien asiakkaiden peräänajamiseen:

Oletko ikinä onnistunut saamaan reagoimattoman asiakkaan puhumaan? Kerro meille, mitä teit alla olevassa kommenttiosiossa!

Voit myös tutustua oppaaseemme parhaiden sähköpostimarkkinoinnin automaatiotyökalujen valinnasta.

Älä unohda liittyä pikakurssillemme WordPress-sivuston nopeuttamisesta. Muutamilla yksinkertaisilla korjauksilla voit lyhentää latausaikaa jopa 50-80 %: