FMLA-loma: Kuka on oikeutettu ja kuinka kauan?
Tiesitkö, että FMLA-vapaita on kolmea eri tyyppiä ajoituksen ja keston suhteen?
Kongressin vuonna 1993 hyväksymä perhe- ja sairauslomalaki antaa sen piiriin kuuluvien työnantajien tukikelpoisille työntekijöille oikeuden pitää palkatonta, työsuojattua lomaa tietyistä perhesyistä ja lääketieteellisistä syistä enintään 12 viikon ajan. Se sallii myös enintään 26 viikkoa tiettyjen perheenjäsenten hoitamista varten, jotka ovat tai olivat armeijassa.
Lisäksi se takaa ryhmäkohtaisen sairausvakuutusturvan jatkumisen tänä aikana samoin ehdoin ja edellytyksin kuin jos työntekijä ei olisi ollut lomalla.
Vaikka se riippuu yksilöllisistä olosuhteista, vankka ymmärrys eri FMLA-tyyppien välisistä eroista auttaa sinua ymmärtämään, mikä on parasta työntekijöillesi, jos he joutuvat pitämään FMLA:n mukaisen virkavapauden.
Mutta ensin käydään läpi FMLA:n perusteet.
FMLA:n perusteet
FMLA-vapaa eroaa henkilökohtaisesta virkavapaudesta, jossa työntekijä päättää ottaa vapaata esimerkiksi sapattivapaata varten. Seuraavassa on FMLA:n perustietoja:
- Yritysten, joilla on vähintään 50 työntekijää ja jotka työskentelevät 20 tai useamman työviikon ajan kuluvan tai edellisen kalenterivuoden aikana, on noudatettava FMLA:ta.
- Yritysten, joilla on alle 50 työntekijää, ei tarvitse tarjota FMLA-etuuksia.
- Tällaisten etuuksien tarjoaminen voi kuitenkin antaa yrityksellesi mahdollisuuden olla kilpailukykyisempi ja siten houkutella ja pitää työntekijöitä helpommin.
Jotta työntekijä on oikeutettu FMLA-järjestelyyn, työnantajan on täytettävä kriteerit, mutta myös työntekijän on täytettävä tietyt vaatimukset.
- Työntekijän on täytynyt työskennellä 1250 tuntia edeltävien 12 kuukauden aikana, jotta hän voi saada FMLA-oikeuden työnantajaltaan, ja
- Työntekijän on työskenneltävä paikassa, jossa työnantajalla on vähintään 50 työntekijää 75 kilometrin säteellä.
Esitettäköön siis, että työntekijä tulee raskaaksi sen jälkeen, kun hän on työskennellyt työnantajan palveluksessa vain kaksi kuukautta. Viisi kuukautta sen jälkeen hänet laitetaan vuodelepoon, koska kyseessä on korkean riskin raskaus. Koska kyseinen työntekijä ei täytä tunti- ja paikkavaatimuksia, hän ei olisi oikeutettu FMLA-vapaaseen eikä hänelle taattaisi samaa työpaikkaa, kun hän palaa.
Kelpoiset työntekijät voivat saada 12 viikon lomaa 12 kuukauden aikana seuraavista syistä:
- Pikkulapsen tai lapsen syntymä, adoptio tai sijaishoito vuoden kuluessa syntymästä tai sijoituksesta
- Hoito puolisosta, lapsesta tai vanhemmasta, jolla on vakava terveydentila
- Seuraava vakava terveydentila, joka tarkoittaa, että työntekijä ei pysty suorittamaan olennaisia työtehtäviä jonkin aikaa
- Kiireellisestä tarpeesta johtuva kiireellinen tarve, poika, tytär tai vanhempi, joka on vakuutuksen piiriin kuuluva aktiivisessa palveluksessa oleva sotilas
Sotilashuoltajan lisäperuste tarkoittaa, että työntekijä voi saada enintään 26 viikkoa lomaa, jos hän hoitaa palveluksessa olevaa sotilasta, joka on hänen puolisonsa, poikansa, tyttärensä, vanhempansa tai lähiomaisensa.
Kannattaa muistaa, että FMLA takaa vain sen, että työnantaja pitää työntekijän työpaikan auki näiden 12 tai 26 viikon ajan. Siinä ei määrätä palkasta. Tässä kohtaa asiat voivat muuttua hieman mutkikkaiksi.
Luotettavan ammattimaisen työnantajaorganisaation (PEO) tai HR-asiantuntijan antama neuvonta voi osoittautua korvaamattomaksi avuksi tämän asian selvittämisessä.
Nyt kun olemme käsitelleet perusasiat, on aika perehtyä hieman tarkemmin FMLA-vapaan eri tyyppeihin aikataulun ja keston osalta.
FMLA-vapaan kesto ja aikataulu
FMLA-vapaan sisällä on kolme erilaista vapaan tyyppiä, joita pätevä työntekijä voi pitää: Jatkuva, jaksottainen ja lyhennetty aikataulu.
Jatkuva loma
FMLA:n mukainen jatkuva loma tarkoittaa, että työntekijä on poissa kolmesta päivästä 12 viikkoon. Yleisin esimerkki jatkuvasta lomasta tapahtuu, kun uusi vanhempi pitää 12 viikkoa vapaata vauvan syntymän tai adoption jälkeen.
Työntekijä voi kuitenkin ottaa vauvaan liittyvää aikaa pienemmissä yhtäjaksoisissa pätkissä, kunhan työnantaja hyväksyy sen. Jos esimerkiksi tuoreet vanhemmat pitävät vuorotellen vapaata eri työnantajien työpaikoistaan vauvan hoitoa varten, he voivat kumpikin pitää neljä erillistä kahden viikon vapaata (sen sijaan, että he pitäisivät kaiken vapaata peräkkäisinä viikkoina).
On tärkeää huomata, että työnantaja ei voi pakottaa työntekijää pitämään yhtäjaksoista vapaata, kun työntekijän vakavan terveydentilan vuoksi tarvitaan jaksoittaista vapaata tai lyhennettyä aikataulua. Työnantaja ei myöskään voi pakottaa työntekijää pitämään enemmän lomaa kuin hän haluaa tai tarvitsee. Laiminlyönti voi tulla yritykselle kalliiksi, jos siitä tehdään valitus.
Katkonainen loma
Katkonainen loma syntyy, kun työntekijä on epäsäännöllisellä aikataululla. Se on FMLA-vapaan vähiten jäsennelty tyyppi, koska työntekijä ei välttämättä pysty aina ennakoimaan, milloin hän on poissa. Tällöin työntekijällä tai hänen perheenjäsenellään on terveydentila, joka tekee työntekijän läsnäolosta työssä ennalta arvaamatonta.
Esimerkki voisi olla, kun työntekijä on saanut syöpädiagnoosin ja tarvitsee viikon vapaata leikkausta varten, minkä jälkeen hänellä on yhdestä kolmeen päivää viikossa sytostaattihoitoa varten ja toipumista näistä hoidoista varten.
Tällaisessa tapauksessa työntekijä voi tuntea olonsa riittävän hyväksi työskennelläkseen joinakin viikkoina neljä päivää ja toisina viikkoina vain kaksi päivää.
Vähennetty työvapaa
Vähennetty työvapaa tarkoittaa, että työntekijä joutuu työskentelemään tavanomaista työviikkoa vähemmän tunteja oman vakavan terveydentilansa tai puolisonsa, poikansa, tyttärensä tai vanhempansa vuoksi.
Työntekijällä saattaa olla vaikeuksia nousta ylös ja liikkua esimerkiksi vaikean niveltulehduksen vuoksi, ja hänen on tultava töihin kello 10 eikä kello 8. Tai työntekijä saattaa joutua lähtemään toimistosta aikaisin tietyn määrän viikkoja auttaakseen kuolevan vanhemman hoitamisessa saattohoidossa.
Kun FMLA muuttuu monimutkaiseksi
FMLA voi olla sekava ja monimutkainen hallinnoida, koska, kuten aiemmin mainittiin, se toimii rinnakkain liittovaltion ja osavaltioiden työlainsäädäntöjen kanssa.
Laki takaa 12 viikkoa vapaata, mutta se ei tarjoa lomalla oleville työntekijöille korvausta. Työntekijöillä voi olla mahdollisuus saada osittaista palkkakorvausta valtiolta (jos ohjelma on olemassa) tai yksityiseltä vakuutukselta.
Viisi osavaltiota (Kalifornia, New Jersey, New York, Havaiji ja Rhode Island) sallii FMLA-vapaalla olevien työntekijöiden hakea työkyvyttömyysetuuksia. Mutta milloin työntekijän pitäisi käyttää PTO-päivänsä sairauslomaan ja milloin anoa FMLA-vapaata?
Sikäli kuin se täyttää käsitellyt kriteerit, tavallisesti kaikki yli kolme päivää kestävät poissaolot olisi nimettävä FMLA-vapaaksi. Tänä aikana työntekijä voi käyttää PTO:ta. Jos työntekijä työskentelee osavaltiossa, joka tarjoaa etuuksia, kyseiseen osavaltioon saattaa kuitenkin liittyä erityisiä näkökohtia.
Kun PTO:ta käytetään, sitä käytetään loman yhteydessä eikä ennen lomaa. Jos työntekijä esimerkiksi lähtee lomalle, loma alkaa ensimmäisestä lomapäivästä eikä siitä, kun PTO on käytetty loppuun.
Riippumatta siitä, missä osavaltiossa toimitte, on elintärkeää, että pidätte tarkkaa kirjanpitoa ja seuraatte työntekijöiden vapaita riippumatta siitä, ovatko he poissa ajoittain tunteja kerrallaan vai yhtäjaksoisesti viikkoja tai päiviä.
Kun on kyse FMLA-vapaiden hallinnoinnista ja muista henkilöstöhallintoon liittyvistä sääntelyn noudattamiseen liittyvistä haasteista, PEO:n palveluiden pyytäminen voi olla viisas siirto, sillä se voi auttaa pienentämään yrityksenne riskejä ja hallinnollista taakkaa. Lue lisää ilmaisesta e-kirjastamme: 7 yleisintä HR-virhettä ja niiden välttäminen.