Huolitsijat vs. rahdinvälittäjät

Huolitsijat vs. rahdinvälittäjät

Vaikka rahtiteollisuuden ulospäin näkyvimpiä puolia ovat kuorma-autoyhtiöt ja suuret rahdinkuljettajat, rahtiliiketoiminta on massiivinen, toisiinsa kytkeytynyt toimiala, joka tukeutuu useisiin eri tahoihin, jotta järjestelmä toimisi sujuvasti. Suurten rahtiyhtiöiden välittäjinä toimivat välikädet ovat monin tavoin alan elinehto. Rahtivälittäjillä ja huolitsijoilla on jo vuosia ollut elintärkeä rooli tässä massiivisessa hammasrattaassa, ja sähköisen kaupankäynnin nousun myötä niistä on tullut entistäkin kriittisempiä rahtiyhtiön menestyksen kannalta. Vaikka niillä voi olla joitakin päällekkäisiä kykyjä tai rooleja, rahdinvälittäjillä ja huolitsijoilla on oikeudellisia ja teknisiä eroja, jotka erottavat ne toisistaan. Perehdymme näihin yhtäläisyyksiin ja eroavaisuuksiin, mutta ensin on hyvä tietää tarkkaan, mitä rahdinvälittäjät ja huolitsijat ovat ja mitä ne tekevät.

Mikä on rahdinvälittäjä?

Alkeellisimmillaan rahdinvälittäjä toimii yhteyshenkilönä, välittäjänä, jonka tavoitteena on yhdistää kaksi osapuolta, ostajat ja myyjät, ja auttaa heitä pääsemään pitkäaikaiseen, molempia osapuolia hyödyttävään järjestelyyn. Rahtivälittäjät yhdistävät kuljetustarpeita omaavat yritykset eli rahdinantajat ja kuljetusliikkeet. Kuten voitte kuvitella, molemmilla osapuolilla on erilaisia toiveita, tarpeita ja pyyntöjä; rahdinantajalla on tiettyjä asioita, joita se toivoo tai vaatii, ja sama pätee rahdinkuljettajiin. Vaikka niiden toiveet saattavat olla monissa näistä asioista yhteneväiset, joskus on olemassa eturistiriitoja, ja nämä ristiriidat, pienetkin, voivat estää osapuolia pääsemästä sovintoon. Monissa tapauksissa tämä johtuu siitä, että kumpikaan osapuoli ei halua tehdä kompromissia ja näin ollen tulla nähdyksi sopimuksen häviäjänä. Tällaisen aggressiivisen ajattelutavan vuoksi, kun kyse on liiketoiminnasta tai ainakin neuvottelupöydästä, rahdinvälittäjän tavoitteena on olla se öljy, joka auttaa moottoria toimimaan moitteettomasti.

Rahdinvälittäjällä on yleensä laaja alan tietämys ja yhteydet, hän tuntee rahtilainsäädännön ja pystyy hoitamaan suuren osan paperityöstä. Heidän tavoitteenaan on estää riitely, tasoittaa mahdolliset ongelmatilanteet, korjata ongelmatilanteet ja auttaa molempia osapuolia pääsemään kompromissiin. Lisäksi hyvä rahdinvälittäjä auttaa sekä rahdinantajaa että rahdinkuljettajaa näkemään, että kompromissi auttaa heitä enemmän pitkällä aikavälillä ja että rahan tekeminen on tärkeämpää kuin oma ego. Kun rahdinvälittäjä on auttanut järjestämään sopimuksen ja molemmat osapuolet alkavat harjoittaa liiketoimintaa, rahdinvälittäjän tehtävänä on ylläpitää avointa yhteydenpitoa rahdinkuljettajan ja rahdinantajan välillä varmistaakseen, että rahdin luovutukset sujuvat sujuvasti ja että kumpikin osapuoli noudattaa omaa puoliaan sopimuksesta.

Jos sinulla on jo aiempaa tietoa kuljetusalasta, saatat kysyä itseltäsi, onko 3PL:n ja rahdinvälittäjän välillä eroa? Vastaus tähän kysymykseen on sekä kyllä että ei. Valtaosa 3PL:stä käyttää välittäjää tilien yhteyshenkilönä, joka vastaa alkuperäisestä liiketoimesta, rahdinkuljettajaneuvotteluista, kuorma-autojen saapumisen ja lähdön varmistamisesta sekä noutamisesta ja jättämisestä. Kuljetusyritykset palkkaavat heidät usein neuvonantajiksi, joiden tavoitteena on analysoida yritystä ja etsiä tapoja auttaa rahdinantajia optimoimaan reittejä, kuljetuskäytäntöjä ja muita vastaavia rahtiteollisuuden kustannuksia säästäviä näkökohtia. Tästä huolimatta 3PL:t tarjoavat laajan valikoiman logistisia toimitusketjupalveluja, joista rahdinvälittäjät ovat vain yksi osa-alue.

Mitkä ovat rahdinvälittäjän edut?

Teknologiassa ja rahtiteollisuudessa tapahtuneiden muutosten ansiosta toimitusten muutokset ovat muuttumassa. Tämän seurauksena monilla yrityksillä on rajallinen määrä rahaa ja työvoimaa käytettäväksi suhteiden vaalimiseen, kuormien valvontaan ja reklamaatioiden käsittelyyn. Rahtivälittäjää voidaan kuitenkin hyödyntää auttamaan sinua seuraavissa asioissa:

• Jatkuvasti muuttuvan toimialan käsittely – Koska rahtiteollisuus kehittyy ja mukautuu jatkuvasti, välittäjä pysyy ajan tasalla toimialan trendeistä, rahaa säästävistä teknologisista innovaatioista ja uusista laeista tai määräyksistä, joita on noudatettava.
• Hankkii sinulle parempia hintoja tai alhaisempia maksuja – Alan tuntemuksensa ja jo olemassa olevien suhteidensa ansiosta, jotka ovat syntyneet vuosien varrella työskennellessään rahdinkuljettajien ja rahdinantajien kanssa, välittäjät voivat usein saada alhaisempia hintoja tai auttaa neuvottelemaan pois lisämaksuja tai vastaavia.
• Kuljetusten optimointi – Välittäjä voi tarkastella koko rahtiliiketoimintaasi ja löytää keinoja kuljetuskustannusten alentamiseksi, toimitustarkkuuden ja pakettien turvallisuuden parantamiseksi sekä hukan tai väärin käytetyn ajan vähentämiseksi. Heidän tavoitteenaan on parantaa linjaasi luomalla tehokkaampia reittejä ja varmistamalla, että jokainen kuorma-auto hoitaa enemmän liiketoimintaa pienemmillä kustannuksilla, jolloin tulos paranee.
• Korvausvaatimusten käsittely – Vaurioituneita tai kadonneita tavaroita tai muita vastaavia asioita koskevien korvausvaatimusten käsittely voi olla pitkä, pitkällinen ja turhauttava prosessi. Meklari voi auttaa helpottamaan tätä ja varmistaa, että kaikki tarvittavat oikeudelliset toimenpiteet toteutetaan sen varmistamiseksi, että korvausvaatimuksesi hyväksytään ja riita-asiasiasi ratkaistaan sinua tyydyttävällä tavalla.

Rahdinvälittäjän lakisääteiset vaatimukset

Rahdinvälittäjän on lain mukaan rekisteröidyttävä yritykseksi Yhdysvaltain FHA:ssa (Federal Highway Administration). Tätä varten välitysliikkeen on osoitettava, että sillä on rahasto, jossa on vähintään 10 000 dollaria rahastossa, tai samansuuruinen suoritustakuu. Lisäksi jokaisessa osavaltiossa, jossa välitysliike toimii, on oltava nimetty edustaja oikeudellisten asiakirjojen vastaanottamista varten.

Mikä on huolitsija?

Vaikka huolitsija toimii myös välittäjänä rahdinkuljettajan ja rahdinantajan välillä, huolitsija tekee myös monia muita asioita. Yksi huolitsijan tarjoamista kriittisimmistä palveluista on rahtikuljetusten yhdistäminen; toisin sanoen pienempien lähetysten kerääminen ja yhdistäminen tai suurempien lähetysten ottaminen ja jakaminen pienempiin, paremmin kuljetettaviin lähetyksiin. Ne ovat erikoistuneet myös varastoinnin järjestämiseen sekä rahdin lähettämiseen asiakkaansa puolesta. Tällaiset palvelut ovat usein osa rahtilogistiikkaa. Kuten voitte kuvitella, tällaiset palvelut edellyttävät enemmän pääomaa ja työvoimaa kuin rahdinvälitysliikkeet, koska ne tarvitsevat paikan tavaroiden varastointiin ja kuorma-autoja niiden siirtämiseen. Huolitsija huolehtii rahdista ja lähettää sen jälkeen omilla BOL-asiakirjoillaan (BOL = Bill of Lading) sekä pitää huolta kuljetuksen valmistelusta ja vientiasiakirjoista. He vastaavat rahdin konsolidoinnista, kuljetuksesta ja vakuuttamisesta.

Mitkä ovat huolitsijan edut?

Huolintapalveluiden käyttämisestä on monia etuja, joita ovat mm. seuraavat:

• Tavaran huolinta – kuten nimikin kertoo, sen jälkeen, kun huolitsija on konsolidoinut tai hajottanut varastossa olevat tavarat, he valmistelevat sitten jakelun, tuon rahdin ”huolinnan” asiakkaan haluamalla tavalla, tämä voi sisältää erilaisia reitityksiä tai säännöllistä reititystä.
• Välittäjä rahdinkuljettajan ja lähettäjän välillä – Kuten rahdinvälittäjä, huolitsija toimii välittäjänä asiakkaiden ja kuljetuspalvelujen välillä ja auttaa varmistamaan, että tuote pääsee asiakkaalle. Jos tuote lähetetään ulkomaille, välittäjä hoitaa myös tullin ja käsittelijät. Huolitsijat käsittelevät usein kansainvälisiä tuonti- ja vientikysymyksiä, joita tulee säännöllisesti esiin, kun rahtia kuljetetaan kansainvälisesti. He pystyvät myös enemmän kuin hyvin varaamaan rahtitilaa tai neuvottelemaan kuljetusmaksuista.
• Tarkoituksenmukainen pakkaaminen – huolitsija voi auttaa asiakkaita joko opettelemaan, miten heidän tuotteensa pakataan toimitusta varten, tai voi tehdä sen heidän puolestaan. Lisäksi pakkaukset, jotka saattavat toimia kotimaankuljetuksissa, eivät välttämättä täytä standardeja laajoissa kansainvälisissä kuljetuksissa, varsinkin kun tällaiset matkat vaativat tonneittain käsittelyä, lastaamista ja purkamista, mikä lisää vaurioitumisen todennäköisyyttä.
• Etiketöinti – vaikka se saattaa tuntua pieneltä asialta, väärin merkitty paketti voi maksaa sinulle asiakkaita ja rahaa. Rahtikuljetukset edellyttävät asianmukaista merkitsemistä, jotta voidaan varmistaa, että kaikki paketit toimitetaan silloin ja sinne, missä niiden on oltava. Rahdinkuljettajat auttavat usein asiakkaitaan käyttämään oikeaa merkintää rahdissaan. Tällaisia merkintöjä kansainvälisessä rahtiliikenteessä ovat mm:

1. Tarkat kohteet kuljetuskontissa
2. Mahdolliset vaaralliset kohteet
3. Alkuperämaa
4. Tosiasiallinen paino kiloina sekä kiloina
5. Satamatiedot
6. Satama

.

7. Mahdolliset lisätiedot, joita tarvitaan kohdemaan kielellä

• Dokumentointi – Huolitsija laatii usein asiakirjoja, jotka edellyttävät ammattitaitoa. Tällaisia materiaaleja ovat kotimaan rahdin osalta konossementti ja kauppalasku. Kansainvälisen rahdin osalta on oltava alkuperätodistus ja tarkastustodistus. Nämä paperit auttavat varmistamaan, että kaikki rahtilähetykset on kirjattu ja että rahdinkuljettajat suorittavat ne.

Meklarin ja huolitsijan erottaminen toisistaan

Kuten epäilemättä huomaat, sekä meklarin että huolitsijan tarjoamat palvelut ovat yhteneväisiä; näiden kahden välillä on kuitenkin joitain ratkaisevia eroja:

• Rahdin haltuunotto – yksi merkittävimmistä eroista näiden kahden välillä on se, että meklarit eivät käsittele rahdin varsinaista käsittelyä tai varastointia. Näin ollen he eivät anna konossementteja, joissa heidät on merkitty rahdinkuljettajaksi. Toisaalta huolitsijat lähettävät rahdin omilla konossementeillaan sekä käsittelevät rahdin valmistelu- ja vientiasiakirjat sen lisäksi, että ne varastoivat rahdin tiloissaan.
• Oikeudelliset velvoitteet ja vastuu – Tehtäviensä vuoksi rahdin hallussapidon osalta välittäjää ei voida pitää vastuullisena vahingonkorvausvaatimuksista tai rahdin katoamisesta, koska se ei koskaan käsittele rahtia. Niin kauan kuin se ei tarjoa huolitsijan palveluja, sillä ei siis ole oikeudellisia velvoitteita rahtilähetyksen osalta. Huolitsijoita voidaan kuitenkin pitää vastuullisina problemaattisesti epäonnistuneista lähetyksistä. Siksi niillä on oltava rahti- ja vastuuvakuutukset, jotka vastaavat liikenteenharjoittajilta vaadittavia vähimmäiskattavuusmääriä, ja lisäksi niiden on rekisteröidyttävä sekä Federal Highway Administrationin että FMCSA:n (Federal Electric Motor Carrier Basic Safety Administration) rekisteriin. Niinpä rahdinvälittäjät eivät useinkaan voi tehdä mitään sellaista, jonka vuoksi niitä voitaisiin pitää huolitsijoina. Huolitsijan oikeudellinen määritelmä (49 US Code 13102 Section 8 mukaan) on seuraava: ”henkilö, joka esiintyy yleisölle tarjotakseen omaisuuden kuljetusta korvausta vastaan ja joka tavanomaisen liiketoimintansa yhteydessä (A) kokoaa ja yhdistelee tai huolehtii lähetysten kokoamisesta ja yhdistelystä sekä suorittaa tai huolehtii lähetysten jakelusta ja jakelusta irtotavarana; (B) ottaa vastuun kuljetuksesta vastaanottoajankohdasta määräajankohtaan ja (C) käyttää missä tahansa kuljetuksen osassa rahdinkuljetusyritystä, joka kuuluu tämän osaston lainkäyttövaltaan”. Termi ei sisällä henkilöä, joka käyttää VII osaston A osan soveltamisalaan kuuluvan lentoliikenteen harjoittajan kuljetuksia.”. Näin ollen rahdinvälittäjä tekisi itsestään laillisesti katsottavansa huolitsijan pelkästään noutamalla ja ottamalla rahdin haltuunsa. Jos sinulla on välittäjä ja pyydät häntä ottamaan vastaan vaikka vain yhdenkin rahdin, se voi tehdä hänestä vastuullisen, joten todennäköisesti kaikki tällaiset pyynnöt hylätään pikaisesti.

Pakkaaminen

Espedit tekevät seuraavaa:

• Säilyttävät asiakkaan rahdin huolitsijan varastossa.
• Konsolidoivat tai pilkkovat rahtia
• Jatkavat rahtia eteenpäin asiakkaan toiveiden mukaan
• Sovittelevat rahtimaksuja ja hoitavat muita asiakkaan toiveita
• Suunnittelevat rahtia laivaväylien ja reittien kanssa, täyttävät rahtitilaa
• Valmistavat asiakirjoja, kuten konossementteja
• Pakkaavat ja merkitsevät rahdin
• Tarjoavat vaihtoehtoisen laivaliikenteen linjan suurimmille rahdinkuljettajille

Rahdinvälittäjät tekevät seuraavaa:

• Yhteydet rahdin omistajien ja laivayhtiöiden välille ja valmistajien ja rahdinkuljettajien välille
• Neuvottelevat rahtimaksuista
• Optimoivat reittejä ja laivalogistiikkaa
• Organisoivat kuljetuksia joko maanteitse, rautateitse, ilmassa tai meritse, mutta tekee sen ulkoistamalla kuljetuksen
• Käsittelee korvausvaatimuksia puolestasi, mutta ei voi olla vastuussa korvausvaatimuksista

Johtopäätökset

Kuten huomaat, rahdinvälittäjät ja huolitsijat tarjoavat molemmat elintärkeitä palveluita helpottaakseen rahdinantajien ja rahdinkuljettajien elämää. Vaikka ne saattavat päällisin puolin vaikuttaa erilaisilta, on olemassa keskeisiä eroja, jotka erottavat nämä kaksi ammattia toisistaan. Molemmat voivat tarjota erinomaisia palveluja, jotka optimoivat kuljetuksesi, auttavat sinua säästämään rahaa ja kasvattamaan asiakaskuntaasi.