IRS Law Blog
Koska autan usein asiakkaitani sulkemaan IRS:n tarkastukset, kun heidän tietonsa puuttuvat, ajattelin, että on aika vastata tähän kysymykseen:
Olen saanut kirjeen, jossa pyydetään IRS:n tilintarkastajaa tarkastamaan vuosien 2005 – 2007 veroni. Talooni murtauduttiin useita kertoja, eikä minulla ole mitään papereita, joilla voisin osoittaa vähennyksiä. Myös tietokoneeni vietiin ensimmäisellä kerralla, ja täytin poliisiraportin. Mitä tapahtuu, jos en mene tarkastukseen, tai jos menen ilman mitään?
Tässä on monia kysymyksiä, jotka ovat kaikki tärkeitä.
1. Huono kirjanpito/kadonnut kirjanpito auditointia varten. Tietenkin paras tapaus veroviraston tarkastusta varten on täydellinen kirjanpito. Harvalla ihmisellä on. Ja se, uskokaa tai älkää, on ihan okei.
On olemassa hyvin tunnustettu U.S. Tax Courtin tapaus, joka sallii menojen uudelleenluomisen silloin, kun suoraa kirjanpitoa ei ole olemassa. Tapaus on Cohan v. Commissioner, 39 F. 2d 540 (2nd Cir. 1930). Cohan vahvisti säännön, jonka mukaan maksetuista kuluista voidaan tehdä arvioita, kun suoria todisteita ei ole olemassa. Arviota varten on luotava perusta sille, että kulut ovat tosiasiallisesti aiheutuneet. Seuraavassa on esimerkki todellisesta elämästä:
Kuljetusautonkuljettaja kuljettaa huonekaluja yksityishenkilöille, jotka muuttavat maata pitkin. Hän tekee kussakin kaupungissa alihankintasopimuksia työmiesten kanssa, jotka lastaavat ja purkavat hänen asiakkaidensa henkilökohtaiset tavarat. Hän ei voi itse lastata ja purkaa huonekaluja. Mutta hän maksaa käteisellä, ei kuitteja. Verovirasto kyseenalaisti yli 80 000 dollarin kulut tästä, mikä on merkittävä summa.
Alustavana lähtökohtana tiesimme, että hänelle aiheutui kuluja – sohvat ja jääkaapit eivät liiku itsestään. Niinpä loimme uudelleen hänen matkapäiväkirjastaan ja kalenteristaan jokaisen hänen tekemänsä työn. Hän tiesi, että jos hän siirsi 10 000 kiloa huonekaluja, kahdelta mieheltä kului yhteensä 8 tuntia työn suorittamiseen, ja käypä hinta oli 150 dollaria päivässä. Hän laati jokaisesta päivästä uuden taulukon, jossa lueteltiin kaupunki, jossa hän oli, hänen muistikuvansa kuorman painosta, kuinka monta miestä hän käytti ja aika, joka kului työn suorittamiseen.
Tämä vaati jonkin verran työtä, mutta kyseessä oli 80 000 dollarin vähennys.
Verohallinto hyväksyi kaiken, mitä hän laati uudelleen. Pystyimme osoittamaan, että summat oli todella maksettu, ja sen todistamiseen käytettiin luotettavaa menetelmää.
Minulla on ollut vastaavia tapauksia esimerkiksi maisemointiyrityksen omistajalle, joka maksoi alihankkijoilleen käteisellä eikä säilyttänyt kuitteja. Niitä nurmikoita ei leikattu itse. Työtehtävät ja asiakkaat luotiin uudestaan, ja siinä ilmoitettiin yksityiskohtaisesti, kuinka monta työntekijää käytettiin per työ. Tätä Cohan-menetelmää kulujen luomiseksi uudelleen on sovellettu, jotta IRS olisi hyväksynyt muita kuluja, kuten hyväntekeväisyysavustukset tai kiinteistönvälittäjän ajamat työkilometrit (kilometrikirjan luomisella). Cohan on tärkeä sääntö, jota olisi käytettävä lieventämään ankaraa lopputulosta tapauksissa, joissa ei ole olemassa täydellistä kirjanpitoa, jolla voitaisiin todistaa selvästi maksetut kulut.
2. Ymmärrä, kenen kanssa olet tekemisissä. IRS:n tarkastajat suhtautuvat joskus hyvin suppeasti perusteluihin. Jos et kuitenkaan pääse sopimukseen tilintarkastuksessa, sinulla on oikeus järjestää muutoksenhakukuuleminen tai viedä asiasi Yhdysvaltain verotuomioistuimeen (U.S. Tax Court). Muutoksenhaussa tapausta tarkastellaan laajemmin. Valitusviranomaiset kysyvät itseltään: ”Mitä tapahtuisi, jos tämä tapaus menisi oikeuteen?”. Jos voit todistaa, että aiheutuneille kuluille on kohtuulliset perusteet, muutoksenhakuviranomaiset hyväksyvät todennäköisesti osan kuluista. Valitusviranomaiset pyrkivät jäljittelemään sitä, mitä vero-oikeuden tuomari tekisi. Tilintarkastajat ovat usein liian kaukana tästä todellisuudesta, eivätkä yleensä anna riittävästi liikkumavaraa. Katso aiempi kirjoitukseni ”Verotuomioistuin – tasapuolisten toimintaedellytysten osoittaminen tarkastuksissa.”
3. Älä jätä tarkastusta huomiotta. Jos teet niin, IRS lähettää sinulle niin sanotun ”Notice of Deficiency” -ilmoituksen. Tämä on ilmoitus siitä, että IRS on havainnut veroissasi ”puutteen”, ja se laskee perimänsä veron, korot ja sakot. Jos et huomioi tätä ilmoitusta, määrästä tulee lopullinen ja IRS aloittaa perintätoimet. Osallistu tarkastukseen siinä määrin kuin voit selvittää, onko tarkastaja valmis soveltamaan Cohan-sääntöä (hänen pitäisi olla). Jos tilintarkastus ei etene toivomallasi tavalla, käytä oikeuksiasi muutoksenhakukuulemiseen ja tarvittaessa siihen, että verotuomioistuin tutkii menosi uudelleen. Jos sinulla on siihen oikeus, sinulle myönnetään uskottavuuttasi vastaavat kulut.
Jos sinulle on aiheutunut kuluja, älä jätä tilintarkastusta sikseen. On olemassa menetelmiä, joilla voit luoda kulut uudelleen ja päästä oikeaan lopputulokseen.