Kokouspöytäkirjan pitäminen:

Kokouspöytäkirjan pitäminen:

Kokouspöytäkirjojen kirjoittaminen saattaa tuntua vähäpätöiseltä ja merkityksettömältä tehtävältä, jonka antaisit harjoittelijan tehtäväksi – tai jota et edes tekisi lainkaan. Kokouksia itsessään pidetään usein ajanhukkana ja niiden dokumentointia vielä enemmän.

Tämän tehtävän laiminlyöminen on kuitenkin virhe, joka voi tulla kalliiksi sekä ajan että resurssien suhteen. Jos sinulla on hyvä syy pitää kokous, kokouspöytäkirja voi olla erittäin tehokas keino pitää kaikki samalla viivalla.

Sukelletaanpa syvemmälle siihen, mitä kokouspöytäkirjat oikeastaan ovat, miten ne kirjoitetaan ja katsotaan muutama kokouspöytäkirjamalli ja esimerkki.

• Mitä kokouspöytäkirjat ovat?
• Mikä on kokouspöytäkirjan tarkoitus?
• Miten kokouspöytäkirja laaditaan tehokkaasti
• Kokouspöytäkirjamallit & esimerkkejä

Mitä ovat kokouspöytäkirjat?

Pöytäkirjat, joita kutsutaan myös kokousmuistioiksi, ovat kirjallisia tallenteita kaikesta siitä, mitä kokouksessa tapahtui. Ne eivät ole sama asia kuin kokouksen esityslista, joka laaditaan etukäteen ja jossa viitataan luetteloon toimista, jotka osallistujat toivovat saavuttavansa kokouksen aikana.

Pöytäkirjat eivät ole pöytäkirjamerkintöjä minuutti minuutilta, vaan niissä keskitytään kokouksen tuloksiin. Pöytäkirjaan kirjataan yleensä tietoja, kuten:

• Osallistujien nimet

• Kokouksen päivämäärä ja kellonaika

• Käsitellyt asiat

• Osallistujien tekemät päätökset

• Seuraavat-up actions and next steps

Miksi kokousmuistioita kutsutaan ”pöytäkirjoiksi”?

Kansanuskon vastaisesti kokouksessa tehtyjä muistiinpanoja ei kutsuta ”pöytäkirjaksi”, koska muistiinpanojen laatija kirjaa muistiinpanot kellonajan ohella. Itse asiassa ”kokouspöytäkirjoilla” ei ole mitään tekemistä ajan kanssa.

Sana on itse asiassa peräisin latinan sanasta ”minuta scriptura”, joka tarkoittaa ”pieniä muistiinpanoja”. Näin ollen kokouspöytäkirjan pitäminen tarkoittaa lähinnä kokouksen tiivistämistä tärkeimpiin kohtiin. Joidenkin lähteiden mukaan sitä käytettiin tässä merkityksessä ensimmäisen kerran 1700-luvun alussa.

Mikä on kokouspöytäkirjojen tarkoitus?

Joissain ainutlaatuisissa tapauksissa kokouspöytäkirjojen laatimista voidaan vaatia laissa, esimerkiksi työntekijöiden kurinpitokokouksissa tai oikeudellisissa riita-asioissa. Useimmissa tapauksissa muistiinpanojen tekeminen on kuitenkin täysin sinun päätettävissäsi.

Tässä kerrotaan, miksi kokouspöytäkirjojen tekeminen on vaivan arvoista.

• Pöytäkirjat tarjoavat kirjallisen tallenteen siitä, mitä kokouksessa sovittiin, ja luovat yhteisen ymmärryksen tuloksista. Ne ovat tärkeä tietolähde, jonka avulla osallistujat voivat pohtia tapahtunutta. Kirjallinen muistiinpano on paras tapa välttää väärinkäsitykset, jotka johtuvat siitä, että ihmiset muistavat kokouksen eri tavoin.

• Pöytäkirjat ilmoittavat ihmisille heille annetuista tehtävistä ja luovat selkeät aikataulut, jotta kaikki pysyvät kärryillä. He luovat selkeyttä siitä, mitkä ovat seuraavat vaiheet ja kuka on vastuussa mistäkin, ja varmistavat, ettei mitään toimintakohteita unohdeta.

• He toimivat tietolähteenä jäsenille, jotka eivät voineet osallistua kokoukseen. Ne auttavat myös muita sidosryhmiä pysymään ajan tasalla esimerkiksi silloin, kun kokouksen tulokset vaikuttavat yhteistoiminnallisiin, tiimin rajat ylittäviin toimintoihin tai hankkeisiin yrityksessä.

• Sen avulla osallistujat voivat palata takaisin ja tarkastella uudelleen keskeisiä ajatuksia ja keskustelukohtia, jotka johtivat päätökseen. Ilman selkeää kirjausta on helppo unohtaa, miksi tietty päätös tehtiin. Pahimmassa tapauksessa saatat joutua toistamaan kokouksen ja käymään samat keskustelut uudestaan.

Miten kokouspöytäkirjat tehdään tehokkaasti

Pitäkää pöytäkirjat helposti saatavilla

Aiemmin pöytäkirjat jaettiin osallistujille sähköpostin liitetiedostona. Jotkut yritykset levittävät kokousmuistioita edelleen samalla tavalla. Tällä lähestymistavalla on kuitenkin monia haittapuolia. Kokousmuistioita on vaikea järjestää, ja ne voivat helposti kadota postilaatikkoon. Osallistujien panoksen saaminen ja pöytäkirjan tarkistaminen vaativat useita sähköpostisilmukoita. Ei ole helppoa tapaa seurata annettuja tehtäviä.

Tänä päivänä useimmilla yrityksillä on käytössään parempia työkaluja. Nuclinon kaltaisten sisäisten wiki-työkalujen avulla yritykset voivat järjestää ja tehdä yhteistyötä pöytäkirjojensa parissa paljon tehokkaammin:

• Jokaista muistiota voidaan muokata yhteistoiminnallisesti reaaliajassa.

• Relevantit muistiinpanot löytyvät välittömästi hakutoiminnon avulla.

• Sidosryhmät voivat helposti jättää kommentteja ja palautetta.

• Kohtaiset kokouspöytäkirjat voidaan linkittää toisiinsa ja järjestää hierarkkisesti.

Valmistele kokouksen esityslista etukäteen

Kokouksen esityslista on usein laiminlyöty, mutta se on yksi parhaista keinoista varmistaa, että pysyt keskittyneenä, ja ehkäistä tuottamattomia kokouksia. Se määrää kokouksen tahdin ja toimii ajanhallintavälineenä. Se toimii myös hahmotelmana, kun kirjoitat pöytäkirjaa.

Läsnäolijoiden kirjaaminen

Luettelo läsnäolijoista ja poissaolijoista ja jaa pöytäkirja heidän kanssaan kokouksen jälkeen. Jos käytät Nuclinon kaltaista työkalua, voit yksinkertaisesti @-mainita osallistujat, lähettää heille sovelluksen sisäisen ilmoituksen ja jakaa asiakirjan heidän kanssaan.

Seuraa selkeää rakennetta

Käyttämällä kokouksen esityslistaa hahmotelmana erottele muistiinpanosi selkeisiin kategorioihin, esimerkiksi keskustelunaiheisiin, tehtyihin päätöksiin sekä tehtäviin ja seuraaviin vaiheisiin. Luo kokouspöytäkirjamalli ja noudata sitä johdonmukaisesti.

Pyydä osallistujia tarkistamaan

Varmista, että pöytäkirjasi ovat täydelliset ja oikeat, pyytämällä muita osallistujia tarkistamaan ne. Nuclinossa he voivat helposti jakaa panoksensa jättämällä kommentin.

Jaa pöytäkirja kaikille asiaankuuluville sidosryhmille

Jaa pöytäkirja kokouksen jälkeen kaikille, jotka saattavat pitää sitä merkityksellisenä (vaikka he eivät osallistuisikaan). Varmista, että kaikki, joille on annettu jokin tehtävä, ovat tietoisia seuraavista vaiheista ja määräajoista, joihin mennessä ne on suoritettava.

Kokouspöytäkirjamallit & esimerkkejä

Kokouksesta riippuen pöytäkirja voi näyttää hyvin erilaiselta. Ne voivat olla hyvin pitkiä ja muodollisia tai hyvin lyhyitä ja yksinkertaisia. Tässä on muutamia kokouspöytäkirjamalleja ja esimerkkejä eri tilaisuuksiin.

Johdon kokouspöytäkirjat

Johdon kokouksissa keskitytään tyypillisesti strategiasuunnitteluun ja tunnuslukujen tarkasteluun, ja niiden pöytäkirjat ovat yleensä pidempiä ja virallisempia. Tässä on esimerkki:

Viikoittainen tilannekatsaus

On tärkeää huomata, että koska yhä useammat yritykset omaksuvat etätyön, monet kokoukset pidetään nykyään asynkronisesti. Siitä on tulossa erityisen yleistä tilapäistämiskokouksissa, joissa tarkoituksena on pikemminkin jakaa tietoa kuin käydä pyöreän pöydän tyyppistä keskustelua.

Tällöin pöytäkirjojen pitämisestä tulee entistäkin tärkeämpää, sillä ne korvaavat käytännössä varsinaisen fyysisen kokouksen. Viikoittaiset tilannekatsaukset ja sprintin retrospektiiviset kokoukset ovat yleisiä esimerkkejä.

Loppujen lopuksi on sinusta itsestäsi kiinni, mikä formaatti toimii parhaiten sinulle ja tiimillesi. Kokouspöytäkirjojen laatimisessa ei ole olemassa yhtä ainoaa mallia, mutta toivomme, että käytät näitä esimerkkejä inspiraationa omien muistiinpanojesi laatimiseen.

Nuclino: Tiimisi yksi totuuden lähde

Nuclino on yhtenäinen työskentelytila, jonka avulla voit organisoida tiimisi kaikki työt yhteen paikkaan. Sen sijaan, että kaivautuisit tiedostojen ja kansioiden kaaokseen ja hukkuisit loputtomiin kokouksiin ja ilmoituksiin, Nuclino antaa tiimillesi mahdollisuuden irrottautua siiloista ja tehdä harkitumpaa yhteistyötä.

• Luo reaaliaikaisia yhteistyödokumentteja jokaista aihetta tai projektia varten ja järjestä ne helposti linkittämällä toisiinsa liittyvät dokumentit toisiinsa.

• Kommunikaatioita harkittujen pitkien kirjoitusten avulla, ja tuhlaa vähemmän aikaa sielua riivaaviin palavereihin ja kaaosmaisiin Slackin kanaviin.

• Upota suoraan esityksiä, taulukkolaskentataulukoita, malleja ja muita tiedostoja ja pidä kaikki projektin resurssit saatavilla ja synkronoituina.

• Luo keskitetty tietopankki, joka antaa tiimillesi läpinäkyvyyttä kaikessa tärkeässä ja lopettaa toistuvat kysymykset.

Kokeile nyt