Laskut vs kuitit vs laskut: Mikä on ero?
Laskut, kuitit ja laskut ovat vain muutamia kirjanpitodokumentteja, joita yrityksesi saattaa käyttää säännöllisesti. On olemassa joukko muita, kuten proformalaskut, hyvityslaskut, ennakkolaskut, arviolaskut ja paljon muuta. Tässä artikkelissa keskitymme kuitenkin laskuihin, kuitteihin ja laskuihin, koska monet käyttäjät ovat hämmentyneitä niiden eroista ja siitä, kumpi niistä kannattaa lähettää.
Mikä on lasku?
Lyhyesti sanottuna lasku on asiakirja, jonka yritys antaa asiakkaalle. Siinä ilmoitetaan myydyt tuotteet tai palvelut ja maksettava rahamäärä. Lasku toimii maksupyyntönä, ja se lähetetään ennen kuin asiakas suorittaa maksun. Niiden avulla voidaan tehokkaasti seurata myytyjä tuotteita, niiden hintoja, veroja ja muita kauppaan liittyviä tietoja. Yleensä laskut lähetetään sen jälkeen, kun palvelu tai tavarat on toimitettu, mutta maksua ei ole vielä suoritettu. Aikaisemmin laskut tulostettiin ja lähetettiin yleisesti postitse tai faksilla. Vuonna 2021 ja sen jälkeen sähköpostitse pdf-muodossa lähetettävät verkkolaskut ovat kuitenkin kustannustehokkaampi, kätevämpi ja ympäristöystävällisempi ratkaisu. Laskujen seuraaminen yhdellä yhtenäisellä laskutusjärjestelmällä auttaa vähentämään kirjanpitoon ja raportointiin liittyvää hallintoa.
Mikä on lasku?
Laskussa ilmoitetaan asiakkaan maksettavaksi tuleva erä. Kun yritys lähettää asiakkaalle laskun, asiakkaan on syötettävä laskun tiedot laskun muodossa varausjärjestelmäänsä. Lasku luodaan ennen maksuja.
Mikä on kuitti?
Kuitti on vahvistus maksusta. Tämä asiakirja vahvistaa, että asiakas on saanut tavarat tai palvelut. Asiakas voi käyttää kuittia todisteena suoritetusta tavaroiden tai palvelujen maksusta. Kuitit annetaan asiakkaille digitaalisessa tai paperisessa muodossa maksun suorittamisen jälkeen. Tämä asiakirja on yleinen sekä perinteisissä että sähköisen kaupankäynnin yrityksissä, ja se on tärkeä todiste siltä varalta, että tuotteeseen liittyy ongelmia. Myyjä tarkistaa kuitin avulla, ovatko tavaroiden vaihtoa tai palauttamista koskevat vaatimukset perusteltuja.
Laskut, laskut ja kuitit: tärkeimmät erot
Laskun ja laskun tärkein ero riippuu siitä, kuka asiakirjan lähettää. Asiakirja lähetetään yritykseltä tai yksityishenkilöltä (esimerkiksi freelancerilta) toiselle yritykselle, jolta se hakee korvausta, silloin kyseessä on lasku. Laskun vastaanottajat tai yritys, joka saa laskun, viittaavat kuitenkin laskuun laskuna tai voivat laatia erillisen laskun, joka esittelee tapahtuman ja kirjaa sen kirjanpitoonsa.
Toinen keskeinen ero näiden kahden termin välillä on se, että kun lasku lähetetään, yritys tai yksityishenkilö pyytää maksua ja usein antaa asiakkaalle laskussa määräajan tai maksuehdot. Toisaalta lasku kirjataan heti maksun suorittamisen jälkeen tai suoraan etupainotteisesti palvelun tai tuotteen saamisen ja maksun käsittelyn aikana.
Ajattele, että menet ostoksille ja saat kaupasta laskun. Kaupan omistaja haluaa saada maksun heti sen sijaan, että laskuttaisi sinua ja odottaisi maksua myöhemmin.
Kuitti sen sijaan on todiste maksusta. Se ei ole lasku maksusta tai lasku, jossa maksu erääntyy myöhemmin, vaan todiste siitä, että se on jo aiemmin suoritettu (maksu). Se on siis samanlainen kuin sekä lasku että lasku, mutta maksu on jo suoritettu.
Kuten huomaatte, kaikki nämä kolme termiä on helppo sekoittaa keskenään, mutta on olemassa joitakin selkeitä eroja, joihin kannattaa kiinnittää huomiota. Kannattaa myös muistaa, että järjestelmämme tarjoaa kaikki kolme vaihtoehtoa, joita voit halutessasi käyttää.
Miten laskut laaditaan?
Jos aiot käyttää laskutusohjelmistoa laskun laatimiseen, sinun on täytettävä muutamia tietoja.
Tässä ovat tärkeimmät yksityiskohdat:
- Myyjän tiedot (Yrityksesi nimi, ALV-tunnus (tarvittaessa), yrityksesi osoite, pankkitili ja SWIFT, jolle maksu on suoritettava)
- Ostajan tiedot (Asiakkaasi yrityksen nimi, ALV-tunnus (tarvittaessa), asiakkaan osoite)
- Laskun merkinnät (tuotteiden nimet, määrä, nettohinnat, verokanta
- Maksutiedot (maksutyyppi, eräpäivä, tilausnumero)
- Valuutta, valuuttakurssi (mukautettu tai kansallisen pankin kurssi)
Säästääksesi aikaa laskujen luomisessa samoille asiakkaille tulevaisuudessa, voit luoda laskutusohjelmistoon asiakkaan ja täyttää laskun tiedot valmiiksi.
Kertaluonteisten laskujen lisäksi voit luoda myös toistuvia laskuja ja lähettää ne tiettynä päivänä kuukaudessa.
