MBA-suosituskirjeen vinkit – ammatilliset referenssinäytteet kauppakorkeakouluun

Vakuuttava MBA-suosituskirje välittää välttämättömiä sosiaalisia todisteita, koska nämä taidoista ja johtajuudesta kertovat todistukset muodostavat ainoan liiketoiminta-alan kouluihin liittyvän osa-alueen, jonka ehdokkaat eivät esitä.

Vakuuttavien suosituskirjeiden hankkiminen on kuitenkin monimutkainen ja haastava monivaiheinen prosessi. Tässä prosessissa testataan hakijan tahdikkuutta, diplomatiaa, sinnikkyyttä, vakuuttavuutta, organisointikykyä, tunneälyä ja rehellisyyttä.

Tässä artikkelissa emme tarjoa kattavaa opasta koko prosessista, vaan pikemminkin toimivia vinkkejä ja näkemyksiä joistakin kuumimmista ja kiistanalaisimmista seikoista, joita hakijat kohtaavat tavoitellessaan erinomaisia suosituskirjeitä.

Suuntaus kohti aitoja, rehellisiä arvioita, jotka MBA-hakijoiden itsensä sijasta ovat itse asiassa suosituskirjeiden kirjoittajia, on saanut monet kauppakorkeakoulut hiljattain ottamaan käyttöön suhteellisen yhtenäisen, yksinkertaistetun suosituskirjemuodon, joka tunnetaan nimellä Common LOR. Analysoimme tämän uuden muodon, jonka yli 40 näistä kauppakorkeakouluista on ottanut käyttöön. Sen jälkeen annamme konkreettisia vinkkejä hakijoille, jotka haluavat varmistaa, että heidän MBA-suosituskirjeensä ovat mahdollisimman harkittuja, täsmällisiä ja tehokkaita tässä uudemmassa ja tiiviimmässä arviointikehyksessä.

Suositeltavat MBA-ohjelmat
University of North Carolina	MBA@UNC Online MBA	View Full Profiili
Ohio University	Online MBA	View Full Profile
Villanova University	Online Master of Business Administration	View Full Profile
Maryville University	Master of Business Administration	View Full Profile
Northeastern University	Online Masters of Business Administration	View Full Profile
University of California, Davis	Online MBA (MBA@UCDavis)	View Full Profile

Arviointitutkimus MBA-ohjelmat Pyydetään

Useimmissa paremmissa liiketaloudellisissa kouluissa, ja erityisesti erittäin valikoivissa kauppakorkeakouluissa, joihin kuuluu supereliitti M7, sisäänpääsylautakunnat ovat perinteisesti pyytäneet suosittelijoilta hyvin yhdenmukaisia tietokokonaisuuksia. Poets & Quants osoitti nämä yllättävät yhtäläisyydet, kun he julkaisivat tutkimuksen 30 parhaan kauppakorkeakoulun vuonna 2016 pyytämistä suositusarvioista.

Ensiksikin useimmat näistä kouluista pyytävät suosittelijoita merkitsemään rastit arviointilomakkeeseen, jota kutsutaan joskus ”gridiksi”, arvioidakseen vaikutelmiaan hakijasta. Näissä lomakkeissa suosittelijoita pyydetään arvioimaan hakijaa monista eri henkilökohtaisista ominaisuuksista.

Näiden lomakkeiden tutkimisesta voi olla hyötyä hakijoille. Lomakkeista saa nimittäin arvokasta tietoa siitä, mitä ominaisuuksia hakijoiden kannattaisi korostaa näille kouluille hakemusesseissään, sekä siitä, millaisia ohjeita hakijat antavat suosittelijoilleen ominaisuuksista, joita heidän kannattaa korostaa suosituskirjeitä kirjoittaessaan.

Tyypillisesti kauppakorkeakoulut antavat näille lomakkeille kiertoilmaisuna johtajuuteen liittyvän otsikon, kuten ”Leadership Evaluation”. Monet näistä ominaisuuksista ovat kuitenkin henkilökohtaisia ominaisuuksia, joilla on kiistatta vähän tai ei lainkaan tekemistä johtamisen kanssa sinänsä. Harvard Business Schoolin lomakkeessa esimerkiksi pyydetään arvioita itsetuntemuksesta, kvantitatiivisista kyvyistä ja jopa huumorista.

Sen sijaan monet arvioitavista ominaisuuksista liittyvät tunneälyyn, erittäin arvostettuun taitoon, josta on tullut yhä enemmän trendikäs ja haluttu ominaisuus esimerkiksi Dartmouth Collegen Tuck School of Businessin kaltaisissa kouluissa. Kalifornian yliopiston Berkeleyn Haas School of Business – joka on pitkään tunnettu kauppakorkeakouluna, jossa painotetaan epätavallisen paljon periaatteita ja arvoja – näyttää olevan yksi edistyksellisimmistä ohjelmista tässä suhteessa, sillä se pyytää arvioita ennakkoluulottomuudesta, kyvystä kyseenalaistaa vallitseva tilanne, kyvystä vaikuttaa muihin ilman auktoriteetteja ja jopa empatiakyvystä. Lisäksi HBS:n lomakkeessa kysytään jopa luovuusluokitusta ”mielikuvituksen, luovuuden ja uteliaisuuden” osalta.

Emotionaalinen älykkyys ja luovuus käsittävät kaksi ominaisuutta, joita Maailman talousfoorumin tuoreessa tutkimuksessa pidettiin arvokkaina taitoina, jotka ovat kriittisiä kaikille työntekijöille vuodesta 2020 alkaen. Tutustu BSchoolsin analyysiin ja kommentteihin tuoreessa artikkelissamme Which Business Skills are Most Valuable?

The MBA Applicant’s Recommendation Letter Dilemma

Niin kuin ruudukkolomakkeet, myös MBA:n suosittelukirjeen kysymykset, jotka MBA:n sisäänpääsyjargonissa tunnetaan nimellä narratiiviset ”kehotukset” (narrative ”prompts”, MBA admissions lingo), ovat perinteisesti olleet huomattavan pitkälle standardoituja. Poets & Quantsin & tutkimuksessaan rankkaamista 16 parhaasta MBA-ohjelmasta kaksitoista näistä kauppakorkeakouluista esitti samat kaksi kysymystä. Itse asiassa monissa tapauksissa näiden huippuyrityskoulujen valitsemat sanamuodot olivat täysin identtiset. Lisäksi ne kauppakorkeakoulut, jotka eivät esittäneet näitä ”taikakysymyksiä”, kysyivät yleisesti ottaen samoista aiheista eri kieltä käyttäen.

Alhaalla tarjoamme analyysejä ja vinkkejä, jotka liittyvät tällaisiin kehotuksiin. Ensin lukijat saattavat kuitenkin ihmetellä, miksi niin monet MBA-ohjelmat ovat perinteisesti kysyneet samoja suosituskirjekysymyksiä – ja miksi niin monet kauppakorkeakoulut kysyivät niistä vain kaksi.

Lyhyesti sanottuna tämä käytäntö kehittyi vastauksena suosittelijoiden kanssa työskentelyssä usein esiintyvään ongelmaan: dilemmaan, jonka kokee hakija, joka työskentelee suoran esimiehensä alaisuudessa ja joka sanoo: ”Olen vain liian kiireinen kirjoittaakseni sinulle suosituskirjeitä. Kirjoita sinä ne, niin minä allekirjoitan ne”.

Vuonna 2013 Association of International Graduate Admissions Consultants (AIGAC) teetti tutkimuksen, joka paljasti sen, mitä jotkut olivat kutsuneet ”suosituskirjeshuijaukseksi”, kun paljastui, että suosittelijat olivat pyytäneet 38 prosenttia hakijoista itse kirjoittamaan omat suosituskirjeensä. Tämä osuus nousi puoleen kaikista rahoitus- ja kirjanpitotaustaisista hakijoista ja peräti 61 prosenttiin japanilaisista hakijoista. Vuonna 2014 julkaistussa Poets & Quants -artikkelissa kerrottiin, että ”useimmat sisäänpääsykonsultit uskovat luvun olevan paljon korkeampi, sillä jopa kuusi kymmenestä kirjeestä on MBA-ehdokkaiden kirjoittamia”.

Eräässä Northwestern-yliopiston Kellogg School of Managementin MBA-opiskelijan keskustelufoorumikommentissa pohdittiin: ”Joskus minusta tuntuu, että olen ainoa henkilö, joka ei käyttänyt sisäänpääsykonsulttia eikä kirjoittanut yhtään omaa suosituskirjettä.”

”Sitä tapahtuu ehdottomasti, ja tutkimus todistaa sen”, Harvard Business Schoolin opiskelija Alex Kleiner kertoi Fortunelle. ”Se on jotain, mitä en koskaan tuntisi oloani mukavaksi tehdä. Mutta jos olet pääsykoevastaava, en oikein tiedä, miten sitä vastaan voi taistella. Voisit olla selkeämpi ja sanoa: ’Jos saamme tietää, hakemuksesi hylätään automaattisesti’. En usko, että sitä voi estää muuten kuin olemalla todella tiukka.”

Taistellakseen tätä ”sinä kirjoitat, minä allekirjoitan” -suuntausta kuusi kauppakorkeakoulua (Columbian kauppakorkeakoulu, Pennsylvanian yliopiston Wharton School, Yale School of Management, Chicagon yliopiston Booth School of Business, Virginian yliopiston Darden School of Business ja Northwestern Kellogg) päätti vuonna 2014 ottaa käyttöön yhteisen MBA-opiskelijoiden suosittelukirjeformaatin. Heidän järjestelmänsä, joka on samanlainen kuin oikeustieteellisissä tiedekunnissa vuosikymmeniä käytössä ollut järjestelmä, käynnisti trendin, jonka tavoitteena on vähentää MBA-hakijoiden suosituskirjeiden määrää ja pituutta.

Taikaan ilmoitettiin, että yhteiset suosituspyynnöt vähentäisivät suosittelijoiden taakkaa ja mahdollistaisivat uskottavammat hakijoiden arvioinnit – toisin sanoen se estäisi MBA-ohjelman hakijoita kirjoittamasta omia kirjeitään ohjaajiensa allekirjoitusten päälle.

Toisen perustelun mukaan suosittelijoiden olisi helpompi kirjoittaa kirjeitä useisiin kouluihin hakevien hakijoiden tueksi, koska monet hakijat – erityisesti ne, jotka suunnittelevat uraa investointipankki- tai rahoitusalalla – hakivat joka tapauksessa vähintään kolmeen alkuperäisen ryhmän kuudesta kauppakorkeakoulusta.

Common LOR: MBA-suosituskirjeen standardi

Kaksi vuotta myöhemmin Graduate Management Admissions Council (GMAC) teki yhteistyötä Michiganin yliopiston Ross School of Businessin kanssa kehittääkseen oman yhteisen MBA-suosituskirjemallinsa, joka sai nimekseen Common LOR. Kaksi ensimmäistä kauppakorkeakoulua, jotka liittyivät konsortioon, olivat New Yorkin yliopiston Stern School of Business ja Cornellin yliopiston SC Johnson School of Management. Lokakuuhun 2020 mennessä 42 kauppakorkeakoulua oli kuitenkin ottanut käyttöön Common LOR -muodon. Tässä on tämänhetkinen luettelo:

• Asia School of Business, yhteistyössä MIT Sloan Managementin kanssa
• Boston College, Carroll School of Management
• Boston University, Questrom School of Business
• Brandeis International Business School
• Carnegie Melon University, Tepper School of Business
• College of New Jersey
• College of William & Mary, Mason School of Business
• Cornell University, SC Johnson School of Business
• Dartmouth College, Tuck School of Business
• Duke University, Fuqua School of Business
• Emory University, Goizueta Business School
• Fudan University School of Management
• Georgetown University, McDonough School of Business
• Georgia Tech University, Scheller College of Business
• Indian School of Business
• Massachusetts Institute of Technology, MIT Sloan School of Management
• New York University, Stern School of Business
• Northeastern University, D’Amore-McKim School of Business
• Notre Dame University, Mendoza School of Business
• Pennsylvania State University, Smeal College of Business
• Rice University, Jones Graduate School of Business
• Sabanci University, Sabanci School of Management
• Santa Clara University, Leavey School of Business
• Simon Fraser University, Beedie School of Business
• Southern Methodist University, Cox School of Business
• Stanford Graduate School of Business
• University of California at Davis, Graduate School of Management
• University of California at Irvine, Merage School of Business
• University of California at Los Angeles, Anderson School of Management
• University of Florida, Warrington College of Business
• University of Georgia, Terry College of Business
• Kansasin yliopisto, School of Business
• Michiganin yliopisto, Ross School of Business
• Minnesotan yliopisto, Carlson School of Management
• North Carolina at Chapel Hill, Kenan-Flagler Business School
• Rochesterin yliopisto, Simon Business School
• University of San Francisco School of Management
• University of Texas at Austin, McCombs School of Business
• University of Virginia, Darden School of Business
• Vanderbilt University, Owen Graduate School of Management
• Washington University in St. Louis, Olin Business School
• Yale School of Management

On mielenkiintoista huomata, miten nämä kauppakorkeakoulut ovat muuttaneet liittoutumistaan. Kaksi kauppakorkeakouluista, jotka aiemmin noudattivat HBS:n ja Northwestern Kelloggin ruudukkomuotoisia lomakkeita – Dartmouthin Tuck ja Stanfordin Graduate School of Business – ovat siirtyneet GMAC:n Common LOR:iin, mukaan lukien sen ruudukkomuotoinen lomake.

Lisäksi Virginian Darden ja Yale School of Management loikkasivat pois alkuperäisestä ”kuuden hengen ryhmästä” ja vaativat nyt myös Common LOR:ia. Vuoteen 2017 mennessä Wharton School oli myös loikannut alkuperäisestä ryhmästä, mutta kulki omaa tietään. Wharton oli korvannut yhteiset kehotukset kahdella omalla suosittelukirjeen kysymyksellä, ja se oli myös korvannut ruudukkolomakkeen ”valitse kolme” henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointiluettelolla.

Useimmissa kauppakorkeakouluissa suurin osa henkilökohtaisten ominaisuuksien arvioinneista tehdään kuitenkin samalla ruudukkolomakkeella, ja samat kaksi esseekysymystä muodostavat edelleen suurimman osan MBA:n suosittelukirjeen kehotuksista. Mitä nämä lomakkeet ja kysymykset pitävät sisällään?

Yleinen suosittelevien suosituskirjeiden ruudukkolomake

Yleisen suosittelevien suosituskirjeiden ruudukkolomake (Common LOR Grid Form)

Yleisen suosittelevien suosituskirjeiden ruudukko (42 Common LOR -kauppakorkeakoulun käyttämä ruudukko) on paljon kattavampi kuin monien MBA-ohjelmien käyttämät. Common LOR Leadership Assessment Grid -lomakkeessa pyydetään yksityiskohtaisia arvioita 12 luonteenpiirteestä ja pätevyydestä, jotka on ryhmitelty viiteen luokkaan:

Suorituskyky

• Aloitteellisuus
• Tulossuuntautuneisuus

Vaikuttaminen

• Viestintä, Ammatillinen vaikutelma & Itsevarmuus
• Vaikuttaminen ja yhteistyö

Ihmiset

• Kunnioitus muita kohtaan
• Tiimin johtaminen
• Toisten kehittäminen

Henkilökohtaiset ominaisuudet

• Luotettavuus/yhdenvertaisuus
• Sopeutumiskyky/kestävyys
• Oma-Awareness

Cognitive Abilities

• Problem Solving
• Strategic Orientation

This is a behavioral assessment, yhdenmukainen nykyisen käyttäytymishaastatteluihin suuntautuvan suuntauksen kanssa. Lomakkeessa suosituksen antajia pyydetään valitsemaan painike, joka vastaa ”sitä käyttäytymistä, jota olet nähnyt hakijan johdonmukaisimmin osoittavan”. Lomakkeen lopuksi suosituksen antajalta pyydetään arvosanoja, joissa hakijaa verrataan vertaisryhmäänsä, ja sen jälkeen suosituksen suhteellinen innokkuus asetetaan paremmuusjärjestykseen.

Magiset MBA-suosituskirjeen kysymykset

Luonteisesti useimmin kysytyt kehotukset tiivistyvät pyyntöihin esimerkkien tukemista suoritusarvioinneista, jotka kattavat vain kaksi MBA-suosituskirjeen aihetta:

1. Vertailut vertailukelpoisiin henkilöihin samankaltaisissa tehtävissä ja
2. Vastaus kritiikkiin (eli hakijan vastaus esimiehen antaman tärkeimmän palautteen jälkeen).

Tässä on Harvardin kauppakorkeakoulun versio kahdesta maagisesta kysymyksestä:

1. Miten hakijan suoritusta, potentiaalia, taustaa tai henkilökohtaisia ominaisuuksia verrataan muiden pätevien henkilöiden suoritukseen, potentiaaliin, taustaan tai persoonallisiin ominaisuuksiin samankaltaisessa roolissa tehtävissä? Antakaa konkreettisia esimerkkejä. (300 sanaa)
2. Kuvaile tärkein rakentava palaute, jonka olet antanut hakijalle. Kerro yksityiskohtaisesti olosuhteet ja hakijan vastaus. (250 sanaa)

Yleinen suosituslausunto aloittaa näiden kahden kysymyksen esittämisen pyytämällä 50 sanan tiivistelmää hakijan ja suosittelijan suhteesta. Sitten Common LOR esittää tulkintansa kahdesta maagisesta kysymyksestä:

1. Miten hakijan suoriutuminen vertautuu muiden hyvin pätevien henkilöiden suoriutumiseen vastaavissa tehtävissä? (Esim. mitkä ovat hakijan tärkeimmät vahvuudet?) (Enintään 500 sanaa)
2. Kuvaile tärkein rakentava palaute, jonka olet antanut hakijalle. Kerro yksityiskohtaisesti olosuhteet ja hakijan vastaus. (Enintään 500 sanaa)

Kyllä, vastauksen sanarajat ovat vakavia rajoitteita erityisesti Harvardin versioissa. Huomatkaa kuitenkin, että Common LOR:n kehotukset antavat suosittelijalle suunnilleen kaksinkertaisen määrän tilaa HBS:n kehotuksiin verrattuna, vaikka HBS pyytää paljon laajempaa tulkintaa suorituksista kuin Common LOR:n kehotukset.

Common LOR kysyy sitten valinnaisen kysymyksen: ”Onko jotain muuta, mitä meidän pitäisi tietää?”. Tälle kehotukselle ei ole sanarajoitusta.

Vinkkejä erinomaisiin MBA-suosituskirjeisiin

Nyt kun olemme esitelleet yleisimmät ruudukot ja kehotukset, pohditaanpa muutamia vinkkejä, joiden pitäisi edistää erinomaisia suosituskirjeitä.

Aloita ajoissa

Suosittelukonsultit saavat usein paniikinomaisia puheluita päivää ennen hakuajan päättymistä hakijoilta, joiden suosittelijat eivät pysty toimittamaan suosituskirjeitä ajoissa. Yksikään MBA-ohjelman hakija ei halua joutua tällaiseen ahdinkoon.

Noin neljä kuukautta ennen hakuajan päättymistä hakijoiden tulisi miettiä mahdollisia suosittelijoita. Kolme kuukautta etukäteen hakijoiden pitäisi olla päättäneet suosittelijoistaan ja laatia aikataulu suosittelijoiden hoitamiseksi alla kuvattujen tapahtumien mukaisesti.

Tunnista, mitä MBA-ohjelman hakijoista vastaavat johtajat etsivät suosituskirjeistä

MBA-ohjelman hakijoilla on usein ennakkokäsityksiä siitä, mitä sisäänottokomitean jäsenet (”adcoms”) etsivät analysoidessaan suosituskirjeitä, jotka eroavat siitä, mitä lukijat todellisuudessa odottavat. Esittelemme joitakin esimerkkejä analyysissämme ja vinkkejä alla.

Esimerkiksi tässä videossa Poets & Quantsin vuoden 2018 CentreCourt MBA -messuilta San Franciscossa Stanfordin MBA Admissionsin apulaisdekaani Kirsten Moss esitti nämä huomiot:

Suositukset ovat erityisen tärkeitä – se on yksi kerta, kun voimme saada jonkun muun kuin oman ulkopuolisen mielipiteen siitä, mitä olet todella saavuttanut. .etsin niitä hienoja yksityiskohtia mitä tämä henkilö teki, miten hän erottuu? On 50 erilaista tapaa olla johtaja, mutta kertokaa minulle pari niistä. …Meille ei ole väliä, mikä heidän tittelinsä on, ovatko he alumneja vai eivät. Ratkaisevaa on se, kuka voi kertoa ja näyttää meille näiden saavutusten laajuuden ja mittakaavan.”

Tuntemusta loistavien suosittelijoiden ominaispiirteistä

Hyvä suosittelija on hakijan puolestapuhuja. Heidän on vastattava Ken Blanchardin ja Tony Robbinsin kaltaisten johtamisgurujen mainitsemien ”innostuneiden fanien” profiilia. Koska loistavan MBA-suosituskirjeen todennäköisyys riippuu suurimmaksi osaksi siitä, kenet ehdokas valitsee kirjoittamaan suosituskirjeen, hänen innostuneisuutensa taso on ratkaiseva vertailukohta ja tärkeä ratkaiseva tekijä. Harkitessaan eri mahdollisia suosittelijoita hakijoiden tulisi vertailla heidän innostustasoaan.

Yksi tapa arvioida mahdollisen suosittelijan innostuneisuustasoa olisi kysyä häneltä henkilökohtaisen tapaamisen aikana: ”Voitko kirjoittaa vahvan suosituskirjeen puolestani?”. Tarkkaile sitten tarkkaan heidän nonverbaalisia eleitään ja kuuntele tarkasti. Seuraavien sekuntien pitäisi paljastaa, voiko heidän luottaa kirjoittavan loistavan suosituskirjeen. Ehdokkaiden ei pitäisi koskaan valita henkilöä, joka ei todennäköisesti kirjoita hurjan innostunutta suositusta.

Hyvä suosittelija on mieluiten ehdokkaan nykyinen tai tuore esimies. Useimmat kauppakorkeakoulut vaativat vähintään yhden suosituskirjeen hakijaa suoraan valvonneelta esimieheltä, yleensä joko hakijan pomolta tai pomon pomolta. Tämän esimiestehtävän tulisi mieluiten kestää noin vuoden, ja jos mahdollista, sen tulisi olla viimeaikaista kokemusta viimeisten 12-24 kuukauden ajalta.

Edullisesti suosittelijoiden tulee olla myös kokeneita vakuuttavia kirjoittajia. Loppujen lopuksi heidän kirjeensä tarkoituksena on vakuuttaa epäileväinen sisäänottolautakunta heittämään hakijan kansio hyväksymispinoon, ja tämäntyyppisten vakuuttavien suosituskirjeiden kirjoittaminen vaatii kokenutta kirjoitustaitoa.

Voi syntyä tilanteita, joissa ei ole mahdollista saada vahvaa suositusta nykyiseltä esimieheltä. Kenenkään ei pitäisi vaarantaa työpaikkaansa saadakseen suosituksen kauppakorkeakoulusta. Seuraavaksi parhaita vaihtoehtoja näissä tapauksissa voivat olla viimeaikaiset entiset esimiehet, nykyiset asiakkaat tai hallituksen jäsenet.

Kolmas, mutta paljon vähemmän toivottava vaihtoehto ovat ammattiyhdistysten tai voittoa tavoittelemattomien järjestöjen toimihenkilöt, jotka ovat valvonneet hakijaa tai joiden kanssa he ovat tehneet tiivistä yhteistyötä. Tällaisissa tapauksissa hakijan on selitettävä hakemusesseessään, miksi hän ei pyytänyt nykyistä esimiestään kirjoittamaan kirjettä.

Monet hakijat olettavat, että joku, jolla on arvostettu titteli – kuten toimitusjohtaja, talousjohtaja tai markkinointijohtaja – olisi loistava valinta suosittelijaksi. Ei kuitenkaan ole viisasta valita tällaista henkilöä – vaikka hän olisikin koulun hyvien yhteyksien omaava alumni – kun kirjeen lukeville valintakomiteoille on selvää, että tällainen johtaja on organisaatiokaaviossa aivan liian korkealla hakijan yläpuolella, jotta hän olisi voinut suoraan valvoa hänen työtään.

Kirjoittaakseen loistavia suosittelukirjeitä suosittelijoiden on täytynyt valvoa MBA-kandidaatteja suoraan ja tuntea heidät ja heidän työnsä hyvin. Pääsykoekomitean jäsenet haluavat nähdä kirjeitä, jotka ovat täynnä vakuuttavia, yksityiskohtaisia esimerkkejä, jotka tukevat väitteitä siitä, että hakijat ovat suoriutuneet tehtävästään paremmin tai että heillä on enemmän johtamispotentiaalia kuin useimmilla vertailukelpoisilla henkilöillä vastaavissa tehtävissä. Henkilö, joka ei tunne hakijaa kovin hyvin, ei pysty täyttämään kirjettä tällaisilla yksityiskohtaisilla esimerkeillä.

Karla Cohen Fortuna Admissionsista huomauttaa lisäksi, että on tärkeää valita joku, joka voi kommentoida hakijan edistymistä, erityisesti suosittelija:

. …joka on itse asiassa nähnyt kehittymisesi ja kasvusi omakohtaisesti. Joku, joka on ollut vastuussa tuosta kehityksestä ja kasvusta ja voi kommentoida sitä yksityiskohtaisesti. …on ylivoimaisesti paras vaihtoehto. Jos hän ei pysty puhumaan sinusta sekä asiallisesti että konkreettisesti, hän ei ole oikea henkilö suosittelemaan sinua.

Huomaillakseen näissä tilanteissa arvovaltainen johtohenkilö hyväksyy usein ehdokkaan kirjepyynnön, mutta lähettää yleensä lomakekirjeen, joka on täynnä epämääräisiä, yleisiä ja tyhjiä latteuksia, joita yritysjohtajat pitävät hyödyttömänä. Joissakin tapauksissa tämä tulos voi jopa vahingoittaa muuten loistavan ehdokkaan yleisvaikutelmaa.

Kandidaattien ei tulisi valita suosittelijoiksi yliopistojen professoreita, ei edes jatko-opiskelijoita. MBA:n sisäänottokomiteat pitävät tällaisia suosituksia epäolennaisina ja hylkäävät ne.

Eikä hakijoiden tulisi missään tapauksessa pyytää puolisoa tai perheenjäsentä suosittelijaksi. Tällaisen kirjeen antaminen voi vahingoittaa koko hakemuksen uskottavuutta.

Hallitse MBA-suosituskirjeyhteistyö tehokkaasti

Koska tämä projekti vaatii tyypillisesti useita työistuntoja, suosituksen antajaksi valitaan mieluiten henkilö, jonka kanssa asiakas voi työskennellä henkilökohtaisesti. Moniin näistä tapaamisista voi toimia verkkovideo- tai puhelinistunnot, ja Covid-19-kriisin aikana nämä ovat todennäköisesti ainoat vaihtoehdot, joihin useimmat suosittelijat suostuvat. Kuitenkin sellaisina aikoina, joita pandemia ei rasita, ensimmäinen ratkaiseva tapaaminen, jossa ehdokas tapaa potentiaalisen suosittelijan, olisi luultavasti järjestettävä henkilökohtaisesti, vaikka ehdokas joutuisi varaamaan lennon.

Parhaat suosittelukirjeiden kirjoittajat ovat kiireisiä, ja kaikki, mitä ehdokkaat voivat tehdä säästääkseen aikaa ja vaivaa ja rajoittaakseen heidän työnsä laajuutta, auttaa. Ehdokkaiden tulisi kirjoittaa hyvin järjestetty asiakirja, jota kutsutaan suosittelukirjeeksi ja joka sisältää seuraavat osiot:

1. Luettelo kouluista, joihin ehdokas aikoo hakea
2. Kustakin koulusta:
   • Johtajuuden arviointiruudukkolomake
   • Suosittelukysymykset tai kerronnalliset kehotukset
3. Yhdessä oleva tiivis selvitys tavoitteista
4. Yrityskouluhakemuksen ansioluettelo, jonka hakija jättää kouluihin
5. Neljä luettelopistemuotoista tiivistelmäluonnosta:
   • Referenssikirjeen pyrkimykset
   • Vahvuudet ja heikkoudet
   • Relevantit henkilökohtaiset tiedot, mukaan lukien aiemmin julkistamattomat seikat
   • Ehdotetut esimerkit hankalille kehotuksille (kuten vastaukset kriittiseen palautteeseen)
6. Ehdotettu tapaamisten aikataulu, välitavoitteet ja määräajat

Kandidaatti voi viitata tämän asiakirjan osiin ensimmäisen kokouksen esittelynsä aikana – mahdollisesti uudelleenmuotoiltuna PowerPoint-dioina kannettavalla tietokoneella – erityisesti tavoitejulistukseen. On hyödyllistä yksinkertaistaa esitystä suosittelijalle korostamalla toistuvia teemoja ja päällekkäisyyksiä. Tapaamisen päätteeksi ehdokas voi jättää tämän asiakirjan suosittelijan tietokoneelle.

Sen jälkeen, kun suosittelija on saanut tilaisuuden tutustua tähän asiakirjaan, ehdokkaan tulisi sopia strategiaistunto hänen kanssaan. Tämän toisen tapaamisen aikana ehdokkaiden tulisi käydä tämä asiakirja tarkemmin läpi suosittelijan kanssa. North Star Admissions Consultingin Karen Marks suosittelee brainstormingia:

Kerro heille enemmän vahvuuksistasi ja heikkouksistasi ehdokkaana, jotta he voivat tarjota yksityiskohtia, jotka auttavat sinua esittämään optimoidun profiilin. Jaa asiaankuuluvia henkilökohtaisia tietoja, joita he eivät ehkä ole tienneet, kuten se, että olet urheillut yliopistossa tai että olet perheesi ensimmäinen, joka on opiskellut yliopistossa. Tarjoudu lopuksi auttamaan heitä miettimään tehokkaita kuvituksia joihinkin hankalampiin kysymyksiin, kuten siihen, miten käsittelet palautetta tai konflikteja. On todella tärkeää, ettet kirjoita tätä sisältöä ylös heidän puolestaan, edes bullet-muodossa – vastausten on oltava suosittelijan omin sanoin.

Voi myös olla järkevää vedota erityisesti suosittelijaan, jotta hän pidättäytyisi taipumuksesta kriittisiin arvioihin grid-luokituksissa, sillä innostumattomat arvosanat voivat antaa hakemukselle punaisen lipun.

Välttääksesi stressiä ja kiusallista dynamiikkaa Marks suosittelee myös asettamaan selkeät määräajat. Hän neuvoo: ”On täysin oikeutettua kertoa suosittelijoille, että aiot jättää hakemuksen viikkoa ennen hakemuksen eräpäivää. …ja että hakemuksesi ei ole täydellinen ilman heidän suositustaan.”

Erittäin kiireisten suosittelijoiden kohdalla, jotka saattavat viivyttää suosituskirjeen kirjoittamista, voi olla tarpeen varata heidän kalenteristaan tunnin tapaaminen tätä tarkoitusta varten. Saapuessaan paikalle hakijan tulisi tervehtiä ja kysyä, tarvitseeko hän jotain muuta ennen suosituskirjeen kirjoittamista. Juteltuaan muutaman minuutin ajan hakijan tulisi sitten jättää heidät kirjoittamaan suosituksen loppuun ja jättää lopullinen luonnos vastaanottotoimistoon.

Kannusta erinomaisiin suosituksiin

Kandidaattien on tiedettävä, millainen on ylivoimainen suosituskirje, ja jaettava toiveensa suosittelijoilleen. Erinomaisessa suosituskirjeessä näkyvät nämä edunvalvonnan tunnusmerkit:

• Erittäin innostunut – Nämä kirjeet ovat hehkuvia, ylistäviä arvosteluja, joissa tuodaan esiin joitakin osa-alueita, joilla hakija on erinomainen, ja hyödynnetään kaikki tilaisuudet sanoa, että hakija on paras, joko henkilökohtaisesti tai teknisesti.
• Henkilökohtainen – Niissä osoitetaan, että suosittelija tuntee hakijan hyvin. Suosittelija kommentoi hakijan tavoitteita, motivaatiota MBA-tutkinnon suorittamiseen ja henkilökohtaisia taustanäkökohtia, jotka osoittavat huomattavaa luonnetta ja potentiaalia.
• Yksityiskohtainen – Kertomuksessa kerrotaan esimerkkejä, joissa on konkreettisia yksityiskohtia, joihin hakijat voivat samaistua, sekä eläviä ja mieleenpainuvia anekdootteja, jotka tuovat lisätietoa ominaisuuksista, jotka tekevät hakijasta erottuvan.
• Vahvuuksia vahvistava ja heikkouksia lieventävä – Kirjeessä kompensoidaan puutteita, kuten tapauksissa, joissa teknisen taustan omaavilla hakijoilla on matalat sanalliset GMAT-pisteet, mutta he kirjoittavat selkeitä ja vakuuttavia raportteja.

Esimerkkejä MBA-suosituskirjeistä

Aringo MBA Admissions Consulting tarjoaa seitsemän esimerkkiä suosituskirjeistä, mukaan lukien suositukset, jotka on toimitettu kauppakorkeakouluihin, kuten Stanfordiin, Northwesterniin, Kelloggiin ja Columbiaan. Vaikka osa esimerkeistä näyttää noudattavan vanhempia kehotuksia ja muotoja, heidän ”MBA Recommendation Letter Example #7” -esimerkkinsä näyttää olevan tuore esimerkki, jossa korostetaan kahta maagista kysymystä. Huomaa, miten jokainen suositus täyttää edellisessä jaksossa esittelemämme erinomaisen suosittelun tunnusmerkit.

Suosittelijoiden palkitseminen

Onko mikään ihme, että niin monet suosittelijat pyytävät MBA-hakijoita laatimaan omat kirjeensä? Edellä mainitut seitsemän kirjettä kirjoittaneet suosittelijat ovat todennäköisesti panostaneet työhönsä huomattavasti aikaa ja vaivaa. Useimmissa tapauksissa suosittelijat eivät kuitenkaan saa ylimääräistä korvausta kirjeiden kirjoittamisesta. Tällaisia tehtäviä ei myöskään yleensä ole kirjattu heidän toimenkuvaansa, joten niitä ei oteta huomioon suoritusarvioinneissa, joiden perusteella voidaan päättää ylennyksistä ja suuremmista korvauksista.

Mutta on monia syitä pitää suosittelijat tyytyväisinä. Kannattaa muistaa, että MBA-kandidaatit, jotka eivät saa sisäänpääsyä ensimmäisen kierroksen aikana, saattavat joutua pyytämään suosittelijoitaan kirjoittamaan lisäkirjeitä toisen kierroksen aikana. Lisäksi suosittelijat voivat käyttää tämän prosessin aikana kirjoittamiaan kirjeitä kirjeinä, joissa he suosittelevat hakijoita valmistumisen jälkeisiin työpaikkoihin.

On elintärkeää muuttaa se, mikä monista suosittelijoista tuntuu epäkiitolliselta työltä, heille palkitsevaksi ja tyydyttäväksi kokemukseksi. Jokaisen vuorovaikutuksen suosittelijan kanssa on oltava myönteistä, kannustavaa – ja jos mahdollista, jopa hauskaa.

Valvottavasti vähintä, mitä voi tehdä osoittaakseen arvostusta hyvälle suosittelijalle, on viedä hänet lounaalle tai illalliselle. Ja sähköisen viestinnän aikakaudella mikään ei pääse lähellekään huomaavaista, käsinkirjoitettua kiitoskirjettä, jossa ilmaistaan arvostus kaikesta tuesta, jota hän antaa.