Mitä CC tarkoittaa sähköpostissa ja milloin sitä kannattaa käyttää
Kun sähköposti korvasi perinteiset toimistoviestinnän muodot, se otti haltuunsa paperipohjaisten muistioiden olemassa olevan kielen. Toimistoavustajat kirjoittivat kirjeenvaihtoa hiilipaperille, jotta siitä saatiin automaattisesti hiilikopio, joka voitiin sitten lähettää toiselle vastaanottajalle. Näin samaa asiakirjaa ei tarvinnut kirjoittaa useaan kertaan.
Termi hiilikopio – tai yleisemmin ”CC” – on nykyään kiinteä osa sähköpostislangia. Ja vaikka ei ole olemassa käsikirjaa siitä, miten ja milloin sitä käytetään, on olemassa joitakin parhaita käytäntöjä, jotka kannattaa pitää mielessä ennen kuin täytät CC-kentän ja napsautat ”lähetä”.”
How to use CC in Gmail
CC:n käyttäminen sähköpostin nykykielessä tarkoittaa, että lähetät sähköpostin paitsi ”To”-kentässä olevalle ensisijaiselle vastaanottajalle, myös yhdelle tai useammalle toissijaiselle vastaanottajalle. Gmailissa voit käyttää CC-kenttää enintään 100 vastaanottajalle yhdessä sähköpostiviestissä.
Täyttääksesi CC-kentän Gmailissa:
- Avaa uusi viesti napsauttamalla Laadi.
- Täydennä To-kenttä lisäämällä ensisijaisen vastaanottajan sähköpostiosoite.
- Klikkaa CC-kenttää sähköpostin kokoonpanon oikeassa yläkulmassa.
- Sisällytä toissijaisten vastaanottajien sähköpostiosoitteet.
Kun napsautat Send (Lähetä) -painiketta, sähköpostiviestisi lähetetään Sekä ensisijaiselle vastaanottajallesi To-kenttään että kaikille sähköpostiviesteille, jotka olet lisännyt CC-kenttiin. Jokainen vastaanottaja näkee kaikki muut sähköpostiosoitteet, joten varmista, että sinulla on suostumus yhteystietojesi jakamiseen.
Milloin käyttää CC-kenttää sähköpostissa
Vaikka CC-kenttä on hyödyllinen väline sekä ajan säästämiseksi että viestinnän tehostamiseksi, sitä käytetään usein liian vapaamielisesti ottamatta huomioon viestinnän peruskäytäntöjä. Näin ollen listamme siitä, milloin CC:tä kannattaa käyttää, on suhteellisen lyhyt:
Kun haluat pitää vastaanottajat ajan tasalla
Käyttäydy varovaisesti, kun pidät ihmisiä ”ajan tasalla”. Jos käytät sitä liikaa, vaarana on, että hukutat vastaanottajat liian moniin sähköpostiviesteihin, joita he eivät yksinkertaisesti lue.
Harkitse, tarvitseeko kukin vastaanottaja todella kopion. Sisältääkö sähköpostiviesti tietoa, jota hän tarvitsee, vai lisäätkö vain uuden sähköpostiviestin hänen postilaatikkoonsa?
Yleissääntönä ehdotamme, että ihmiset, jotka on pidettävä ajan tasalla, ovat:
- Johtajat tai kollegat, jotka nimenomaan pyytävät saada CC:n kaikesta tai tietyistä viesteistä.
- Tiimin jäsenet, jotka on pidettävä ajan tasalla projektista.
Kun esittelet kontaktihenkilön
Kun lähetät sähköpostia jollekin esittelemällä hänet toiselle kontaktihenkilölle, haluat molempien osapuolten näkevän sähköpostiviestin, jotta he pystyvät jatkamaan keskustelua sen jälkeen. Voit itse päättää, lisäätkö uuden yhteystiedon To- vai CC-kenttään, vaikka CC:n käyttäminen on täysin hyväksyttävää.
Milloin CC:tä ei kannata käyttää sähköpostissa
Pullistuvat postilaatikot voivat olla todellinen tehokkuusongelma, ja on luonnollista, että ihmiset priorisoivat kiireellisemmät sähköpostiviestit kirjeenvaihdon edelle, johon heillä on pelkkä CC-osoite. Jos CC-kirjeenvaihto on rutiininomaista yhdelle yhteyshenkilöllesi laajemmassa kirjeenvaihdossasi, ennen pitkää he lakkaavat lukemasta sähköposteja kokonaan. Tämä voi johtaa siihen, että he jäävät paitsi tärkeästä tiedosta.
Käyttäydy varovaisesti tämän toiminnon kanssa, jotta et turhaan kirjoita CC:tä henkilöille ja hukuta heitä useammalla postilla kuin he tarvitsevat.
Kun sinulla ei ole asianmukaista suostumusta
Kun CC’ing-toimintoa käytetään vapaamielisesti ja ajattelemattomasti, se voi aiheuttaa tahattomia ongelmia.
Esimerkiksi olet ollut sähköpostiviestinnässä kollegan kanssa ja sitten yhtäkkiä päätät, että toinenkin kollega hyötyisi siitä, että hänet otettaisiin mukaan viestiketjuun. Varmista, että kysyt ensin lupaa molemmilta osapuolilta, ennen kuin yksinkertaisesti CC’ingaat hänet seuraavaan vastaukseesi. Olemassa olevassa viestiketjussa voi olla syvällä arkaluonteista tietoa, jota uuden yhteyshenkilön ei pitäisi nähdä.
Kun odotat vastausta tai toimintaa
Harkitse vain sellaisten vastaanottajien CC-kirjoittamista, joilta et odota vastausta tai suoraa toimintaa – itse asiassa useimmat sähköpostin vastaanottajat olettavat automaattisesti, että heiltä ei vaadita mitään toimintaa, jos heidät vain CC-kirjoitetaan. Jos haluat vastaanottajan reagoivan tai toimivan, hänet pitäisi teknisesti ottaen laittaa To-kenttään.
Ennen kuin painat lähetysnäppäintä, katso CC-kenttääsi ja mieti, mitä odotat kultakin vastaanottajalta. Riippuen vastauksistasi, harkitse sopivien yhteystietojen siirtämistä To-kenttään sen sijaan.
Kun haluat nolata jonkun tai todistaa jotain
Ei ole epätavallista, että ihmiset käyttävät CC-kenttää kyynisistä syistä.
Olet ehkä saanut kollegaltasi vihaisen sähköpostiviestin, johon pomosi on kopioitu. Tai esimiehesi on saattanut haukkua sinua jostain tekemästäsi toimenpiteestä, ja sinulla on ollut kiusaus todistaa, että hänet oli jo kopioitu asiaankuuluvaan kirjeenvaihtoon.
CC-kentän käyttäminen passiivis-aggressiivisista tai pisteiden keräämiseen tähtäävistä syistä ei ole hyvä käytäntö, ja se tulisi jättää sikseen.
Kun haluat kopioida monta vastaanottajaa
CC-kentän ylikansoittaminen voi olla erittäin häiritsevää kenelle tahansa uuden sähköpostiviestin avaavalle vastaanottajalle, joten ideaalitapauksessa CC-kenttään kannattaa jättää enintään kolme tai neljä vastaanottajaa. Jos niitä on enemmän, kannattaa harkita yhdistelmäpostin tekemistä tai uutiskirjeohjelmiston, kuten Mailchimpin, käyttöä.
Lisälukemista:
Why CC’ing Your Boss on Every Email Erodes Trust
Monilla työntekijöillä on ollut tilanteita, joissa he ovat käyneet läpi päivän sähköpostejaan ja CC:nneet esimiehensä kollegalle lähettämäänsä viestiin. Se ei ole pahansuopaa – he vain yrittävät pitää kaikki ajan tasalla.
Mitä pahaa siinä on?
Tutkimuksen mukaan, johon osallistui 584 ihmistä, 345 ihmistä sanoi, että he luottavat työtoveriinsa vähemmän, kun tämä CC’d pomolleen sähköpostiin. Tutkimuksessa huomautettiin myös, että luottamus koko organisaatiokulttuurissa on todennäköisesti heikko, jos näin tapahtuu usein.
Tässä mielessä, vaikka sinulla olisikin hyvät aikomukset, mieti ennen kuin kopioit pomosi sähköpostiin työtoverillesi. Ellei sitä ole pyydetty tai ellei se ole ehdottoman välttämätöntä, kollegasi ei välttämättä arvosta sitä.
Tarkista aina kahteen kertaan viestiketjujen aiemmat vastaukset
Viimeinen asia, jonka haluat tehdä sähköpostiketjussa, on tuplata vastauksesi tai tuoda esiin seikkoja, jotka on jo otettu esille ja joista on keskusteltu. Tämä voi kieltämättä olla hankalaa, varsinkin kun CC-ketjuista voi tulla naurettavan pitkiä.
Sitä huolimatta nopea läpikäynti siitä, mitä on tullut aiemmin, voi säästää arvokasta aikaa myöhemmässä vaiheessa. Vietämme jo nyt päivittäin niin paljon aikaa sähköpostilaatikossamme, joten on tärkeää tehdä oma osuutesi toistuvien sähköpostiviestien vähentämiseksi sekä itsellesi että kollegoillesi.
Tyypit CC:tä, joita sinun tulisi välttää
On olemassa useita CC-tyyppejä, joita sinun tulisi välttää – tässä jaottelu:
Sosiaalinen veltto
Tunnet tyypin. He lähettävät sinulle sähköposteja, joissa ei ole juuri mitään järkeä ja jotka sisältävät vain muutaman sanan. Sosiaalinen laiskuri ei edes tiedä, että CC on olemassa. Ja tässä piilee ongelma: kysymyksiin vastataan tai kysytään ilman asiayhteyttä. Tämä viestintämalli on äärimmäisen tehoton ja haaskaa kaikkien aikaa. Älä ole sellainen henkilö. Ja jos tunnet sosiaalisen laiskiaisen, yritä varovasti opettaa hänelle CC:n parhaita käytäntöjä ja pysy siinä, jos hän ei tajua sitä heti.
Suuri pomo
Suuri pomo ei ole varsinainen pomo – he vain luulevat olevansa. He etsivät usein vain itseään ja käyttävät CC:tä aseena kopioimalla kaikki jokaiseen sähköpostiin – varmistaen, että kaikki näkevät kaiken. Tämäkään ei ole paras käytäntö, ja sinun tulisi välttää CC:n käyttöä tällä tavoin. Käytä sitä viisaasti ja vain silloin, kun se on tuottavaa.
Paras ystäväpomo
Paras ystäväpomo on itse asiassa pomo, mutta hän haluaa olla ystäväsi ja että tiedät hänen olevan vain osa tiimiä. Tästä tulee ongelma, kun kaikki otetaan mukaan jokaiseen sähköpostiin, jolloin yritetään edistää tiimihenkeä ja varmistaa, ettei ketään jätetä ulkopuolelle. Todellisuudessa tämä johtaa siihen, että kaikki tiimin jäsenet saavat tarpeettomia sähköpostiviestejä ja tuhlaavat aikaa niiden läpikäymiseen. Yhteistyökulttuurin edistämiseen on varmasti tehokkaita keinoja, mutta liiallinen CC:n lisääminen ei kuulu niihin.
Käyttäkää sitä säästeliäästi
Useimmat meistä hoitavat jokapäiväistä sähköpostikirjeenvaihtoa miettimättä sitä liikaa. Käytämme CC:tä säännöllisesti turvataksemme selustamme ja varmistaaksemme, että kaikki pysyvät ”ajan tasalla” riippumatta siitä, tarvitaanko sitä vai ei.
Mutta kun seuraavan kerran laadit sähköpostia, mieti hetki, onko CC:n käyttäminen hyödyllistä tai tarpeellista. CC on erittäin hyödyllinen työkalu, mutta vain silloin, kun sitä käytetään säästeliäästi ja harkiten. Tutustu postaukseemme BCC:n käytöstä sähköpostissa, jos haluat ymmärtää toisen tärkeän sähköpostin lähetysominaisuuden.
Lisälukemista:
Päivitä Gmail-tilisi Right Inboxilla
Niin hyvä kuin Gmail onkin – äläkä ymmärrä meitä väärin, me rakastamme Gmailia – on joitakin asioita, joita se ei vain osaa tehdä suoraan laatikosta. Tässä kohtaa Right Inbox astuu kuvaan. Right Inboxin avulla voit tehdä Gmail-käyttöliittymästäsi tuottavuutta lisäävän voimalaitoksen, jossa on ominaisuuksia, kuten sähköpostiseuranta, sähköpostimallit ja sähköpostimuistutukset.
Sähköpostiseurannan avulla tiedät esimerkiksi, kuka avasi sähköpostisi ja milloin, kun taas sähköpostimallit-toimintomme avulla voit määrittää malleja ja lisätä ne helposti sähköpostiin aina tarvittaessa, joten sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että kirjoitat samoja sähköpostiviestejä uudestaan ja uudestaan.
Kuulostaa hyvältä? Klikkaa tästä asentaaksesi Right Inbox for Gmail.