Mitä ovat muuttuvat kulut?

Mitä ovat muuttuvat kulut?

Jokaisen yrityksen budjetissa on tiettyjä kuluja, jotka voivat muuttua dramaattisesti kuukaudesta toiseen. Nämä ovat muuttuvia kuluja, ja ne muodostavat suuren osan pienyritysten menoista (toisin kuin kiinteät kulut, jotka pysyvät samana joka kuukausi). Muuttuvien kulujen taustalla olevien vaihtelevien määrien vuoksi niiden suunnittelu yrityksen budjetissa on vaikeaa, mutta ei mahdotonta.

Muuttuvien kulujen budjetointi ei ole täsmällistä tiedettä, mutta on olemassa joitakin niksejä, joita voit käyttää varmistaaksesi, etteivät ne suista yrityksesi taloutta raiteiltaan. Ennen kuin siirrymme kuitenkin siihen, miten se tehdään, laaditaan ensin vankka muuttuvien kulujen määritelmä ja selvitetään, mitä eroa on kolmella kululajilla, jotka vaikuttavat yrityksesi budjettiin: muuttuvat kulut, harkinnanvaraiset kulut ja kiinteät kulut.

Esimerkkejä kustakin liiketoimintakulutyypistä

Katsotaanpa muutamia esimerkkejä, jotta ymmärtäisit tarkemmin muuttuvien kulujen eron muista liiketoimintakulutyypeistä. Tämä auttaa selventämään, mitä kiinteät kulut ovat, muuttuvien kulujen määritelmää ja mahdollistaa myös harkinnanvaraisten kulujen ymmärtämisen:

Kiinteät kulut:

• Vuokra
• Vakuutusmaksut
• Viimeisimmät lainanmaksut
• Maksut ja liittymismaksut
• Vuotuiset palkat

Muuttuvat kulut:

• Yleishyödykkeiden maksut
• Autojen käyttökulut, kuten polttoaine ja huolto
• Toimistotarvikkeet
• Tunneittain veloitettavat asiantuntijapalvelut
• Tuntityöntekijöiden palkanlaskenta

Harkinnanvaraiset kulut:

• Suurimmat ateria- ja viihdekulut
• Asiakaslahjat
• Henkilökunnan juhlat ja bonukset

Lyhyesti sanottuna muuttuvien kulujen määritelmässä on siis kyse kustannuksista, jotka muuttuvat; kiinteä kustannus pysyy samana pitkällä aikavälillä; ja voit ajatella, että harkinnanvaraiset kulut ovat ”nice-to-haves” -menoja.”

Muuttuvat kulut ovat muutakin kuin käyttökustannuksia

Yksi huomioitava asia on, että yllä olevissa luetteloissa keskitytään käyttökustannuksiin, mutta muuttuvat kulut vaikuttavat yleensä enemmän kuin mikään muu myytyjen tuotteiden kustannuksiin. Jos yrityksesi tuottaa tuotetta, sinun on oltava tietoinen tuotannon muuttuvista kustannuksista.

Miksi tämä on tärkeää? Tuotannon muuttuvilla kustannuksillasi on suora vaikutus kannattavuuspisteeseesi. Yrityksesi kannattavuusraja on se, kuinka paljon rahaa sinun on tienattava, jotta voit kattaa kulusi kuukauden aikana. Yrityksen omistajana tiedät, kuinka tärkeää on ansaita enemmän kuin kuluttaa.

Miten muuttuvat kulut vaikuttavat yritykseni budjettiin?

Nyt kun meillä on hyvä käsitys muuttuvien kulujen määritelmästä ja muista yrityskulujen tyypeistä, katsotaanpa, miten muuttuvat kulut vaikuttavat yrityksesi budjettiin.

Muuttuvissa kuluissa on se hieno puoli, että voit helposti säätää muuttuvia tuotantokulujasi myynnin tai tuotannon laskun mukaan… itse asiassa ne säätyvät yleensä itsekseen, koska kun tuotanto hidastuu, lopetat näiden kulujen syntymisen. Muuttuvia yleiskustannuksia – kuten edellä lueteltuja kustannuksia – on vaikeampi mukauttaa. Tämä tarkoittaa myös sitä, että niitä on vaikeampi suunnitella budjetissa.

Katsotaanpa muuttuvia kuluja koskevaa esimerkkiä, johon me kaikki voimme samaistua: sähkökustannukset. Riippuen asuinpaikastasi ja lämmityslähdevaihtoehdoistasi, sähkölaskusi voi vaihdella noin 100 dollarista kuukaudessa vuoden leudompina kuukausina yli 300 dollariin kuukaudessa kesän ja talven ankarimpina aikoina.

Muuttuvat ilmasto-olosuhteet vaikuttavat myös näihin jo ennestään muuttuviin kuluihin. Sinulla voi olla vuosi tai kaksi erittäin leutoa talvisäätä, mutta sitten sinuun iskee yllättäen talvi, joka ei lopu kesken.

Vaikka voit ryhtyä toimenpiteisiin – kuten käyttää älykästä termostaattia – vähentääksesi sähköstä maksamaasi summaa, tämä muuttuva menoerä on suurelta osin kontrollisi ulottumattomissa. Tämä on turhauttavaa, sillä odottamattoman suuri sähkölasku voi tehdä tuhoa budjetillesi, varsinkin jos se osuu samaan aikaan tulojen laskun kanssa. (Ja jos esimerkiksi valmistat lämpötilaherkkää tavaraa, et voi olla ilman lämpöä tai jäähdytystä säästääkseen rahaa – ja olemme varmoja, että työntekijäsi ovat samaa mieltä, riippumatta siitä, millaista työtä teet.)

Miten tämä korjataan?

5 tapaa vähentää muuttuvien kulujen vaikutusta budjettiisi

Yllä olevassa esimerkissä voit joskus vähentää muuttuvien kulujen vaikutusta pyytämällä palveluntarjoajaa maksamaan kiinteän summan joka kuukausi. (Petollisen yksinkertaista, mutta todella hyödyllistä.) Tämä kiinteä summa perustuu edellisten 12 kuukauden laskujesi keskiarvoon. Monet yleishyödylliset yritykset tarjoavat tätä vaihtoehtoa auttaakseen asiakkaitaan budjetin laatimisessa, mutta keskimääräistä maksuvaihtoehtoa ei ole saatavilla kaikkien muuttuvien menojen osalta budjetissasi.

Voit kuitenkin käyttää tätä keskimääräisen maksun käsitettä vähentämään muuttuvien kulujen vaikutusta budjettiisi. Näin menetellään:

• Määritä vuotuinen keskiarvo jokaiselle muuttuvalle menolle budjetissasi. Kun määrität vuotuista keskiarvoa muuttuvalle menolle, vältä kiusausta tarkastella vain viimeisiä 12 kuukautta. Ota aikaa tarkastella muuttuvien kulujen kolmen vuoden keskiarvoa. Näin voit ottaa huomioon poikkeamat, jotka voivat vaikuttaa kulujen keskiarvoon. Ellet ole ryhtynyt toimiin muuttuvan kulun vähentämiseksi pysyvästi, ole varovainen ja käytä suurinta keskimääräistä määrää.

• Lisää puskuria. Kun olet määrittänyt keskiarvon kullekin muuttuvalle kululle, lisää siihen puskuri. 3-5 %:n puskurin pitäisi olla enemmän kuin riittävä kattamaan hinnankorotukset ja useimmat poikkeamat, jotka johtavat poikkeavaan kuluvuoteen. Jos haluat olla todella varovainen – ja jos budjettisi kestää sen – ota mukaan 10 prosentin puskuri.

• Seuraa todellisia menojasi. Vertaa joka kuukausi kunkin muuttuvan menon todellisia menoja budjetoituun määrään. Huomaa, oletko ylittänyt vai alittanut budjetin kunkin kululuokan osalta. Jos käytät liikekirjanpito-ohjelmistoa, etsi raportti, jossa voit verrata tulosta budjettiin. Tämä raportti voidaan yleensä räätälöidä niin, että se tekee dollarin suuruisen lisäys- tai vähennyslaskelman puolestasi, joten näet yhdellä silmäyksellä, ylititkö vai alititko budjetin ilman, että sinun tarvitsee itse tehdä laskutoimituksia.

• Perusta säästötili muuttuvia kuluja varten. Tämä on ratkaiseva vaihe tässä prosessissa. Siirrä joka kuukausi, kun alitat budjetin jonkin muuttuvan menon osalta, ylimenevä osuus yrityksen säästötilille muuttuvia menoja varten. Näin luot varannon, josta voit ottaa varoja sellaisina kuukausina, jolloin kulut ovat tavallista suuremmat. Oletetaan esimerkiksi, että sähkölaskusi on keskimäärin 375 dollaria kuukaudessa. Talvi on leuto, joten todellinen sähkölaskusi oli 355 dollaria tammikuussa ja 325 dollaria helmikuussa. Maaliskuu tulee kuitenkin kuin leijona, ja viikon odottamaton pakkasjakso johtaa siihen, että maaliskuun sähkölasku on 445 dollaria, kun maaliskuun lasku on yleensä lähempänä 245 dollaria. Useimmat yrittäjät budjetoivat muuttuvat kulunsa edellisen vuoden toteutuneiden kulujen perusteella. Koska olet kuitenkin budjetoinut sähköön keskimäärin 375 dollaria kuukaudessa (130 dollaria enemmän kuin tavanomainen maaliskuun sähkölasku) ja koska olet siirtänyt tammikuun (20 dollaria) ja helmikuun (50 dollaria) sähkölaskuun budjetoidut ylimääräiset rahat säästötilillesi muuttuvia kuluja varten, sinulla on tarpeeksi rahaa maaliskuun odottamattoman korkeaan sähkölaskuun. Jos olisit budjetoinut maaliskuun ”tavanomaista” sähkölaskua varten vain 245 dollaria, sinun olisi pitänyt keksiä nopeasti 200 dollaria lisää. Hyvin pienelle yritykselle tai yritykselle, jonka tulot laskevat, tämä voi olla hyvin vaikeaa.

Avaa yrityssäästötili nyt, jos sinulla ei ole sellaista

• Arvioi muuttuvat kulut vuosittain uudelleen. Sinulla saattaa olla houkutus käyttää samoja muuttuvien kulujen ennusteita budjetissasi joka vuosi, varsinkin jos olet säästänyt kunnon summan muuttuvien kulujen säästötilillesi. Vältä tätä kiusausta. Arvioi muuttuvat kulut vuosittain uudelleen. Etenkin kululuokissa, joihin sinulla on hieman enemmän vaikutusvaltaa kuin yleishyödyllisiin palveluihin – kuten auton käyttökuluihin – on mahdollisuuksia tehdä strategisia muutoksia kulujen hallitsemiseksi.

Hyödyllinen vinkki: Capturing All Variable Expenses in Your Budget

Useimmat budjettimallit on suunniteltu vastaamaan tyypillisen yrityksen tilikarttaa. Tämä tarkoittaa, että kiinteät kulut, muuttuvat kulut ja harkinnanvaraiset kulut ovat hajallaan mallissa. Tällaisen asettelun ansiosta todellisia lukuja on todella helppo verrata budjetoituihin lukuihin (muistatko aiemmin mainitun tulos- ja budjettivertailuraportin?), mutta sen avulla on myös helppo ”kaunistella” muuttuvia ja harkinnanvaraisia kuluja budjetin lukuja asettaessasi.

Kun laadit ensimmäistä kertaa yrityksesi budjettia, aloita listaamalla kulut tyypeittäin (kiinteät, muuttuvat ja harkinnanvaraiset). Kun olet määrittänyt kullekin kululle sopivan summan, voit liittää nämä summat budjettimalliisi, jotta se on valmis käytettäväksi budjettisi ja todellisten lukujen vertailuun joka kuukausi.

Lyhyesti sanottuna paras tapa varmistaa, että olet valmistautunut lieventämään muuttuvien kulujen vaikutusta, on kiinnittää huomiota näiden kulujen kustannuksiin menneisyydessä ja varautua puskurilla tai säästöillä, jotta voisit huolehtia niistä tulevaisuudessa. Keskiarvot ovat hyviä indikaattoreita siitä, mihin saatat päätyä, jotta et ylläty – ja kiinnitä jatkuvasti huomiota, jotta muutokset eivät hätkähdytä sinua.

Todellisten muuttuvien kulujen vähentäminen

Edellä keskityimme muuttuvien kulujen vaikutuksen vähentämiseen budjettiisi, mutta entä jos olet tilanteessa, jossa sinun on vähennettävä todellisia muuttuvia kulujasi? Jos yrityksesi kamppailee ennustettavuuden puutteen kanssa tai sinun on leikattava kustannuksia, saatat pyrkiä vähentämään yleisiä muuttuvia kulujasi.

Vaikka käytimme edellä esimerkkinä sähköä, huomaat, että suurin osa muuttuvista kuluistasi liittyy tuotteesi varsinaiseen tuotantoon. Kyse on työstä ja materiaaleista, jotka menevät siihen, ja jos sinun on leikattava kustannuksia, sinun on analysoitava tätä prosessia ja katsottava, onko olemassa tapoja, joilla voit tuottaa samanlaisen tuotoksen myös sen jälkeen, kun tähän prosessiin on tehty kustannustehokkaita muutoksia. Esimerkkejä ovat:

1. Työvoima. Voidaanko jotakin automatisoida tai ulkoistaa, mikä ei vaikuttaisi laatuun? Voitko lisätä työvoiman tehokkuutta, jolloin saat enemmän tuotosta, tarjoamalla heille tiettyjä työkaluja tai palveluja?
2. Materiaalit. Käytätkö kustannustehokkaimpia materiaaleja? Voitko ostaa irtotavarana? Jos ostaisit parempia materiaaleja, olisiko tuotteesi kanssa vähemmän ongelmia myöhemmin?
3. Tuotteen tai palvelun arviointi. Monet yritykset tarjoavat erilaisia tuotteita ja palveluja. Voit myydä asioita pakettina, mutta vain osa paketista todella tuottaa tuloja. Pitäisikö sinun poistaa tiettyjä ominaisuuksia? Voisitko toimittaa tuotteesi tai palvelusi jotenkin nopeammin?

Muista, että se, että jokin asia on aina tehty tietyllä tavalla, ei tarkoita, että se on oikea tapa. Yritysten kasvaessa voit hukkua, eikä sinulla yleensä ole aikaa purkaa nykyisiä järjestelmiäsi ja prosessejasi niin paljon kuin haluaisit. Mutta kun otetaan huomioon, miten paljon markkinat voivat muuttua ja kustannukset kehittyä, tämän tekeminen voi todella auttaa yritystäsi tunnistamaan alueita, joilla voit säästää muuttuvissa kuluissa.

Muuttuvat kulut vaikuttavat budjettiisi… mutta niiden ei pitäisi tuhota sitä

On turhauttavaa laatia suunnitelma, mutta sitten olosuhteet, joihin et voi vaikuttaa, heittävät suunnitelman raiteiltaan. Tämä on yksi syy siihen, miksi monet pienyrittäjät välttävät budjetointia kokonaan. Etenkin jos suurin osa yrityksesi kuluista on muuttuvia – kuten hyvin pienissä yrityksissä usein on – tarkan budjetin laatiminen voi tuntua mahdottomalta.

Nyt kun sinulla on selkeä muuttuvien kulujen määritelmä, pienellä suunnittelulla jopa kaikkein epävakain muuttuvista kuluista voidaan ottaa huomioon budjetissasi helposti. Puskurin luominen yrityksen säästötilille niiden kuukausien yli, jolloin muuttuvat kulut ovat ennakoitua suuremmat, pitää budjetin raiteillaan ja suojaa kassavirtaasi. Muuttuvien kulujen budjetin uudelleenarviointi vuosittain auttaa sinua tunnistamaan säästö- ja muita parannuskohteita.