Mitä sinun tulisi tietää liikevaihto- ja käyttöverovapautustodistuksista
Valtion ja paikallisen verotuksen ammattilaisena autan asiakkaitani täyttämään useiden osavaltioiden liikevaihto- ja käyttöverovelvoitteet. Tämä koskee luonnollisesti myös edustamista silloin, kun heidän veroilmoituksiaan (tai niiden tekemättä jättämistä) tarkastetaan. Eräät asiakkaiden useimmin esittämistä kysymyksistä koskevat vapautustodistusten hankkimista vaatimukset täyttäviltä asiakkailta. Jokaisen yrityksen omistajan tulisi olla huolissaan vapautustodistuksista ja ymmärtää, milloin ja miksi ne tulisi hankkia, jotta hän voi minimoida liikevaihtoveroriskin, jos yritys joutuu tilintarkastuksen kohteeksi.
Miksi vapautustodistuksia vaaditaan?
Vapautustodistuksia vaaditaan aina, kun myyjä myy veronalaisia tavaroita tai palveluja eikä peri liikevaihtoveroa lainkäyttöalueella, jossa sitä vaaditaan. Todistus annetaan ostajalle, jotta hän voi tehdä verovapaita ostoksia, jotka normaalisti olisivat liikevaihtoveron alaisia. Useimmat osavaltioiden liikevaihtoverosta vapauttamista koskevat todistukset eivät vanhene, ja myyjän on säilytettävä vapautustodistukset niin kauan kuin myyntiä ostajalle jatketaan ja liikevaihtoveroa ei peritä. Vapautustodistuksia ei tarvita sellaisten tuotteiden osalta, jotka eivät ole lain mukaan veronalaisia.
Onko olemassa yleistä vapautustodistusta, jota voidaan käyttää useissa osavaltioissa?
Ei, valitettavasti vapautustodistuksia koskevia yleisiä sääntöjä ei ole. Kullakin osavaltiolla on omat vapautustodistuksensa sekä niiden käyttöä koskevat säännöt ja määräykset.Joitakin yleisiä sääntöjä kuitenkin sovelletaan. Useimmissa osavaltioissa on esimerkiksi laajoja vapautusluokkia – jälleenmyynti, julkishallinto, teollisuus, vapautetut organisaatiot, televiestintä, maatalous jne. Koska kaikissa osavaltioissa ei ole käytössä kaikkia vapautuksia, on otettava huomioon paikalliset säännöt ja paikalliset vaatimusten noudattamista koskevat vaatimukset.
Eroavatko osavaltiot toisistaan verosta vapautetuille järjestöille ja valtion virastoille tapahtuvan myynnin kohtelussa?
Kyllä, osavaltiot eroavat toisistaan verosta vapautetuille järjestöille (tuloverotuksen kannalta 501 (c) (3) -aseman omaaville järjestöille) ja valtion virastoille tapahtuvan myynnin kohtelussa. Yleinen nyrkkisääntö on, että liittovaltion hallituksen tekemät ostot ovat verovapaita kaikissa osavaltioissa, mutta dokumentointivaatimukset vaihtelevat. Joissakin osavaltioissa, kuten MN:ssä, SC:ssä, WA:ssa, CA:ssa, AZ:ssa ja HI:ssä, osavaltio- ja paikallishallinnon hankintoja verotetaan. Osavaltiot, jotka vapauttavat osavaltioiden ja paikallishallinnon virastot verosta, edellyttävät yleensä, että ostojen on oltava yksinomaan verosta vapautetun yksikön käytössä ja että verosta vapautetun yksikön on oltava rekisterin maksaja.
Useimmat asiakkaat luulevat, että kaikki voittoa tavoittelemattomille 501 (c) (3) -organisaatioille tapahtuva myynti on automaattisesti verosta vapautettua. Tämä voi olla kallis olettamus. Jotta voittoa tavoittelematon organisaatio olisi vapautettu verosta, sen on haettava ja saatava vapautus liikevaihto- ja käyttöverosta siinä osavaltiossa (niissä osavaltioissa), jossa (joissa) se harjoittaa liiketoimintaa. Älä anna organisaation verovapaalta kuulostavan nimen hämätä, vaan varmista, että saat asianmukaisesti täytetyn vapautustodistuksen, jos veroa ei peritä, tai voit joutua maksamaan rangaistuksia liikevaihtoveron perimättä jättämisestä.
Myyjänä, mistä tiedän, mikä vapautustodistus koskee liiketoimea?
Kuten edellä todettiin, vapautustodistuksia koskevia nopeita ja helppoja sääntöjä ei ole olemassa. Eri todistuksia sovelletaan eri vapautuksiin, ja erityisomaisuutta tai -palveluita varten voi olla erityisiä todistuksia. On tutkittava eri verovirastojen verkkosivuja tai neuvoteltava SALT-neuvojan kanssa sen määrittämiseksi, mitä lomaketta sovelletaan. Esimerkiksi New Yorkin osavaltion vero- ja valtiovarainministeriön (Department of Taxation and Finance) verkkosivustolla on erittäin hyödyllinen verotiedote ST-240 Exemption Certificates for Sales Tax, jossa selitetään, kuka voi käyttää vapautustodistuksia, miten niitä käytetään oikein ja mitä todistusta olisi käytettävä verolain yleisten liikevaihtoverovapautusten perusteella. Tiedote löytyy osoitteesta: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/
exemption_certificates_for_sales_tax.htm.
Miksi myyjä ei voi yksinkertaisesti antaa Multi-Jurisdiction Certificate (MJC) -sertifikaattia (Multi-Jurisdiction Certificate), kuten Multi-State Tax Commission on määrännyt, tai Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate -sertifikaattia, jonka on kehittänyt Streamlined Sales and Use Tax Governing Board:in (virtaviivaistetun liikevaihto- ja käyttöveron hallintoneuvosto):
Kuten edellä on käsitelty asiaa, liikevaihto- ja käyttövoimaveroa koskevat säännöt vaihtelevat osavaltioittain. Auttaakseen myyjiä täyttämään usean lainkäyttöalueen velvoitteet monet osavaltiot ovat liittyneet Multi-State Tax Commissioniin tai Streamlined Sales Tax Project -hankkeeseen.
Multistate Tax Commission on hallitustenvälinen osavaltioiden verovirasto, joka työskentelee osavaltioiden ja veronmaksajien puolesta hallinnoidakseen tasapuolisesti ja tehokkaasti verolakeja, joita sovelletaan moniosaisiin ja monikansallisiin yrityksiin. Komissio on kehittänyt yhtenäisen myynti- ja käyttöverotodistuksen (Uniform Sales and Use Tax Certificate), jonka 38 osavaltiota hyväksyy käytettäväksi ”yleisenä” jälleenmyyntitodistuksena (tämän todistuksen käyttö ei ole voimassa New Yorkin osavaltiossa ja useissa muissa osavaltioissa). Osavaltioiden säännöt jälleenmyyjälle myönnettävää vapautusta koskevista vaatimuksista vaihtelevat kuitenkin. Joissakin osavaltioissa edellytetään, että jälleenmyyjä (ostaja) on rekisteröitynyt keräämään liikevaihtoveroa siinä osavaltiossa, jossa jälleenmyyjä tekee ostoksensa. Toiset osavaltiot hyväksyvät todistuksen, jos siinä annetaan tunnistenumero toisesta osavaltiosta (esim. ostajan kotivaltiosta). Jälleenmyyjän on tarkistettava asianomaisesta osavaltiosta, täyttääkö hän kyseisen osavaltion vaatimukset, jotta häntä voidaan pitää jälleenmyyjänä, ja voiko hän käyttää MJC:tä hakeakseen vapautusta liikevaihtoverosta.
The Streamlined Sales and Use Tax Project (”SSTP”) on 44 osavaltion ja liike-elämän yhteistyöpyrkimys, jonka tavoitteena on yksinkertaistaa vähittäiskauppiaiden ja osavaltioiden hallinnoimaa liikevaihto- ja käyttöveron keräämistä. Jotta useissa osavaltioissa toimivien vähittäiskauppiaiden ja etämyyjien olisi helpompi harjoittaa liiketoimintaansa oikeudenmukaisessa ja kilpailukykyisessä ympäristössä, SSTP:n hallintoneuvosto kehitti usean osavaltion vapautustodistuksen, Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate. Todistus tarjoaa erilaisia vapautuksia, eikä se rajoitu vain jälleenmyyntityyppisiin liiketoimiin. Kaikki osavaltiot eivät salli kaikkia tässä lomakkeessa lueteltuja vapautuksia, ja New Yorkin kaltaiset osavaltiot eivät hyväksy tämän todistuksen käyttöä pätevänä vapautustodistuksena. Ostajat ovat vastuussa sen määrittämisestä, voivatko he hakea vapautusta verosta siinä osavaltiossa, jossa muutoin olisi maksettava veroa myynnistä. Riippuen tietyn lainkäyttöalueen säännöistä ja MJC:hen tai SSTP:hen osallistumisen tasosta voidaan siis soveltaa erilaisia vapautuksia ja jättämisvaatimuksia.
Mitä tarkoitetaan ”asianmukaisesti täytetyllä” todistuksella?
Useimmissa osavaltioissa asianmukaisesti täytetyllä verovapautustodistuksella tarkoitetaan sitä, että ostaja on täyttänyt todistuksen kokonaisuudessaan, eli todistuksen antaja on täyttänyt jokaisen vaaditun rivin. Useimmissa osavaltioissa edellytetään, että asianmukaisesti täytetty todistus hankitaan 90 päivän kuluessa myyntipäivästä ja että myyjä hyväksyy todistuksen ”hyvässä uskossa”. Todistuksen hyväksyminen vilpittömässä mielessä tarkoittaa, että myyjällä ei ole syytä uskoa, että se, mitä ostaja on ilmoittanut todistuksessa, ei ole totta.
Mitä tapahtuu, jos myyjä ei ole hankkinut asianmukaisesti täytettyä vapautustodistusta eikä löydä asiakasta hankkimaan uutta todistusta, koska tämä ei enää harjoita liiketoimintaa
Useimmissa tilintarkastustilanteissa ei-verollista myyntiä, jota ei ole tuettu asianmukaisesti täytetyllä vapautustodistuksella, ei hyväksytä eikä myyjälle määrätä liikevaihtoveroa, vaikka liikevaihtovero on yleisesti ottaen ”kuluttajavero”. Asiaa pahentaa vielä se, että koska suurin osa verottomista myynneistä tarkastetaan ”testikauden tarkastusmenetelmällä” (rajoitettu ajanjakso ”testataan” ja kehitetään virheprosentti, joka ennustetaan koko tarkastuskaudelle), jokaisesta hylätystä myynnistä maksettava liikevaihtovero ”ennustetaan” koko tarkastuskaudelle. Puuttuva tai epätäydellinen vapautustodistus voi aiheuttaa tarpeettoman riskin tarkastuksessa virheprosentin matemaattisen kasautumisen vuoksi:
- Esitettäköön, että tilintarkastaja testaa yhteensä 525 000 dollarin arvosta verovapaata myyntiä yhden kuukauden aikana. Tästä määrästä tilintarkastaja hylkää 12 000 dollarin arvosta ei-verollista myyntiä testikaudella, koska asianmukaisesti täytettyjä vapautustodistuksia ei ole. Jos oletetaan, että liikevaihtoverokanta on 8 prosenttia ja tarkastelujakso kestää 36 kuukautta, tilintarkastaja arvioi maksettavaksi ylimääräistä liikevaihtoveroa 34 560 dollaria (12 000 dollaria x 8 prosenttia = 960 dollaria x 36 kuukautta), koska vain 960 dollaria ylimääräistä veroa todettiin maksettavaksi testikaudella.
Sen lisäksi, että yritykselle määrätään liikevaihtovero puuttuvien tai epätäydellisten vapautustodistusten vuoksi, useimmat osavaltiot asettavat ”vastuuhenkilöt” (henkilöt, joilla on velvollisuus toimia yrityksen puolesta) henkilökohtaiseen vastuuseen, jos yritys ei maksa täysimääräisesti veroa, sakkoja ja korkoja, jotka ovat maksettavana tarkastuksen seurauksena. Näin ollen, jos yritys ei suostu maksamaan tai ei maksa täysimääräisesti tarkastuksessa maksettavaksi todettua veroa, yrityksen omistajalle määrätään henkilökohtaisesti maksettavaksi 34 560 Yhdysvaltain dollarin suuruinen vero sakkoineen ja korkoineen edellyttäen, että käytetään edellä esitettyä esimerkkiä. Henkilökohtaiset verotuspäätökset voivat vaikuttaa vakavasti luottokelpoisuusluokitukseen ja aiheuttaa varmasti tarpeettomia taloudellisia vaikeuksia.
Mitä voi tehdä välttääkseen tai minimoidakseen tarkastusten aiheuttaman riskin, kun hankkii vapautustodistuksia?
Seuraavat parhaat käytännöt voivat auttaa minimoimaan tai välttämään yrityksenne verottoman myynnin tarkastuksen aiheuttaman altistumisen:
- Tutustukaa vapautustodistuksiin niissä osavaltioissa, joissa harjoitatte liiketoimintaa, ja laatikaa vapautustodistuskäytäntö, jota kaikkien yrityksessänne on noudatettava ilman poikkeuksia.
- Hankkikaa asianmukaisesti täytetty vapautustodistus ensimmäisen myynnin yhteydessä. Liian usein asiakas sanoo myyjälle: ”Olen vapautettu verosta, älä veloita minulta veroa, lähetän sinulle vapautustodistuksen”, eikä asiakas tietenkään koskaan lähetä sitä. Veloita liikevaihtovero kaikista verollisista myyntitapahtumista, kunnes saat asianmukaisesti täytetyn vapautustodistuksen.
- Varmista, että vapautustodistukset säilytetään vaaditun ajan verovapaan myynnin verottomuuden tukemiseksi. Vapautustodistuksia voi olla tarpeen säilyttää niin kauan kuin olet edelleen veloittamatta tietyltä asiakkaalta liikevaihtoveroa tai sen osavaltion tai niiden osavaltioiden vanhentumisajan, jossa harjoitat liiketoimintaa, sen mukaan, kumpi niistä on voimassa. Muista, että pelkkä todistuksen hankkiminen ei riitä, vaan sinun on myös säilytettävä se ja asetettava se saataville tarkastuksen aikana.
- Keskitä kaikkien vapautustodistusten vastaanotto ja säilytys. Hajautettu arkistointijärjestelmä voi johtaa aukkoihin vapautustodistusten asianmukaisessa sisäisessä valvonnassa. Todistusten hajautettu säilyttäminen johtaa usein todistusten katoamiseen tai puutteellisuuteen. Älä hajauta vastuuta eri puolille yritystäsi. Kalliita virheitä syntyy usein, kun vapautustodistuksia hankkivat myyjät, myymäläpäälliköt, myymälänhoitajat jne. jotka eivät välttämättä ole saaneet asianmukaista koulutusta tunnistamaan, mikä on asianmukaisesti täytetty todistus tai mikä on oikea todistus hankittavaksi.
- Yrityksissä, joissa on paljon vapautustodistuksia arkistoituna, on hyvä ajatus säilyttää todistukset sähköisessä muodossa. Saatavilla on erikoisohjelmistoja, jotka voivat vähentää tilintarkastusalttiutta ja lisätä tuottavuutta keskittämällä vapautustodistusten hallinnan.
Myitpä sitten veronalaisia tuotteita tai palveluja etkä peri liikevaihtoveroa tai ostat tavaroita maksamatta liikevaihtoveroa, sinun on tiedettävä toimintasi liikevaihto- ja käyttöveroseuraamukset jokaisessa osavaltiossa, jossa harjoitat liiketoimintaa. Muista hankkia vapautus niissä osavaltioissa, joissa nexus on todettu, ja keskity sitten haettavan vapautuksen tyyppiin varmistaaksesi, että oikea vapautustodistus on hankittu.
Hakeudu Marcumin SALT-asiantuntijan neuvoihin, jotta voit välttää tai ainakin minimoida tarpeettoman verorasituksen, joka aiheutuu vapautustodistuksiin liittyvistä ongelmista, kun verotonta myyntiäsi tai ostojasi tarkastetaan.