Miten ottaa käyttöön kevyt versio ITIL:n muutosneuvottelukunnasta
Kuten ehkä jo tiedätkin, ITIL:n mukainen muutosneuvottelukunta (CAB, Change Advisory Board) koostuu ryhmästä henkilöitä, jotka avustavat muutostenhallintaprosessia muutosten arvioinnissa, valtuuttamisessa, priorisoinnissa ja aikatauluttamisessa.
Joskus esiintyy kuitenkin vaikeuksia, jotka haittaavat CAB:ien toimintaa, vaikka muutoksenhallinnan roolit ja vastuualueet olisivatkin hyvin määritellyt. CAB:n ei kuitenkaan tarvitse olla monimutkainen – organisaatiossasi saatetaan tarvita vain kevyt versio CAB:stä.
Tässä artikkelissa tarjotaan avuksi joukko yksinkertaisia toimia, joiden avulla CAB:n kevyt versio voidaan toteuttaa missä tahansa organisaatiossa.
Tarvitsetko CAB:tä?
Oletko kyllästynyt tunteeseen, että sinä (ja/tai kollegasi) olette menettäneet muutoksenhallintaprosessin ja IT-palvelunhallintatyökalun (ITSM) hallinnan?
Joudutko ponnistelemaan valtavasti kaikkien muutospyyntöjen kanssa, jotta et vaarantaisi tuotantopalvelun toimittamista? Vai onko organisaatiosi, liiketoimintayksikkösi tai osastosi toisaalta liian vähän jäsennelty tai riittävän vankka toimimaan CAB:n avulla?
Kummassakin näistä tilanteista on olemassa joukko perusaskeleita, jotka voivat auttaa. Niiden avulla voit toteuttaa virallisen CAB-toiminnon, vaikka sinulla ei olisikaan muutosjohtajan virkaa – mukaan lukien esimerkiksi edustavan henkilöstön säännöllinen osallistuminen kaikilta teknisiltä ja/tai toiminnallisilta aloilta.
Lue seuraavasta miten.”
Määrittele joukko erikoistunutta henkilöstöä, joka tunnistaa, mitkä muutokset on hyväksyttävä
Kun muutospyyntö saapuu, vain pienen joukon erikoistunutta henkilöstöä pitäisi pystyä luokittelemaan ja hyväksymään nämä ”muutostilaukset”, joilla on ”Odottaa hyväksyntää” -status.
Sinun on määriteltävä joukko riittävän ammattitaitoista henkilöstöä, joka pystyy analysoimaan vastaanotetut muutokset asianmukaisesti.
Määrittele joukko muutostilausten tilasiirtymiä hyväksyntä- tai hylkäystyönkulun tunnistamiseksi
Tässä yhteydessä suosittelen hyvin yksinkertaista lähestymistapaa – muutostilauksesi voivat alkaa ”Muutospyyntö”-tilassa, ja nopean analyysin jälkeen ne voidaan siirtää ”Odottaa hyväksyntää”-tilaan CAB:n analysoitavaksi.
Matalamman riskin muutoksia voidaan tietenkin sopia käsiteltävän hyväksytyillä muutosmalleilla, jolloin CAB:n osallistuminen ei ole tarpeen.
Määrittele CAB-kokousten pitämisen aikaväli
Tämä riippuu organisaatiostasi ja asiakkaistasi sekä muutospyyntöjen määrästä. Kokemukseni mukaan monimutkaisemmissa yrityksissä pidetään usein vähemmän CAB-kokouksia kuukaudessa.
Jossain tapauksissa CAB-kokouksia pidetään vain kerran kuukaudessa, mikä tarkoittaa vain yhtä tuotannon edistämistä kuukaudessa. Tietenkin, jos muutostilauksia on joka viikko, ei todennäköisesti ole mahdollista pitää vain yhtä kuukausittaista kokousta.
Määrittele aikaväli tuotannon edistämiselle
Yksi avaintekijä, jolla voit pitää asiakkaan ympäristöt vakaina, on määrittää yksi tai kaksi päivää viikossa (esimerkiksi joka maanantai ja tiistai) tai kuukaudessa, jolloin hyväksytyt muutostilaukset edistetään.
Näin vähennät yritykseesi kohdistuvia vaikutuksia ja pienennät yrityksen ja asiakkaan ympäristöjen riskejä. Tämän vaihtoehdon avulla voit myös arvioida tiimiesi työtä ja toimituksia tarkemmin, mutta viime kädessä varmistat kuitenkin kaikkien ympäristöjen täydellisen hallinnan.
Käytä valmiita ITSM-työkalutoiminnallisuuksia avattujen, hyväksyttyjen tai hylättyjen muutostilausten tunnistamiseen ja niiden analysoinnin helpottamiseen.
Kuten ehkä tiedät, ITIL:iin mukautetuissa ITSM-työkaluissa on usein toimintoja, jotka liittyvät muutosmääräysprosessiin (CAB-prosessiin), mutta pidä homma kuitenkin yksinkertaisena!
Käytä valmiita toiminnallisuuksia vain sen verran kuin on tarpeellista, jotta voit luoda CAB:n kevytversion tästä. Jos ITSM-työkalussasi on esimerkiksi muutoskalenteri, käytä sitä visualisoidaksesi ja ymmärtäessäsi paremmin muutoksia viikoittain, kuukausittain tai vuosittain.
Tämän CAB:n kevytversion avulla organisaatiosi voi paremmin hallita muutostilauksia. Sen lisäksi se on kuitenkin hyödyllinen myös muutostietojen visualisointiin ja kaikkien tarvittavien prosessivaiheiden seurantaan.
IT-alan vanhempi ammattilainen, jolla on yli 8 vuoden kokemus IT-palvelunhallintahankkeista Service Deskin palvelupisteen osalta, Service Catalog, Workflow Processes ja CMDB -hallintaratkaisuista sekä Business Intelligence (raportointi- ja kojelautaratkaisut) – SAP Business Objects, CrystalReports, LANDesk Xtraction ja TIBCO Jaspersoft -projekteista. Korkea ammattitaito CA Technologies -tuotteiden palvelunhallintakokonaisuudessa.
.