Miten paljon toimistotilaa tarvitsen?
Kaupalliset kiinteistöt ja toimistotilat ovat yksi yrityksen suurimmista kustannuksista, joten vuokrattaessa tilantarpeen yli- tai aliarvioiminen voi tulla kalliiksi.
Yhdistyneen kuningaskunnan standardit suosittelevat, että toimistohuoneen vähimmäistilantarpeeksi per henkilö on keskimäärin 11 kuutiometriä eli 5 neliömetriä, mutta tämä on vain suuntaa-antava luku. Jotta voidaan arvioida tarkasti, kuinka paljon tilaa yritys tarvitsee menestyäkseen, on otettava huomioon monia muuttujia:
- Kalusteiden tai laitteiden määrä ja koko
- Kattokorkeus
- Henkilöstön koko ja etätyöntekijöiden määrä
- Kokoushuone- ja taukotilatarpeet
- Yrityksen arvioitu kasvu
- Tilan pohjaratkaisu
.
Vuokraamalla liikaa tilaa
Vuokraamalla liikaa tilaa otat riskin siitä, että maksat alueista, jotka voivat mahdollisesti jäädä tyhjilleen. Toimistotilan tuhlauksella tarkoitetaan kustannuksia, joita maksetaan tarpeettomasti vuokrista, liikevaihtoveroista, palvelumaksuista, yleishyödyllisistä palveluista ja muusta. Paljon käyttämättömiä työpöytiä voi myös vaikuttaa työntekijöiden motivaatioon ja heidän käsitykseensä yrityksestä. Jos toimistossa on asiakkaita, liian paljon tyhjää tilaa ei välttämättä luo oikeaa kuvaa menestyvästä yrityksestä!
Vuokraa liian vähän tilaa
Vuokraa liian vähän tilaa voi rajoittaa yrityksen kasvua ja haitata henkilöstön laajentumista. Uuden tilan varustaminen uusia työntekijöitä varten tai muutto ennen vuokrasopimuksen päättymistä voi tulla kalliiksi.
Miten voit siis määrittää, kuinka paljon toimistotilaa tarvitset?
Arvioi liiketoimintaasi nyt ja tulevaisuudessa
Seuraavat kysymykset auttavat sinua arvioimaan, kuinka paljon tilaa tarvitset tällä hetkellä ja kuinka paljon tarvitset yrityksesi ennakoidun kasvun mukaan.
- Kuinka monta ihmistä työllistän?
- Kuinka monta työpistettä kukin henkilö tarvitsee?
- Mitä tiloja on yhteiskäytössä ja mitkä yksityisiä?
- Palkkaanko lisää työntekijöitä seuraavien kahden vuoden aikana?
- Minkä pituiseen vuokrasopimukseen sitoudun?
- Paljonko yrityksen ennustetaan kasvavan kahdessa vuodessa?
- Työskentelevätkö tiimit etätyönä ja tarvitsevatko ne vain rajoitetusti pääsyä jaettuun työpisteeseen vai vaaditaanko tiimien olevan toimistossani erillisessä työpisteessä joka päivä?
- Mitkä ovat vaatimuksemme oheistiloille – kokoushuoneille, puhelinkopeille, yhteistyötilojen taukotiloille jne?
Lisäksi tilakustannukset tulevat mukaan yhtälöön. Markkinoilla, joilla työvoimakustannukset ovat korkeammat, on odotettavissa, että paineita vähentää pinta-alaa työntekijämäärää kohden on enemmän. Markkinoilla, joilla työvoimakustannukset ovat todennäköisesti alhaisemmat, odotetaan, että pinta-alan jakaminen työntekijää kohti on todennäköisesti anteliaampaa.
Kolme tekijää, jotka vaikuttavat siihen, kuinka paljon toimistotilaa tarvitaan
- Työn luonne: Tapa, jolla vietät työpäiväsi, vaikuttaa merkittävästi tarvittavan tilan määrään. Ne, jotka viettävät suurimman osan päivästä toimeksiantojen parissa tai kokouksissa, tyytyvät pienempiin tiloihin, kun taas ne, jotka tarvitsevat tilaa tutkimustyötä, kokouksia tai laitteita varten pitkiä aikoja työpisteessä viettäessään, tarvitsevat suurempia tiloja.
- Työntekijöiden onnellisuus: Tutkimukset osoittavat, että työntekijät ovat onnellisempia, sitoutuneempia ja valppaampia ympäristöissä, joissa he voivat istua, seistä ja kävellä. Lisäksi tila voi vaikuttaa työntekijöiden psykologiaan ja sillä voi olla tärkeä rooli yleisen onnellisuuden kannalta.
- Yrityskulttuuri: Yrityskulttuuri on kuitenkin muuttunut, ja nykyään ei ole harvinaista, että kaikki istuvat yhteisessä tilassa. Tarvittavan toimistotilan määrä vaihtelee yrityskulttuurin ja hallintorakenteen mukaan.
Miksi yhä useammat yritykset valitsevat joustavia toimistotiloja?Â
Joustavat toimistotilat, kuten coworking-toimistot, hallinnoidut toimistot tai palvelevat toimistot, antavat sinulle täydellisen määräysvallan sijainnista, koosta ja vuokraehdoista. Lyhytaikaiset vuokrasopimukset, jotka ovat saatavilla kuukaudesta kuukauteen, antavat yrityksellesi mahdollisuuden laajentaa, supistaa tai muuttaa tarpeen mukaan, ja kaikki, mitä tarvitset liiketoiminnan pyörittämiseen, sisältyy yhteen kuukausittaiseen laskuun.
Etsitkö toimistotilaa?
Toimimme joissakin maailman huippukaupungeissa:
Lontoo, New York, San Francisco, Pariisi, Singapore, Hong Kong,
Hae lisää sijainteja