Mitkä ovat kirjanpitojärjestelmien eri tyypit? Vaihtoehdot selitetty
Kirjanpitojärjestelmiä on kahdenlaisia: Ensimmäinen on kertakirjausjärjestelmä, jossa pienyritys kirjaa jokaisen liiketapahtuman tilikirjaan rivikohdaksi. Toinen on kaksoiskirjausjärjestelmä, jossa jokainen tapahtuma kirjataan sekä debetiksi että kreditiksi erillisille tileille.
Kaksoiskirjausjärjestelmällä varmistetaan, että yrityksen kirjanpito on tasapainossa.
Here’s What’s What’s the Difference Between Single Entry and Double Entry?
Mitä eroja on kertakirjauksen ja kaksoiskirjauksen välillä?
Mitä kirjanpito-ohjelmistotyyppejä on?
Mitä ovat kirjanpitomenetelmien tyypit?
Mitä kirjanpitomenetelmää minun pitäisi käyttää?
Huomautus: FreshBooks-tukitiimin jäsenet eivät ole sertifioituja tuloverotuksen tai kirjanpidon ammattilaisia eivätkä voi antaa neuvoja näillä alueilla FreshBooksia koskevien kysymysten tukemisen lisäksi. Jos tarvitset tuloveroneuvontaa, ota yhteyttä oman alueesi kirjanpitäjään.
Mitä eroa on kertakirjauksen ja kaksinkertaisen kirjauksen välillä?
Kertakirjausjärjestelmää käyttävät yleensä hyvin pienet yritykset sen yksinkertaisuuden vuoksi. Ehkä yrityksessä ei tapahdu paljon liiketapahtumia tietyn päivän aikana, tai kyseessä on yksityisyritys, eikä omistaja vaadi tai ehdi tehdä laajaa kirjanpitoa. Yhden kirjauksen järjestelmä on kätevä, yksinkertainen (muodollista koulutusta ei tarvita) ja tarjoaa kustannussäästöjä, koska se ei vaadi monimutkaisia ohjelmistoja. Pienyrittäjä voisi halutessaan käyttää kirjanpidon kertakirjausjärjestelmää Excel-ohjelmalla.
Kertakirjausjärjestelmässä on myös haittoja. Koska syötetyt tiedot ovat epätäydellisiä, asianmukainen taloudellinen raportointi on mahdotonta. Näin ollen yrityksen omistajan on vaikea tehdä taloudellista analyysia ja suunnitella resursseja tulevaisuutta varten. Virheet jäävät paljon todennäköisemmin huomaamatta, ja varkauksia on epätodennäköisempää havaita (koska käytössä ei ole omaisuusluetteloa). Veroviranomaiset eivät tunnusta yhdenkertaista kirjanpitojärjestelmää minkäänlaista raportointia varten.
Kahdenkertainen kirjanpitojärjestelmä on paljon yksityiskohtaisempi kirjanpitoprosessi, jota tyypillisesti käyttävät suuremmat yritykset. Kaksinkertaisen kirjauksen järjestelmä tuottaa täydellisen kirjanpidon ja mahdollistaa asianmukaisen tilinpäätöksen laatimisen. Virheet ovat myös nopeammin havaittavissa. Kahdenkertainen kirjanpitojärjestelmä antaa paljon tarkemman kuvan yrityksen taloudesta.
Kahdenkertainen kirjanpitojärjestelmä on kallis, usein monimutkainen ja aikaa vievä. Se on myös altis virheille, sillä jos koko tapahtumaa ei ole kirjattu, järjestelmä ei voi mitenkään tietää sitä.
Millaisia kirjanpito-ohjelmistotyyppejä on?
Kertakirjausjärjestelmä
Kertakirjausjärjestelmä ei vaadi monimutkaisia ohjelmistoja. Tietojen syöttämiseen riittää Excel-taulukkolaskentaohjelma tai vastaava. Yhden kirjauksen järjestelmän tapahtuma voisi näyttää esimerkiksi tältä:
|
Päiväys |
Kuvaus |
Kulut |
Tulot |
Verot |
Maksutapa |
Saldo |
| Kynäsarja | N/A | $85.80 | $5.80 | Kassa | $7,800 |
Huomaa, että sarake ’Kulut’ on tyhjä. Koska kyseessä oli myyntitapahtuma, asiakkaan suorittama maksu katsotaan ”tuloksi”. Jos yritys olisi sen sijaan maksanut tavarantoimittajalle, maksettava määrä olisi kirjattu kohtaan ”Kulut”.
”Saldo” tarkoittaa yrityksen kokonaiskäteissaldoa sen liikepankkitilillä sen jälkeen, kun tapahtuma on lisätty.
Kaksoiskirjausjärjestelmä
Kaksoiskirjausjärjestelmä edellyttää ohjelmistoa, jotta sitä voidaan hallita asianmukaisesti. Yritysten omistajien tulisi etsiä verkosta helposti ymmärrettäviä ohjelmistoja (jotka on suunniteltu yritysten omistajille, ei kirjanpitäjille) ja jotka tarjoavat välittömän pääsyn useisiin raportteihin, kuten esim:
- Voitto&Tappioilmoitus
- Pääkirjanpito
- Tilikartta
- Myyntiveroyhteenveto
- Laskuyhteenveto
- Maksuyhteenveto
- Kuluraportit
Freshbooks, perustettu vuonna 2003, tarjoaa tällaisia ominaisuuksia kaikenkokoisille yrityksille, mukaan lukien asiakastuki sähköpostitse tai neuvontapuhelimella.
Mitkä ovat kirjanpitomenetelmien tyypit?
Kirjanpitomenetelmiä on kahdenlaisia: Kassaperusteinen kirjanpito ja suoriteperusteinen kirjanpito:
Kassaperusteinen kirjanpitomenetelmä
Kassaperusteinen kirjanpito kirjaa tulot ja menot sitä mukaa, kun ne vastaanotetaan ja maksetaan (kun raha vaihtaa omistajaa).
Suoriteperusteinen kirjanpitomenetelmä
Suoriteperusteinen kirjanpito kirjaa dollarin suuruiset rahamäärät silloin, kun liiketapahtuma sattuu (lasku menee ulos tai lasku tulee sisälle), mutta ei silloin, kun käteisvaroja todella vaihdetaan. Suoriteperusteinen kirjanpitomenetelmä on lain mukaan pakollinen, kun yrityksen liikevaihto ylittää 5 miljoonaa euroa. Uskotaan, että tämä kirjanpitomenetelmä antaa tarkemman kuvan yrityksen taloudesta.
Nämä ovat kaksi pääasiallista kirjanpitomenetelmää, vaikka joskus yritykset saavat käyttää näiden kahden menetelmän yhdistelmää, jos tietyt ehdot täyttyvät.
Mitä kirjanpitomenetelmää minun pitäisi käyttää?
Minkä kirjanpitomenetelmän valitset, riippuu yrityksesi koosta.
Kassakirjanpitomenetelmää suosivat pienet yritykset, koska se on helppo toteuttaa ja säästää aikaa. Koska liiketapahtuma kirjataan silloin, kun käteinen raha vaihtaa omistajaa, yrityksen omistajalla on parempi käsitys yrityksen kassavirrasta kullakin hetkellä.
Suoriteperusteista kirjanpitoa suosivat suuremmat yritykset (ja joissakin tapauksissa se on lakisääteinen), koska se antaa organisaatiolle selkeämmän kuvan yrityksen tuloista ja menoista. Jos esimerkiksi yrityksen yhteenlaskettu myynti on 1,2 miljoonaa joulukuussa, suoriteperusteinen järjestelmä näyttäisi tämän summan yrityksen tilinpäätöksessä, vaikka maksut asiakkailta tulisivat vasta seuraavan vuoden alussa. Jos ylin johto olisi sen sijaan käyttänyt kassaperusteista kirjanpitomenetelmää, se ei olisi ollut tietoinen 1,2 miljoonasta ja saattaisi tehdä päätöksiä tai harjoittaa politiikkaa epätäydellisen tiedon perusteella.