Paperityön järjestäminen | Osa 8: Kotitalouden paperivirran hallinta
Kesän alussa käynnistin blogisarjan, jonka tarkoituksena on auttaa sinua hallitsemaan kodin paperisotku. Tähän mennessä olemme käyneet läpi kotitalouskansiot, askartelupaperit, tärkeät asiakirjat, lasten koulupaperit, keittiöpaperit, ostospaperit ja tunnepaperit. Jos olet seurannut ja pysynyt mukana, kotisi paperit pitäisi nyt olla lajiteltu, puhdistettu, arvioitu ja sijoitettu täydellisesti sopiviin säilytysjärjestelmiin. Sinun pitäisi tietää, missä kaikki paperit ovat, miten ne on järjestetty, mitä niissä lukee ja miten niihin pääsee käsiksi… ja kaikki jäljelle jääneet paperit olisi pitänyt jo kauan sitten heittää roskiin tai silputa. Kaikki kotisi paperit ovat nyt järjestyksessä… vai ovatko? Onko sinne tullut uusia papereita sen jälkeen, kun aloitit tämän matkan? Onko tiskipöydällä pinossa postia? Pöydälläsi on kasa tämän vuoden kouluaktiviteettien ilmoittautumispapereita? Onko jääkaappiin kiinnitetty resepti, jonka juuri repäisit lehdestä? Luultavasti. Koska vaikka olemme käyneet perusteellisesti läpi kaikki kotisi paperit, emme ole vielä puhuneet siitä, miten hallita uusia papereita, joita tulee joka päivä. Jotta saisit paperityöt todella hallintaan ja järjestelmiin, joiden luomiseksi olet niin kovasti työskennellyt, sinun on luotava järjestelmä, jolla hallitset kotitaloutesi paperivirtaa… eli sitä, miten paperi pääsee ovelta sinne, minne se lopulta kuuluu. Näytän sinulle ”Household Inbox” -järjestelmämme ja opastan sinua samanlaisen järjestelmän perustamisessa omaan kotiisi!
Tämä postaus sisältää affiliate-linkkejä. Voit lukea tiedonantovelvollisuuteni & Tietosuojaselosteeni täältä.
Vuosien varrella olen ollut jokseenkin ”tunnettu” komentokeskuksistani. Olen vuosien varrella pystyttänyt melko hienoja komentokeskuksia, ja on jopa hyvin mahdollista, että luet blogiani tänään siksi, että komentokeskusteni ominaisuudet ovat löytyneet jostain muualta verkosta. Olen aina suunnitellut ”komentokeskuksemme” perheemme keskuspaikaksi, jonne kerätään hattujen, laukkujen ja kenkien lisäksi myös tärkeitä paperitöitä, tehtäviä, perhekalenteri ja paljon muuta. Jokaiseen keskukseen asensin aina supersöpön postin/paperin järjestelyjärjestelmän, jossa oli yleensä kansioita tai jakajia jokaiselle perheenjäsenelle sekä muita tärkeitä kategorioita, kuten silppua, roskia, kansiota, luetteloita, kuitteja jne.
Kansasin komentokeskus | Pohjois-Carolinan komentokeskus 1 | Pohjois-Carolinan komentokeskus 2
Mutta voinko kertoa teille salaisuuden? Huolimatta parhaista aikomuksistani pysyä perässä super ihanien tiedostojeni kanssa, en koskaan pysynyt perässä. Joko saapuvat paperit (postista, koululaukuista jne.) laitettiin oikeisiin kansioihinsa ja jäivät sitten sinne, tai sitten paperit eivät koskaan päässeet alunperinkään liian vaivalloiseen järjestelmään (ja sen seurauksena ne vain kasaantuivat tiskipöydälle). Loppujen lopuksi näistä järjestelmistä ei koskaan tullut paljon muuta kuin kauniita kuvia ja käyttämätöntä sotkua kodeissamme.
Katsellessani näitä järjestelmiä taaksepäin, ei ole kyse siitä, että niiden asetukset tai toiminnot olisivat olleet aivan vääriä. Pikemminkin ne olivat vain monimutkaisempia kuin niiden olisi tarvinnut olla. Asetin liian monta askelmaa oven (josta paperit tulivat sisään) ja niiden lopullisen paikan (arkistokaappi, roskakori, silppuri jne.) väliin. Sen sijaan, että paperit olisi laitettu suoraan roskakoriin, ne laitettiin ”Roskakori”- tai ”Silppua”-kansioon. Koska kansiot olivat niin yksilöllisiä, en koskaan muistanut, oliko Henryn kouluun ilmoittautuminen laitettu ”Henry”-kansioon vai ”File”-kansioon! Tämän seurauksena paperit vain istuivat näissä komentokeskuksissa kasaantumassa sen sijaan, että niitä olisi todella käsitelty ja lopulta järjestetty ja käytetty.
Kuulostaako tämä tutulta? Oletko jossain vaiheessa ostanut jonkun söpön postinlajittelujärjestelmän, mutta et koskaan saanut sitä toimimaan? Onko siinä kymmenkunta paperia vuoden takaa eikä mitään muuta? Tai ehkä se on tyhjä? Ei se mitään… minäkin tein näin… jopa useita kertoja! Korjataan se järjestelmäksi, joka toimii ja jota käytetään!
Vähennä paperia
Ennen kuin siirrymme taloon tulevan paperin hallinnan yksityiskohtiin, puhun ensin lyhyesti paperin määrän vähentämisestä. Yhä useammat asiat ovat saatavilla digitaalisessa muodossa, ja suosittelen, että otatte ne käyttöönne aina kun mahdollista. Pankkitiliotteista ja laskuista koulujen esitteisiin ja aktiviteetti-ilmoittautumisiin, matkustusasiakirjoista ja -varauksista kuitteihin ja tapahtumahistoriaan… Kun sinulla on mahdollisuus liittyä paperittomaan laskutukseen tai sähköiseen viestintään, tee se yksinkertaisesti siksi, että vähennät paperin määrää, jota joudut lopulta hallitsemaan.
Vaihe 1: Luo kotitalouden yksi yhteinen postilaatikko
Paperittomuuden parhaimmillakin pyrkimyksilläsi talouteen tulee silti papereita, ja sinun on keksittävä, miten käsittelet ne parhaiten. Tiedätte kaikki, että minulla oli todella, todella ristiriitaiset tunteet Marie Kondon kirjasta The Life-Changing Magic of Tidying Up. Mutta yksi konsepti, joka todella kolahti minuun ja jonka olen omaksunut koko sydämestäni siitä lähtien, on käsite yhdestä ainoasta ”kotitalouden postilaatikosta”, jossa on vain kaksi superyksinkertaista luokkaa: ”To Act” ja ”To File”. Loppujen lopuksi kaikki paperi, joka on todella säilytettävä, on joko arkistoitava lopullisesti (esimerkiksi johonkin niistä järjestelmistä, joiden luomiseksi olemme niin kovasti työskennelleet) tai toimittava pikaisesti (kuten lasku, joka on palautettava). Tässä vaiheessa ei todellakaan tarvita enempää alaluokittelua. Kanavoimalla kaikki paperityöt yhteen keskitettyyn paikkaan kodissasi (ja laittamalla ne sieltä pois) säästät aikaa ja päänvaivaa, kun tiedät aina tarkalleen, missä uudet paperit ovat milloinkin.
Nykyisessä kodissamme hylkäsin ”perinteisen” komentokeskuskaavion, koska, kuten sanoin, monia aiemmin käyttämiäni järjestelmiä ei ole koskaan käytetty (voit nähdä nykyisen talomme kokoonpanon täällä). Aivan ulko-oven vieressä on kuitenkin toimistoni, joka on täydellinen paikka ”Household Inboxillemme”. Käytin yksinkertaisesti komentoliuskoja kiinnittääkseni kaksi näistä ripustettavista kansiolaatikoista IKEA Kallax -säilytyshyllyni sivuun. Merkitsin ne vinyylillä ja Cricut Explorellani merkitsemään kahta yksinkertaista kategoriaa.
Vaihe 2: Tee roskiksesta helppokäyttöinen
Mitä yllä olevassa kuvassa ei näy, aivan kahden roikkuvan kansion alapuolella, on roskakori. Tämä tuntuu niin itsestään selvältä ratkaisulta, mutta pojat, sillä on suuri merkitys siinä, ettei paperia kasaannu. Sen sijaan, että asetamme paperit syrjään roskiin, voimme heittää roskiin heti kaiken, mikä ei kuulu ”To Act” tai ”To File” -kategorioihin. #gamechanger
Samoin halusimme saada myös kaikki silppuriin menevät paperit hieman lähemmäksi lopullista määränpäätään. Joten noin 4 askeleen päässä kansio-/roskisjärjestelystä on paperisilppurimme piilossa työpöytäni kaapissa. Hitaasti mutta varmasti olemme oppineet silppuamaan paperit heti niiden saapuessa, mutta jos meillä ei ole aikaa (tai ei huvita tyhjentää silppuria!), meillä on silppurin vieressä arkistolaatikko, johon voimme kerätä kaikki paperit seuraavaa silppuamiskertaa varten.
Saapumislaatikon, roskakorin ja silppurin pitäminen lähellä toisiaan on takuuvarma tapa estää paperikasojen kasaantuminen ei-toivottuihin paikkoihin!
Vaihe 3: Huolehdi postilaatikosta säännöllisesti
Toimistoni nurkassa on nyt yksi kotitalouden postilaatikko, johon kaikki saapuva paperi valuu, sekä roskakori ja silppuri lähellä paperin välitöntä hävittämistä varten. Mutta kuten mikä tahansa muu organisointijärjestelmä, se toimii ja pysyy toimivana vain, jos sitä hoidetaan ja ylläpidetään säännöllisesti. Seuraava askel kotitalouden paperivirran hallinnassa on hoitaa To Act- ja To File -kansiot erittäin säännöllisesti.
Kerran viikossa (suosittelen tekemään tämän, kun laadit ateriasuunnitelmaa tai täytät viikkosuunnittelijaasi), huolehdi KOTITALOUDEN TAPAHTUMAT -kansioista. Aloita kaikista toimintakelpoisista asioista (koska ne ovat yleensä ajallisesti herkempiä) ja allekirjoita, postita tai palauta kaikki kansiossa olevat asiat. Poista sitten kaikki ”To File” -kansiosta ja siirrä ne lopulliseen, pysyvämpään määränpäähänsä. Pysyvä määränpää? Tiedäthän… kaikkiin niihin kauniisiin, virtaviivaistettuihin ja toimiviin järjestelmiin, joita olemme jo luoneet, kuten kotikansiot, koulun säilytyslaatikot, tärkeiden asiakirjojen kansiot, keittiön kansiot jne. Koska olet nyt jo tehnyt kaiken kovan työn luodessasi täydellisiä säilytysjärjestelmiä kaikenlaisille papereille, kaiken ”Arkistoitavaksi”-papereiden pinosta löytämäsi pois laittamisen pitäisi viedä sinulta vain muutama minuutti viikossa!
Voisit väittää, että ”Arkistoitavaksi”-kansiota Kotitalouden Saapuneet -kansiossa ei tarvita lainkaan, vaan jäljelle jäisi vain ”Toimitettavaksi”-kansio. Riippuen kotitaloudestasi, tuo voi hyvinkin pitää paikkansa. Jos pysyvämmät paperijärjestelmät ovat nopeita ja helppokäyttöisiä, voit toki ohittaa ”Tiedostoon” -kansio kokonaan ja laittaa säilytettävät asiat pois heti, kun ne tulevat taloon. Mutta osa aidosti toimivan kotitalouden paperinkulkujärjestelmän luomista edellyttää myös itsensä tuntemista. Tiedän… aivan varmasti… etten aio juosta ja arkistoida säilytettäviä papereita joka päivä. Toki Henryn lupalappu todennäköisesti laitetaan Family Activities -kansioon heti, kun se tulee kotiin. Mutta yleisesti ottaen kaikki, mitä on säilytettävä, tarkasteltava uudelleen tai arkistoitava pysyvämmin, jää vain lojumaan jonnekin, ellen anna sille omaa kotia. Kun minulla on keskitetty Household Inbox, jossa on sekä ”arkistoitavaksi” että ”toimitettavaksi” -osio, pystyn pitämään tärkeät paperit poissa keittiöni tiskipöydältä ilman, että minusta tuntuu, että kuljetan jatkuvasti papereita pois päivästä toiseen.
Pointtina tässä… Pidä asiat yksinkertaisina… todella yksinkertaisina… mutta tee myös se, mikä on järkevintä sinulle, kodillesi ja perheellesi!
Vaihe 4: Rakenna tottumukset uuden rutiinin ympärille
Vaikka aiemmat paperinkeräysjärjestelmäni olivat hieman liian monimutkaisia, myönnän myös, että jätin väliin viimeisen ja tärkeimmän vaiheen: rakenna uudet tavat paperinkeräysrutiinin ympärille. Tätä viimeistä vaihetta ei voi jättää huomiotta, sillä vaikka sinulla olisi yksi keskitetty postilaatikko, paperit karkaavat lopulta käsistä, jos et huolehdi niistä säännöllisesti. Jotta saisit todella otteen kodin papereista ja voittaisit paperisotkun lopullisesti, sinun PITÄÄ rakentaa nämä uudet arkistointi-, roskaamis-, hävittämis-, hävittämis- ja hoitovaiheet osaksi kotitaloutesi viikoittaista rutiinia. Voit tehdä sen seuraavasti: laita se aikatauluun, aseta hälytys puhelimeesi, ota käyttöön visuaalisia laukaisevia tekijöitä (esimerkiksi jos kansio on liian täynnä, sinun on vietettävä iltapäivä tyhjentämällä se). Mikä tahansa sopii sinulle… totuttele siirtämään paperit kotitalouslaatikostasi lopullisiin säilytysratkaisuihisi hyvin säännöllisesti. Lisäksi, jos sinulla on perhe, sinun täytyy kouluttaa heidät opettamaan uusi järjestelmäsi ja työskennellä sen parissa yhdessä, kunnes jokainen tekee oman osuutensa arkistoidakseen, roskatakseen, silputtaakseen ja laittaakseen tavaroita pois tarpeen mukaan.
Miltä kotitalouspaperivirtauksemme näyttää?
Kun postia tai muita sattumanvaraisia papereita ilmestyy käsilaukustani tai Gregin laukusta, ne viedään välittömästi toimistoon. Roskakelpoiset paperit hoidetaan heti, ja loput arkistoidaan ”arkistoitavaksi” tai ”toimitettavaksi”. Henryn koulupaperit käsitellään hieman eri tavalla. Kaikki tärkeä laitetaan tosiaan meidän kotitalouden postilaatikkoon, mutta hänen valmiit koulutyönsä laitetaan välittömästi hänen omaan ”postilaatikkokoriinsa” lajiteltavaksi ja järjesteltäväksi erikseen (voit katsoa lisää siitä, miten teen sen täällä). Joka sunnuntai, kun kokoan ateriasuunnitelmaa, tilaan elintarvikkeita ja päivitän kalenteriämme tulevaa viikkoa varten, hoidan molemmat tiedostot Household Inboxissa. Toimintakohteet hoidetaan ensin, ja sitten laitan pois kaiken, mikä on ”To File” -kansiossa. Kuten kaikki pyykit on laitettava pois sunnuntai-iltaan mennessä, tavoitteeni on aina aloittaa maanantai puhtaana ja tyhjin postilaatikoin!
Household Inbox -tuotteet, joita rakastan
Näitä tuotteita käytin (ja rakastan!) kotitalouden postilaatikkomme kokoamiseen!
Tässä on muutamia muita tuotteita, joita kannattaa harkita, kun perustat paperivirtaa kotiisi!
Muut strategiat paperivirtauksen vakiinnuttamiseksi kotiin. Jokaisella kotitaloudella on yksilölliset tarpeet ja vaatimukset paperivirran hallitsemiseksi. Siksi olen koonnut yhteen joitakin parhaita artikkeleita ja vinkkejä, joita löysin ystäviltäni ja muilta bloggaajilta. Jos tarvitset lisää ideoita paperivirran hallintaan, tutustu näihin alla oleviin postauksiin.
- Tosi hienon yleiskatsauksen kaikista papereista… ovesta sisään tulosta niiden ikuisen säilytyspaikan löytämiseen on laatinut Kaitlin osoitteessa The Simply Organized Home.
- Minun kaltaisen, mutta vieläkin yksinkertaisemman systeemin on laatinut Jenn osoitteessa Clean and Scentsible.
- Jos tarvitset varattua paikkaa, jossa voit seurata ja maksaa laskut:
- Yksinkertainen laatikko, jonka on suunnitellut Jen osoitteessa I Heart Organizing.
- Upea laskujen maksamisen ”keskus”, jonka on suunnitellut Toni osoitteessa A Bowl Full of Lemons.
- Lisää DIY-seinäkiinnitteisiä kansiotelineitä:
- Love these easy baskets by my friend Karen at a House Full of Sunshine.
- Gorgeous wood versions by Jenn at Build Basic.
- A simple countertop station to sort all the things by Becky at Clean Mama.
Homework. Tiedän, että monet teistä ovat valmiita sukeltamaan heti, joten annan teille joka viikko eräänlaisen ”kotitehtävän”. Ota seuraavat 6 päivää aikaa toteuttaa kaikki, mitä olen tässä hahmotellut, jotta saat paperin järjestelymatkasi päätökseen!
Tällä viikolla:
- Tutki kaikki paperin järjestelyjärjestelmät, jotka sinulla on jo käytössäsi kotona. Missä ne ovat? Toimivatko ne? Mitä ne ottavat kiinni? Mitä ne eivät ota kiinni? Miten niitä voidaan parantaa?
- Pohdi, mistä ja miten paperia tulee kotiisi. Mieti, missä ja miten paperit kasaantuvat kotiisi. Mieti, mihin ja miten voisit asentaa yhden kotitalouslaatikon.
- Tilaa/löydä tarvikkeet kotitalouslaatikon kokoamiseksi. Mieti myös, minne sijoitat roska- ja silppuastioita.
- Valmistele selkeästi määritelty paperivirta kotiisi. Opeta se kaikille, jotka asuvat luonasi.
- Määritä säännöllinen päivä/aika, jolloin huolehdit kotitalouslaatikostasi, ja pidä siitä kiinni luomalla muistutuksia.
- JUHLAA, koska olet nyt lajitellut ja järjestänyt KAIKEN paperin kodissasi JA määrittänyt järjestelmän uusien papereiden käsittelyä varten. Olet virallisesti valloittanut paperisotkun!
HOW TO ORGANIZE PAPERWORK BLOG SERIES
Etukäteen!
Ennalta halusin vielä kertoa teille todella mahtavasta järjestelytapahtumasta, joka on tulossa muutaman viikon päästä! Sen nimi on Get Organized HQ, ja se on viikon mittainen verkkotapahtuma, joka näyttää sinulle lukemattomia askel askeleelta eteneviä ratkaisuja elämäsi ja kotisi järjestämiseen ja virtaviivaistamiseen. Voit oppia yli 20:ltä ”been there, done that” -asiantuntijalta kaikenlaisista hyödyllisistä aiheista, kuten ateriasuunnittelusta, pikasiivouksesta, digitaalisten valokuvien järjestämisestä, kodin hallinnasta, taloudesta, kodin organisoinnista ja paljon muuta!
Opetan kurssin nimeltä ”Taper the Paper” (Paperin karsiminen), jossa teen yhteenvedon kaikesta siitä, mitä olen opettanut viimeisen kahdeksan viikon aikana, yksinkertaiseen ja helposti sulatettavaan esitykseen (ja kurssin mukana on ILMAINEN, tulostettava harjoituskirja!). Olen myös nähnyt tämän vuoden tapahtuman puhujien kokoonpanon; ja ystäväni, et todellakaan halua jättää tätä väliin.
Get Organized HQ tulee olemaan täynnä niin paljon hyvää tietoa, joka todella auttaa sinua saamaan syksysi tuottavaan ja organisoituun alkuun! Lue lisää ja ilmoittaudu tähän ILMAISEEN tapahtumaan klikkaamalla alla:
Alright my friends, this is the final post in the How to Organize Paperwork series (yayayayayayayay!!!!). Teen nopean yhteenvedon ensi perjantaina, mutta sitten siirrymme muihin hauskoihin asioihin, kuten ruokakomeron järjestämiseen ja Henryn makuuhuoneen uudistamiseen, jonka sain vihdoin valmiiksi! Sillä välin minulla on tiistaiksi suunnitteilla hauska postaus, jossa näytän, miltä kotini todella näyttää nykyään! Nähdään sitten!
Posted In Järjestäytyminen, Paperityön organisointi