Tilivelvollisuus vs. vastuu projektinhallinnassa
Minulta kesti jonkin aikaa projektinhallintaurallani tajuta ja loogisesti hyväksyä se tosiasia, että projektinhallinnan alalla on oltava selkeä käsitys tilivelvollisuuden ja vastuun välisestä erottelusta.
Peruskysymys, jota tässä keskustelussa pyritään käsittelemään, on kysymys: ”Milloin ja missä vastuu loppuu?”.”
Ja tarkemmin sanottuna, jos projektin toteutuksen aikana ilmenee ongelmia, onko projektipäällikkö se, joka oletusarvoisesti joutuu maksamaan lopullisen hinnan epäonnistumisesta, vai onko asia hieman monimutkaisempi?
Viitataan postaukseemme ”Mikä on projektipäällikkö?”, jossa kerrotaan, mitä tähän rooliin pitäisi kuulua.
Tarkastellaanpa seuraavaa yksinkertaista skenaariota:
Hallitset suurta integraatioprojektia, johon osallistuu 10 eri teknologiaryhmää. On selvää, ettet voi tuntea ja tuntea jokaista integraatioprosessin osa-aluetta läpikotaisin.
Väität ilmeisesti monien muiden projektipäälliköiden tavoin sankarillisesti, että kaikki, mitä projektissasi tapahtuu, on sinun vastuullasi, mutta pitääkö tämä todella paikkansa?
Onko olemassa jokin piste, jossa vahtivuorollasi saattaisi tapahtua asioita, joista et voisi etkä tahtoisi ottaa vastuuta?
Tilivelvollisuuden ja vastuun ero
Miten tilivelvollisuus ja vastuu eroavat toisistaan?
Kirjallisuushaku tuo esiin sen, että kummallekaan näistä termeistä ei näytä olevan selkeitä ja yksimielisiä määritelmiä. Itse asiassa pintapuolinen vilkaisu dictionary.com-sivustolle osoittaa selvästi sekaannuksen, jossa vastuullisuuden määritelmä selitetään myös vastuullisuudella ja päinvastoin.
In The Oz Principle: Getting Results Through Individual and Organizational Accountability, kirjoittajat esittävät, että:
”Vastuu voidaan antaa, mutta tilivelvollisuus on otettava. Toisin sanoen vastuuta voidaan antaa tai vastaanottaa, jopa ottaa, mutta se ei automaattisesti takaa sitä, että henkilökohtainen vastuu kannetaan. Mikä tarkoittaa, että on mahdollista kantaa vastuuta jostain tai jostakin, mutta silti puuttuu tilivelvollisuus.”
Tämän tulkinnan perusteella voisi päätellä, että jokainen projektiryhmän jäsen voi olla vastuussa (tehtävänannon perusteella), mutta hänen tilivelvollisuutensa riippuu siitä, kuinka sitoutuneita he ovat ja kuinka hyvin he hyväksyvät tällaisen tilivelvollisuuden.”
En ole tyytyväinen tähän määritelmään, koska se tekee asioista hieman väljiä. Voivatko projektipäälliköt saada ”vapaudu vankilasta -kortin” sillä perusteella, että heidän tiiminsä ei käyttänyt oikeuttaan hyväksyä vastuuvelvollisuutta? Ei vaikuta minusta oikealta, joten meidän on kaivettava asiaa hieman syvemmältä.
Does Accountability Live at the Top of an Organization?
Hyvä yhteenvetodokumentti Michael L Smithiltä ja James Erwiniltä, nimeltään ”Role & Responsibility Charting (RACI)” tarjoaa etsimäni läpimurron.
Tekijät tekevät seuraavan erinomaisen havainnon:
Johtajat ja esimiehet eivät ole vastuussa kaikesta organisaatiossaan. Vastuukartoituksella varmistetaan, että tilivelvollisuus asetetaan sille henkilölle, joka todella voi olla vastuussa tietystä työstä.
Usein tämä johtaa siihen, että toimien vastuullisuus siirretään alaspäin sopivimmalle tasolle.
Tämä on tärkeä seikka. Vastuullisuus ei välttämättä asu aivan huipulla, vaan se sijoitetaan sopivimmalle tasolle, sille henkilölle, joka voi olla vastuussa työstä.
Viimeiset määritelmät
Tekijät täsmentävät vastuullisen ja tilivelvollisen määritelmiä tarkemmin seuraavasti:
Tilivelvollinen henkilö on se henkilö, joka viime kädessä on vastuussa toiminnasta tai päätöksestä. Tähän sisältyy ”kyllä” tai ”ei” -valta ja veto-oikeus. Yhdelle toiminnalle voidaan määrätä vain yksi vastuuhenkilö.
Vastuuhenkilö on henkilö(t), joka(t) tosiasiallisesti suorittaa tehtävän. Vastuuhenkilö on vastuussa toiminnasta/toteutuksesta. Vastuu voidaan jakaa. Vastuun aste määräytyy sen henkilön mukaan, jolla on ”vastuuhenkilö”.
Yllä olevat määritelmät antavat paljon enemmän selkeyttä ja ovat helposti ymmärrettävissä projektiympäristössä. Mutta kun heitämme ajatuksemme takaisin aiemmin tässä postauksessa esitettyyn skenaarioon, olisimmeko nyt paremmassa asemassa selvittämään, kenen vika on, jos projekti epäonnistuu?
Projektin roolien ja vastuualueiden selkeä määrittely (julkaisemalla yksityiskohtainen RACI-kaavio) voi auttaa pitkälle epäselvyyksien ja väärinymmärrysten poistamisessa.
Vastuualueiden ja vastuiden määrittely etukäteen on vasta alkua, ja sitä on seurattava selkeä viestintä ja se, että vastuuhenkilöt hyväksyvät nämä roolit ja vastuualueet.
Syyllistämispelit ja vikojen jakaminen voivat kukoistaa vain ympäristössä, jossa ei ole koskaan ollut selvää, kuka on vastuussa ja kuka on tilivelvollinen. Jos näistä ei tiedoteta kunnolla, on hyvin mahdollista, että juuri sinua, projektipäällikköä, pyydetään vastaamaan projektin rahoittajan ”selittäkää” -viestiin.
Ajattele asiaa!
Shim Marom
Shim Marom on quantmleap.com-sivuston kirjoittaja. Hänen bloginsa on yritys tarkastella projektinhallinnan alaa epäsovinnaisista ja epäsovinnaisista näkökulmista hyödyntäen tieteen, taiteen ja filosofian viimeisimpiä tutkimuksia tutkiakseen ja selittääkseen oletuksia ja menetelmiä, joita käytetään laajalti projektinhallinta-ammatissa.
Tämän artikkelin on kirjoittanut Shim Marom, quantmleap.com.
.