10 façons simples d’améliorer la communication au travail
Une bonne communication est l’un des meilleurs moyens de s’assurer que chaque membre de votre équipe comprend ce que l’on attend de lui. Non seulement elle permet à chacun de travailler en vue d’atteindre les objectifs globaux de l’entreprise, mais elle contribue à instaurer la confiance et à créer un lieu de travail plus agréable.Lorsque la communication ne fonctionne pas, elle peut entraîner de la confusion, de la frustration et un manque de confiance entre les différents niveaux de l’organisation. Dans le pire des cas, une mauvaise communication peut entraîner une augmentation du chiffre d’affaires, de l’absentéisme et une baisse de la satisfaction des clients.
Comment améliorer la communication au travail ?
La bonne nouvelle est qu’il existe d’innombrables façons d’améliorer la communication sur le lieu de travail, dont aucune ne nécessite beaucoup d’argent ou de temps à mettre en œuvre. Certaines impliquent de travailler sur la façon dont vous communiquez et de mettre en place des processus plus formels, tandis que d’autres se concentrent sur la création d’un environnement qui permet aux gens de communiquer plus ouvertement.
Prenez le temps pour des 1-à-1 réguliers
Même si vous avez une politique de « porte ouverte » à la disposition de votre équipe, certaines personnes trouveront toujours plus facile de dire ce qu’elles pensent dans un cadre plus privé. Que vous décidiez d’un tête-à-tête hebdomadaire ou mensuel, assurez-vous qu’il s’agit d’un événement récurrent dans votre calendrier. Il n’y a pas de mal à manquer une réunion occasionnelle, mais prévenez d’abord l’autre personne. Il n’est pas nécessaire d’avoir un ordre du jour strict pour vos entretiens individuels, mais il est bon de se concentrer sur les priorités actuelles, de fixer des objectifs à court terme et de savoir si votre équipe dispose de suffisamment de temps et de ressources pour atteindre ses objectifs. Il est également important de créer un espace pour que les gens puissent exprimer leurs préoccupations et partager de nouvelles idées de projets qui pourraient être utiles à l’ensemble de l’équipe.
Programmez des réunions d’équipe hebdomadaires
Les 1-à-1 sont importants pour comprendre les préoccupations individuelles, mais il est tout aussi important de s’assurer que toute l’équipe est alignée. Les réunions d’équipe hebdomadaires sont le moment idéal pour que les gens partagent leurs objectifs de la semaine, soulignent les blocages et découvrent sur quoi les autres membres de l’équipe travaillent. Les réunions d’équipe sont également l’endroit idéal pour que les managers annoncent les nouveaux projets, les progrès réalisés par rapport aux objectifs de l’équipe et tout autre sujet pertinent. Prévoyez du temps à la fin de la réunion pour un Q&A ouvert où les gens peuvent poser des questions et exprimer leurs préoccupations à l’ensemble de l’équipe.Chez Peakon, nous commençons la semaine par une réunion d’équipe où chacun partage le seul objectif qu’il souhaite atteindre, ainsi que tous les autres projets sur lesquels il travaille actuellement. Puis, à la fin de la semaine, nous nous réunissons tous pour partager nos succès et nos échecs, suivis d’une session ouverte où nous pouvons avoir une discussion et partager nos apprentissages avec l’équipe.
Suivre avec des notes et un ensemble clair d’attentes
Cela ne doit pas nécessairement se produire après chaque réunion, mais c’est particulièrement utile pour les 1-à-1 et les réunions axées sur un projet spécifique. Au lieu de convenir verbalement des délais et des responsabilités, il est beaucoup plus efficace que quelqu’un prenne des notes et les partage par la suite.Le but n’est pas d’interpeller ceux qui n’atteignent pas leurs objectifs ou ne respectent pas les délais, mais de s’assurer que chacun comprend ce que l’on attend de lui. Cela permet à tous les membres de l’équipe d’avoir une vision claire et d’établir des priorités en conséquence. C’est également un excellent moyen de déterminer si des tâches spécifiques doivent être décomposées davantage ou si les délais doivent être ajustés.Pour que les choses restent équitables, faites alterner la personne qui prend des notes et celle qui les communique ensuite. Soyez également bref. Qui fait quoi, et à quelle échéance. D’autres personnes doivent-elles être impliquées, ou y a-t-il des dépendances qui pourraient affecter la date d’achèvement ?
Créer un espace sûr pour que votre équipe puisse communiquer
Pour que les réunions d’équipe soient efficaces, vous devez d’abord créer un sentiment de « sécurité psychologique » au sein de votre équipe. Elle est définie comme « la possibilité de se montrer et de s’employer sans craindre de conséquences négatives sur l’image de soi, le statut ou la carrière ». Il a également été identifié comme l’une des composantes essentielles d’une équipe efficace dans une étude de deux ans réalisée par Google. En fait, vous devez créer un environnement dans lequel les gens se sentent à l’aise pour exprimer leurs idées, formuler des critiques et poser des questions « stupides ». Lorsque cela se produit, les employés sont plus enclins à dire ce qu’ils pensent vraiment au lieu de jouer le jeu.L’une des meilleures façons de créer une sécurité psychologique est de montrer l’exemple. Interrogez les gens lorsque quelque chose n’est pas clair. Admettez que vous avez fait une erreur ou que vous n’avez pas la réponse à la question de quelqu’un. En tant que manager, vous devez également contrôler le flux d’une conversation. Si quelqu’un est trop agressif ou interrompt constamment, vous devez créer de l’espace pour que les autres puissent parler.
Expliquez pourquoi vous demandez à quelqu’un de faire quelque chose
Donner une tâche à quelqu’un sans lui expliquer pourquoi elle est importante ou comment elle s’inscrit dans le contexte général est un moyen infaillible de frustrer les personnes de votre équipe. Pour que notre travail ait plus de sens, nous avons besoin de sentir que nous contribuons à quelque chose de plus grand que nous-mêmes.Peut-être avez-vous demandé à quelqu’un de mettre à jour manuellement quelques centaines d’enregistrements CRM. Ce n’est pas la tâche la plus glorieuse, mais que se passe-t-il si vous expliquez que cela fait partie d’une initiative plus large visant à enrichir les nouveaux prospects afin que les ventes puissent atteindre leur objectif trimestriel ? Tout à coup, vous avez transformé une tâche quelque peu insignifiante en quelque chose qui a une réelle valeur pour l’entreprise.Vous ne serez pas toujours en mesure de rendre les tâches plus significatives. Parfois, il est préférable d’admettre que quelque chose doit être fait. L’honnêteté montrera à vos employés que vous pouvez avoir de l’empathie pour leur situation et contribuera à établir la confiance pour le moment où vous aurez besoin qu’ils se serrent les coudes et travaillent sur des tâches moins glorieuses que d’habitude.
Gardez un feedback constructif
Les gens ont besoin d’un feedback pour comprendre s’ils répondent aux attentes ou non. Mal fait, il peut passer pour une attaque personnelle, mais lorsque le feedback est constructif, il peut aider les employés à comprendre ce qu’ils font bien et ce qui doit être fait pour s’améliorer.Voici quelques conseils pour donner un feedback constructif :
- Basez votre feedback sur des observations et des faits, pas sur des jugements. Utilisez des exemples précis lorsque c’est possible et utilisez des verbes plutôt que des adjectifs pour décrire un scénario spécifique. Par exemple : » J’ai remarqué que vous avez interrompu James avant qu’il ne finisse de parler pour pouvoir présenter votre propre idée « , au lieu de : » Vous pouvez être assez grossier en réunion et je remarque que vous interrompez toujours les gens avant qu’ils n’aient fini de parler. «
- Donnez aux personnes de votre équipe une chance de répondre au feedback. L’objectif n’est pas que les gens se défendent ou justifient leur comportement, c’est d’obtenir leur point de vue sur une situation particulière. Transformez le feedback en une discussion chaque fois que possible afin de pouvoir travailler ensemble pour trouver une solution – au lieu de simplement prescrire des conseils.
- Imaginez ce que vous ressentiriez si vous receviez le même feedback. Blessé ? En colère ? Sur la défensive ? Alors vous avez probablement besoin de travailler sur votre livraison. Le feedback est une opportunité de croissance, assurez-vous simplement que vous seriez heureux de le recevoir.
Souvenez-vous que la communication est une activité à double sens
En tant que manager, ce n’est pas votre travail de simplement distribuer des ordres. La communication doit être bidirectionnelle, ce qui signifie demander à votre équipe un retour sur vos idées, donner aux autres la possibilité de s’exprimer lors des réunions et faire l’effort d’écouter en retour.Vous pouvez avoir un but ou un objectif spécifique que vous voulez que votre équipe atteigne, mais avoir une discussion avec les individus sur la façon exacte d’atteindre ces objectifs leur donnera un plus grand sentiment d’autonomie et de responsabilité. Tous ces éléments contribuent à un meilleur engagement.
Apprenez à connaître les gens à un niveau personnel
La communication ne consiste pas seulement à s’assurer que les bonnes personnes de l’organisation disposent des bonnes informations, il s’agit aussi d’être capable de se connecter avec les gens. Vous ne pouvez pas louer les vertus de la communication lors d’une réunion et vous enfermer immédiatement dans un bureau d’angle par la suite.Montrez l’exemple. Apprenez à connaître votre équipe. Cela peut être aussi simple que de leur demander comment s’est passé leur week-end, de se souvenir du nom de leur partenaire ou de trouver quelques intérêts communs dont vous pouvez parler lorsque la conversation n’est pas purement axée sur le travail.Sortez du bureau de temps en temps. Pouvoir passer du temps avec vos collègues en dehors d’un environnement de travail peut aider à créer de véritables amitiés, ce qui peut se traduire par une communication plus honnête et un environnement de travail beaucoup plus solidaire et agréable.
Ne vous fiez pas à Slack et aux autres outils de messagerie
Malgré le fait que tous vos employés travaillent à distance, il est bon de garder à l’esprit que la communication en face à face peut être plus efficace que de chatter sur Slack ou même de sauter sur un appel vidéo. Les réunions en face-à-face sont un excellent moyen de pratiquer l’art du long silence. Demandez aux gens une opinion honnête et laissez-leur le temps de répondre. Observez leur réaction physique. Sont-ils sur la défensive ? Excités ? Désintéressés ? Au lieu de simplement procéder par gestes, prêtez attention à la façon dont les gens réagissent et creusez plus profondément si vous pensez qu’il y a quelque chose sous la surface.
Offrez un moyen pour les gens de fournir un feedback anonyme
Même dans un monde parfait, il y a toujours des choses que les gens ne se sentiront à l’aise d’exprimer que de façon anonyme.En offrant à votre équipe un moyen de soumettre un feedback de façon anonyme, cela vous donne l’opportunité en tant que manager de découvrir des problèmes cachés qui affectent votre équipe. Pour les petites organisations, vous pouvez utiliser un outil comme SurveyMonkey pour recueillir régulièrement les commentaires des employés.
Une bonne communication exige des efforts constants
La plupart d’entre nous savent comment communiquer avec nos amis, notre famille et nos proches, mais pourquoi est-il si difficile de faire de même au travail ? Souvent, cela se résume à la création d’un environnement où les gens sont suffisamment à l’aise pour exprimer ce qu’ils pensent vraiment, remettre en question des idées et poser des questions qui pourraient paraître stupides. Les managers doivent donner l’exemple à leur équipe en montrant ce que signifie être un bon communicateur. Cela signifie pratiquer une bonne écoute, donner aux membres de l’équipe l’occasion de s’exprimer, définir des attentes claires et fournir un retour régulier.Que faites-vous en ce moment pour améliorer la communication au travail ?