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Les journaux et les grands livres sont les endroits où les transactions commerciales sont enregistrées dans un système comptable. En substance, les informations de niveau détaillé pour les transactions individuelles sont stockées dans l’un des nombreux journaux possibles, tandis que les informations des journaux sont ensuite résumées et transférées (ou comptabilisées) dans un grand livre. Le processus de comptabilisation peut avoir lieu assez fréquemment ou aussi peu souvent qu’à la fin de chaque période de rapport. L’information contenue dans le grand livre est le plus haut niveau d’agrégation de l’information, à partir duquel les balances de vérification et les états financiers sont produits.
Typiquement, un utilisateur de l’information financière examinera l’information de niveau résumé stockée dans un grand livre, peut-être en utilisant l’analyse des ratios ou l’analyse des tendances, pour localiser les anomalies qui nécessitent une enquête plus approfondie. Il se réfère ensuite aux informations sous-jacentes du journal pour accéder aux détails de ce qui compose les informations du grand livre (ce qui peut entraîner une enquête encore plus détaillée sur les pièces justificatives). Ainsi, l’information peut être remontée des journaux aux grands livres pour produire des états financiers, et redescendue pour enquêter sur les transactions individuelles.
Il peut y avoir plusieurs journaux, chacun traitant généralement des domaines à fort volume, comme les transactions d’achat, les encaissements ou les transactions de vente. Les transactions moins fréquentes, telles que les entrées d’amortissement, sont généralement regroupées dans le journal général.
L’information est enregistrée dans les journaux par ordre chronologique par transaction individuelle, ce qui facilite le tri de l’information et la recherche des éléments spécifiques dont les utilisateurs ont besoin. L’information est enregistrée dans un grand livre dans un certain nombre de comptes, qui sont généralement triés dans l’ordre suivant :
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Comptes d’actifs
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Comptes de passif
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Comptes de capitaux propres
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Comptes de revenus
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Comptes de dépenses
Dans un système comptable informatisé, les concepts de journaux et de grands livres peuvent même ne pas être utilisés. Dans une petite organisation, les utilisateurs peuvent croire que toutes leurs transactions commerciales sont enregistrées dans le grand livre, sans stockage d’informations dans un journal. Les entreprises ayant un volume massif de transactions peuvent encore utiliser des systèmes qui exigent la séparation des informations dans des journaux. Ainsi, les concepts sont quelque peu brouillés dans un environnement informatisé, mais restent vrais dans un environnement de tenue de livres manuelle.
Cours connexes
Ensemble de formation pour les comptables
Guide de tenue de livres
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