Ce que vous devez savoir sur les certificats d’exemption de la taxe de vente et d’utilisation
En tant que professionnel de la taxe d’État et locale (« SALT »), j’aide les clients à respecter leurs obligations de conformité à la taxe de vente et d’utilisation multi-états. Cela s’étend bien sûr à la représentation lorsque leurs déclarations (ou leur statut de non-déclaration) font l’objet d’un audit. L’une des questions les plus fréquemment posées par les clients concerne l’obtention de certificats d’exemption de la part de clients qualifiés. Chaque propriétaire d’entreprise devrait se préoccuper des certificats d’exemption et comprendre quand et pourquoi il doit les obtenir afin de minimiser l’exposition à la taxe de vente si l’entreprise fait l’objet d’un audit.
Pourquoi les certificats d’exemption sont-ils requis ?
Les certificats d’exemption de la taxe de vente sont requis chaque fois qu’un vendeur effectue une vente de biens ou de services taxables et ne perçoit pas la taxe de vente dans une juridiction, dans laquelle il est tenu de le faire. Le certificat est délivré par un acheteur pour effectuer des achats hors taxe qui seraient normalement soumis à la taxe de vente. La plupart des certificats d’exonération de la taxe sur les ventes de l’État n’expirent pas et le vendeur est tenu de conserver les certificats d’exonération aussi longtemps que les ventes continuent d’être effectuées à l’acheteur et que la taxe sur les ventes n’est pas perçue. Les certificats d’exemption ne sont pas nécessaires pour les articles qui ne sont pas taxables par la loi.
Est-ce qu’il existe un certificat d’exemption global qui peut être utilisé dans plusieurs États ?
Non, malheureusement il n’y a pas de règles globales concernant les certificats d’exemption. Chaque État a son propre ensemble de certificats d’exemption ainsi que des règles et règlements couvrant leur utilisation.Cependant, certaines règles générales s’appliquent. Par exemple, la plupart des États ont de grandes catégories d’exemptions – revente, gouvernement, fabrication, organisations exemptées, télécommunications, agriculture, etc. Étant donné que tous les États ne disposent pas de toutes les exemptions, il faut tenir compte des règles locales et des exigences de conformité locales.
Les États diffèrent-ils dans leur traitement des ventes effectuées à des organisations exemptées et à des agences gouvernementales ?
Oui, les États diffèrent dans leur traitement des ventes effectuées à des organisations exemptées (statut 501 (c) (3) aux fins de l’impôt sur le revenu) et à des agences gouvernementales. Une règle générale est que les achats du gouvernement fédéral sont exonérés dans tous les États, mais les exigences en matière de documentation varient. Certains États taxent les achats des administrations étatiques et locales, notamment MN, SC, WA, CA, AZ et HI. Les États qui exonèrent les agences gouvernementales étatiques et locales exigent généralement que les achats soient destinés à l’usage exclusif de l’entité exonérée et que l’entité exonérée soit le payeur enregistré.
La plupart des clients pensent que toutes les ventes effectuées à des organisations 501 (c) (3) à but non lucratif sont automatiquement exonérées. Cette présomption pourrait s’avérer coûteuse. Pour qu’un organisme à but non lucratif soit exonéré, il doit demander et obtenir le statut de taxe de vente et d’utilisation exonérée dans le ou les États où il exerce ses activités. Ne vous laissez pas tromper par le nom à consonance exonérée de l’organisation, assurez-vous d’obtenir un certificat d’exonération correctement rempli si la taxe n’est pas facturée ou vous pouvez être soumis à des pénalités pour ne pas avoir perçu la taxe de vente.
En tant que vendeur, comment puis-je savoir quel certificat d’exonération s’applique à une transaction ?
Comme indiqué ci-dessus, il n’existe pas de règles rapides et faciles concernant les certificats d’exonération. Différents certificats s’appliquent à différentes exemptions, et il peut y avoir des certificats uniques pour des biens ou des services spécialisés. Il faut faire des recherches sur les sites Web des différents services fiscaux ou consulter son conseiller SALT pour déterminer quel formulaire s’applique. Par exemple, le site web du département des impôts et des finances de l’État de New York affiche un bulletin fiscal très utile, ST-240 Exemption Certificates for Sales Tax, qui explique qui peut utiliser les certificats d’exemption, comment les utiliser correctement et quel certificat doit être utilisé en fonction des exemptions générales de taxe de vente prévues par la loi fiscale. Le bulletin peut être consulté à l’adresse suivante : http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/
exemption_certificates_for_sales_tax.htm.
Pourquoi un vendeur ne peut-il pas simplement émettre un certificat multi-juridictionnel (CMJ) tel que prescrit par la Multi-State Tax Commission ou le Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate élaboré par le Streamlined Sales and Use Tax Governing Board ?
Comme nous l’avons vu plus haut, les règles relatives aux taxes de vente et d’utilisation varient selon les États. Pour aider les vendeurs à respecter leurs obligations multi-juridictionnelles, de nombreux États ont adhéré à la Multi-State Tax Commission ou au Streamlined Sales Tax Project.
La Multistate Tax Commission est une agence fiscale étatique intergouvernementale qui travaille au nom des États et des contribuables pour administrer, de manière équitable et efficace, les lois fiscales qui s’appliquent aux entreprises multiétatiques et multinationales. La Commission a élaboré un certificat uniforme de taxe de vente et d’utilisation que 38 États acceptent d’utiliser comme certificat de revente « général » (l’utilisation de ce certificat n’est pas valable dans l’État de New York et dans plusieurs autres). Les États varient toutefois dans leurs règles concernant les conditions d’exemption des revendeurs. Certains États exigent que le revendeur (acheteur) soit enregistré pour percevoir la taxe sur les ventes dans l’État où le revendeur effectue son achat. D’autres États acceptent le certificat si un numéro d’identification est fourni pour un autre État (par exemple, l’État d’origine de l’acheteur). Il faut vérifier auprès de l’État concerné si l’on répond aux exigences de cet État pour être considéré comme un revendeur et si l’on peut utiliser le CMJ pour demander une exonération de la taxe de vente.
Le Streamlined Sales and Use Tax Project (« SSTP ») est un effort de coopération de 44 États et de la communauté des affaires pour simplifier l’administration de la collecte de la taxe de vente et d’utilisation par les détaillants et les États. Afin de permettre aux détaillants et aux vendeurs à distance qui exercent leurs activités dans plusieurs États de mener plus facilement leurs affaires dans un environnement équitable et concurrentiel, le conseil d’administration du SSTP a mis au point un certificat d’exemption multi-états, le Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate. Ce certificat offre une variété d’exemptions et n’est pas limité aux transactions de type revente. Tous les États n’autorisent pas toutes les exemptions énumérées sur ce formulaire et des États tels que New York n’acceptent pas l’utilisation de ce certificat comme un certificat d’exemption valide. Il incombe aux acheteurs de déterminer s’ils peuvent prétendre à une exonération de la taxe dans l’État qui serait autrement redevable de la taxe sur la vente. Ainsi, selon les règles en vigueur dans une juridiction donnée et leur niveau de participation au MJC ou au SSTP, différentes exemptions et exigences de dépôt pourraient s’appliquer.
Que signifie un certificat « correctement rempli » ?
Dans la plupart des États, un certificat d’exemption correctement rempli signifie que le certificat est rempli dans son intégralité par l’acheteur, c’est-à-dire que chaque ligne devant être remplie l’est par l’acheteur qui délivre le certificat. La plupart des États exigent que le certificat dûment rempli soit obtenu dans les 90 jours suivant la date de la vente et que le vendeur accepte le certificat de « bonne foi ». Accepter un certificat de bonne foi signifie que le vendeur n’a aucune raison de croire que ce que l’acheteur a indiqué sur le certificat n’est pas vrai.
Que se passe-t-il si un vendeur n’a pas obtenu un certificat d’exemption correctement rempli et qu’il ne peut pas localiser le client pour en obtenir un nouveau parce qu’il n’est plus en activité
Dans la plupart des situations d’audit, une vente non taxable qui n’est pas justifiée par un certificat d’exemption correctement rempli sera rejetée et la taxe de vente sera imposée au vendeur, même si la taxe de vente, en général, est une « taxe à la consommation ». Pour aggraver les choses, étant donné que la plupart des ventes non taxables sont examinées à l’aide d’une « méthode d’audit par période d’essai » (une période limitée est « testée » et un taux d’erreur est établi qui est projeté sur toute la période d’audit), la taxe de vente due sur chaque vente refusée sera « projetée » sur toute la période d’audit. Un certificat d’exemption manquant ou incomplet peut créer une exposition inutile lors d’un audit en raison de la composition mathématique du taux d’erreur :
- Disons que l’auditeur teste un total de 525 000 $ de ventes non taxables pour une période d’un mois. Sur ce montant, le vérificateur refuse 12 000 $ de ventes non taxables au cours de la période de test en raison de l’absence de certificats d’exemption correctement remplis. En supposant un taux de taxe de vente de 8 % et 36 mois dans la période de vérification, l’auditeur projettera une taxe de vente supplémentaire due de 34 560 $ (12 000 $ x 8 % = 960 $ X 36 mois) en raison de seulement 960 $ de taxe supplémentaire trouvée due dans la période de test.
En plus de l’imposition de la taxe de vente à l’entreprise en raison de certificats d’exemption manquants ou incomplets, la plupart des États tiennent les « personnes responsables » (celles qui ont le devoir d’agir pour l’entreprise) personnellement responsables si l’entreprise ne paie pas entièrement la taxe, la pénalité et les intérêts dus à la suite d’un audit. Par conséquent, en reprenant l’exemple ci-dessus et en supposant que l’entreprise n’accepte pas ou ne paie pas intégralement la taxe due à la suite d’un audit, le propriétaire de l’entreprise recevra un avis de cotisation personnel pour les 34 560 dollars de taxe due, plus la pénalité et les intérêts. Les cotisations personnelles peuvent affecter gravement les cotes de crédit et causeront certainement des difficultés financières inutiles.
Que peut-on faire pour éviter ou minimiser l’exposition aux vérifications lors de l’obtention de certificats d’exemption ?
Les meilleures pratiques suivantes peuvent aider à minimiser ou à éliminer l’exposition à la vérification des ventes non taxables de votre entreprise :
- Se familiariser avec les certificats d’exemption dans les États où vous exercez vos activités et concevoir une politique de certificats d’exemption à laquelle tout le monde dans votre entreprise doit adhérer, sans exception.
- Obtenir un certificat d’exemption correctement rempli au moment de la première vente. Trop souvent, un vendeur se fait dire par son client : « Je suis exempté, ne me facturez pas de taxe, je vous enverrai un certificat d’exemption », et bien sûr, le client ne l’envoie jamais. Faites payer les taxes de vente sur toutes les transactions de ventes taxables jusqu’à ce que vous receviez un certificat d’exemption correctement rempli.
- Assurez-vous que les certificats d’exemption sont conservés pendant la période requise pour justifier le statut non taxable des ventes exemptées. Il se peut que votre dossier doive être conservé tant que vous continuez à ne pas facturer la taxe de vente à un certain client ou pendant la période de prescription dans le ou les États où vous faites des affaires, selon ce qui s’applique. Et n’oubliez pas, il ne suffit pas d’obtenir le certificat, vous devez également le conserver et le rendre disponible lors d’un audit.
- Centraliser la réception et le stockage de tous les certificats d’exemption. Un système de classement décentralisé peut entraîner des lacunes dans le contrôle interne approprié des certificats d’exemption. La conservation décentralisée des certificats entraîne souvent des certificats perdus ou incomplets. Ne répartissez pas la responsabilité au sein de votre entreprise. Des erreurs coûteuses se produisent souvent lorsque les certificats d’exemption sont obtenus par des vendeurs, des directeurs de magasin, des commis de magasin, etc. qui peuvent ne pas être correctement formés pour identifier ce qu’est un certificat correctement rempli ou le bon certificat à obtenir.
- Dans les entreprises où il y a beaucoup de certificats d’exemption dans les dossiers, une bonne idée est de conserver les certificats électroniquement. Il existe des logiciels spécialisés qui peuvent réduire l’exposition aux audits et augmenter la productivité en centralisant la gestion des certificats d’exemption.
Que vous vendiez des produits ou des services imposables et ne perceviez pas la taxe de vente, ou que vous achetiez des articles sans payer la taxe de vente, vous devez connaître les conséquences de vos activités sur la taxe de vente et d’utilisation dans chaque État où vous faites des affaires. Assurez-vous d’obtenir l’exemption dans les États où le nexus a été établi, puis concentrez-vous sur le type d’exemption demandé pour vous assurer d’obtenir le bon certificat d’exemption.
Soyez conseillé par un professionnel Marcum SALT afin d’éviter, ou à tout le moins, de minimiser l’exposition fiscale inutile lors d’un audit de vos ventes ou achats non taxables en raison de problèmes liés aux certificats d’exemption.