Comment organiser la paperasse | Partie 8 : Gérer le flux de papier ménager

Comment organiser la paperasse | Partie 8 : Gérer le flux de papier ménager

Au début de l’été, j’ai lancé une série de blogs pour vous aider à conquérir tout le fouillis de papier dans votre maison. Jusqu’à présent, nous avons travaillé sur les dossiers du ménage, les papiers d’artisanat, les documents importants, les papiers scolaires des enfants, les papiers de cuisine, les papiers d’achat et les papiers sentimentaux. Si vous avez bien suivi, vous devriez maintenant avoir trié, purgé, évalué et rangé tous les papiers de votre maison dans des systèmes de rangement parfaitement adaptés. Vous devriez savoir où se trouve chaque chose, comment elle est organisée, ce qu’il y a sur l’étiquette et comment y accéder… et tous les papiers restants devraient avoir été jetés ou déchiquetés depuis longtemps. Tous les papiers de votre maison sont maintenant organisés… ou pas ? Depuis que vous avez commencé ce voyage, de nouveaux papiers sont-ils arrivés ? Y a-t-il une pile de courrier sur le comptoir ? Les papiers d’inscription aux activités scolaires de cette année s’empilent sur votre bureau ? Une recette que vous venez d’arracher d’un magazine et qui est accrochée au réfrigérateur ? Probablement. En effet, bien que nous ayons passé en revue tous les papiers de votre maison, nous n’avons pas encore parlé de la façon de gérer les nouveaux papiers qui arrivent chaque jour. Afin de vraiment contrôler votre paperasse et de l’intégrer dans les systèmes que vous avez travaillé si dur à créer, vous devrez mettre en place un système pour gérer le flux de papiers de votre foyer… c’est-à-dire comment un papier passe de la porte à sa place. Laissez-moi vous montrer notre système de  » boîte de réception ménagère  » et vous guider dans la mise en place d’un système similaire dans votre propre maison !

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Au fil des ans, j’ai été quelque peu « connu » pour mes centres de commande. J’en ai mis en place de plutôt cool au fil des ans, et il y a même une bonne chance que vous lisiez mon blogue aujourd’hui à cause de caractéristiques de mes centres de commandement quelque part ailleurs sur le Web. J’ai toujours conçu nos « centres de commandement » pour qu’ils soient le lieu central de notre famille où l’on peut ranger non seulement les chapeaux, les sacs et les chaussures, mais aussi les documents importants, les tâches à accomplir, le calendrier familial, etc. Dans chaque centre, j’ai toujours mis en place un système d’organisation du courrier/papier super mignon qui comportait généralement des dossiers ou des séparateurs pour chaque membre de la famille ainsi que d’autres catégories importantes telles que déchiqueter, jeter, classer, catalogues, reçus, etc.

Centre de commande du Kansas | Centre de commande de Caroline du Nord 1 | Centre de commande de Caroline du Nord 2

Mais puis-je vous dire un secret ? Malgré la meilleure des intentions de suivre mes super adorables dossiers, je ne l’ai jamais fait. Soit les papiers entrants (du courrier, des sacs d’école, etc.) étaient placés dans leurs dossiers corrects et y restaient, soit les papiers n’arrivaient jamais dans le système trop fastidieux en premier lieu (et s’empilaient sur le comptoir en conséquence). En fin de compte, ces systèmes n’ont jamais représenté beaucoup plus que de jolies images et un encombrement inutilisé dans nos maisons.

En regardant ces systèmes, ce n’est pas que leur configuration ou leur fonctionnalité était tout ce qui est hors-base. Plutôt, ils étaient juste plus compliqués qu’ils ne devaient l’être. Je plaçais trop d’étapes entre la porte (où les papiers entraient) et leur emplacement final (classeur, poubelle, déchiqueteuse, etc.). Au lieu de mettre les papiers directement à la poubelle, je les plaçais dans un dossier « Poubelle » ou « Déchiquetage ». Les dossiers étant très spécifiques, je ne pouvais jamais vraiment me souvenir si l’inscription d’Henry à l’école avait été mise dans le dossier « Henry » ou dans le dossier « Dossier » ! En conséquence, les papiers restaient dans ces centres de commandement à s’empiler plutôt que d’être vraiment traités et finalement organisés et accessibles.

Cela vous semble-t-il familier ? Quelque part, avez-vous acheté un joli système de tri du courrier, mais vous n’avez jamais pu le faire fonctionner ? Il contient une douzaine de papiers datant d’un an et rien d’autre ? Ou peut-être est-il vide ? C’est bon… j’ai fait ça aussi… plusieurs fois même ! Fixons-le dans un système qui fonctionne et qui sera utilisé !

Réduire le papier

Avant d’entrer dans le vif du sujet de la gestion du papier qui entre dans la maison, laissez-moi d’abord discuter brièvement de la réduction de la quantité de papier que vous avez à traiter. De plus en plus de choses sont disponibles en format numérique, et je vous suggère de les adopter autant que possible. Des relevés bancaires et des factures, aux prospectus scolaires et aux inscriptions aux activités, aux documents de voyage et aux réservations, aux reçus et à l’historique des transactions… lorsque vous avez la possibilité de vous inscrire à la facturation sans papier ou à la communication électronique, faites-le simplement pour réduire la quantité de papier que vous devez finalement gérer.

Étape 1 : créer une boîte de réception unique pour le ménage

Même avec vos meilleurs efforts pour passer au sans papier, il y aura toujours des papiers qui entreront dans la maison et vous devrez trouver la meilleure façon de les traiter. Vous savez tous que j’ai eu des sentiments vraiment, vraiment mitigés sur le livre de Marie Kondo, The Life-Changing Magic of Tidying Up. Mais l’un des concepts qui m’a vraiment séduite, et que j’ai adopté de tout cœur depuis, est celui d’une seule « boîte de réception ménagère » avec seulement deux catégories très simples : « À faire » et « À classer ». En fin de compte, tout papier qui doit vraiment être conservé doit être classé pour de bon (par exemple dans l’un des systèmes que nous avons travaillé si dur à créer) ou faire l’objet d’une action rapide (comme une facture à renvoyer). Il n’est vraiment pas nécessaire de procéder à une sous-catégorisation supplémentaire à ce stade. En canalisant toute la paperasse vers un endroit central de votre maison (et en la rangeant à partir de là), vous gagnerez du temps et des maux de tête en sachant toujours exactement où se trouvent les nouveaux papiers à tout instant.

Dans notre maison actuelle, j’ai abandonné le schéma de centre de commande « traditionnel » parce que, comme je l’ai dit, beaucoup des systèmes sur lesquels je m’appuyais auparavant n’ont jamais été utilisés (vous pouvez voir la configuration de notre maison actuelle ici). Cependant, juste à côté de la porte d’entrée se trouve mon bureau, qui est l’endroit idéal pour notre « boîte de réception ménagère ». J’ai simplement utilisé des bandes de commande pour fixer deux de ces boîtes à dossiers suspendus sur le côté de mon étagère de rangement IKEA Kallax. Je les ai étiquetés avec du vinyle et mon Cricut Explore pour dénoter les deux catégories simples.

Étape 2 : rendre la poubelle accessible

Ce que vous ne pouvez pas voir sur la photo ci-dessus, juste en dessous des deux dossiers suspendus, est une poubelle. Cela semble être une solution si évidente, mais bon sang, cela fait toute la différence pour empêcher le papier de s’accumuler. Au lieu de mettre de côté des papiers pour les jeter à la poubelle, nous pouvons mettre immédiatement à la poubelle tout ce qui n’entre pas dans les catégories « À faire » ou « À classer ». #gamechanger

De la même manière, nous voulions que tous les papiers qui doivent être déchiquetés soient un peu plus proches de leur destination finale aussi. Ainsi, à environ 4 pas de l’installation des dossiers et de la poubelle se trouve notre déchiqueteuse de papier rangée dans une armoire de mon bureau. Lentement mais sûrement, nous nous améliorons en déchiquetant les articles dès qu’ils arrivent, mais si nous n’avons tout simplement pas le temps (ou si nous avons envie de vider la déchiqueteuse !), nous avons une boîte à dossiers à côté de la déchiqueteuse pour attraper tout ce qui peut servir pour la prochaine session de déchiquetage.

Avoir une boîte de réception, une poubelle et une déchiqueteuse à proximité est un moyen infaillible d’empêcher les piles de papier de s’empiler dans des endroits indésirables !

Étape 3 : S’occuper régulièrement de la boîte de réception

Dans le coin de mon bureau, nous avons maintenant une seule boîte de réception ménagère vers laquelle s’achemine tout le papier entrant, ainsi que la poubelle et la déchiqueteuse à proximité pour l’élimination immédiate du papier. Mais comme tout autre système d’organisation, il ne fonctionnera et ne continuera à fonctionner que s’il est régulièrement entretenu et maintenu. En tant que tel, la prochaine étape de la gestion de votre flux de papier domestique est de s’occuper de vos dossiers To Act et To File sur une base TRÈS régulière.

Une fois par semaine (je vous recommande de le faire lorsque vous créez votre plan de repas ou que vous remplissez votre agenda pour la semaine), occupez-vous des DEUX dossiers de la boîte de réception du ménage. Commencez par tous les éléments à traiter (car ils sont généralement plus sensibles au temps) et signez, postez ou renvoyez tout ce qui se trouve dans le dossier. Ensuite, retirez tout le contenu du dossier « À classer » et déplacez-le vers sa destination finale, plus permanente. Destination permanente ? Vous savez… tous ces systèmes magnifiques, rationnels et fonctionnels que nous avons déjà créés, comme les dossiers de la maison, les boîtes de rangement de l’école, le classeur des documents importants, le classeur de la cuisine, etc. Parce que vous avez maintenant déjà fait tout le travail difficile de créer des systèmes de stockage parfaits pour chaque type de papier, ranger tout ce que vous trouvez dans la pile de papiers « À classer » ne devrait vous prendre que quelques minutes chaque semaine !

Vous pourriez argumenter que le dossier « À classer » dans la boîte de réception du ménage n’est pas du tout nécessaire, laissant seulement un dossier « À agir ». En fonction de votre ménage, cela pourrait très bien être vrai. Si vos systèmes de papier plus permanents sont rapides et faciles d’accès, vous pouvez certainement vous passer du dossier « À classer » et ranger les articles à conserver dès qu’ils arrivent à la maison. Mais pour créer un système de gestion du papier qui fonctionne vraiment, il faut aussi se connaître. Je sais pertinemment que je ne vais pas courir pour classer les papiers à conserver tous les jours. Bien sûr, l’autorisation d’Henry sera probablement placée dans le classeur des activités familiales dès qu’elle sera rentrée à la maison. Mais en général, tout ce qui doit être conservé, revu ou classé de façon plus permanente va traîner n’importe où, à moins que je ne lui donne une place bien précise. En ayant une boîte de réception centralisée pour le ménage avec une composante « à classer » et « à agir », je suis en mesure de garder les papiers importants hors de mes comptoirs de cuisine sans avoir l’impression de faire constamment la navette entre les papiers jour après jour.

Le point ici…garder les choses simples…vraiment simples…mais aussi faire ce qui a le plus de sens pour vous, votre maison et votre famille !

Etape 4 : Construire des habitudes autour de la nouvelle routine

Bien que mes précédents systèmes de collecte de papier étaient un peu trop compliqués, je vais aussi admettre que j’ai sauté la dernière étape, la plus importante : construire de nouvelles habitudes autour de la routine de flux de papier. Cette étape finale ne peut pas être négligée, car même avec une boîte de réception centrale, vos papiers finiront par échapper à tout contrôle si vous ne vous en occupez pas régulièrement. Ainsi, pour vraiment maîtriser le papier dans votre maison et vaincre définitivement le désordre, vous DEVEZ intégrer ces nouvelles étapes de classement, de mise à la poubelle, de déchiquetage et de rangement dans votre routine hebdomadaire. Pour ce faire, planifiez-les dans votre agenda, programmez une alarme sur votre téléphone, établissez des déclencheurs visuels (par exemple, si le dossier est trop plein, vous devez passer un après-midi à le vider). Peu importe ce qui fonctionne pour vous… habituez-vous à déplacer très régulièrement vos papiers de votre boîte de réception à vos solutions de rangement définitives. De plus, si vous avez une famille, vous devez leur apprendre par la formation votre nouveau système et y travailler ensemble jusqu’à ce que tout le monde fasse sa part pour classer, mettre à la poubelle, déchiqueter et ranger les articles selon les besoins.

À quoi ressemble notre flux de papiers ménagers ?

Lorsque le courrier ou tout autre papier aléatoire sort de mon sac à main ou du sac de Greg, ils sont immédiatement emmenés au bureau. Les papiers à jeter sont traités immédiatement, et le reste est classé comme « à classer » ou « à agir ». Les papiers scolaires d’Henry sont traités de manière légèrement différente. Tout ce qui est important est en effet placé dans notre boîte de réception ménagère, mais ses travaux scolaires terminés sont immédiatement placés dans son propre panier « boîte de réception » dédié pour être triés et organisés séparément (vous pouvez voir comment je procède ici). Chaque dimanche, pendant que je prépare notre plan de repas, que je commande les courses et que je mets à jour notre calendrier pour la semaine à venir, je m’occupe des deux dossiers dans notre boîte de réception. Les actions sont traitées en premier, puis je range tout ce qui se trouve dans le dossier « À classer ». Comme pour le rangement de toute la lessive le dimanche soir, mon objectif est toujours de commencer le lundi frais avec des boîtes de réception vides !

Produits de la boîte de réception ménagère que j’aime

Voici les produits que j’ai utilisés (et que j’aime !) pour assembler notre boîte de réception ménagère !

Voici d’autres produits à considérer pour établir un flux de papier pour votre maison !