Comment rédiger un procès-verbal de réunion : Modèles et exemples

Comment rédiger un procès-verbal de réunion : Modèles et exemples

La rédaction d’un procès-verbal de réunion peut sembler être une tâche banale et sans importance, quelque chose que vous confieriez à un stagiaire – ou même que vous ne feriez pas du tout. Les réunions elles-mêmes sont souvent considérées comme une perte de temps et leur documentation encore plus.

Pourtant, négliger cette tâche est une erreur qui peut être coûteuse en termes de temps et de ressources. Si vous avez une bonne raison d’organiser une réunion, le compte rendu de réunion peut être un outil très efficace pour garder tout le monde sur la même longueur d’onde.

Permettons de plonger plus profondément dans ce que sont réellement les comptes rendus de réunion, comment les rédiger, et examinons quelques modèles et exemples de comptes rendus de réunion.

• Que sont les comptes rendus de réunion ?
• Quel est le but d’un procès-verbal de réunion ?
• Comment rédiger un procès-verbal de réunion de manière efficace
• Modèles de procès-verbaux de réunion &exemples

Qu’est-ce qu’un procès-verbal de réunion ?

Le procès-verbal de réunion, également appelé notes de réunion, est le compte rendu écrit de tout ce qui s’est passé pendant une réunion. Il n’est pas identique à l’ordre du jour de la réunion, qui est préparé à l’avance et fait référence à la liste des activités que les participants espèrent accomplir pendant leur réunion.

Il ne s’agit pas d’un compte rendu minute par minute et se concentre plutôt sur les résultats de la réunion. Le procès-verbal saisit généralement des informations telles que :

• Noms des participants

• Date et heure de la réunion

• Points de l’ordre du jour abordés

• Décisions prises par les participants

• Actions de suivi et prochaines étapes

  .up actions et prochaines étapes

Pourquoi les notes de réunion sont-elles appelées « compte rendu » ?

Contrairement à la croyance populaire, les notes prises lors d’une réunion ne sont pas appelées « procès-verbal » parce que le preneur de notes enregistre les notes en même temps que l’heure. En fait, le « procès-verbal de réunion » n’a rien à voir avec l’heure.

Le mot est en fait issu du latin « minuta scriptura », qui signifie « petites notes ». Ainsi, faire un compte rendu de réunion signifie essentiellement condenser la réunion aux points les plus importants. Selon certaines sources, il a été utilisé pour la première fois dans ce sens au début du 18e siècle.

Quel est le but du procès-verbal de réunion ?

Dans certains cas uniques, la rédaction d’un procès-verbal de réunion peut être exigée par la loi, par exemple lors de réunions disciplinaires avec des employés ou de litiges juridiques. Cependant, dans la plupart des cas, la décision de prendre ou non des notes vous appartient entièrement.

Voici pourquoi la prise d’un procès-verbal de réunion en vaut la peine.

• Les procès-verbaux fournissent un enregistrement écrit de ce qui a été convenu lors d’une réunion et créent une compréhension partagée des résultats. Ils constituent une source importante d’informations permettant aux participants de réfléchir à ce qui s’est passé. Un compte rendu écrit est le meilleur moyen d’éviter les malentendus provenant de personnes ayant des souvenirs différents de la réunion.

• Ils notifient les personnes des tâches qui leur sont assignées et créent des échéanciers clairs pour que tout le monde reste sur la bonne voie. Ils créent la clarté sur les prochaines étapes et qui est responsable de quoi, en s’assurant qu’aucun point d’action n’est oublié.

• Ils agissent comme une source d’information pour les membres qui n’ont pas pu assister à la réunion. Ils aident également les autres parties prenantes à rester informées, par exemple lorsque les résultats de la réunion ont un impact sur les activités collaboratives, inter-équipes ou les projets au sein de l’entreprise.

• Ils permettent aux participants de revenir en arrière et de revoir les idées clés et les points de discussion qui ont conduit à une décision. Sans un enregistrement clair, il est facile d’oublier pourquoi une certaine décision a été prise. Dans le pire des cas, vous pouvez finir par devoir répéter la réunion et avoir les mêmes discussions à nouveau.

Comment prendre un procès-verbal de réunion efficacement

Garder le procès-verbal facilement accessible

Dans le passé, les procès-verbaux étaient partagés avec les participants en tant que pièce jointe à un courriel. Certaines entreprises diffusent encore les notes de réunion de la même manière. Cependant, cette approche présente de nombreux inconvénients. Les notes de réunion sont difficiles à organiser et peuvent facilement se perdre dans votre boîte de réception. Obtenir l’avis des participants et réviser le compte rendu nécessite de multiples boucles d’e-mails. Il n’y a pas de moyen facile de suivre les tâches assignées.

Aujourd’hui, la plupart des entreprises ont de meilleurs outils à leur disposition. Les outils wiki internes, tels que Nuclino permettent aux entreprises d’organiser et de collaborer sur leurs comptes rendus de manière beaucoup plus efficace :

• Chaque note peut être éditée de manière collaborative en temps réel.

• Les notes pertinentes peuvent être trouvées instantanément en utilisant la fonction de recherche.

• Les parties prenantes peuvent facilement laisser des commentaires et des réactions.

• Les comptes rendus de réunion connexes peuvent être reliés entre eux et organisés de manière hiérarchique.

Préparer l’ordre du jour de la réunion à l’avance

Souvent négligé, l’ordre du jour d’une réunion est l’un des meilleurs moyens de s’assurer que vous restez concentré et d’éviter les réunions improductives. Il fixe le rythme de la réunion et sert d’outil de gestion du temps. Il vous servira également de canevas lorsque vous rédigerez le procès-verbal.

Enregistrer les présences

Inclure une liste des participants, présents et absents, et partager le procès-verbal avec eux après la réunion. Si vous utilisez un outil comme Nuclino, vous pouvez simplement @-mentionner les participants, en leur envoyant une notification in-app et en partageant le document avec eux.

Suivre une structure claire

En utilisant l’ordre du jour de votre réunion comme un plan, séparez vos notes en catégories claires, par exemple, les points de discussion, les décisions prises, et les tâches et prochaines étapes. Créez un modèle de procès-verbal de réunion et suivez-le systématiquement.

Demandez aux participants de réviser

Assurez-vous que vos procès-verbaux sont complets et précis en demandant à d’autres participants de les relire. Dans Nuclino, ils peuvent facilement partager leur contribution en laissant un commentaire.

Partager avec toutes les parties prenantes concernées

Après la réunion, partagez le procès-verbal avec toute personne qui pourrait le trouver pertinent (même si elle n’a pas participé). Assurez-vous que toutes les personnes à qui une tâche a été confiée connaissent leurs prochaines étapes et les délais dans lesquels elles doivent les réaliser.

Modèles de procès-verbaux de réunion &exemples

Selon la réunion, le procès-verbal peut avoir une apparence très différente. Il peut être très long et formel, ou très court et simple. Voici quelques modèles et exemples de procès-verbaux de réunion pour différentes occasions.

Modèle de procès-verbal de réunion de direction

Les réunions de direction se concentrent généralement sur la planification de la stratégie et les examens des indicateurs clés de performance, et leurs procès-verbaux ont tendance à être plus longs et plus formels. Voici un exemple:

Mise à jour hebdomadaire du statut

Il est important de noter que, comme de plus en plus d’entreprises adoptent le travail à distance, de nombreuses réunions sont désormais menées de manière asynchrone. Cela devient particulièrement courant pour les réunions de mise à jour de statut où l’objectif est de partager des informations plutôt que d’avoir une discussion de type table ronde.

Dans ce cas, avoir des minutes devient encore plus critique, remplaçant essentiellement la réunion physique réelle. Les mises à jour de statut hebdomadaires et les réunions de rétrospective de sprint sont des exemples courants.

En fin de compte, c’est à vous de trouver le format qui fonctionne le mieux pour vous et votre équipe. Il n’existe pas de modèle unique en matière de compte rendu de réunion, mais nous espérons que vous vous inspirerez de ces exemples pour vos propres notes.

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