Factures, Reçus ou Factures : Quelle est la différence ?
Factures, reçus et factures ne sont que quelques types de documents comptables que votre entreprise peut utiliser régulièrement. Il en existe une multitude d’autres comme les factures proforma, les notes de crédit, les factures de prépaiement, les factures de devis, etc. Cependant, dans cet article, nous nous concentrerons sur les factures, les reçus et les factures car de nombreux utilisateurs sont confus sur leurs différences et sur celui qu’il faut envoyer.
Qu’est-ce qu’une facture ?
En termes simples, une facture est un document qu’une entreprise délivre au client. Elle indique les produits ou services vendus et le montant à payer. Les factures servent de demande de paiement et sont envoyées avant que le client n’effectue un paiement. Elles sont utilisées pour garder une trace efficace des articles vendus, de leurs prix, des taxes et d’autres informations liées à la transaction. En général, les factures sont émises après la livraison du service ou des biens, alors que le paiement n’a pas encore été effectué. Dans le passé, les factures étaient largement imprimées et envoyées par courrier ou par fax. Toutefois, en 2021 et au-delà, les factures en ligne envoyées en format pdf par courrier électronique constituent une solution plus rentable, plus pratique et plus écologique. Garder la trace des factures avec un système de facturation unifié permet de réduire l’administration autour de la comptabilité et des rapports.
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture énonce le montant dû à payer par un client. Lorsqu’une entreprise envoie une facture à un client, ce dernier doit saisir les informations de la facture sous forme de facture dans son système de réservation. Une facture est créée avant les paiements.
Qu’est-ce qu’un reçu ?
Un reçu est une confirmation d’un paiement. Ce document confirme qu’un client a reçu les biens ou les services. Un client peut utiliser un reçu comme preuve d’un paiement complet pour des biens ou des services. Les reçus sont remis aux clients sous forme numérique ou papier après que le paiement a été effectué. Ce document est commun aux entreprises traditionnelles et aux entreprises de commerce électronique et constitue une preuve importante en cas de problème avec le produit. Un vendeur utilise un reçu pour vérifier si les demandes d’échange ou de retour de marchandises sont justifiées.
Factures, factures et reçus : principales différences
La principale différence entre une facture et une note dépend de la personne qui envoie le document. Si le document est envoyé par une entreprise ou un particulier (comme un freelance) à une autre entreprise à laquelle il demande une compensation, il s’agit alors d’une facture. Cependant, les destinataires de la facture ou l’entreprise qui reçoit la facture se réfère à la facture comme une facture ou peut créer une facture séparée présentant la transaction et l’enregistrer dans ses livres.
L’autre différence principale entre ces deux termes est que lorsqu’une facture est envoyée, l’entreprise ou l’individu demande le paiement et donne souvent au client un délai ou des conditions de paiement sur la facture. En revanche, une facture est enregistrée immédiatement après qu’un paiement a été effectué ou dès le départ, pendant le temps où le service ou le produit est obtenu et où le paiement est traité.
Pensez à faire vos courses et à recevoir une facture d’un magasin. Le propriétaire du magasin veut être payé immédiatement plutôt que de vous facturer et d’attendre un paiement à une date ultérieure.
Un reçu, d’autre part, est une preuve de paiement. Ce n’est pas une facture pour le paiement ou une facture où le paiement est dû à une date ultérieure, mais la preuve qu’il a été fait précédemment (le paiement). Ainsi, il est similaire à la fois à une facture et à une note, mais le paiement a déjà été effectué.
Comme vous le voyez, il est facile de confondre ces trois termes, mais il y a des différences claires auxquelles il faut faire attention. Il est également utile de se rappeler que notre système offre les trois options pour que vous puissiez les utiliser si vous le souhaitez.
Comment émettre des factures?
Si vous allez utiliser un logiciel de facturation pour émettre une facture, vous auriez besoin de remplir quelques détails.
Voici les principaux détails :
- Informations du vendeur (Nom de votre société, ID TVA (si applicable), adresse de votre société, compte bancaire et SWIFT sur lequel un paiement doit être effectué)
- Informations de l’acheteur (Nom de la société de votre client, ID TVA (si applicable), adresse du client)
- Entrées de la facture (noms des produits, quantité, prix nets, taux d’imposition
- Détails de paiement (type de paiement, date d’échéance, numéro de commande)
- Devise, taux de change (douanier ou de la banque nationale)
Pour gagner du temps pour générer des factures pour les mêmes clients à l’avenir, vous pouvez créer un client dans le logiciel de facturation et pré-remplir les informations de la facture.
A part les factures ponctuelles, vous pouvez également créer des factures récurrentes et les envoyer à un jour précis du mois.
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