Que sont les dépenses variables ?

Que sont les dépenses variables ?

Dans chaque budget d’entreprise, vous trouverez certaines dépenses qui peuvent changer considérablement d’un mois à l’autre. Ce sont les dépenses variables, et elles constituent une grande partie des dépenses des petites entreprises (contrairement aux coûts fixes, qui restent les mêmes chaque mois). Les montants fluctuants derrière les dépenses variables rendent leur planification dans le budget de votre entreprise difficile – mais pas impossible.

La budgétisation des dépenses variables n’est pas une science exacte, mais il existe quelques astuces que vous pouvez utiliser pour vous assurer qu’elles ne font pas dérailler les finances de votre entreprise. Cependant, avant d’aborder le mode d’emploi, mettons en place une solide définition des dépenses variables et clarifions la différence entre les trois types de dépenses qui ont un impact sur le budget de votre entreprise : les dépenses variables, les dépenses discrétionnaires et les coûts fixes.

Exemples de chaque type de dépenses d’entreprise

Pour vous aider à mieux comprendre la différence entre une dépense variable et les autres types de dépenses d’entreprise, examinons quelques exemples. Cela aidera à clarifier ce que sont les coûts fixes, la définition des dépenses variables, et vous permettra de comprendre les dépenses discrétionnaires, aussi:

Coûts fixes:

• Loyer
• Paiements d’assurance
• Plusieurs paiements de prêts
• Cotisations et abonnements
• Salaires annuels

Dépenses variables :

• Paiements des services publics
• Dépenses d’utilisation de l’automobile, comme le carburant et l’entretien
• Fournitures de bureau
• Services professionnels facturés à l’heure
• Paie des employés à l’heure

Dépenses discrétionnaires :

• La plupart des repas et des frais de divertissement
• Cadeaux aux clients
• Fêtes et primes du personnel

Donc, en termes simples, la définition des dépenses variables correspond aux coûts qui changent ; un coût fixe reste le même sur une longue période de temps ; et vous pouvez considérer les dépenses discrétionnaires comme vos  » agréments « . »

Les dépenses variables sont plus que des coûts d’exploitation

Une chose à noter est que les listes ci-dessus se concentrent sur les coûts d’exploitation, mais les dépenses variables affectent généralement votre coût des marchandises vendues plus que tout. Si votre entreprise fabrique un produit, vous devez être conscient des coûts variables de production.

Pourquoi est-ce important ? Vos coûts variables de production ont un impact direct sur votre seuil de rentabilité. Le seuil de rentabilité de votre entreprise est le montant d’argent que vous devez gagner afin de couvrir vos coûts pour le mois. Ce qui, en tant que propriétaire d’entreprise, vous savez combien il est important de gagner plus que vous ne dépensez.

Comment les dépenses variables affectent-elles mon budget d’entreprise ?

Maintenant que nous avons une bonne compréhension de la définition des dépenses variables et des autres types de dépenses d’entreprise, examinons comment les dépenses variables affectent votre budget d’entreprise.

L’avantage des dépenses variables est que vous pouvez facilement ajuster vos coûts variables de production en réponse à une baisse des ventes ou de la production… en fait, ils s’ajustent généralement d’eux-mêmes, car lorsque la production ralentit, vous cessez d’encourir ces coûts. Les frais généraux variables, comme ceux énumérés ci-dessus, sont plus difficiles à ajuster. Cela signifie également qu’ils sont plus difficiles à planifier dans votre budget.

Regardons un exemple de frais variables auquel nous pouvons tous nous référer : les frais d’électricité. Selon l’endroit où vous vivez et vos options en matière de sources de chauffage, votre facture d’électricité peut varier d’environ 100 $/mois pendant les mois les plus doux de l’année à plus de 300 $/mois pendant les périodes les plus rudes de l’été et de l’hiver.

Les changements de conditions climatiques affectent également ces dépenses déjà variables. Vous pourriez avoir une année ou deux de temps hivernal très doux, pour ensuite être frappé de plein fouet par un hiver qui n’en finit pas.

Bien que vous puissiez prendre des mesures – comme l’utilisation d’un thermostat intelligent – pour réduire le montant que vous payez pour l’électricité, cette dépense variable est largement hors de votre contrôle. C’est frustrant, car une facture d’électricité importante et inattendue peut faire des ravages dans votre budget, surtout si elle coïncide avec une baisse de revenus. (Et si vous fabriquez un bien sensible à la température, par exemple, ce n’est pas comme si vous pouviez vous passer de chauffage ou de refroidissement pour économiser de l’argent – et nous sommes sûrs que vos travailleurs seraient d’accord, quel que soit le type de travail que vous faites.)

Comment remédier à cela ?

5 façons de réduire l’impact des dépenses variables sur votre budget

Dans l’exemple ci-dessus, vous pouvez parfois réduire l’impact des dépenses variables en demandant à votre fournisseur de services de vous laisser payer un montant fixe chaque mois. (C’est faussement simple, mais vraiment utile.) Ce montant fixe est basé sur la moyenne de vos factures des 12 mois précédents. De nombreuses entreprises de services publics offrent cette option pour aider leurs clients à établir un budget, mais une option de paiement moyen ne sera pas disponible pour toutes les dépenses variables de votre budget.

Vous pouvez néanmoins utiliser ce concept de paiement moyen pour réduire l’impact des dépenses variables sur votre budget. Voici comment :

• Déterminez la moyenne annuelle pour chaque dépense variable de votre budget. Lorsque vous déterminez la moyenne annuelle d’une dépense variable, évitez la tentation de ne regarder que les 12 derniers mois. Prenez le temps d’examiner la moyenne de trois années de dépenses variables. Cela vous aidera à tenir compte des anomalies qui peuvent avoir une incidence sur la moyenne d’une dépense. À moins que vous n’ayez pris des mesures pour réduire de façon permanente une dépense variable, optez pour la prudence et utilisez le montant moyen le plus élevé.

• Ajoutez un tampon. Après avoir déterminé la moyenne de chaque dépense variable, ajoutez-y un tampon. Un tampon de 3 à 5 % devrait être plus que suffisant pour couvrir les augmentations de prix et la plupart des anomalies qui entraîneront une année aberrante pour la dépense. Si vous voulez être vraiment prudent – et si votre budget peut le supporter – prévoyez un tampon de 10 %.

• Suivez vos dépenses réelles. Chaque mois, comparez vos dépenses réelles pour chaque dépense variable au montant budgété. Notez si vous avez dépassé ou non le budget pour chaque catégorie de dépenses. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité d’entreprise, recherchez un rapport de comparaison entre les pertes et profits et le budget. Ce rapport peut généralement être personnalisé pour faire le calcul de l’augmentation ou de la diminution du montant en dollars pour vous, afin que vous puissiez voir d’un coup d’œil si vous avez dépassé ou non le budget sans avoir à faire les calculs vous-même.

• Mettez en place un compte d’épargne pour les dépenses variables. C’est l’étape cruciale de ce processus. Chaque mois où vous êtes en dessous du budget pour une dépense variable, déplacez l’excédent sur votre compte d’épargne d’entreprise pour les dépenses variables. Vous créerez ainsi une réserve dans laquelle vous pourrez puiser pendant les mois où vos dépenses sont plus élevées que d’habitude. Par exemple, disons que votre facture d’électricité est en moyenne de 375 $ par mois. Comme l’hiver est doux, votre facture d’électricité a été de 355 $ en janvier et de 325 $ en février. Mais le mois de mars arrive comme un lion, et une semaine de températures négatives inattendues se traduit par une facture d’électricité de 445 $, alors que la facture de mars est habituellement plus proche de 245 $. La plupart des propriétaires d’entreprise budgétisent leurs dépenses variables sur la base des dépenses réelles de l’année précédente. Mais comme vous avez budgétisé une moyenne de 375 $ par mois pour l’électricité (130 $ de plus que votre facture d’électricité habituelle pour mars) et que vous avez transféré l’argent excédentaire budgétisé pour votre facture d’électricité en janvier (20 $) et février (50 $) dans votre compte d’épargne pour les dépenses variables, vous avez assez d’argent pour la facture d’électricité étonnamment élevée du mois de mars. Si vous n’aviez budgétisé que 245 $ pour une facture d’électricité « normale » en mars, vous auriez dû trouver rapidement 200 $ de plus. Pour une très petite entreprise, ou une entreprise subissant une baisse de revenus, cela peut être très difficile à faire.

Ouvrez un compte d’épargne d’entreprise maintenant si vous n’en avez pas

• Réévaluez vos dépenses variables chaque année. Vous pourriez être tenté d’utiliser les mêmes projections de dépenses variables dans votre budget chaque année, surtout si vous avez épargné un montant décent dans votre compte d’épargne pour dépenses variables. Évitez cette tentation. Vous devriez réévaluer vos dépenses variables chaque année. Surtout dans les catégories de dépenses où vous avez un peu plus de contrôle que pour les services publics – comme les dépenses d’utilisation de l’automobile – il existe des possibilités d’apporter des changements stratégiques pour contrôler les dépenses.

Conseil utile : Saisir toutes les dépenses variables dans votre budget

La plupart des modèles de budget sont conçus pour correspondre au plan comptable d’une entreprise typique. Cela signifie que les coûts fixes, les dépenses variables et les dépenses discrétionnaires sont dispersés dans le modèle. Cette disposition permet de comparer très facilement vos chiffres réels à vos chiffres budgétés (vous vous souvenez du rapport de comparaison entre les profits et les pertes et le budget mentionné plus tôt ?), mais elle permet également de  » passer sous silence  » vos dépenses variables et discrétionnaires lorsque vous établissez vos chiffres budgétaires.

Lorsque vous établissez pour la première fois le budget de votre entreprise, commencez par dresser la liste de vos dépenses par type (fixes, variables et discrétionnaires). Après avoir déterminé le montant approprié pour chaque dépense, vous pouvez insérer ces montants dans votre modèle de budget afin qu’il soit prêt à être utilisé pour comparer votre budget aux chiffres réels chaque mois.

En bref, la meilleure façon de vous assurer que vous êtes prêt à atténuer l’impact des dépenses variables se résume à prêter attention aux coûts de ces dépenses dans le passé, et à vous préparer avec un tampon ou une certaine épargne pour les prendre en charge à l’avenir. Les moyennes sont de bons indicateurs de l’endroit où vous pourriez atterrir pour ne pas être surpris – et continuez à prêter attention pour ne pas être choqué par les changements.

Réduire les dépenses variables réelles

Au-dessus, nous nous sommes concentrés sur la réduction de l’impact des dépenses variables sur votre budget, mais que faire si vous êtes dans un endroit où vous devez réduire vos dépenses variables réelles ? Si votre entreprise se débat avec le manque de prévisibilité, ou si vous devez réduire les coûts, vous pouvez chercher à réduire vos dépenses variables globales.

Bien que nous ayons utilisé l’exemple de l’électricité ci-dessus, vous constaterez que la plupart de vos coûts variables sont autour de la production réelle de votre produit. Il s’agit de la main-d’œuvre et des matériaux qui entrent en jeu, et si vous devez réduire les coûts, vous devez analyser ce processus et voir s’il existe des moyens de produire une production similaire même après des changements rentables apportés à ce processus. Voici quelques exemples :

1. Travail. Y a-t-il quelque chose qui peut être automatisé ou externalisé et qui n’affecterait pas la qualité ? Pouvez-vous augmenter l’efficacité de votre main-d’œuvre, en obtenant plus de rendement, en lui fournissant certains outils ou services ?
2. Matériaux. Utilisez-vous les matériaux les plus rentables ? Pouvez-vous acheter en gros ? Si vous achetiez de meilleurs matériaux, auriez-vous moins de problèmes avec votre produit par la suite?
3. Évaluation de votre produit ou service. De nombreuses entreprises offrent différents produits et services. Vous pourriez vendre des choses comme un paquet, mais ce n’est qu’une partie du paquet qui génère vraiment des revenus. Devriez-vous éliminer certaines caractéristiques ? Y a-t-il une façon de livrer votre produit ou service plus rapidement ?

N’oubliez pas que ce n’est pas parce que quelque chose a toujours été fait d’une certaine façon que c’est la bonne façon. À mesure que les entreprises se développent, vous pouvez être débordé et n’avez généralement pas le temps de démolir vos systèmes et processus actuels autant que vous le souhaitez. Mais, étant donné à quel point le marché peut changer et les coûts peuvent évoluer, faire cela pourrait vraiment aider votre entreprise à identifier les domaines dans lesquels vous pouvez économiser sur les dépenses variables.

Les dépenses variables affectent votre budget… mais elles ne devraient pas le détruire

Il est frustrant de former un plan, seulement pour que des circonstances indépendantes de votre volonté jettent ce plan hors de la trajectoire. C’est l’une des raisons pour lesquelles de nombreux propriétaires de petites entreprises évitent complètement d’établir un budget. Surtout si la plupart des dépenses de votre entreprise sont variables – comme c’est souvent le cas pour les très petites entreprises – essayer d’établir un budget précis peut sembler impossible.

Maintenant que vous avez une définition claire des dépenses variables, avec un peu de planification, même les plus volatiles de vos dépenses variables peuvent être prises en compte dans votre budget avec facilité. La constitution d’un tampon dans un compte d’épargne d’entreprise pour vous permettre de traverser les mois où vos dépenses variables sont plus élevées que prévu permettra de maintenir votre budget sur la bonne voie et de protéger votre trésorerie. Réévaluer votre budget pour les dépenses variables chaque année vous aidera à identifier les zones d’économies et autres améliorations.